Udział pracowników w podejmowaniu decyzji dotyczących pracy

Kim jest przedstawiciel pracowników w prawie pracy?

Jeśli chcielibyśmy znaleźć w przepisach prawa pracy definicję, kim jest przedstawiciel pracowników, to jej nie znajdziemy. Jego rola oraz kompetencje wyrażają się w poszczególnych normach, które wymagają od pracodawcy zaangażowania przedstawiciela lub przedstawicieli pracowników w podjęcie określonych działań. Sytuacji wymagających takiego współdziałania jest w sumie ok. 11. Można powiedzieć, że przedstawiciel lub przedstawiciele pracowników występują w zastępstwie organizacji związkowej. Z zestawienia przypadków, w których przepisy prawa pracy wspominają o przedstawicielstwie pracowników, wynika bowiem, że jego zaangażowanie nie jest wymagane wówczas, gdy w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa. W takim wypadku to związek zawodowy reprezentuje pracowników i broni ich praw, uczestnicząc w ustalaniu z pracodawcą kwestii wymagających porozumienia lub opinii reprezentacji pracowników. 
 

Sprawy wymagające zaangażowania przedstawicieli pracowników

Czy w takim razie u pracodawcy, u którego nie działa organizacja związkowa, trzeba doprowadzić do wyłonienia przedstawicieli pracowników? Nie ma generalnego nakazu, z którego wynikałby taki obowiązek. Jeśli jednak pracodawca planuje działanie w sprawach, w których przepisy stanowią o reprezentacji pracowników, rezygnacja z niej może doprowadzić do wadliwości, a wręcz braku prawnej skuteczności takich działań pracodawcy.

W zależności od sprawy, z którą muszą się zmierzyć pracodawca i przedstawiciele pracowników, ustawodawca różnie uregulował rolę reprezentacji pracowniczej. Zdecydowanie częściej przyznał pracownikom głos stanowiący, wymagając uzgodnienia treści regulacji wewnątrzzakładowych. W konsekwencji np. regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, na którego treść nie zgodził się przedstawiciel pracowników, będzie regulaminem wydanym z naruszeniem postanowień ustawy, co może być oceniane jako wykroczenie, o którym stanowi art. 12a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Katalog spraw, w których przepisy nakładają obowiązek współdziałania z przedstawicielami pracowników, jest zamknięty. To znaczy, że w każdej innej sprawie pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa, może podejmować samodzielne działania i decyzje, w szczególności dotyczące organizacji pracy. Można jednak pójść krok dalej i zdecydować, że przedstawiciele pracowników będą zaangażowani także w inne, niewymienione w przepisach sprawy. Kwestie te można przewidzieć w regulaminie pracy, ustalając np., że pracodawca zasięga opinii przedstawicieli pracowników, podejmując decyzje w sprawach dotyczących programów benefitowych, szkoleń dla pracowników czy integracji. 

Współdziałanie z reprezentacją pracowników powinno ograniczać się do spraw związanych z prawami lub obowiązkami wszystkich pracowników. Nie ma podstaw prawnych, by angażować przedstawicieli pracowników w sprawy indywidualne innych osób. Takie działanie mogłoby naruszać ich dobra osobiste lub przepisy o ochronie danych osobowych. 

Jak wyłonić przedstawiciela pracowników?

Prawo pracy, stanowiąc o przedstawicielu lub przedstawicielach pracowników, pozostawia pracodawcy dość szeroką swobodę w doprowadzeniu do wyłonienia takiej osoby. Warunek jest jeden – reprezentacja ma być wybrana w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Taka konstrukcja powoduje, że nie ma możliwości wyznaczenia przedstawicieli pracowników – nie może to być uznaniowa decyzja pracodawcy. Pozostawienie pracownikom wyboru ich reprezentacji gwarantuje, że to pracownicy decydują, kto najlepiej będzie reprezentował ich prawa. Od tego, czy w danym zakładzie pracy istnieje zwyczaj wybierania przedstawicieli pracowników, czy nie, zależy, w jakim trybie do niego dojdzie. Jeżeli do tej pory pracownicy nie brali udziału w żadnych zakładowych wyborach i w konsekwencji nie ma zwyczaju ich przeprowadzania, to pracodawca może na nowo zdecydować o kształcie i organizacji wyborów. 

Wybory można przeprowadzać za każdym razem, gdy istnieje potrzeba zaangażowania przedstawicieli pracowników (przedstawiciele wybierani ad hoc do załatwienia konkretnej sprawy) lub można ustalić kadencję przedstawiciela pracowników i przewidzieć, że w jej okresie jest uprawniony do działania we wszystkich sprawach wymagających jego zaangażowania.
W tym celu warto spisać regulamin wyborów, który określi w szczególności:

• ilu członków będzie liczyć reprezentacja pracowników,
• kto jest uprawniony do kandydowania,
• kto może zgłaszać kandydatów i jak kandydaci mają wyrażać zgodę na kandydowanie,
• na jakich zasadach działa komisja wyborcza.

Przepisy nie określają, ilu przedstawicieli pracowników trzeba wybrać. W większości wypadków ustawodawca posługuje się liczbą mnogą, więc w tych sprawach można uznać, że przedstawicieli powinno być co najmniej dwóch. Niektórzy pracodawcy decydują się na wprowadzenie cenzusu stażu pracy dla kandydatów. Jest to uzasadnione tym, że osoby, które mają dłuższy staż pracy, lepiej znają pracodawcę, środowisko, w którym działa, a przede wszystkim mają większe rozeznanie w potrzebach pracowników. Z istoty wyborów wynika, że czynne prawo wyborcze powinno przysługiwać wszystkim pracownikom. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że sprawy wymienione powyżej dotyczą pracowników, więc przedstawiciele nie działają w imieniu osób zatrudnionych na innej podstawie prawnej. Te osoby co do zasady nie mają zagwarantowanej reprezentacji. Wyjątkiem jest reprezentacja osób zatrudnionych uczestnicząca w wyborze instytucji finansowej w PPK oraz reprezentacja pracowników, z którą jest zawierana umowa zakładowa dotycząca PPE, o ile umowa ta uznaje, że pracownikami są także inne osoby niż pracownicy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Pełnienie funkcji przedstawiciela pracowników to funkcja społeczna, przepisy nie przewidują w zamian dodatkowego wynagrodzenia, chociaż pracodawca może zdecydować o przyznaniu dodatku z tytułu pełnienia takich obowiązków. Rola reprezentacji pracowników nie wiąże się z żadnymi przywilejami, w szczególności nie przysługuje ochrona przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę przedstawicielowi pracowników. 

Rada pracowników nie zastępuje przedstawicieli pracowników ani organizacji związkowej

Rada pracowników to organ, który ma za zadanie realizować prawo pracowników do zabierania głosu i pozyskiwania określonych informacji. Jego funkcjonowanie jest dość szczegółowo uregulowane w ustawie z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz. U. Nr 79, poz. 550 z późn. zm.) i co trzeba podkreślić – niezależnie od innych ciał przedstawicielskich, takich jak przedstawiciele pracowników, europejskie rady zakładowe, związki zawodowe czy specjalne zespoły negocjacyjne i organy przedstawicielskie w spółce europejskiej i spółdzielni europejskiej. To oznacza, że powołanie rady pracowników i współpraca z nią nie zwalnia pracodawcy z obowiązków względem innych podmiotów, które mogą być zaangażowane w podejmowanie określonych decyzji. W konsekwencji w konkretnych sprawach pracodawca może np. rozmawiać jednocześnie ze związkiem zawodowym, europejską radą zakładową i radą pracowników, czego przykładami mogą być proces przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę czy proces zwolnień grupowych.
 

Ustawodawca przewidział, że istnieje uzasadnienie dla powołania rady u dużych pracodawców, zatrudniających ponad 50 osób. W stosunku do zakładów zatrudniających mniejszą liczbę pracowników ustawa nie ma zastosowania. Ci pracodawcy, którzy zbliżają się do tej liczby, muszą się wykazać czujnością – po osiągnięciu wielkości zatrudnienia w liczbie co najmniej 50 pracowników pracodawca niezwłocznie podaje tę informację do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. na tablicy ogłoszeń, w intranecie, wiadomością e-mailową). Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą ograniczenia wolności albo grzywny. Sens przekazywania tej informacji wyraża się w tym, że pracownicy, wiedząc, że osiągnęli pułap uprawniający do powołania rady pracowników, mają legitymację, by wystąpić z taką inicjatywą.

Kompetencje rady

Mogłoby się wydawać, że skoro rada nie zastępuje innych form przedstawicielstwa pracowników, to w zasadzie nie ma pola do działania. Z punktu widzenia pracodawcy jej kompetencje dzielą się na takie, w których rada jest adresatem informacji przekazywanych przez pracodawcę, i takie, w których pracodawca ma obowiązek zasięgnąć konsultacji rady.

Jeśli pracodawca przekazuje informacje radzie, powinno to nastąpić w terminie, formie i zakresie umożliwiającym radzie pracowników zapoznanie się ze sprawą, przeanalizowanie tych informacji oraz ewentualne przygotowanie się do konsultacji.

Przez pojęcie działalności pracodawcy należy rozumieć całokształt podejmowanych przez pracodawcę działań związanych z prowadzeniem przez niego zakładu pracy. Jako przykład takich informacji można wskazać przedmiot działalności przedsiębiorstwa, bieżącą aktywność gospodarczą pracodawcy, lokalizację poszczególnych jednostek zakładu pracy czy rynków, na których będzie działał pracodawca.

Sytuacja ekonomiczna to wszelkie kwestie składające się na sytuację majątkową i finansową pracodawcy, a także jego pozycję na rynku, na którym działa (np. informacja o utracie płynności finansowej, nabyciu przedsiębiorstwa, pozyskaniu nowego klienta mającego wpływ na sytuację finansową pracodawcy, stanie majątkowym). Przedmiotem informacji powinny być również zaciągnięte przez pracodawcę zobowiązania, które mogą w sposób istotny wpływać na sytuację pracodawcy, a także ryzyka wpływające lub mogące wpływać na jego pozycję ekonomiczną. 
 

Konsultacja natomiast to wymiana poglądów, forma prowadzenia dialogu, dzięki któremu rada pracowników ma możliwość wywarcia wpływu na decyzję pracodawcy co do planowanych działań. 
Konsultacje powinny być prowadzone:

• w terminie, formie i zakresie umożliwiającym pracodawcy podjęcie działań w sprawach objętych konsultacjami,
• w zależności od przedmiotu dyskusji na odpowiednim poziomie kierowniczym,
• na podstawie informacji przekazanej przez pracodawcę, opinii przedstawionej przez radę pracowników i zdania odrębnego członka rady pracowników,
• w sposób umożliwiający radzie pracowników odbycie spotkania z pracodawcą w celu uzyskaniajego stanowiska wraz z uzasadnieniem odnoszącym się do jej opinii,
• w celu umożliwienia osiągnięcia porozumienia pomiędzy radą pracowników a pracodawcą,
• w dobrej wierze oraz z poszanowaniem interesów stron.

Termin prowadzenia konsultacji powinien być wyznaczony odpowiednio wcześnie, tak by ich wynik mógł wpłynąć na decyzję pracodawcy. Konsultacja powinna mieć zatem charakter uprzedni w stosunku do samej decyzji. Należy przyjąć, że wymagana forma konsultacji to taka, która umożliwia radzie pracowników przedstawienie swojego stanowiska. Najbardziej właściwą i typową będzie tu forma osobistego spotkania przedstawicieli pracodawcy i członków rady pracowników.

Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku uwzględniania stanowiska rady pracowników przy założeniu, że konsultacje były prowadzone prawidłowo.

Jak powstaje rada pracowników?

Inicjatywa co do powołania rady leży w rękach pracowników. Wybory członków rady pracowników organizuje pracodawca na pisemny wniosek grupy, co najmniej 10% pracowników, powiadamiając o terminie ich przeprowadzenia oraz terminie zgłoszenia kandydatów na członków rady pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (tablica ogłoszeń, intranet, e-maile). Tak długo zatem, jak długo nie ma wniosku pracowników, pracodawca nie jest zobowiązany do organizowania wyborów.

Powiadomienie o terminie powinno nastąpić nie później niż na 30 dni przed dniem wyborów. Z kolei termin zgłoszenia kandydatów na członków rady pracowników wynosi 21 dni.
Radę pracowników wybierają pracownicy danego pracodawcy spośród kandydatów cieszących się odpowiednim poparciem. Członków rady pracowników u pracodawcy zatrudniającego:

• do 100 pracowników – wybierają pracownicy spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez grupę co najmniej 10 pracowników,
• powyżej 100 pracowników – wybierają pracownicy spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez grupę co najmniej 20 pracowników.

Prawo wzięcia udziału w głosowaniu (czynne prawo wyborcze) przysługuje każdemu pracownikowi, z wyjątkiem pracowników młodocianych. Z kolei kandydatem do rady (bierne prawo wyborcze) może być pracownik, który przepracował u pracodawcy nieprzerwanie co najmniej rok, chyba że pracodawca działa krócej. Bierne prawo wyborcze (prawo wybieralności) nie przysługuje: pracownikowi kierującemu jednoosobowo zakładem pracy, jego zastępcy, pracownikowi wchodzącemu w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy (członkom zarządu), głównemu księgowemu, radcy prawnemu oraz pracownikowi młodocianemu.

Ustawodawca dopuścił możliwość zmiany liczby pracowników wchodzących w skład rady pracowników. Następuje to na mocy porozumienia pomiędzy pracodawcą a radą już wyłonioną. W porozumieniu tym można określić zarówno większą, jak i mniejszą liczbę członków rady pracowników. Minimalnym wymogiem jest jednak, by członków rady pracowników nie było mniej niż trzech (nie ma górnej granicy liczebności rady).

Sytuacja członków rady została uregulowana w sposób szczególny. Wprowadza szczególną ochronę stosunku pracy członków rady pracowników. Pracodawca nie może bowiem bez zgody rady pracowników wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z pracownikiem będącym członkiem rady w okresie jego członkostwa w radzie pracowników. Pracodawca nie może także bez zgody rady pracowników zmienić jednostronnie warunków pracy lub płacy na niekorzyść pracownika będącego członkiem rady pracowników w okresie jego członkostwa w radzie pracowników (z wyjątkiem, gdy dopuszczają to przepisy innych ustaw). Ochrona przysługuje od momentu ogłoszenia wyników wyborów do rady. Nie ma potrzeby uzyskiwania zgody, gdy umowa została zawarta na czas określony i kończy się w wyniku upływu tego okresu. Dodatkowo pracownik będący członkiem rady pracowników ma prawo do zwolnienia od pracy zawodowej, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, na czas niezbędny do udziału w pracach rady pracowników, które nie mogą być wykonane poza godzinami pracy.