Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru , Otwarty dostęp

29 września 2020

NR 18 (Październik 2020)

Transfer personelu w okresie pandemii
„Nieoczekiwana zmiana miejsc”

63

W LUX MED zatrudniamy 16 tys. osób w 240 placówkach medycznych w całej Polsce. 
Zapewniamy kompleksową opiekę – ambulatoryjną, diagnostyczną, rehabilitacyjną, szpitalną, stomatologiczną, długoterminową. Słuchamy i dbamy o każdego pacjenta, otaczając go pełną i nowoczesną opieką. Wspieramy profilaktykę i zapewniamy skuteczne leczenie. 

Sytuacja pandemii postawiła w stan gotowości nie tylko nasz personel medyczny, lecz także wszystkie inne jednostki organizacyjne i ich zespoły, które mogły pomóc w zapewnieniu ciągłości opieki nad naszymi pacjentami.

POLECAMY

Ułożone na początku roku plany stały się nagle nieaktualne, a w ich miejsce pojawiły się nowe zadania, które należało szybko i odpowiedzialnie zrealizować. 

NAJWIĘKSZE WYZWANIA

Sytuacje kryzysowe zawsze są nieoczekiwane i wytrącają organizację z równowagi.

Kiedy wczesną wiosną w Polsce rozwój pandemii znacznie się nasilił, praktycznie z dnia na dzień zapadła decyzja rządu o zamknięciu sklepów, szkół, przeszkoli i urzędów. Firmy bazujące na pracy biurowej dość szybko przeorganizowały się na pracę zdalną. Natomiast branża usługowa stanęła przed dużym wyzwaniem zapewnienia ciągłości obsługi klienta w rzeczywistości pełnej nowych ograniczeń i znaków zapytania. Należy pamiętać, że wiosną niemal każdego dnia otrzymywaliśmy nowe wytyczne od organów nadzoru i związane z nimi przepisy prawne. Wśród ludzi rosły poczucie niepewności, strach, obawa zarówno o swoje zdrowie, jak i utratę pracy. 

Wiemy, że w trudnych sytuacjach możemy na siebie liczyć. Zyskaliśmy także pewność, że warto poświęcić odpowiednio dużo uwagi na przygotowanie, aby uniknąć chaosu i uczynić proces bardziej sprawnym i transparentnym.

W LUX MED w tym czasie priorytetem nie było jedynie zagwarantowanie dostępu do opieki medycznej, ale utrzymanie jej na najwyższym poziomie pod względem jakości i przede wszystkim bezpieczeństwa. Błyskawicznie musieliśmy dostosować się do zmieniających się właśnie realiów, gdzie z dnia na dzień narastało zapotrzebowanie na pielęgniarki oraz na obsługę rozgrzanej do czerwoności infolinii. Wiedzieliśmy, że nasi pacjenci nie mogą czekać i oczekują od nas natychmiastowej reakcji. 

ZMIANY OPERACYJNE

Pion Operacyjny LUX MED niemal natychmiast odpowiedział na te kluczowe potrzeby, zmieniając w jeden weekend dotychczasowy model opieki medycznej. Zaoferowaliśmy trzy formy konsultacji: poradę telemedyczną, konsultację online i wizytę w placówce, którą można było umówić wyłącznie na podstawie zlecenia uzyskanego od lekarza lub pielęgniarki. To oczywiście wiązało się z koniecznością poinformowania tysięcy pacjentów o obecnych zasadach, ustalenia nowych terminów wizyt i sposobów ich realizacji. W tych dniach liczyły się przede wszystkim decyzyjność, elastyczność i otwartość na zmianę. Bez odpowiedniego nastawienia naszych pracowników nie udałoby nam się zagwarantować profesjonalnej obsługi.

TRANSFER PERSONELU

W tym samym czasie departament HR stanął przed wielkim zadaniem relokacji pracowników do tych placówek, jednostek organizacyjnych czy też obszarów biznesowych, które najbardziej potrzebowały wsparcia. Należały do nich, poza oczywiście centrami medycznymi, infolinia, za pośrednictwem której kontaktowali się z nami pacjenci, oraz dział zakupów realizujący dodatkowe, ogromne dostawy środków ochrony indywidualnej. Ważny był zarówno czas reakcji, jak i gwarancja, że tylko w pełni kompetentne osoby trafią do realizacji poszczególnych usług. 

Jednocześnie, jako odpowiedzialnej organizacji, zależało nam, by pracę miały te osoby, których zawodowa aktywność została wstrzymana, np. fizjoterapeuci, personel stomatologiczny czy technicy mammografii. Sytuacja była wyjątkowa, gdyż z jednej strony dysponowaliśmy grupą specjalistów, których praca została zablokowana przez lockdown, a z drugiej stale rosło zapotrzebowanie na wszystkie usługi związane ze zdalną obsługą pacjenta. 

REKRUTACJA WEWNĘTRZNA

Dział rekrutacji musiał błyskawicznie zmienić swoje priorytety. Należało przede wszystkim przeorganizować czas pracy pracownikom, którzy mogli i chcieli zająć się komunikacją z pacjentami poprzez łącza telefoniczne i internetowe. Jak to zrobiliśmy? 

  • Przede wszystkim na terenie całej Polski zidentyfikowaliśmy, kto z naszych pracowników nie może obecnie wykonywać swoich obowiązków, a jednocześnie posiada odpowiednie kwalifikacje merytoryczne i znajomość obsługi systemów informatycznych. Potrzebowaliśmy każdych rąk do pracy. Szybka i sprawna wewnętrzna komunikacja odegrała tu kluczową rolę. Pracownicy natychmiast odpowiedzieli na naszą akcję. Skala i zakres pomocy naprawdę nas zadziwiły. Mimo że jesteśmy świadomi, że wyjątkowo empatyczni i niezwykli ludzie tworzą drużynę LUX MED, to, co się wtedy wydarzyło, przeszło nasze najśmielsze oczekiwania. Nikt nie pozostał obojętny. 
  • Za komunikację wewnętrzną odpowiedzialni byli menedżerowie zespołów oraz kluczowe osoby w regionach i pionach. Naturalnie, stali się naprawdę sprawnymi rzecznikami projektu. Na pewno także dzięki ich postawie tak wiele osób było gotowych do wzięcia udziału w transferach. 
  • Ze względu na ogólnopolski zasięg działań potrzebowaliśmy odpowiedniego narzędzia informatycznego. Wspólnie z działem IT w kilka dni zbudowaliśmy platformę wspierającą wymianę personelu. Poprzez nią zgłaszały się osoby chętne do zawodowej relokacji, a my mogliśmy na bieżąco aktualizować zapotrzebowania na pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Platforma umożliwiała także bezpośredni kontakt menedżera „potrzebującego” z osobą do relokacji, a także szybką reorganizację pracy, kontrolę niezbędnych kompetencji i przekazanie konkretnych obowiązków. 

Dzięki wspólnej pracy już po kilku dniach udało nam się zorganizować zastępstwa oraz odpowiedzieć na gwałtowny wzrost zapotrzebowania na personel konieczny do obsługi pacjenta. Największego transferu dokonaliśmy w centrali, gdzie udało się włączyć do projektu prawie 80% zgłoszonych osób. Następne pod względem liczebności miejsca to zespoły ambulatorium, stomatologia, rehabilitacja, dział obsługi pacjenta, pielęgniarstwo i technicy RTG.

O CO MUSIELIŚMY ZADBAĆ OD STRONY FORMALNO-PRAWNEJ

Wyposażyliśmy naszych menedżerów w niezbędną wiedzę i narzędzia do podejmowania działań związanych z koniecznością relokacji. W bardzo krótkim terminie...

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy