Compliance oraz prezenty od kontrahentów. Kiedy to miła niespodzianka, a kiedy już konflikt interesów?

Czym jest compliance i dlaczego ma znaczenie dla organizacji?

Pojęcie compliance pochodzi od angielskiego czasownika „to comply”, czyli stosować się do czegoś. Rzeczownik compliance oznacza zaś „zgodność”. Ale właściwie co to oznacza dla danej organizacji lub pracodawcy? Choć w fachowej literaturze wskazuje się, że sformułowanie prawidłowej definicji compliance jest zadaniem bardzo utrudnionym, to wydaje się, że słownikowe tłumaczenie tego pojęcia dobrze oddaje intuicje dotyczące znaczenia compliance. Mówiąc najogólniej, compliance to właśnie działanie w zgodności z pewnymi normami, do których przestrzegania dany podmiot jest zobowiązany.

Z jakimi normami zachowanie ma być zgodne?

Rozbieżności w rozumieniu pojęcia compliance wynikają z różnego wyznaczania zakresu tego pojęcia. Część autorów opisujących zjawisko twierdzi bowiem, że compliance to zgodność wyłącznie z powszechnie obowiązującymi normami prawnymi. Inni bardzo ograniczają znaczenie compliance, odnosząc je wyłącznie do tych przepisów prawnych, których naruszenie może się wiązać z odpowiedzialnością karną. Wydaje się jednak, że większość autorów, jak również dominująca część biznesu, rozumie to pojęcie szeroko, tj. jako zgodność zarówno z powszechnie obowiązującymi przepisami prawnymi – w tym również tymi, które nie mają charakteru karnego – jak i ze standardami pozaprawnymi, do przestrzegania których dany podmiot sam się zobowiązał. 

W przypadku przyjęcia szerokiej definicji compliance przedsiębiorstwo, które zamierza wprowadzać procedury compliance, będzie musiało zapewnić zgodność również z normami pozaprawnymi, tj. przykładowo wszelkimi regułami postępowania, misjami i wizjami przedsiębiorstw, politykami odnoszącymi się do różnych sfer działania, kodeksami etycznymi, normami jakości, zasadami, które są zbiorem reguł wykonywania poszczególnych zawodów (choć w tym miejscu może wchodzić materia uregulowana ustawowo) lub powstały w ramach działalności trwającej przez dekady, oraz innymi normami różnego pochodzenia dotyczącymi tzw. społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. corporate social responsibility – CSR) itp. Przestrzeganie jest zależne wyłącznie od woli przedsiębiorcy. Obowiązek przestrzegania takich norm może wynikać również z zawartych umów cywilnoprawnych.

W związku z niejednoznacznością opisywanego pojęcia, compliance może oznaczać również pewien sposób organizacji przedsiębiorstwa oraz zespół środków zmierzających do zapewnienia zgodności z przepisami prawa oraz normami o charakterze pozaprawnym. Takie rozumienie compliance jest utożsamiane zatem z tzw. systemem zarządzania compliance (ang. compliance management system – CMS). 

Podkreślenia wymaga fakt, że celem systemu zarządzania compliance jest w pierwszej kolejności prewencja zjawisk niepożądanych w organizacji. W literaturze przedmiotu postuluje się, że CMS powinien być konstruowany w taki sposób, aby nie tylko wykrywał nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, lecz także im zapobiegał. 

Z kolei w przypadku zaistnienia danej nieprawidłowości, CMS powinien pozwalać na jej możliwie szybkie wykrycie oraz na jednoznaczne ustalenie osoby odpowiedzialnej za jej powstanie – jedocześnie może wskazywać konsekwencje. Elementem CMS jest również takie jego ciągłe doskonalenie, by w przyszłości nie dochodziło do naruszeń. 

Jakie środki składają się na CMS?

To zależy przede wszystkim od przedmiotu działalności danego przedsiębiorstwa. Istnieje jednak pewna grupa środków, które powinny być stosowane w większości przedsiębiorstw, dotyczą one bowiem wszystkich uczestników obrotu rynkowego. Są to m.in. wprowadzanie regulacji związanych z kontaktami zewnętrznymi – klientami, dostawcami i innymi podmiotami współpracującymi z organizacją. Jedną z takich regulacji może być zbiór reguł i zasad dotyczących przyjmowania prezentów od dostawców/kontrahentów.

Samo przyjmowanie niewielkiej wartości upominków czy prezentów od kontrahentów, co do zasady, nie jest czynem zabronionym przez prawo. Cały obrót gospodarczy w pewnym stopniu opiera się na relacjach międzyludzkich, a przede wszystkim na tych pozytywnych. Przekazywanie drobnych upominków, gadżetów, darmowych próbek lub sztuk produktów, zaproszenia na wspólne posiłki lub udział w wydarzeniach kulturalnych i sportowych ma służyć pogłębianiu relacji między przedstawicielami różnych podmiotów i budowaniu odpowiednich relacji. 

Dlaczego regulacje odnoszące się do prezentów są potrzebne?

Odpowiedź jest o tyle istotna, że ukierunkowuje konstruowanie takich regulacji. Przede wszystkim, aby unikać sytuacji mogących rodzić odpowiedzialność karną – wręczanie tzw. korzyści majątkowych jest w świetle polskiego prawa karnego – Kodeks karny przewiduje sankcje w przypadku uzależnienia nadużycia uprawnień lub niedopełnienia obowiązku przez osobę pełniącą funkcję kierowniczą od udzielenia jej korzyści majątkowej lub osobistej (art. 296a k.k.1). Dlatego unikanie takich sytuacji jest w interesie osób kierujących danym podmiotem – z uwagi nie tylko na ewentualne ryzyko postępowania karnego, lecz także na zewnętrzne postrzeganie podmiotu, w którym dochodzi do korupcji. 

