Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru , Otwarty dostęp

27 listopada 2020

NR 19 (Listopad 2020)

Zgrywalizowana przeprowadzka w czasie pandemii Banku Gospodarstwa Krajowego

123

Jest 15 czerwca 2020 r. W Banku Gospodarstwa Krajowego rozpoczynają się przeprowadzki pracowników z gmachu przy Alejach Jerozolimskich w Warszawie do tymczasowej siedziby w Varso. Liczba zakażeń na koronawirusa maleje, a bank zaczyna pracę nad wprowadzeniem rotacyjnego systemu pracy. Zespół Komunikacji Wewnętrznej po raz kolejny staje przed dużymi wyzwaniami: jak zakomunikować nowy, rotacyjny model pracy? Jak przywitać pracowników, zachowując wszelkie zasady bezpieczeństwa w nowym budynku? Jak zaadaptować pracowników w nowym biurze? Odpowiedź na te właśnie pytania znajdziesz w tym artykule. Ale od początku…

Projekt przeprowadzki był jednym z największych przedsięwzięć logistycznych w prawie stuletniej historii Banku Gospodarstwa Krajowego. Działania związane z całym procesem zaczęliśmy planować już w 2019 r.
i od początku w projekt zaangażowany był Zespół Komunikacji Wewnętrznej. Zależało nam, aby pracownicy byli informowani na bieżąco o postępach w pracach, co miało ułatwić im przejście przez tę trudną zmianę. Strategiczne informacje komunikowaliśmy pracownikom mailowo. Dodatkowo stworzyliśmy specjalną witrynę w intranecie oraz wysyłaliśmy cykliczny newsletter na temat nowej lokalizacji. Chcieliśmy tym sposobem zaspokoić ich potrzebę wiedzy. 
Zależało nam na tym, aby nie tylko skutecznie poinformować pracowników o czekających ich zmianach, lecz także realnie ich w nie zaangażować. W styczniu podjęliśmy decyzję, że do adaptacji pracowników w nowej lokalizacji posłuży pracownikom platforma grywalizacyjna. 

POLECAMY

Dlaczego akurat platforma grywalizacyjna?

Wyobraź sobie, że schodzisz do metra i masz do dyspozycji dwie drogi: po schodach klasycznych i ruchomych. Większość z nas zapewne wybierze schody ruchome. Ale sytuacja zmieni się, jeśli co drugi zwykły stopień będzie wydawał dźwięk, 
kiedy się na niego stanie. Po przejściu przez wszystkie muzyczne stopnie słyszysz określoną melodię. Jak myślisz, ile osób zaangażuje się w tę prostą grę i spróbuje „wychodzić” całą melodię? Dużo? Dodajmy do tego jeszcze nagrodę, którą dostaje przechodzień za zagranie całej melodii. Konwersja będzie jeszcze wyższa!
Taka kampania powstała naprawdę. Jej twórcy chodziło o to, żeby przechodnie wybierali zdrowszą drogę dojścia do metra, i znalazł sposób na to, jak mogą ten cel zrealizować, nawet o tym nie wiedząc. Przechodnie po prostu świetnie się bawili.
Tak właśnie działa grywalizacja. Tłumaczy ona cele pomysłodawcy na cele uczestnika i sprawia, że ich osiągnięcie staje się dla niego przyjemnością. Brzmi dobrze, prawda? Dzięki satysfakcji, jaka płynie z pokonywania kolejnych stopni, grywalizacja pozwala zaangażować uczestników do zajęć, które są uważane za rutynowe, nudne lub wymagające dodatkowego wysiłku, a dzięki niej stają się interesujące. 
Nam zależało na jak najszybszym zaadaptowaniu pracowników do nowej przestrzeni biurowej w nowoczesnej i angażującej formie. Chcieliśmy, aby pracownicy szybko poznali i zrozumieli zasady korzystania z nowej przestrzeni oraz zintegrowali się w zespołach. 
Prace nad platformą ruszyły i nagle… 

Jestem wirus. Koronawirus

Czy pandemia miała duży wpływ na wdrożenie platformy grywalizacyjnej? „Duży” to mało powiedziane. Zespół Komunikacji Wewnętrznej musiał zająć się komunikacją kryzysową. Zapewnienie pracownikom poczucia bezpieczeństwa w tym trudnym czasie było dla nas kluczowe. W końcu zdrowie naszych koleżanek i kolegów jest dla nas najważniejsze. Ten kryzys stał się naszą codziennością. Weryfikowanie i komunikowanie liczby zakażeń w Polsce i na świecie, ciągłe pytanie, czy wszyscy pracownicy są zdrowi... Na bieżąco komunikowanie decyzji powołanego w tym czasie sztabu kryzysowego… Nagle otrzymaliśmy wiążącą informację: przeprowadzka jest niezagrożona – działajcie! 
 

Rys. 1. Zrzut ekranu z witryny w intranecie
Źródło: materiały własne.


Wracamy do gry! 

Ta decyzja była przełomowa. Przypomnijmy, że pierwotnym celem grywalizacji była sprawna adaptacja pracowników w nowym miejscu i nowym systemie pracy, bez uszczerbku na ich efektywności. 
Nowym celem, określonym przez pandemię, było sprawne przeniesienie pracowników do hybrydowego modelu pracy oraz bezpieczne powroty do biura. Skupiliśmy się na edukacji o bezpieczeństwie i higienie pracy, organizacji pracy zdalnej i sposobie zarządzania priorytetami i celami w tym mieszanym modelu. 
Cały proces stworzenia i uruchomienia platformy zajął nam sześć tygodni. W tym czasie odbyliśmy kilkanaście spotkań z dostawcą – firmą Gamfi, która od ponad 10 lat specjalizuje się w zastosowaniu grywalizacji przy działaniach HR. Dostosowywaliśmy zadania i misje do aktualnych zasad panujących w firmie. Fundamentem naszej platformy była historyczna fabuła, na której oparliśmy naszą grywalizację. Pracownik korzystający z platformy wcielał się w rolę odkrywcy skarbca z kosztownościami (istniejącego naprawdę w naszej historycznej siedzibie… Skarbiec, nie kosztowności). Przewodnikiem po platformie był Roman Górecki, ikona przedwojennej historii BGK. Tym zabiegiem chcieliśmy zachęcić pracowników do wzięcia udziału w grze. Tajemniczość skarbca wzbudzała niesamowite zainteresowanie pracowników. 
Następnym krokiem było wymyślenie misji, a także zadań i wyzwań do wykonania przez graczy. Przygotowaliśmy dziewięć misji, w tym m.in.: 

  • Start
  • Varso place
  • Jak dojechać?
  • Open space
  • Plany pomieszczeń
  • Bądź bezpieczny
  • Warto wiedzieć
  • Segregacja śmieci
  • Praca zdalna
  • Sale konferencyjne

Każda misja składała się z zadań, za których wykonanie pracownicy otrzymywali klucze. Zadaniami były proste aktywności przekazujące i weryfikujące wiedzę, ułożone w cyklach. Pracownicy nabywali wiedzę w obszarach, które były kluczowe w komunikacji. Przygotowaliśmy łącznie 130 zadań! Misje uruchamialiśmy raz w tygodniu. Po zebraniu wszystkich dziewięciu kluczy tajemniczy skarbiec otwierał się. 
Poza misjami składającymi się z zadań pracownicy mogli zdobyć punkty, wykonując dodatkowe kreatywne wyzwania. Miały one formę minikonkursów, takich jak: pokaż nam swój pomysł na dojazd do pracy, ustaw swoje miejsce pracy zgodnie z zasadami BHP czy też zrób zdjęcie na tle muralu Banku Gospodarstwa Krajowego, którego fragmenty są namalowane na każdym piętrze naszego nowego budynku. Na pracowników łącznie czekało dziewięć wyzwań.
Zatem mamy przygotowaną ciekawą fabułę, są gotowe zadania, misje, wyzwania, więc…

...zapinamy pasy i startujemy! 

Platforma grywalizacyjna wystartowała 8 lipca, tydzień po przeprowadzce ostatniej grupy osób. Zanim jednak na dobre pracownicy mogli rozpocząć grywalizację, przygotowaliśmy kampanię promującą rozgrywkę. Informację o starcie gry wysłaliśmy drogą mailową oraz zamieściliśmy w intranecie tak, aby każdy miał do niej dostęp. Dodatkowo przy drukarkach, mikrofalówkach czy też klimatyzatorach przykleiliśmy wlepki z pytaniem: Czy wiesz, jak…? 
 Na wlepkach zamieściliśmy kod QR, aby pracownicy mogli korzystać z platformy nawet na swoich urządzeniach mobilnych w domu lub w drodze do pracy. Ponadto ustawiliśmy pracownikom okolicznościowe tapety zachęcające do udziału w grze. Taka kampania informacyjna zapewniła nam dobry start rozgrywki. 
Platformę udostępniliśmy wszystkim pracownikom. Dostęp do niej mieli również pracownicy, których przeprowadzka fizycznie nie dotyczyła. W końcu chodziło o integrację i zdobycie wiedzy. Łączna liczba osób uprawnionych do gry wyniosła około 1,7 tys. pracowników. Rozgrywkę zaplanowaliśmy na dwa miesiące. W każdy czwartek uruchamialiśmy nową misję, a raz w tygodniu informowaliśmy o nowym wyzwaniu. Pracownicy od początku z chęcią dołączali do zabawy. Rozwiązywali zadania, sprawdzali swoje miejsce w rankingu i uczyli się nowej siedziby. Wspólnie wypracowywaliśmy zasady, których będziemy przestrzegać w kuchniach czy na otwartej przestrzeni biurowej, czyli na tzw. open space. Pracownicy dopytywali nas, kiedy uruchomimy kolejną misję, kiedy będzie kolejne wyzwanie. Przez kilka tygodni żyli tą grą, realizując „w tle” istotny dla nas cel biznesowy – adaptując się w nowym biurze i w nowym, hybrydowym modelu pracy.
 

Rys. 2. Zadania w misji Bądź bezpieczny
Źródło: materiały własne.


Jak wypromować grę wśród pracowników?

Kampania informacyjna płynnie przeszła w kampanię promocyjną. Dążyliśmy do zaangażowania jak największej liczby pracowników do naszej gry. O każdej uruchomionej misji informowaliśmy pracowników mailowo – tak samo było z wyzwaniami. 
Poza informowaniem pracowników o nowych zadaniach postanowiliśmy, że zachęcimy ich do udziału w grze, promując dostępne nagrody. Przygotowaliśmy specjalne bannery, które reklamowały najciekawsze z nich.
Grywalizacja była niestandardowym narzędziem, więc postawiliśmy również na niespotykane do tej pory w banku narzędzie promocyjne. Przewodn...

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy