Pandemia COVID minęła, nowa rzeczywistość została
Pandemia COVID-19 zatrzęsła nie tylko zdrowiem Polaków, lecz także organizacją pracy w bardzo wielu firmach. To, co wcześniej wydawało się niemożliwe do zastosowania w takiej skali – w trakcie pandemii bardzo szybko stało się nową rzeczywistością. Zdalna organizacja zadań, prowadzenie projektów w rozproszonym środowisku, spotkania online, zarządzanie zespołami „na odległość” – to kwestie, których wszyscy uczyliśmy się „na żywo”.
W grupie spółek DANONE – zatrudniającej w Polsce ponad 3 tys. pracowników – przekonaliśmy się o tym, że zdalne wykonywanie pracy jest możliwe także w dłuższej perspektywie. Nasi pracownicy dobrze oceniali elastyczność – w kwestii zarówno miejsca wykonywania pracy, jak i jej organizacji w porozumieniu z przełożonymi. Swoim zaangażowaniem i postawą udowodnili też, że praca w zasadzie z dowolnego miejsca na świecie, nie niesie uszczerbku dla jej wydajności czy jakości.
Dlatego – kiedy po pandemii wróciliśmy do biura, elastyczny, hybrydowy system pracy, łączący pracę zdalną i stacjonarną, został z nami już na stałe. Zdecydowaliśmy się na model 2 dni z biura i 3 dni zdalne. Cały czas jednak docierały do nas liczne sygnały od naszych pracowników, że są takie okresy w roku – w szczególności wakacje czy ferie, kiedy wydłużenie możliwości pracy zdalnej bardzo by się przydało.
I tak właśnie zrodził się u nas pomysł na workation.
Jak zaprojektowaliśmy ten benefit?
Prace nad workation koncentrowały się głównie na ustaleniu precyzyjnych zasad, które z jednej strony – spinały się biznesowo, z drugiej – były korzystne i atrakcyjne dla pracowników:
- Polska – minimum 4 dni, maksimum 30 dni w skali roku, zagranica – tylko UE, od 1 dnia do 30 dni w skali roku,
- limit 30 dni można podzielić na części – nie trzeba wykorzystywać całych 30 dni od razu,
- konieczna zgoda przełożonego i ustalenie z nim sposobu współpracy oraz wniosek w systemie,
- pracownik musi zapewnić sobie środowisko pracy – zabrać służbowy telefon i komputer, mieć dostęp do wi-fi, umożliwiający korzystanie z sieci firmowej.
Zależało nam na zapewnieniu jeszcze większej elastyczności w sposobie wykonywania pracy, niż wynikało to z hybrydowego czasu pracy – choć i on daje już niemałe możliwości. Przy ustaleniu z przełożonym dwóch dni biurowych w poniedziałek i wtorek oraz w czwartek i piątek w kolejnym tygodniu – możliwa jest praca zdalna przez tydzień bez żadnego dodatkowego rozwiązania! Dlatego m.in. czas trwania workation był ważny. Chcieliśmy znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące obie strony i finalnie uważamy, że nam się to udało.
Naszym głównym założeniem było bowiem wdrożenie workation jako elementu wspierającego nasz program Be Well, ułatwienie pracownikom dbania o ich dobrostan oraz godzenia pracy zawodowej z życiem prywatnym.
Celem programu Be Well w DANONE jest wsparcie pracowników w wypracowywaniu zdrowych nawyków i dbałość o ich dobre samopoczucie. Jesteśmy przekonani, że nasza praca i odpowiedzialność zaczynają się od nas samych i od miejsca, w którym pracujemy. Zdrowie i dobre samopoczucie nas wszystkich są zatem podstawą wszystkiego, co robimy jako firma. Program obejmuje trzy kluczowe obszary:
- zdrowe nawyki żywieniowe,
- dobre samopoczucie psychiczne,
- dobre samopoczucie fizyczne.
Workation składa się na drugi z tych obszarów, wspierając i rozszerzając wprowadzony już na stałe elastyczny, hybrydowy model czasu pracy. Nasz zarząd bardzo pozytywnie podszedł do wypracowanych założeń, akceptując workation w zaproponowanym kształcie.
Work@tion w DANONE – jak to działa?
Workation to 30 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego, możliwe do wykorzystania z terenu Polski lub z zagranicy – z krajów Unii Europejskiej. Dostępne jest dla pracowników, których obowiązki w tym okresie umożliwiają taką formę pracy – tam, gdzie np. nie jest wymagana ich fizyczna obecność w biurze. Konieczne jest więc uzgodnienie tej formy pracy z bezpośrednim przełożonym.
Zależało nam na prostych zasadach, by nie tworzyć sztucznych i zawiłych sposobów korzystania z workation. Dzięki temu wystarczy zgoda przełożonego i wniosek w systemie. W przypadku pracy zdalnej z terenu Polski – jest on akceptowany automatycznie. W przypadku zagranicy – konieczna jest weryfikacja kraju wskazanego przez pracownika, jako miejsce wykonywania pracy. Obywatele Polski i Unii Europejskiej mają pełne prawo podejmowania pracy na jej terytorium. Nie obejmuje ono jednak np. Wielkiej Brytanii. Jeżeli nasz pracownik nabył wcześniej prawo do wykonywania pracy z tego kraju – może wnioskować o workation także tam. To działa także w drugą stronę – jeżeli mamy pracownika, który nie jest obywatelem Polski ani Unii Europejskiej i ma on pozwolenie na pracę jedynie na terytorium Polski – nie może otrzymać od nas zgody na workation z innych krajów UE, ale może w swoim kraju macierzystym – nawet jeżeli nie jest to kraj europejski.
Jako limit w skali roku przyjęliśmy 30 dni, ponieważ w niektórych krajach praca na ich terytorium powyżej 30 dni rodzi już obowiązek podatkowy. Dzięki takiemu limitowi mamy pewność, że dla naszych pracowników skorzystanie z tego benefitu będzie proste i nie będzie się wiązało z dodatkowymi formalnościami czy kosztami.
No i oczywiście – wszystkie koszty swojego pobytu w zdalnym miejscu pracy pokrywa pracownik. Zobowiązuje się też do dostępności w zasięgu sieci wi-fi, by zapewnić skuteczną komunikację ze współpracownikami.
Pierwsze odczucia po wdrożeniu...
Oczywiście, mieliśmy pewne obawy, jak ten benefit zadziała w praktyce. Część menedżerów także miała wątpliwości, czy workation nie zdestabilizuje pracy ich zespołów. Sprawdziła się klarowna i transparentna komunikacja zasad, niepozostawiająca pola do niedopowiedzeń. Przygotowaliśmy komunikację mechaniki workation dla menedżerów, by wiedzieli, w jaki sposób działa i jaka jest ich rola w funkcjonowaniu tego benefitu. Dzięki temu – po pierwszych znakach zapytania w okresie wdrożenia – szybko oswoili się z nową formą elastycznej pracy. Doświadczenia pandemii i skutecznej pracy zdalnej też odegrały tu znaczącą rolę.
Pracownicy także odpowiedzialnie podchodzą do workation, swojej dostępności w tym czasie i wykonywania swojej pracy. Jak na tak dużą zmianę, muszę powiedzieć, że w praktyce nie mieliśmy sytuacji konfliktowych z workation w tle.
Komunikacja kluczem do sukcesu
Wdrożeniu tego benefitu towarzyszyła wewnętrzna kampania informacyjna. Wykorzystaliśmy do tego nasz intranet, mailingi, newsletter oraz ekrany telewizyjne rozmieszczone w biurze. Szczegółowo określiliśmy zasady jego działania, wyjaśniliśmy, kto może z niego korzystać, jaki jest wymiar roczny workation oraz podkreślaliśmy fakt, że ostateczna decyzja podejmowana jest przez przełożonego. Artykuł dotyczący działania workation jest na stałe dostępny dla pracowników w naszej wewnętrznej bazie wiedzy.
