Praca zdalna niedługo w Kodeksie pracy!

rzepisy o pracy zdalnej zostały uregulowane w Ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Przepisy te mają charakter tymczasowy. Nie regulują wszystkich kwestii. Brak w przepisach specustawy m.in. informacji o ochronie danych, o wypadkach przy pracy, o kontroli pracowników podczas pracy zdalnej, o partycypacji pracodawcy w kosztach, które ponosi pracownik, pracując w domu.  
Już w zasadzie po kilku miesiącach od rozpoczęcia pandemii rozpoczęły się prace nad wprowadzeniem do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej. Doczekaliśmy się kilku projektów zmian nw ciągu tych 2 lat i w końcu latem 2022 r. rozpoczęły się prace legislacyjne w sejmie. Przepisy o pracy zdalnej mają zastąpić obecne przepisy o telepracy. 

Co się zmieni?

Praca zdalna według obowiązujących (covidowych) przepisów wymaga polecenia pracodawcy. Teraz zasadą będzie porozumienie, a nie polecenie. I to pierwsza poważna zmiana! 

Definicja pracy zdalnej

Według projektowanego art. 67(18) Kodeksu pracy: „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”.

To zaledwie jedno zdanie, ale jak wiele treści wnosi

1. Po pierwsze: O pracy zdalnej będziemy mówić nie tylko w przypadku całkowitej pracy poza siedzibą przedsiębiorstwa, ale również kiedy będzie to model pracy hybrydowej (czyli np. praca 3 dni w tygodniu w firmie i 2 dni zdalnie).
    
2. Po drugie: Miejsce pracy zdalnej będzie musiało być uzgodnione z pracodawcą. Ma to duże znaczenie w kontekście ewentualnej próby pracowników świadczenia pracy poza domem, na działkach rekreacyjnych, w domu rodziców, za granicą, wszędzie tam, gdzie jest internet. Ten przepis jednoznacznie wskazuje, że nie będzie można pracownikowi samowolnie zmienić miejsca świadczenia pracy, zawsze to miejsce będzie musiało być uzgodnione z pracodawcą. Jeśli pracodawca się zgodzi, miejsce to będzie spełniało warunki techniczne i lokalowe, będzie można świadczyć pracę zdalną w zasadzie z dowolnego miejsca na świecie!
    
3. Po trzecie: Przepis mówi, że praca zdalna może być świadczona m.in. w miejscu zamieszkania pracownika. A to oznacza, że projektodawca bierze pod uwagę ewentualne inne miejsca świadczenia pracy zdalnej (patrz wyżej). 
    
4. Po czwarte: Praca zdalna będzie mogła być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co oznacza nie tylko środki komunikacji elektronicznej, lecz także np. telefon, komunikatory internetowe, a nawet bez użycia takich środków (czyli praca zdalna może polegać np. na analizie dokumentów).

Według projektu ustawy uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem pracy w formie zdalnej może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę, albo
• w trakcie zatrudnienia – w tym przypadku uzgodnienie następuje albo z inicjatywy pracodawcy, albo na wniosek pracownika. 
   

W regulaminie lub w porozumieniu pracodawca określi następujące elementy: pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną; zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu; zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności przez pracownika wykonującego pracę zdalną; zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; zasady kontroli w zakresie bhp; zasady kontroli przestrzegania bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych; zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Zasada: porozumienie, a nie polecenie pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej mają zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i związkami zakładowymi, a jeśli nie dojdzie do takiego porozumienia, to pracodawca zobowiązany będzie sam określić zasady pracy zdalnej w regulaminie. 
Podobnie będzie, jeśli u pracodawcy nie ma związków zawodowych, wtedy pracodawca określi zasady w regulaminie, jednak wcześniej zobowiązany będzie skonsultować je z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin. W takiej sytuacji zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określi w porozumieniu zawartym z danym pracownikiem.

Czy to oznacza, że pracodawca nie będzie mógł już, tak jak dotychczas, polecić jednostronnie pracownikowi pracy zdalnej?

Będzie mógł, lecz tylko w ściśle określonych sytuacjach. Według nowych przepisów praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy w następujących przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Czyj wniosek o pracę zdalną pracodawca będzie musiał uwzględnić?

Nowe przepisy wprowadzą dodatkowe przywileje dla pewnych grup pracowników, a mianowicie dla:

• pracownicy w ciąży, 
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, 
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny, który posiada orzeczenie o niepełnosprawności.

Będą oni mogli poprosić o świadczenie pracy w formie zdalnej, a pracodawca co do zasady powinien taki wniosek uwzględnić. Ewentualna odmowa pracodawcy świadczenia pracy zdalnej przez takiego pracownika będzie możliwa jedynie w przypadku, kiedy będzie to niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, którą wykonuje pracownik. 
W przypadku nieuwzględnienia wniosku pracownika pracodawca będzie zobowiązany wskazać przyczynę odmowy w ciągu 7 dni roboczych. 

A co, jeśli pracodawca stwierdzi: U mnie nie będzie pracy zdalnej!

Co w sytuacji, kiedy pracodawca nie określi regulaminu pracy zdalnej, nie porozumie się ze związkami zawodowymi ani nie podpisze porozumień z poszczególnymi pracownikami? To wcale nie takie rzadkie przypadki. 
Są pracodawcy, którzy traktują pracę zdalną jako wymysł i chcą mieć pracownika na miejscu w firmie. Czy to oznacza, że pracownicy takiego pracodawcy nie będą mogli świadczyć pracy w formie zdalnej? 
Tutaj z pomocą przychodzą projektowane przepisy. Zgodnie z nimi pracownicy w przypadku opisanym wyżej będą mogli wnioskować o tzw. pracę okazjonalną. Wymiar roczny takiej pracy to maksymalnie 24 dni w roku. To niewiele, biorąc pod uwagę, że rok ma 12 miesięcy. 24 dni to średnio tylko 2 dni w miesiącu. Jednak z drugiej strony, dobre i to! A więc droga księgowo, kadrowo, pracowniku biurowy! Jeśli Twój pracodawca nie chce wprowadzić pracy zdalnej, pamiętaj, że masz możliwość pracy z domu w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że w takim przypadku pracodawca nie zwróci pracownikowi poniesionych kosztów pracy w domu. 

No właśnie! Jak to jest z tymi kosztami w pracy zdalnej? 

Wokół tego tematu toczą się od 2 lat gorące dyskusje. Nareszcie jest szansa na uregulowania prawne. 

Kto ma je ponieść? 
Według projektu zmian do Kodeksu pracy pracodawca będzie obowiązany zapewnić pracownikowi, który wykonuje pracę zdalną, materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Dodatkowo pracodawca zapewni serwis, konserwację, instalację urządzeń technicznych i pokryje koszty z tym związane. Pokryje również koszty energii elektrycznej, 
tj. ładowania laptopa, telefonu, podłączenia drukarki, czajnika do zrobienia kawy czy herbaty w czasie pracy itp. oraz koszty internetu. Pracownikowi za powyższe będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny. Wysokość tego ekwiwalentu ma być ustalona przez pracownika z pracodawcą. Ponieważ jednak trudno byłoby policzyć, ile dokładnie kosztów np. energii, telefonu (jeśli pracownik korzysta z telefonu prywatnego) czy internetu poniósł pracownik w związku z pracą zdalną (pracownicy otrzymują cyklicznie rachunki od dostawcy energii, łącza telekomunikacyjnego i internetu), to taki ekwiwalent będzie mógł być zamieniony w formę ryczałtu. Wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. 
Pracodawca przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu będzie zobowiązany wziąć pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 
Ważne: zgodnie z procedowanymi nowymi przepisami wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu pracownikowi nie będzie stanowiła przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. 
o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1128, z późn. zm.).

Jakie jeszcze wymogi będą stały po stronie pracodawcy?

Pracodawca, zgodnie z projektowanymi przepisami, zobowiązany będzie określić procedury dotyczące ochrony danych osobowych i w razie potrzeby przeprowadzić instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik natomiast będzie musiał potwierdzić zapoznanie się z takimi procedurami i będzie zobowiązany do ich przestrzegania.
To nowy wymóg ustawowy, jednak nie nowy dla części pracodawców. Niektórzy bowiem już wcześniej zadbali o ten aspekt (mimo braku wymogu w przepisach), wiedząc, jak ważna jest ochrona danych pracowników, klientów czy kontrahentów. Takie firmy w tej chwili jedynie zweryfikują swoje procedury.  

Kontrola w pracy zdalnej

Wydaje się, że kontrola pracy zdalnej to zupełnie nowa instytucja. Okazuje się, że nie. Już dziś w Kodeksie pracy mamy przepisy, które mówią o kontroli pracownika, kiedy ten pracuje w domu. Mowa tu o przepisach o telepracy, a konkretnie o art. 67 (14) k.p.
Projektowany przepis [art. 67 (28) k.p.] zakłada, że pracodawca będzie mieć prawo do kontroli pracownika podczas pracy zdalnej w następującym zakresie:

• wykonywania pracy,
• bezpieczeństwa i higieny pracy, 
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Zasady przeprowadzania kontroli pracodawca określi w porozumieniu ze związkami, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem (w zależności od tego, jaki tryb wprowadzenia pracy zdalnej został u danego pracodawcy przyjęty). 

Jakie to zasady?

1. Pracodawca będzie mógł dokonać kontroli jedynie w godzinach pracy pracownika, a to oznacza, że pracownik nie musi obawiać się „nalotu” pracodawcy o każdej porze dnia i nocy. Będzie mógł się więc do takiej kontroli przygotować. 
2. Pracodawca musi dostosować sposób tej kontroli do miejsca wykonywania pracy w formie zdalnej oraz do rodzaju tej pracy.
3. Czynności kontrolne nie mogą naruszyć prawa pracownika do prywatności oraz jego członków rodziny.

Co to w praktyce oznacza?...