Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru

28 maja 2020

NR 16 (Maj 2020)

Zdalny onboarding. Jak wdrożyć pracownika online na przykładzie dobrych praktyk Netguru

107

Jako jedni z pierwszych zamknęli biura w obliczu pandemii. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w budowaniu zdalnych procesów udało im się szybko wypracować skuteczny model onboardingu. Sytuacja zmusiła ich też do przyspieszenia eksperymentów z nowymi narzędziami budującymi relacje między pracownikami oraz wzmacniającymi przepływ kultury organizacyjnej. Zdalny onboarding nie tylko jest możliwy, lecz także ma kilka istotnych przewag nad tradycyjnym, chociaż nigdy w pełni go nie zastąpi.

Pandemia zmusiła firmy z dnia na dzień do przeniesienia pracowników z biur do świata wirtualnego. O ile działania operacyjne w ramach zintegrowanych już ze sobą zespołów dla większości firm okazały się wykonalne, to prawdziwe wyzwanie pojawiło się podczas zdalnej rekrutacji. 
Wszyscy mieliśmy już pewne doświadczenia z przeprowadzaniem rozmów kwalifikacyjnych zdalnie, jednak po wyborze odpowiedniego kandydata przychodzi pora na onboarding. Jeśli przeprowadzenie procesu w 100% zdalnie wydaje się Wam niemożliwe, zachęcam do zapoznania się z doświadczeniami Netguru.
Zdalne zespoły i współpraca online są od ponad 12 lat fundamentem naszej kultury organizacyjnej. Wirtualne biuro pozwala nam szybciej rosnąć i dostarczać usługi najwyższej jakości dla klientów z całego świata. Okazało się, że dzięki temu jesteśmy także przygotowani do tak niespodziewanego zdarzenia, jak zamknięcie światowej gospodarki. Mam nadzieję, że nasze doświadczenia z onboardingiem online pomogą Wam przeprowadzić ten proces w Waszych organizacjach.

POLECAMY

Onboarding w Netguru przed marcem 2020 r.

Netguru od zawsze było firmą „remote-friendly”. Dzięki temu możliwości naszego zespołu mogą rosnąć równie szybko, co liczba klientów zainteresowanych naszymi usługami. Obecnie w Netguru pracuje ponad 650 osób.
Mimo entuzjazmu dla pracy zdalnej dbamy o to, aby chociaż kilka razy w roku spotykać się osobiście, np. podczas eventów integracyjnych. Im rzadziej widzimy się face to face, tym ważniejsze jest dla nas to, by nowi pracownicy chociaż pierwszego dnia, podczas onboardingu, odwiedzili naszą główną siedzibę w Poznaniu. Mogą wtedy zobaczyć, jak funkcjonuje biuro, poznać osobiście jak najwięcej osób, w tym CEO, poczuć atmosferę pracy. Te kilka godzin pozwalają nam zaprezentować kulturę organizacyjną firmy. Dotychczas zapraszaliśmy wszystkich, niezależnie od ich docelowej lokalizacji pracy, do Poznania. 
Podczas onboardingu szczegółowo opowiadaliśmy, jak wygląda praca w Netguru – od kwestii bardzo praktycznych (godziny pracy, wynagrodzenia, urlopy, benefity itp.), po bardziej abstrakcyjne zagadnienia, które stanowią fundamenty Netguru: kultura feedbacku, transparentność, nasze wartości etyczne.
Kluczowym elementem onboardingu w Netguru były też spotkania ze wszystkimi członkami zarządu organizowane w pierwszym miesiącu pracy. Na takich spotkaniach nowe osoby mają okazję dowiedzieć się, czym konkretnie zajmują się poszczególne departamenty w firmie, zadać pytania, a przede wszystkim poznać najwyższe kierownictwo. Większość z pracowników nie będzie z nimi współpracować operacyjnie, ale ich osobowość kształtuje w dużym stopniu naszą kulturę organizacyjną. Zachęcamy do otwartych pytań oraz krytycznych uwag, co wspiera transparentność. Te spotkania pomagają nam też utrzymywać nieformalny charakter relacji, co wraz ze wzrostem staje się coraz większym wyzwaniem.

Jak przenieśliśmy proces online?

Już 9 marca, czyli na dwa dni przed ogłoszeniem zamknięcia szkół przez polski rząd i na tydzień przed ich faktycznym zamknięciem, nasz CEO – przy współpracy z grupą zadaniową – zdecydował zamknąć biura Netguru. Największym wyzwaniem była dla nas właśnie zmiana formy onboardingu. Mieliśmy na to tydzień, bo kolejny onboarding był zaplanowany na 16 marca. 
Bardzo zależało nam, żeby nie zawieść oczekiwań nowych pracowników. Nowy proces trzeba więc było wypracować szybko, a zarazem z zachowaniem wszystkich istotnych elementów oraz jakości. Naszym celem było, by nowi pracownicy od razu czuli się częścią zgranego zespołu i mogli doświadczyć kultury organizacyjnej.
Proces zmiany zaczęliśmy od spotkania wszystkich teamów odpowiedzialnych za onboarding. Przyjrzeliśmy się dotychczasowemu procesowi, żeby sprawdzić, które elementy możemy w prosty sposób zrealizować online, a które wymagają dodatkowych działań. 
Największym wyzwaniem okazała się logistyka: jak sprawnie podpisać umowy, przekazać laptopy i wręczyć nasze welcome packi, czyli powitalne paczki z gadżetami firmowymi. Trzeba to było zrobić w sposób bezpieczny, zgodny z procedurami, a zarazem jak najprostszy dla odbiorcy, czyli nowego pracownika. 
Wspólnie udało nam się ustalić nowy proces, w którym umowy są podpisywane elektronicznie i wysyłane e-mailem, a sprzęt jest przekazywany kurierem po otrzymaniu przez nas skanu podpisanej przez nowego pracownika umowy. Z kolei welcome pack, który zazwyczaj wręczamy pierwszego dnia, jest wysyłany kurierem razem ze sprzętem.
Po upewnieniu się, że proces jest zgodny z naszymi zasadami bezpieczeństwa, rozpoczęliśmy poszukiwania firmy kurierskiej, która spełniałaby wszystkie nasze wymagania: dostarczenie sprzętu określonego dnia, potwierdzenie tożsamości osoby przed wydaniem sprzętu, odbiór papierowej kopii podpisanej umowy, dostarczenie umowy do nas. Mimo ogromnego popytu na usługi kurierskie w tym okresie udało nam się wynegocjować takie warunki z jedną z firm. 

Jak wdrożyliśmy zmianę sprawniei bezproblemowo?

Poprzeczkę wyzwania podnosił fakt, że sytuacja w Polsce i na świecie była zmienna i nieprzewidywalna.
Z jednej strony nikt nie znał prawdziwej dynamiki epidemii, z drugiej niewiadomą była odpowiedź władz – jakie obostrzenia zostaną wprowadzone. 
Nie mieliśmy pewności, czy proces, który zaplanowaliśmy dzisiaj, będzie możliwy do zrealizowania jutro. Gotowość i otwartość na zmiany, które są nieodłączną częścią pracy w Netguru, pozwoliły nam podejść do tego ze spokojem. 
Nie mniej ważną rzeczą, która ułatwiła nam przygotowanie zdalnego onboardingu, było nasze doświadczenie w pracy zdalnej. Na co dzień wielu z nas pracuje z najróżniejszych miejsc, nie tylko w Polsce, lecz także na całym świecie. Dlatego mimo że onboarding zdalnie prowadziliśmy po raz pierwszy, nasze wcześniejsze doświadczenia oraz zestaw niezbędnych narzędzi pozwoliły nam wprowadzić nowy proces w życie bez większych trudności i opóźnień. 
Gdy proces był już ustalony, kolejnym krokiem była komunikacja z nowymi pracownikami i poinformowanie ich o zmianie. Wyjaśniliśmy, czym była spowodowana decyzja oraz w jaki sposób onboarding online będzie różnił się od wdrożenia w biurze.

Zmiany w procesie, które wprowadziliśmy

Przede wszystkim zdecydowaliśmy się zmniejszyć grupy onboardingowe. Pozwala nam to na bardziej indywidualne podejście, szczególnie istotne w zdalnej komunikacji z nowymi członkami organizacji. W mniejszym gronie każdy ma więcej okazji do zadawania pytań. W kameralnej grupie łatwiej się zdobyć na odwagę, aby zadać pytanie czy skomentować treść prezentacji.
Każdy nowy pracownik jeszcze przed onboardingiem dostaje od nas komplet dokumentów, potrzebny sprzęt oraz paczkę powitalną, zawierającą kilka firmowych gadżetów. Pierwszy dzień zaczyna zatem wyposażony we wszystko, co niezbędne do rozpoczęcia pracy. 
W dniu onboardingu łączymy się ze wszystkimi nowymi osobami na wspólnym spotkaniu online, koniecznie w wersji wideo. Myślę, że obecnie to szczególnie ważne, abyśmy mieli poczucie, że po drugiej stronie jest człowiek, a nie awatar. Rozpoczynamy od krótkiego przywitania i przedstawienia się sobie nawzajem, co sprzyja dobrej atmosferze i budowaniu relacji. 
Treść sesji onboardingowych pozostaje niezmieniona, ale niektóre z nich wydłużyliśmy, żeby mieć więcej czasu na pytania i wyjaśnienia. Przykładem takiej sesji jest np. wdrożenie techniczne, podczas którego nowe osoby z pomocą zespołu IT Support konfigurują sprzęt i dostają dostępy do narzędzi. Wiemy, że jest to zadanie, które może sprawiać więcej trudności w zdalnej formie, dlatego zaplanowaliśmy na to więcej czasu. 
Na koniec onboardingu robimy wspólne „zdjęcie”, czyli zrzut ekranu, które publikujemy na wewnętrznym blogu firmy we wpisie przedstawiającym nowych pracowników. Wszyscy są też witani na ogólnym kanale na Slacku, co pozwala im poczuć się częścią zespołu już od pierwszego dnia.
W kolejnych dniach nowy pracownik dostaje od nas cykl e-maili podsumowujących najważniejsze informacje, których może potrzebować w tym czasie. Każdy ma też przydzielonych mentora i lidera, którzy oferują swoje wsparcie przy wdrożeniu stanowiskowym. 
Dla każdej grupy onboardingowej tworzymy też dedykowane miejsce do komunikacji po onboardingu. W naszym przypadku jest to osobny kanał na Slacku, ale można do tego wykorzystać inny komunikator, tablicę na Trello lub wspólną grupę mailingową. Taki kanał:

  • sprzyja podtrzymywaniu relacji nawiązanych w trakcie onboardingu, 
  • służy do zadawania pytań, które pojawiają się po onboardingu, wyjaśniania wątpliwości,
  • pozwala wymienić się swoimi doświadczeniami z pierwszych dni,
  • jest miejscem do dzielenia się dodatkowymi materiałami i przypominania o ważnych nadchodzących wydarzeniach lub deadlinach, np. wybór ubezpieczenia medycznego czy spotkanie z menedżerami. 

W pełni zdalny onboarding

Od czasu lockdownu staramy się odtworzyć sprawdzony proces zdalnie. Jeśli chodzi o samą agendę onboardingu, nie zmieniła się ona prawie wcale, spotkania zamiast w biurze odbywają się online. 
Nadal poruszamy najbardziej istotne kwestie, tyle że nie na spotkaniu, a podczas wideokonferencji. Taki call musi być bardzo starannie przygotowany i nie możemy pominąć żadnego istotnego elementu. Musimy przekazać te elementy kultury organizacyjnej, które wcześniej pracownicy przyswajali, „oddychając atmosferą biura”. Musieliśmy jedynie zrezygnować z sesji zdjęciowej, która zazwyczaj odbywa się na sam koniec pierwszego dnia, i tymczasowo zastąpić ją zrzutem ekranu. Planujemy to nadrobić, jak tylko sytuacja się unormuje i nasze biura znów będą otwarte. 
Bez zmian pozostało też spotkanie z zarządem. Ze względu na dostępność naszych menedżerów te spotkania od zawsze odbywały się zdalnie, a więc sytuacja epidemii niczego nie zmieniła i kontynuujemy tę tradycję w niezmienionej formie.
Dzień onboardingu był także po to, aby załatwić wszystkie kwestie formalne, czyli podpisanie umów, skompletowanie całej dokumentacji kadrowej (np. świadectwa pracy, zaświadczenia lekarza medycyny pracy itp.), czy wreszcie przekazanie i skonfigurowanie komputerów przy wsparciu naszego zespołu IT Support. W tym przypadku faktycznie musieliśmy stawić czoła wyzwaniu, jak bezpiecznie i zgodnie z procedurami, przyjaźnie dla użytkownika przekazać świeżo zatrudnionym niezbędny do pracy sprzęt. 
Jeśli chodzi o umowy, nasz zespół Payroll podpisuje je elektronicznie. Wysyłamy je do kandydatów e-mailowo. Mają je wydrukować, podpisać oraz przekazać zamówionemu przez nas kurierowi. Ten sam kurier przekazuje kandydatowi komputer, który potem konfigurujemy również podczas wideokonferencji w dniu onboardingu. Dzięki temu każdy z nas ma odpowiednie narzędzia, by móc pracować i komunikować się zdalnie. 

Jak odtworzyć wizytę w biurze i nieformalne rozmowy? 

Oprócz logistyki największym wyzwaniem było odtworzenie tak ważnej i wartościowej dla naszego procesu osobistej wizyty w biurze. Eksperymentujemy z nowymi rozwiązaniami, które pomogłyby nowym nawiązać relacje, poczuć się częścią zespołu oraz doświadczyć kultury organizacyjnej Netguru. 
Obiecująco zapowiadają się testy aplikacji Donut, która paruje nowych pracowników na krótkie spotkania przy zdalnej kawie czy lunchu i pozwala im poznać osoby z innych działów firmy. Donut integruje się ze Slackiem, a to jest komunikator, którego używamy do codziennej komunikacji w firmie i który od dawna jest dla nas „głównym biurem”. Donut łączy ludzi z danej grupy (czyli kanału na Slacku) w pary i zaprasza do rozmowy towarzyskiej. Aplikacja ta pomaga nam wykonać kolejny krok w stronę przenoszenia relacji między pracownikami online. 
W Donut można skonfigurować odpowiednią częstotliwość wirtualnych spotkań „przy kawie”. Sami optymalizujemy treść spersonalizowanego komunikatu, który trafia do sparowanych osób. Zaczynamy od najprostszych dwuosobowych spotkań, ale z czasem, gdy przyzwyczaimy się do rozwiązania, można też organizować pogawędki w większych grupach.
Donut zapewnia kilka wygodnych „conversation starters”, które pomagają przełamać lody i rozpocząć rozmowę. Można go zintegrować z kalendarzami pracowników, dzięki czemu aplikacja sugeruje sparowanym ludziom odpowiedni dla nich czas na spotkanie. W naszym przypadku umieściliśmy Donuta w grupie na Slacku dla nowych pracowników. Dodatkowo korzystamy z innego kanału, dedykowanego całej firmie, i zachęcamy wszystkich do dołączenia (szczególnie tych, którzy właśnie przeszli onboarding). Dzięki temu nowi pracownicy nie tylko mogą pozostać ze sobą w kontakcie i wymieniać się wrażeniami z pierwszych tygodni w firmie, lecz także mają okazję nawiązać kontakt z ludźmi, którzy są już w firmie dłużej, lepiej ich poznać i tym samym poznać lepiej Netguru. 
Donut jest bardzo pomocny szczególnie w czasach epidemii, kiedy nie mamy okazji porozmawiać przy kawie czy lunchu w biurze, a izolacja sprawia, że czujemy się samotni. Ważne jes...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy