Mental health & wellbeing w praktyce. Case study Fiberhost

O wellbeingu w Polsce mówi się od kilku lat. Badania pokazują, że dobrostan ludzi w organizacji ma mierzalny wpływ na pozostałe obszary biznesowe, ale to nie liczby przekonały nas do podjęcia działań. One utwierdzają nas, jako organizację, w przekonaniu, że zmierzamy we właściwym kierunku. Zapraszam do zapoznania się z dobrymi praktykami, które sprawdzają się w Fiberhost.

TRANSFORMACJA DO MODELU PRACY ZDALNEJ 

Praca zdalna była obecna w kulturze naszej organizacji od dłuższego czasu. Każdy mógł pracować z domu przez 10 dni w miesiącu. Projekt modelowania hybrydowej pracy (z przewagą trybu zdalnego) nazwaliśmy Open Office. Działania rozpoczęliśmy jeszcze przed pandemią – wtedy adaptowaliśmy nasze przestrzenie biurowe do nowej rzeczywistości, co okazało się pomocne w obliczu restrykcji, które nastały kilka tygodni później. Oczywiście nie byliśmy gotowi na wszystko, ale wcześniejsze przygotowania spowodowały, że sprawniej odnaleźliśmy się w nowych okolicznościach. Zakładaliśmy ewolucyjną transformację organizacji, natomiast pandemia wywołała potrzebę rewolucji i bardzo szybko zaplanowaliśmy działania, które pozwoliły nam dostosować organizację do modelu zdalnego. Wyjątkiem były stanowiska, w ramach których, ze względu na specyfikę pracy, była konieczność 
fizycznej obecności w biurze. W tych pojedynczych przypadkach pracowaliśmy rotacyjnie, dzieląc organizację na dwie grupy, które nie miały ze sobą fizycznej styczności. Praca hybrydowa oznacza dla nas połączenie pracy zdalnej z pracą w biurze tak, aby wykorzystać czas możliwie najlepiej, dbając o efektywność i jakość realizowanych zadań oraz dobrostan, rozwój i relacje w ramach integracji wszystkich obszarów życia. Szczególnie ważne jest dla nas tworzenie włączającej kultury, która opiera się na naszych pięciu wartościach organizacyjnych (przywództwo, efektywność, rozwój, transparentność, zespół).
Założenia projektu Open Office obejmowały przekształcenie procesu rekrutacji, zatrudnienia i wdrożenia do 100% zdalnej formy, wyposażenie ludzi w narzędzia usprawniające pracę, dopasowanie formy komunikacji ogólnofirmowej do wirtualnej rzeczywistości, zapewnienie dobrego miejsca pracy, które szanuje i docenia różnorodność oraz zapewnienie narzędzi dobrego zdrowie psychiczne i dobrostan. W październiku 2020 r. odbył się u nas pierwszy w 100% zdalny onboarding. Wszystkie rekrutacje miały miejsce online, zatrudnienie oraz wyposażenie ludzi w narzędzia pracy także (wysyłka paczek ze sprzętem kurierem). Od tamtej pory rekrutujemy i zatrudniamy tak 100% naszej załogi. Dążyliśmy do tego, by nowa osoba mogła dołączyć do organizacji bez konieczności fizycznej wizyty w biurze i osiągnęliśmy cel.
Działamy sprawnie i chcemy kontynuować pracę w tym modelu. Dwa lata uczyliśmy się i doskonaliliśmy zdalny proces, sukcesywnie wprowadzając usprawnienia. Wszelkie działania projektujemy w ten sposób, aby „życie w organizacji” nie wiązało się z koniecznością wizyt w siedzibie. Jednocześnie warto zaznaczyć, że chcemy i spotykamy się offline z różnych okazji (m.in. celebracja ważnych wydarzeń zespołowych). Są też osoby, które preferują pracę w biurze i korzystają z tej możliwości, natomiast większość z nas wybiera jednak pracę zdalną. Już na rozmowie rekrutacyjnej informujemy o hybrydowym modelu i weryfikujemy, czy osoby, które są zainteresowane pracą z nami mają gotowość do długofalowego funkcjonowania w takiej rzeczywistości. Nasza transformacja nie wpłynęła negatywnie na rotację. Cały czas jednak pracujemy nad tym, aby utrzymać przywiązanie do firmy. 
Biurowiec w Poznaniu (W84 – „Wierzbowa84”) nadal jest dla nas dostępny, natomiast zaledwie niewielki procent osób korzysta z pracy w trybie stacjonarnym. Przeszedł on jednak ogromną transformację (tak jak cała organizacja). Wprowadziliśmy m.in. system do rezerwacji biurek i parkingu. Dzięki niemu, planując pracę w biurze, można zapewnić sobie wybór miejsca dostosowanego do pracy, którą chce się danego dnia wykonać. Przy wejściu do budynku umieściliśmy kolektomat (odpowiednik paczkomatu, w którym kurierzy mogą zostawiać paczki oraz my sami między sobą możemy nadawać do siebie przesyłki) i infokiosk (urządzenie do rejestracji gości, tzw. bezosobowa recepcja). 

MENTAL HEALTH & wellbeing JAKO JEDEN Z OBSZARÓW STRATEGII ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU

Działania w duchu Zrównoważonego Rozwoju są na stałe wpisane w naszą kulturę organizacyjną. To długoterminowa strategia, którą już w 2020 roku oparliśmy na trzech filarach, zgodnych z celami ONZ: równość płci, działania w dziedzinie klimatu oraz aktywność na rzecz rozwoju infrastruktury, przemysłu i innowacji. Wspomniana strategia opiera się dodatkowo na dwóch focusach, którymi są D&I oraz Mental Health&Wellbeing.
W ramach tego artykułu skupiam się na obszarze Mental Health&Wellbeing. Zachęcam jednak do zapoznania się z naszym raportem odpowiedzialnego biznesu „We Care”, który zawiera szczegółowy opis pozostałych inicjatyw. Można go znaleźć na naszej stronie internetowej. 
Troska o dobrostan była dla nas ważna od wielu lat, jednak nie podchodziliśmy do tematu kompleksowo. W 2020 r. doszliśmy do wniosku, że jest potrzeba implementacja konkretnych działań w ramach mental health & wellbeing.
Konsekwentnie realizujemy przyjętą strategię, która mówi o tym, że chcemy budować dobre miejsce pracy oraz dbać o nasze zdrowie i samopoczucie. Wspieramy się nawzajem w tych obszarach, na które mamy wpływ. Regularnie organizujemy akcje promujące zdrowe nawyki i postawy. 

AMBASADORZY DOBROSTANU

W ramach działań zrównoważonego rozwou powołaliśmy interdyscyplinarny zespół składający się z ludzi posiadających wiedzę i doświadczenie z różnych obszarów (Organizational Development Manager, HR Business Partner, Communication & PR Manager, EHS Manager). To siła, która pozwala nam być dla siebie wzajemnie inspiracją. 
Dodatkowo w 2021 r. utworzyliśmy specjalny zespół Planet Mates, w ramach którego zaangażowały się osoby z różnych obszarów. Są to ludzie, którym szczególnie bliskie są działania związane ze zrównoważonym rozwojem i chcą w nich aktywnie uczestniczyć. Rola Planet Matesów była szczególnie ważna na początku realizacji strategii mh & wellbeing, kiedy ludzie w organizacji nie byli jeszcze przyzwyczajeni do uczestniczenia w aktywnościach z tego zakresu, mieli obawy lub zwyczajnie nie wszyscy zdawali sobie sprawę, jakie korzyści one przynoszą. Wtedy dużą wartość wniosły osoby z zespołu Planet Mates, które nieformalnymi kanałami nadawały wagę aktywnościom związanym z dobrostanem i osobiście (po koleżeńsku, w kuluarowych rozmowach) zachęcały do aktywizacji. Na co dzień grupa Planet Mates jest zaangażowana także w tematy związane z ekologią. Akcje, które ostatnio przeprowadziliśmy, to m.in. sprzątanie naszych okolic, sprzątanie lasu, sadzenie drzew w pobliżu naszej siedziby czy akcja „Operacja Czysta Rzeka”, w ramach której zadbaliśmy o czystość Warty. Trzeba wspomnieć, że tego typu wydarzenia mają szczególne znaczenie w naszym modelu pracy hybrydowej. Spełniają one dodatkowo funkcję integracyjną. Często są też okazją do spędzenia czasu z ludźmi z zupełnie innych departamentów, z którymi na co dzień nie mamy okazji współpracować. Udział jest dobrowolny i cieszy się powodzeniem. W naszej rzeczywistości jednak kluczowa jest komunikacja. Tego typu akcje planujemy z dużym wyprzedzeniem, aby każdy miał możliwość zaplanowania sobie danego dnia. 

DIGITAL GOLDEN RULES

Tworząc strategię mh & wellbeing, funkcjonowaliśmy już w trybie zdalnym. Ówczesne okoliczności determinowały obszary, na których chcieliśmy skupić się w pierwszej kolejności. Wyniki naszych wewnętrznych ankiet jasno wskazywały kierunki. Jednym z nich była pilna potrzeba zmiany naszego modelu komunikacji firmowej, ponieważ zmieniło się wiele aspektów naszego codziennego funkcjonowania. Praca zdalna ma wiele dobrych stron: elastyczność, wykonywanie obowiązków z domu bez konieczności poświęcenia czasu na dojazdy, ale łączy się też ze sporymi wyzwaniami, zwłaszcza pod kątem komunikacji i tego, jak ze sobą współpracujemy. Żeby to ułatwić i nieco usystematyzować, przygotowaliśmy zestaw naszych #Digital Golden Rules.
Są to zasady naszej komunikacji oraz tego, jak działamy i pracujemy. Dobrostan w kontekście zawodowym postrzegamy m.in. jako możliwość pracy w ramach transparentnych zasad, które wzmacniają efektywność poprzez zachowanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, sprawną komunikację, budowanie poczucia zespołowości oraz włączenie wszystkich osób w organizacji. 

BUDOWANIE KULTURY I NAWYKÓW 

Nasza strategia mh & wellbeing zakłada sukcesywne budowanie nawyków, które mają pozytywny wpływ na nasze poczucie szczęścia w życiu. Oczywiście, jako pracodawca, zdajemy sobie sprawę, że dobrostan jest kwestią indywidualną, którą często warunkują sprawy zupełnie niezwiązane z życiem zawodowym. Mając tę świadomość, pulsacyjnie mierzymy w organizacji Wellbeing Index – by znać nastroje ludzi i wiedzieć, co na nie wpływa. 
Nawet jeżeli nie mamy wpływu na niektóre czynniki (takie jak np. sytuacja ekonomiczna w kraju lub wojna w Ukrainie), chcemy wyposażać ludzi w narzędzia pozwalające radzić sobie w trudnych sytuacjach. Jednym z nich jest bezsprzecznie bezpłatny dostęp do infolinii wsparcia. Każdy w organizacji ma możliwość skorzystania z konsultacji specjalistów. Dostawcą usług z tego zakresu jest dla nas firma Wellbee. Dostęp do wsparcia jest anonimowy i odbywa się online. Z tego typu pomocy można korzystać jednorazowo lub długofalowo w przypadku potrzeby terapii. Mamy dostępną także dodatkową usługę doradczą, tzn. 20-minutowe spotkanie z konsultantem, który pomaga w doborze odpowiedniego specjalisty.
Muszę przyznać, że przez ostatnie dwa lata wszyscy uczyliśmy się działania i szeroko pojętego rozumienia projektu infolinii wsparcia. Początkowo zainteresowanie było niewielkie. Pojawiał się też opór ludzi wobec korzystania z tego typu wsparcia. Powodów było wiele – rozpoczynając od najbardziej podstawowego, dotyczącego przekonania, że „trzeba mieć problem, żeby zgłosić się o pomoc do specjalisty”. W miarę upływu czasu świadomość w organizacji wzrastała dzięki akcjom komunikacyjnym. W naszym kalendarzu firmowym na stałe mamy wpisane takie święta jak Dzień Zdrowia Psychicznego, Dzień Walki z Depresją czy Dzień Wellbeingu. Uwaga skierowana na aktywności związane z tymi dniami pozwala nam oswajać się z tematem i zrozumieć, że warto korzystać z pomocy oraz że profesjonalne wsparcie może poprawić nasz komfort życia. Jednocześnie otwarcie mówimy, że depresja jest chorobą, którą się leczy i nie należy się jej wstydzić. Dzięki temu ludzie otworzyli się na tę formę benefitu i korzystają w miarę potrzeb. 
Infolinia wsparcia jest także narzędziem dla menedżerów i działu Human Capital do wspierania ludzi w zespołach. Mam na myśli sytuacje, kiedy osoba zgłasza nam prywatne problemy, które wykraczają poza strefę wpływu pracodawcy. W tym przypadku przełożony(-a) może zaproponować skorzystanie z infolinii wsparcia. Odbyliśmy warsztaty dotyczące rozpoznawania sytuacji kryzysowych – aby wiedzieć, w którym momencie kończy się nasza rola, a jest wymagane wsparcie zewnętrzne. Uważam, że warto planować tego typu dedykowane działania rozwojowe dla osób zarządzających zespołami, aby budować ich świadomość w zakresie troski o dobrostan.
 