O skali zaangażowania w komunikację oraz zainteresowaniu pracowników niech świadczy fakt, że informacja o workation była numerem 2 z największą liczbą reakcji w naszym intranecie w roku 2022 – mimo że startowaliśmy w połowie roku. Sama strona w wewnętrznej bazie wiedzy, poświęcona temu benefitowi, była najczęściej odwiedzaną stroną w sierpniu 2022.
Po etapie komunikacji – przyszedł czas na etap promocji nowego benefitu. Zrekrutowaliśmy ambasadorów wewnętrznych wokół hasła „Work@tion @ DANONE by You” i na ich przykładach pokazywaliśmy realne sposoby wykorzystania tego benefitu.
Promocja marki pracodawcy
Ten benefit działa nie tylko wewnątrz organizacji. Wdrożenie workation w DANONE zostało zakomunikowane i zauważone także na zewnątrz. Działaniami PR zainteresowaliśmy nim media HR, branżowe i ekonomiczne, wykorzystaliśmy także artykuły natywne w mediach zasięgowych. Niebagatelną rolę odegrały także nasze własne media – w tym kanały społecznościowe. Na globalnym profilu DANONE na LinkedIn news o wdrożeniu workation okazał się mieć trzeci zasięg w skali globalnej oraz pierwszy w Polsce dla tego kanału w całym 2022 r.! Grafiki dotyczące workation publikowaliśmy na swoim profilu karierowym na Facebooku i na kanale @klimat_danone na Instagramie. Pokazywaliśmy prawdziwe historie naszych pracowników i ich sposoby na wykorzystanie tego benefitu.
Wdrożenie workation znalazło się także w uzasadnieniach nagród employerbrandingowych, jakie grupa spółek DANONE otrzymała jako pracodawca – m.in. Friendly Workplace 2023, Employer Branding Star 2023 oraz Wyróżnione Miejsce Pracy w IT w badaniu AudIT 2022.
Co wiemy po dwóch latach?
Benefit cieszy się dużym i wciąż rosnącym zainteresowaniem. Od wprowadzenia go w połowie 2022 r., ponad 250 pracowników skorzystało z niego w kraju i prawie 200 zagranicą, z czego około 80% stanowią przypadki z ostatnich 12 miesięcy. Ze względu na dużą elastyczność w organizacji pracy na co dzień oraz jasne zasady korzystania z tego benefitu, spotykamy się z bardzo dobrą reakcją na workation ze strony zarówno pracowników, jak i przełożonych.
Benefit ten działa nie tylko jako możliwość pracy z atrakcyjnych turystycznie miejsc, ale także – jako wsparcie w nieprzewidzianych sytuacjach, gdy nasi pracownicy potrzebują nagle zmienić miejsce pobytu, zająć się dziećmi bądź członkami rodziny. Grupa spółek DANONE aktywnie wspierała tegoroczną kampanię Fundacji Nutricia „Żywienie medyczne – Twoje posiłki w walce z chorobą” pod hasłem „Opiekun – kompetencje przyszłości”. W ramach tej inicjatywy stworzono manual dobrych praktyk, który zawiera praktyczne wskazówki dla pracodawców na temat wspierania pracowników, którzy łączą aktywność zawodową z opieką nad bliską osobą chorą. W takich sytuacjach możliwość pracy zdalnej czy elastycznych godzin pracy jest nieoceniona.
Podobnie jak praca hybrydowa – workation zostanie już z nami na dobre. Docierają do nas informacje, że nasi pracownicy „lubią wiedzieć, że mają możliwość skorzystania z workation w DANONE” nawet wtedy, gdy nie złożyli jeszcze swojego pierwszego wniosku.
