Nic się nie zmieni, jeśli nic nie zmienimy
Na początek przytoczę kilka danych o tym, jak dziś pracujemy i dlaczego warto weryfikować nasze nawyki związane ze stylem pracy. W ostatnich 4 latach średnia liczba spotkań tygodniowo wzrosła o 153%, a czas, który na nich spędzamy, wzrósł o 256%. Obecnie nie ma żadnych oznak, że ten trend się odwróci. Jesteśmy wręcz zalewani zaproszeniami na spotkania – liczba podwójnych zaproszeń na tę samą godzinę wzrosła (według danych z 2022 r.) średnio o 46% na osobę i prawdopodobnie przez ostatnie 2 lata także wzrosła. Przez dużą liczbę spotkań, staramy się nadganiać naszą pracę jeszcze w trakcie ich trwania. Odpisywanie na zaległe e-maile, realizowanie zadań niezwiązanych z tematem spotkania czy odpowiadanie na chacie koledze czy koleżance z pracy nikogo już nie dziwi, podobnie jak niewłączanie kamery. I nie robimy tego, w większości przypadków, z powodu niskiego zainteresowania tematem spotkania, ale przez presję zewnętrzną i wewnętrzną, jaką odczuwamy w związku z czekającymi na nas zadaniami. Staramy się, jak możemy, aby dawać radę, szczególnie jeśli mamy po 5–8 spotkań dziennie. Niestety, ten wielozadaniowy schemat działania powoduje, że często – i tak pomimo starań – znacząco wydłużamy sobie czas pracy. Nie ma bowiem badań, które potwierdzałyby, że multitasking ma sens i podnosi produktywność. To jednak nie wszystko. Poza przełączaniem się między różnymi kontekstami, jesteśmy bombardowani bodźcami, które odciągają nas od pracy w skupieniu. Analizy pokazują, że w ciągu dnia pracy, pracownik ma dziś o 45% więcej rozmów na chacie tygodniowo niż jeszcze 4 lata temu. Jak pokazują badania Human Power, średnio 8–9 razy na godzinę coś odrywa nas od pracy: e-mail, telefon, osobiste lub wirtualne zapytanie od kolegi czy koleżanki z pracy. Oczywiście część tych zapytań jest konieczna i „pcha” naszą pracę do przodu. Gdzie jednak przebiega granica, poza którą obniża się nasza produktywność?
Nie ma możliwości, stosując taki sposób działania, utrzymać uwagę przez dłużej niż 10 minut na zadaniu, nie mówiąc już o osiąganiu głębokiego skupienia. Niestety, nieustanne przełączanie się z zadania na zadanie dużo nas kosztuje – podnosi poziom stresu, zwiększa presję wewnętrzną i znacząco obniża naszą efektywność w pracy. Do pełnego skupienia, które jest potrzebne w przypadku realizowania złożonych zadań, potrzebujemy około 15–20 minut. Przełączając się z zadania na zadanie, jesteśmy w trwale niepełnej uwadze, co powoduje duże obciążenie układu nerwowego, które prowadzi do zmęczenia mentalnego ze względu na ciągłą zmienność. Będąc w trwale niepełnej uwadze, zwykle robimy kilka rzeczy na raz – realizujemy zadania na ilość, a nie na jakość. Popełniamy więcej błędów i rzadziej kończymy rozpoczęte zadania. Realizujemy w tym samym czasie różne zadania po trochu i przez to też osiągamy różne cele po trochu, rzadko doświadczając pełnej satysfakcji. Co ciekawe, większość z nas zauważa, że nie jest w pełni efektywna. Kiedy badamy organizacje, widzimy, że średnio 67% pracowników obserwuje u siebie problemy z rozpoczynaniem zadań, które wymagają skupienia, a 24% popełnia zdecydowanie więcej błędów. Możemy działać w takim zrywie krótko, ale jeśli przez większość dni w tygodniu tak funkcjonujemy, to narażamy się na wyczerpanie i niską produktywność. Osiągnęliśmy punkt malejących zysków z powodu przepracowania i przytłoczenia.
Badania prowadzone w 2022 r. przez firmę Microsoft na próbie 20 000 pracowników z 11 tys. organizacji pokazały, że 48% specjalistów i 53% menedżerów twierdzi, że doświadczają wypalenia. Oznacza to, że przekroczyliśmy granicę, kiedy dużo oznacza naprawdę i najprawdopodobniej potrzebujemy coś zmienić. Zwykle szukamy przyczyn takiego stanu rzeczy w firmie i w przełożonych – że tyle nam narzucają, że ciągle pojawia się coś nowego, że zmiana goni zmianę. Warto jednak zadać sobie pytanie, kto tak naprawdę za nasz styl pracy odpowiada: Czy zarząd nam każe tak pracować? Czy nasz przełożony prosi, abyśmy poświęcali nasze wieczory, weekendy, urlopy, zwolnienia lekarskie na pracę? Jeśli nie, to kto jest następny w kolejce? W większości przypadków, osobą, która odpowiada za taki, a nie inny sposób działania, jesteśmy my sami. To my ustalamy priorytety i listy zadań – akceptujemy spotkania (często bez agendy, bez jasnego sprecyzowania, co do tego spotkania mamy wnieść), zgadzamy się na czyjeś prośby, nie weryfikując, czy jesteśmy jedyną osobą, która może to zrobić, oraz nie pytając, na kiedy dokładnie nasza część pracy musi być dostarczona. Zgadzamy się na nierealne terminy, nagłe prośby i „wrzutki”. Chcemy być pomocni dla innych, niezawodni i profesjonalni. To my od siebie dużo oczekujemy i zakładamy, że musimy pracować szybko, że wiele zadań musi być realizowanych tu i teraz i nie może poczekać, oraz że wszystko jest na równi ważne.
Jeśli zatem chcemy doświadczyć wewnętrznego spokoju, wysokiego poziomu energii, braku presji i większej lekkości w działaniu, potrzebujemy zacząć od siebie. Każdy z nas może to zrobić dla siebie, nie czekając na nową edycję programu well-being, rozmowę z szefem czy ograniczenie zmian, które wprowadza zarząd firmy. Możemy sami zmienić swój styl pracy i zacząć oddychać spokojnie. Wystarczy zastosować 10 prostych zasad – tylko nie raz, ale konsekwentnie trzymać ich się przez cały czas.
Nawyk 1. – Naucz się mówić „nie”
Ta zasada jest jedną z najważniejszych, choć może wydawać się na pierwszy rzut oka kontrowersyjna. Do tej pory wiedzieliśmy, że podstawą wysokiej efektywności jest lista priorytetów, i że ważne, aby działać według nich. Niestety, przy tak dużej zmienności i tempie pracy, ta zasada nie jest już wystarczająca. Trzeba do niej dołożyć drugi element, który pozwoli nam jeszcze lepiej zadbać o nasze zasoby energii. Każdego dnia, poza listą priorytetów, warto powiedzieć sobie, a także innym osobom z otoczenia, czego dzisiaj nie zrobimy. Gdy tworzymy listę priorytetów i decydujemy, co zrobić danego dnia, jednocześnie rezygnujemy z czegoś innego. Każde nasze „tak” do jakiegoś zadania oznacza jednocześnie „nie” do innego – choć rzadko kiedy mamy tego świadomość. Warto też sobie powiedzieć, co nie jest teraz ważne – z czego świadomie możemy zrezygnować? Co być może straciło na znaczeniu? Co „pchnie” najmniej sprawy do przodu? O co już od dawna nikt nie pyta? I po prostu skupić się na 20% zadań, które dadzą 80% efektu.
Nawyk 2. – Dobrze wykorzystuj swoje optimum biologiczne
W ostatnim czasie dużo się mówi o tym, że efektywne osoby w ciągu 2 godzin maksymalnego skupienia są w stanie zrobić więcej niż inni przez 8 godzin. Większość ludzi ma najlepszy poziom koncentracji, uwagi oraz cierpliwości w godzinach porannych lub przedpołudniowych. Sztuką jest zatem, aby te 2–4 godziny, na które przypada nasza wysoka efektywność, przeznaczyć na pracę w skupieniu i realizować najtrudniejsze, najbardziej złożone zadania. Warto pilnować tej zasady szczególnie wtedy, kiedy mamy duży natłok pracy i wysoki poziom zmęczenia.
Nawyk 3. – Rób jedną rzecz w jednym czasie
Wielozadaniowość daje złudne poczucie, że robimy więcej i szybciej. Badania dobitnie pokazują, że zadania wykonywane w trybie wielozadaniowym trwają dłużej średnio o 20–40%. I to nie są jedyne koszty, które ponosimy, ponieważ w takim trybie działania zmniejszamy zrozumienie tego, czym się zajmujemy, popełniamy więcej błędów oraz nie potrafimy oszacować, ile czasu coś nam zajmie.