WELLBEINGOWY ROZKŁAD JAZDY

Poza wyżej opisanymi działaniami mamy w Fiberhost szereg innych aktywności wpisanych na stałe do kalendarza. Jest to m.in. Dzień Docenienia Pracownika, który co roku cieszy się popularnością. Zaplanowane wydarzenia aranżują przestrzeń do tego, by ludzie w organizacji wzajemnie (na forum) się doceniali. 
Wrzesień mija nam zawsze pod hasłem #MiesiącaZdrowia. Co roku oczywiście proponowane aktywności dotyczą innych obszarów, ale zawsze dotykają troski zarówno o ciało, jak i o ducha. W ramach ostatniego Miesiąca Zdrowia odbyliśmy warsztaty „Moc Pozytywności” zorganizowane we współpracy z Wellbeing Institute. Mówiliśmy o tym, czym jest pozytywność i dlaczego jest potrzebna w życiu człowieka. Poznaliśmy techniki zwiększające pozytywność oraz dowiedzieliśmy się, jak stosować interwencje pozytywne w praktyce.
Zorganizowaliśmy także trening online pod hasłem „podnosimy witalność”. W naszej organizacji bardzo dobrze sprawdzają się konkursy wewnętrzne. W ramach ostatniego Miesiąca Zdrowia był to konkurs „Ludzie z pasją” – inspirowaliśmy siebie wzajemnie zdjęciami z naszych przyjemności po pracy. Wzięliśmy także udział (30 osób z organizacji) w kolejnej edycji biegu charytatywnego „Poland Business Run”. Biegliśmy w trybie wirtualnym – 
każdy z dowolnego miejsca. Nie zabrakło także webinaru o zdrowiu psychicznym. Webinary, co do zasady, odbywają się cyklicznie w każdym miesiącu. Pracownicy zgłaszają stopień zainteresowania poszczególnymi tematami i w odpowiedzi na te potrzeby są dobierane tematy. 
Co roku zapewniamy pracownikom także możliwość bezpłatnego zaszczepienia się przeciwko wirusowi grypy. W bieżącej komunikacji firmowej zachęcamy do badań i korzystania z pakietowych programów badań profilaktycznych. 
Analiza ostatniej naszej ankiety Employee Experience Survey wskazała potrzebę troski o równowagę. 
Ludzie potrzebowali narzędzi do doskonalenia uważności (o którą tak trudno w zdalnej rzeczywistości, gdzie „czyha” tyle rozpraszaczy). Treningi uważności miały na celu wprowadzenie do codziennego życia prostych narzędzi do planowania dnia (aby oprócz wysiłku i obowiązków znalazła się przestrzeń na regenerację i relaks). Skupiliśmy się m.in. na umiejętności nawiązywania kontaktu z własnym ciałem, wracania do stanu „tu i teraz” oraz radzeniu sobie z natłokiem myśli. W ramach ćwiczeń wykorzystywaliśmy dodatkowo pracę ze zmysłami. Poruszyliśmy tematykę emocji. Każdy z uczestników mógł wyznaczyć sobie cele związane z uważniejszym życiem.

