Redukcja etatów. Jak rozwiązać umowę z pracownikiem bez narażenia pracodawcy na konsekwencje prawne?

Zwalnianie pracowników jest jednym z trudniejszych (i zarazem nieodzownych) elementów prowadzenia działalności i zarządzania zasobami ludzkimi. Jest to proces trudny nie tylko ze względu na często towarzyszące mu silne emocje – nieprawidłowo przeprowadzone zwolnienie pracownika naraża pracodawcę na przykre konsekwencje: wieloletnie procesy sądowe, które skończyć się mogą koniecznością wypłaty odszkodowania i pokrycia kosztów sądowych. 

Nie prenumerujesz jeszcze naszego czasopisma, a zainteresował Cię ten artykuł? Zobacz całe wydanie - pobierz za darmo.

O rozwiązywaniu umów słów kilka

Punktem wyjścia będzie przypomnienie możliwych sposobów rozwiązania umowy o pracę. 
 

W odniesieniu do tego ostatniego warto wskazać, że nieprzedłużenie umowy na czas określony nie powinno być postrzegane jako zwolnienie pracownika. Pracodawca nie ma obowiązku przedłużać umowy (z zastrzeżeniem limitu stosowania umów terminowych – art. 25(1) k.p.). Jeżeli pewnej grupie pracowników umowy będziemy przedłużać, a innym nie, wówczas należy jedynie mieć na uwadze to, aby podejmując takie decyzje, kierować się obiektywnymi, niedyskryminującymi kryteriami.
Pierwsza z form zakończenia stosunku pracy to rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, zwane potocznie „wypowiedzeniem”. Sposób wypowiadania umów w tym trybie różni się w zależności od tego, czy pracownik zatrudniony jest na umowę o pracę na czas nieokreślony, czy na umowę terminową. W tym pierwszym przypadku mogą być konieczne konsultacje ze związkami zawodowymi, a wypowiedzenie powinno zawierać uzasadnienie i być oparte na rzeczywistej i konkretnej przyczynie, np. nienależyte wykonywanie obowiązków (o samym trybie i podstawach wypowiedzenia powiemy jeszcze w dalszej części tekstu).
Rozwiązanie bez wypowiedzenia oznacza, że zatrudnienie ustaje ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowywania okresów wypowiedzenia. Najczęściej rozumie się przez to zwolnienie „dyscyplinarne”, tj. na podstawie art. 52 k.p, w szczególności w oparciu o ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia 
obligatoryjnie zawiera uzasadnienie, niezależnie od rodzaju umowy.
Nie istnieje wyczerpujący katalog „ciężkich naruszeń” czy „podstawowych obowiązków”, które automatycznie pozwalałyby ocenić zwolnienie dyscyplinarne jako zasadne bądź bezzasadne. Bardzo często, gdy pracownik odwołuje się od takiego zwolnienia do sądu, osią sporu jest właśnie to, czy naruszony przez pracownika obowiązek pracowniczy miał charakter podstawowy. Pracodawcy mogą ułatwić sobie obronę w takich sprawach poprzez wyraźne określenie w umowie, który z obowiązków pracownika ma charakter podstawowy. Dlatego zachęcamy pracodawców do stosowania takich zapisów w umowach: albo poprzez przykładowe wyliczenie obowiązków uznawanych za podstawowe, albo poprzez zaznaczenie wprost, że dany obowiązek traktowany jest jako podstawowy.
Rozwiązanie bez wypowiedzenia nie dotyczy jednak wyłącznie sytuacji przez pracownika zawinionych. Dopuszczalne jest również zwolnienie pracownika w przypadku przedłużających się nieobecności (art. 53 k.p.).
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron również jest metodą zwalniania pracownika. Wymaga ona oczywiście zgody pracownika, ale umożliwia „rozejście się” na dogodnych dla obu stron warunkach. W szczególności pozwala na to, aby dowolnie ustalić moment rozwiązania stosunku pracy – nie trzeba uwzględniać ustawowych okresów wypowiedzenia. Porozumienie nie wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi, jak ma to miejsce przy rozwiązywaniu umowy o pracę na czas nieokreślony. Może być to o tyle istotne dla samego pracownika, gdy u podstaw zwolnienia leżą zarzuty wobec niego – zawarcie porozumienia może być wtedy bardziej korzystne, ponieważ dzięki uniknięciu procedury konsultacji związkowej zarzuty wobec pracownika nie trafiają do szerszej wiadomości. 
Warto pamiętać, że jeżeli wobec pracodawcy znajduje zastosowanie ustawa o zwolnieniach grupowych (ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników), czyli zatrudniających co najmniej dwudziestu pracowników, to w procesie rozwiązywania umów z większą liczbą pracowników należy unikać mimowolnego zainicjowania procesu zwolnień grupowych – może się tak stać, jeśli porozumień (zawartych z przyczyn niedotyczących pracowników) miałoby być co najmniej pięć, a w połączeniu z umowami rozwiązywanymi na podstawie wypowiedzeń (z tych samych przyczyn) przekroczony zostałby „próg” oznaczający grupowe zwolnienia. 
Przygotowując porozumienie, należy bezwzględnie pamiętać o tym, aby zawrzeć w nim klauzulę dotyczącą zrzeczenia się przez pracownika roszczeń wobec pracodawcy (oczywiście w takim zakresie, w jakim dopuszcza to prawo – pracownik np. nie może skutecznie zrzec się prawa do wynagrodzenia, które było mu należne, a którego nie otrzymał). Wynika to z założenia, że porozumienie powinno całościowo i ostatecznie kończyć relację pracowniczą między jej stronami, bez obaw o wszczynanie postępowań przez pracownika już po rozstaniu. Klauzula ta istotnie utrudnia pracownikowi dochodzenie roszczeń (skoro oświadczył, że ich nie ma/zrzekł się ich), choć można spotkać się z przypadkami (nielicznymi) skutecznego egzekwowania przez pracownika jego roszczeń mimo zawarcia klauzul w porozumieniu.
Pamiętać też należy, że rozwiązanie umowy za porozumieniem stron może stawiać pracownika w mało korzystnej pozycji z perspektywy ewentualnego uzyskania prawa do zasiłku dla bezrobotnych. Negocjując porozumienie, można to uwzględnić i zawrzeć odpowiednie postanowienie wskazujące wprost, że porozumienie zawarte jest z powodu zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy (jeżeli oczywiście taka jest rzeczywista przyczyna rozstania). 

Jak skutecznie przeprowadzić proces zwolnienia?

Zaplanowanie i przeprowadzenie samego zwolnienia jest równie ważne, co wybranie odpowiedniego trybu (o czym wyżej) oraz spełnienie wymogów formalnych (o czym także w dalszej części). 
Przede wszystkim należy upewnić się, że pracownik świadczy tego dnia pracę – dotyczy to zarówno pracowników „stacjonarnych”, jak i tych pracujących poza zakładem pracy. 
Wbrew rozpowszechnionemu (w szczególności wśród pracowników) przekonaniu zwolnienie lekarskie nie stanowi samo przez się ochrony przed wypowiedzeniem. Zgodnie z art. 41 k.p., ochronę taką daje usprawiedliwiona nieobecność, a nie sama podstawa takiej nieobecności. Jeżeli pracownik do pracy przyszedł i wykonywał swoje obowiązki, to nie podlega ochronie mimo legitymowania się zwolnieniem lekarskim. Nie może więc skutecznie powołać się na zwolnienie lekarskie niejako w odpowiedzi na wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę. 
Inną usprawiedliwioną nieobecnością, chroniącą pracownika przed wypowiedzeniem umowy, jest korzystanie z urlopu. Trzeba jednak pamiętać, że zarządzanie zakładem pracy, w tym polityka urlopowa, pozostaje mimo wszystko w rękach pracodawcy i oprócz tak wyjątkowych urlopów, jak macierzyński czy ojcowski, to nie pracownik „bierze urlop”, a pracodawca urlopu udziela. W pewnych przypadkach dotyczy to nawet urlopu „na żądanie” – sam wniosek pracownika nie jest jednoznaczny z udzieleniem urlopu, a – zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego – pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, jeśli przemawiają za tym istotne, obiektywne przyczyny. Tak więc poranny SMS od pracownika, w którym informuje on, że bierze „NŻ”, niekoniecznie zawsze będzie zwalniać z obowiązku stawienia się w pracy (i tym samym nie pozwoli uniknąć przewidywanego zwolnienia).
Wszystko to ma mniejszą doniosłość w razie rozwiązywania umów ze skutkiem natychmiastowym – w przypadku zwolnienia pracownika w takim trybie (co do zasady) nie chroni żadna forma nieobecności.
Bardzo często zdarza się, że pracownicy, którym wręczamy dokumenty dotyczące rozwiązania ich umowy, odmawiają potwierdzenia ich otrzymania czy przeczytania ich. W skrajnych przypadkach przerywają rozmowę i opuszczają pomieszczenia, w których mają miejsce spotkania. Zachowanie to z prawnego punktu widzenia w żaden sposób nie polepsza ich sytuacji. Oświadczenie pracodawcy uważa się za złożone z chwilą, kiedy pracownikowi umożliwiono zapoznanie się z treścią pisma (oświadczenia o rozwiązaniu umowy). Dlatego warto, aby – dla celów dowodowych – w spotkaniu ze zwalnianym pracownikiem uczestniczyła nie tylko osoba wręczająca dokumenty, ale co najmniej jeszcze jedna inna osoba (najlepiej niepozostająca w bezpośredniej relacji podwładny – przełożony ze zwalnianym pracownikiem), która w razie potrzeby potwierdzi przebieg rozmowy. Zalecane jest nawet, aby osoby obecne podczas rozmowy od razu sporządziły stosowną notatkę służbową.

Wypowiedzenie zmieniające – o czym pamiętać?

Zmiana struktury zatrudnienia nie zawsze musi oznaczać definitywne zwolnienie pracownika. Niekiedy pracodawcy podejmują decyzje, że chcą zatrzymać pracowników, jednak na innych warunkach – może to dotyczyć np. cięć wynagrodzeń lub przesunięcia pracowników do pracy na innych stanowiskach. Oświadczenie o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy, zwane potocznie wypowiedzeniem zmieniającym, może jednak niekiedy wpędzić pracodawcę w kłopoty.
Po pierwsze, w razie chęci zmiany umowy zawartej na czas nieokreślony, wypowiedzenie zmieniające musi być umotywowane uzasadnioną przyczyną – tak samo jak wypowiedzenie „definitywne”.
Po wtóre, wypowiedzenia zmieniające mogą okazać się zdradliwe, jeżeli do pracodawcy znajduje zastosowanie ustawa o zwolnieniach grupowych (czyli jeśli zatrudnia co najmniej dwudziestu pracowników). Pamiętajmy, że pracownik ma prawo odmówić przyjęcia zaproponowanych przez pracodawcę nowych warunków, na skutek czego umowa o pracę ulega rozwiązaniu (z zachowaniem ustawowych okresów wypowiedzenia). Jeśli więc odpowiednio duża liczba pracowników (zależna od rozmiaru kadry pracodawcy) odmówi przyjęcia zaproponowanych warunków na podstawie wypowiedzeń zmieniających, motywowanych przyczynami niedotyczącymi pracowników (w szczególności gdy jednocześnie pracodawca składa innym pracownikom wypowiedzenia „definitywne” z przyczyn niedotyczących pracowników), to będziemy mieć do czynienia ze zwolnieniami grupowymi. Pracownicy będą mieli wtedy otwartą drogę do wysuwania przeciwko pracodawcy skutecznych roszczeń (choćby z tytułu niedochowania wymaganej procedury zwolnień).

Jak uzasadnić wypowiedzenie?

Jak wskazaliśmy wcześniej, często oświadczenia pracodawcy dotyczące rozwiązania umowy wymagają uzasadnienia, tj. wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy (wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia niezależnie od rodzaju umowy). 
Przyczyna taka musi być wskazana przez pracodawcę w piśmie będącym podstawą rozwiązania umowy. Przyczyna ta musi być rzeczywista i konkretna. Wydaje się, że spełnienie kryterium prawdziwości nie powinno nastręczać większych trudności – przyczyna rozwiązania umowy musiała zaistnieć w obiektywnej rzeczywistości. Nierzadko jednak podczas spotkań z pracownikami, na których wręczane są wypowiedzenia, pracodawca (osoby reprezentujące pracodawcę) dodatkowo tłumaczy pracownikowi, dlaczego jest zwalniany. Należy unikać sytuacji, w których podczas takiej rozmowy wskazywane są inne/dalsze przyczyny rozwiązania umowy. Może to bowiem prowadzić do roszczenia pracownika, kwestionującego prawdziwość przyczyny wskazanej w pisemnym oświadczeniu.
Konkretność natomiast oznacza, że oświadczenie pracodawcy powinno być tak sformułowane, by pracownik wiedział dokładnie, co jest mu zarzucane. 
Dlatego formułując uzasadnienie oświadczenia pracodawcy, trzeba pamiętać, aby wskazać, jaki obowiązek został przez pracownika naruszony (np. przygotowanie raportu sprzedaży dla zarządu), jakie konkretnie zachowanie pracownika (działanie czy zaniechanie) stanowi naruszenie obowiązku (np. istotne przekroczenie wyznaczonego terminu lub popełnienie błędów merytorycznych), a także wskazać możliwie najdokładniej ramy czasowe zarzucanego zachowania.
Często spotykaną przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy jest „utrata zaufania wobec pracownika”. Sądy rzeczywiście uznają taką podstawę jako okoliczność uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę, jednak trzeba pamiętać, że powołanie tylko i wyłącznie takiej przyczyny nie jest wystarczające. Trzeba bowiem wskazać (prawdziwie i konkretnie), z czego taka utrata zaufania wynika, np. z nierzetelnego lub nieterminowego wykonywania określonych obowiązków, samowolnego opuszczania miejsca pracy, odmowy podpisania umowy o zakazie konkurencji.
Podobnie rzeczywista i konkretna musi być przyczyna niedotycząca pracownika. W tym wypadku, gdy rozwiązanie umowy dotyczy jednocześnie szerszej grupy pracowników, uzasadnienie warto poszerzyć o dodatkowe elementy – zdecydowanie zalecane jest wskazanie kryteriów, jakimi pracodawca kierował się, podejmując decyzję o zwolnieniu. Chodzi o to, by z oświadczenia o wypowiedzeniu pracownik dowiedział się nie tylko, jaka była przyczyna rozwiązania jego umowy (dotycząca pracodawcy), ale też dlaczego właśnie on został wybrany do zwolnienia.

Przewidywane spowolnienie w biznesie a zwolnienia

Kwestia wpływu sytuacji makroekonomicznej na możliwość przeprowadzenia procesu zwolnień staje się obecnie gorącym tematem. Wielu pracodawców, pomnych pesymistycznych prognoz co do kierunku rozwoju gospodarki, chciałoby przygotować się na skutki spodziewanej dekoniunktury, w tym m.in. poprzez odpowiednie dostosowanie (patrz – zmniejszenie) poziomu zatrudnienia. 
Warto jednak pamiętać, że spodziewane spowolnienie gospodarcze samo przez się nie może być traktowane jako przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umów o pracę z pracownikami – taką przyczyną natomiast mogą być konkretne, wewnętrzne posunięcia pracodawcy motywowane negatywnymi prognozami. W praktyce więc będziemy mieć do czynienia z przyczynami ekonomicznymi, biznesowymi, powodującymi konieczność np. likwidacji poszczególnych stanowisk pracy lub całych biur czy oddziałów. I to te konkretne posunięcia: likwidacje stanowisk pracy, biur (a nie spodziewane spowolnienie gospodarcze) należy wskazywać w wypowiedzeniach jako przyczyny uzasadniające zwolnienia. 
Pojawia się jednak dość istotne pytanie – skoro wskazane wyżej zmiany u pracodawcy uzasadniające wypowiedzenia motywowane były spodziewanym spowolnieniem gospodarczym, to co w sytuacji, gdy okaże się, że obawy się nie ziściły i dekoniunktura nie nadeszła? W przypadku prognoz pojawia się bowiem pewien element niepewności, można zastanawiać się, czy takie prognozy były rzetelne i czy rzeczywiście uzasadniały zwolnienie pracownika przez pracodawcę. 
Wydaje się, że gdyby w takiej sytuacji pracownik zdecydował się kwestionować wypowiedzenie (co musiałby zrobić w terminie 21 dni od zwolnienia), to szanse powodzenia jego roszczeń ocenić należy jako niskie. Pracodawca zawsze może w granicach prawa dokonać wewnętrznej restrukturyzacji i bezpośrednie przyczyny zwolnień (likwidacje stanowisk czy biur) mieć będą prawdziwy, rzeczywisty charakter. 
Natomiast gdyby pracodawca postanowił, że skoro prognozy okazały się nietrafne, to będzie dążył do przywrócenia poprzedniego poziomu zatrudnienia, wówczas powinien „pamiętać” o zwolnionych wcześniej pracownikach. Ustawa o zwolnieniach grupowych nakazuje, aby w razie ponownego zatrudniania pracowników w tej samej grupie zawodowej pracodawca przede wszystkim zatrudnił osoby, które wcześniej zwolnił w ramach zwolnień grupowych i które w ciągu 12 miesięcy od zwolnienia wykażą chęć powrotu do pracy.