Bardzo duża część zmęczenia mentalnego i emocjonalnego, które odczuwamy pod koniec dnia, wynika z wielozadaniowości, która przeciąża układ nerwowy. To, co warto robić, to jak najczęściej zajmować się jedną rzeczą w tym samym czasie. Jeśli rozmawiamy z kimś, to poświęćmy mu 100% uwagi. Jeśli piszesz umowę, to nie zaglądaj co chwilę na pocztę e-mail itp.
Nawyk 4. – Odpoczywaj przez 42% czasu
Jednym z największych błędów, jakie popełniamy w dbaniu o siebie, jest przekonanie, że na odpoczynek trzeba sobie zasłużyć. Większość z nas traktuje odpoczynek jako rodzaj nagrody po ciężkim dniu, czyli po realizacji wszystkich zadań i priorytetów.
Prawda jest taka, że rzadko lista zadań się kończy. Traktowanie przerwy jako nagrody, na którą trzeba sobie zasłużyć, to prosta droga do dużej ilości pracy i energetycznego wyczerpania. Jeśli musimy „zapracować” na swój odpoczynek, to z pewnością nie nastąpi on zbyt szybko… Jedno jest pewne – odpoczynek jest tak samo ważny, jak bycie w aktywności i mobilizacji. Dobra wiadomość jest taka, że naukowcy odkryli już, ile powinniśmy odpoczywać, żeby uchronić się przed energetycznym wyczerpaniem. Jest to 42% całego naszego czasu! Jak tę wiedzę przełożyć na praktykę? 42% to jest: 10 godzin odpoczynku w ciągu doby (wliczając w to sen). Trzymanie się 42% będzie zabezpieczało nas przed energetycznym wyczerpaniem i wspierało wysoką produktywność mentalną w pracy.
Nawyk 5. – Śpij 7–8 godzin na dobę
Wiele źródeł podaje, że dorosły człowiek potrzebuje średnio od 7 do 8 godzin dobrej jakości snu. Dobrej, czyli takiej, dzięki której czujemy się wypoczęci, pełni energii, zdolni do utrzymywania uwagi na najwyższym poziomie oraz odczuwania przyjemnych emocji w ciągu dnia (radość, zapał, ciekawość, entuzjazm itp.). Sen trwający 7–8 godzin wspiera odporność na stres, dobry nastrój i wpływa na skupienie, które jest podstawą naszej efektywności w pracy. Dlatego warto zadbać o swój sen, aby ten mógł zadbać o naszą produktywność i odporność emocjonalną.
Nawyk 6. – Praktykuj oddech, który zatrzymuje stres
Stres i nieprzyjemne emocje, które mu towarzyszą, są jednymi z głównych przyczyn energetycznego wyczerpania. Kiedy działamy pod presją liczby zadań i deadline’ów, bardzo trudno nam jest nawigować emocjami. Działanie na takim poziomie mobilizacji powoduje, że niezależnie od trudności danej sytuacji, nasze pobudzenie nie spada, przez co widzimy, myślimy i czujemy tunelowo. W tym stanie nie ma możliwości, żeby podejmować optymalne decyzje, działać efektywnie czy być kreatywnym.
To, co w takich sytuacjach jest kluczowe, to zatrzymanie reakcji stresowej i jak najszybsze odzyskanie dostępu do pełni posiadanych zasobów. I chociaż może to się wydawać nie do zrobienia, istnieje prosta metoda, która przywraca równowagę i zajmuje nie więcej niż 3 minuty. Wystarczy skrócić wdech, licząc do trzech, i wydłużyć wydech – licząc do sześciu.
Taki sposób oddychania przywraca harmonię wewnętrzną. Ciało przełącza się z trybu współczulnego (stanu mobilizacji – walki, ucieczki lub odrętwienia) w tryb przywspółczulny, który sprzyja odpoczynkowi i synchronizacji procesów fizycznych oraz umysłowych. Można stosować tę technikę w każdej stresującej sytuacji i powtarzać ją tak długo, aż poczujemy wewnętrzny spokój.
Nawyk 7. – Pracuj w ciszy
Żyjemy w świecie dźwięków o różnym nasileniu, często nie zauważamy całego hałasu, na który jesteśmy narażeni. Cisza stała się dla wielu z nas czymś tak niezwykłym i niewygodnym, że wypełniamy każdą wolną chwilę dźwiękiem.
Ludzki umysł ma tendencję do nieustannego wędrowania, przez co mogą pojawić się myśli i uczucia, które nie są przyjemne. Jest to naturalny stan, który próbujemy zagłuszyć, sięgając zwykle po telefon czy włączając muzykę lub radio. Jedno jest pewne – umysł i ciało potrzebują ciszy. Cisza pomaga łagodzić stres, odbudowywać komórki mózgowe, lepiej przetwarzać informacje.
Dzięki pracy w ciszy zwiększamy swoją produktywność, wydajność i cierpliwość – brak dźwięków zachęca do uważności i zwiększa zasoby do pokonywania wyzwań z większym opanowaniem. Poprawia również kreatywność – pomaga pobudzić wyobraźnię i inspiruje do innowacyjnego myślenia, odblokowując nowe pomysły i rozwiązania.
Nawyk 8. – Stosuj 2 minuty zatrzymania w ciągu dnia
Krótkie ćwiczenie uważności (czyli mindfulness) w ciągu dnia daje możliwość świadomego nawigowania własnymi myślami i realnie uspokaja rozpędzony umysł. Badania pokazują, że regularne ćwiczenie uważności redukuje stres, poprawia kreatywność, funkcjonowanie układu odpornościowego oraz jakość snu. To nic innego jak sztuka obserwowania tego, co się z nami dzieje w danej chwili – z naszym ciałem, emocjami, myślami, i jednocześnie nie podążanie za nimi, tylko po prostu bycie z boku, w obserwacji. Na początek wystarczą dosłownie 2 minuty dziennie, które nas zatrzymają, dając przestrzeń na chwilę uważności.
Nawyk 9. – Odwróć harmonogram dnia
Współczesny świat, w którym funkcjonujemy, chwali pracę, pośpiech, wielozadaniowość i przepracowanie. W tych realiach odpoczynek często postrzegany jest jako oznaka lenistwa albo, co gorsza, słabości. W konsekwencji, nawet jeśli mamy chwilę czasu i naprawdę nie mamy nic pilnego do zrobienia, nie potrafimy się zrelaksować – szukamy sobie zajęcia albo zwyczajnie źle się czujemy z tym, że my odpoczywamy, a inni pracują.
Skuteczną techniką, która może być tu bardzo pomocna, jest odwrócony harmonogram dnia. Chodzi w nim o to, aby najpierw zaplanować wszystkie działania, które pomagają w utrzymywaniu wysokiego poziomu energii – przerwy od pracy, przerwę na obiad, czas na trening, spacer, czytanie książki, słuchanie muzyki, medytację – a następnie, na tak wpisane aktywności, nałożyć zadania zawodowe. W tym zadaniu chodzi o zmianę sposobu myślenia na temat planowania zadań w ciągu dnia oraz o refleksję, jak dzisiaj funkcjonujemy – na ile dbamy o te krótkie momenty między zadaniami, które skutecznie ładują nasze baterie.
Zasada 10. – Dopasuj swój dzień do poziomu energii
Ludzki organizm o poranku ma 100% energii, którą może wykorzystać na zadania, ale też adaptację do stresu, jaki doświadczamy w ciągu dnia. Ten poziom energii może być różny w poniedziałek po weekendzie od poziomu, który mamy w piątek po całym tygodniu pracy.
Z tego względu zarówno ilość, jak i intensywność stresu powinna być dostosowana do poziomu energii, jaki mamy danego dnia rano. Warto zauważyć, że to, co drenuje nasze zasoby energii, to stres psychiczny, który jest nie tylko goniącym terminem, trudnym spotkaniem czy e-mailem, po którym ilość pracy wzrasta dwukrotnie. To również setki małych wyzwań, którym nasze układy nerwowe muszą sprostać. To wszystko drenuje zasoby energii i warto o tym pamiętać, dostosowując liczbę obciążeń danego dnia do aktualnej kondycji.
Wszystkie te zasady mają jeden wspólny mianownik – są niezwykle skuteczne, pod warunkiem, że zastosuje się je w praktyce. Ponieważ rok 2024 dobiega końca, warto poddać refleksji to, jak funkcjonujemy, i wprowadzić kilka korekt, aby w roku 2025 mieć więcej energii oraz przyjemności z wykonywanej pracy.