WELLBEING INDEX

Co miesiąc przeprowadzamy także ankietę Wellbeing Index, której wyniki pozwalają reagować na nasze potrzeby i właściwie dostosować działania. Monitorujemy 6 ważnych aspektów: szczęście i zadowolenie z życia, relacje z ludźmi, radzenie sobie ze stresem, poczucie bezpieczeństwa, poziom energii do działania oraz równowagę między życiem prywatnym a zawodowym. Ankieta jest anonimowa. Odpowiedzi są udzielane w 5-stopniowej skali. Wyniki stanowią subiektywną ocenę rzeczywistości i umożliwiają bieżące monitorowanie nastrojów w organizacji.
Ponadto raz w roku organizujemy ankietę Employee Experience Survey. Jedna z jej części dotyczy obszaru mental health & wellbeing. W ostatnim badaniu blisko 90% osób zadeklarowało, że czuje się częścią organizacji. Nieco ponad 80% uznało, że może wyrażać swoją opinię w organizacji bez obaw o konsekwencje. Ponad 90% pracowników odpowiedziało, że otrzymuje bieżące informacje o sprawach ważnych dla firmy. Wszystkie te wyniki bardzo nas cieszą, ale w kontekście modelu, w jakim pracujemy (prawie całkowicie zdalnym), ostatni z nich jest dla nas ogromnym wyzwaniem. Funkcjonujemy w rozproszeniu, zdecydowana większość z nas od prawie trzech lat wykonuje swoje obowiązki w domowym zaciszu. Robimy wszystko, co w naszej mocy, by każdy w organizacji był na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie, co się zmieniło i przede wszystkim, aby każdy wiedział, dokąd zmierzamy jako organizacja. To zaspokaja potrzebę struktury i wpływa na poczucie sensu wykonywanej pracy. Co kwartał wszyscy spotykamy się w trybie zdalnym z Zarządem (Town Hall), a raz w miesiącu odbywają się spotkania wszystkich menedżerów (Performance Review), po których ważne informacje są przekazywane do pozostałych członków zespołów.

OFFLINE MOMENTS

Budowanie relacji w zdalnej rzeczywistości jest wyzwaniem. Dlatego też raz w roku organizujemy Offline Moments – dzień, w którym wszyscy spotykamy się osobiście. Na to wydarzenie czekamy cały rok i traktujemy je jak prawdziwe firmowe święto. Dodatkowo zachęcamy zespoły do spotkań kwartalnych twarzą w twarz w nieco mniejszym gronie. 
Dbamy o podtrzymanie tej atmosfery przez cały rok. Jednym ze sposobów jest wysyłka paczek świątecznych bezpośrednio do domów. Takie gesty pomagają utrzymać poczucie przynależności i świadczą o trosce, którą wzajemnie się obdarzamy. 

KIERUNKI DZIAŁANIA

Uważam, że trudno mówić o uniwersalnej instrukcji do wprowadzania strategii mh & wellbeing, ponieważ nie istnieje jeden szablon do wdrożenia w każdej organizacji. Każda firma jest inna i ma indywidualne potrzeby. Gdybym jednak miała wskazać kierunek, to na pewno jednym z kluczowych czynników sukcesu jest powołanie zespołu osób, które wierzą w zmianę i chcą być jej ambasadorami. 
Kluczowe jest, by zarząd także należał do tego grona (bo, jak to mówią, „przykład idzie z góry”). W Fiberhost mam to szczęście, że zarząd sam wyszedł z inicjatywą i zauważył potrzebę troski o ten obszar. Prezeska Fiberhost Marta Wojciechowska jest osobiście zaangażowana w działania, dzięki czemu ludzie dostrzegają wagę tego projektu. 
To, co chciałabym jeszcze podkreślić, to na pewno konieczność zbierania bieżących informacji zwrotnych od ludzi. W działaniach wellbeingowych nie chodzi tylko o ich atrakcyjność i użyteczność. Przede wszystkim powinny być one dopasowane do potrzeb danej organizacji. Dlatego tak ważne jest zapraszanie ludzi do dyskusji o tym, co jest pożądane w danym momencie. Warto też pamiętać o mierzeniu efektywności – w Fiberhost po każdym webinarze/wydarzeniu/projekcie uczestnicy mogą dokonać jego oceny i wyrazić swoją opinię.