Innym ryzykiem prawnym jest powstanie zobowiązań podatkowych, jeżeli prezenty przekraczają wartość określoną przepisami podatkowymi. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych2 przychodem podatnika są nie tylko świadczenia pieniężne. Zgodnie z art. 11 ust. 1 tej ustawy dochodem jest również świadczenie w naturze otrzymane lub pozostawione w dyspozycji lub inne nieodpłatne świadczenie. Ustawodawca jednak wyłączył z tego tzw. małe prezenty – wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą, jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł – co może stanowić zasadniczy próg dla ewentualnych regulacji wewnętrznych. W tym miejscu należy wskazać, że próg tego rodzaju dziś jest nieprzystający do realiów gospodarczych i powinien być wyższy, niemniej jednak obecnie stanowi wyznacznik wartości prezentu. 

Jeszcze inną kwestią regulowaną przez prawo jest zaistnienie czynu nieuczciwej konkurencji3. Potencjalnie czyn nieuczciwej konkurencji może być powiązany z prezentami, które spowodują ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa kontrahenta (art. 23 ustawy).

Co może być prezentem?

Przykładowa lista brzmi następująco: towary, usługi, posiłki i napoje, umożliwienie korzystania z pojazdów, bilety na wydarzenia sportowe, bilety na wydarzenia kulturalne, rabaty, vouchery, karty przedpłacone, bony towarowe, pokrycie kosztów podróży oraz inne świadczenia wzajemne. 

Naczelną zasadą przy wprowadzaniu takich regulacji jest dobranie odpowiednich regulacji do profilu organizacji. Inaczej będzie wyglądała polityka w przedsiębiorstwie zajmującym się obrotem dobrami szybko zbywalnymi (FMCG), gdzie np. równowartość prezentów za kwotę 200 zł może stanowić w różnych dobrach znaczną ilość. Z drugiej strony należy wskazać, że równowartość 200 zł w wielu branżach jest akceptowalna społecznie i nie będzie zasadniczo budziła wątpliwości natury etycznej. Kolejnymi wyznacznikami dla określania granicy dozwolonego prezentu mogą być następujące:

• prezenty są zgodne z akceptowanym postępowaniem w relacjach danego rodzaju (odwołanie do norm pozaprawnych),
• prezenty nie mają na celu zachęty do korzystania z konkretnych dóbr i usług,
• prezenty są zgodne z obowiązującym porządkiem prawnym.

Ocena w każdej sytuacji może przebiegać w oparciu o następujące dyrektywy odnoszące się do celu obdarowania – prezenty nie mogą:

• bezprawnie wpływać na decyzje biznesowe podejmowane w imieniu organizacji,
• powodować wrażenia bezprawnego nacisku ze strony darczyńcy,
• tworzyć podłoża do ewentualnego konfliktu interesów.

Te dyrektywy powinny obowiązywać bez względu na wartość prezentu. Można też wyprowadzić dyrektywy odnoszące się do charakteru prezentów: są uzasadnione (święta, jubileusze, ewentualnie urodziny, imieniny), sporadyczne (zbyt częste prezenty powinny zaniepokoić obdarowanego, o ile dotyczy to jedynie płaszczyzny biznesowej), o skromnej wartości oraz wręczane wtedy, gdy z jakichś innych względów w danym środowisku zawodowym jest to niedopuszczalne.

Kwestią zdrowego rozsądku jest ustalanie, co jest dopuszczalne. Należy się zastanowić, czy ujawnienie prezentu lub rozrywki wprawiłoby w zakłopotanie obdarowanego lub innych pracowników. O ich niewłaściwości świadczą zamiar i cel takiej oferty, a nie wartość pieniężna. Na ogół im wyższa wartość pieniężna prezentu lub oferowanych świadczeń bądź częstość ich przekazywania, tym wyższy poziom przejrzystości jest wymagany. Wręczanie lub przyjmowanie wszelkiego rodzaju prezentów bądź innych świadczeń musi być zawsze zgodne z prawem i lokalnymi metodami postępowania w biznesie. Ponadto większość klientów może mieć surowe kodeksy postępowania dotyczące tego rodzaju zachowań, które obowiązują pracowników. 

Jak dokonać rozróżnienia między prezentem a łapówką?

W tym przypadku znowu należy się odnieść do przepisów Kodeksu karnego. W jego treści zawarto objaśnienie pojęcia korzyści majątkowej4 (potocznie określanej jako łapówka) – korzyścią majątkową lub osobistą jest korzyść zarówno dla siebie, jak i dla kogoś innego. Odbiorcy, który nie ma dużo wspólnego z prawem, a w szczególności z prawem karnym, ta definicja nie mówi wiele. Dlatego wyjaśnienie pojęcia należy oprzeć na orzecznictwie: jest to każde powiększenie majątku własnego lub innej osoby albo uniknięcie w nim strat, z wyjątkiem jedynie tych wypadków, gdy korzyść taka przysługuje sprawcy lub innej osobie zgodnie z istniejącym w chwili czynu stosunkiem prawnym5. Jednocześnie należy zauważyć, że wartość korzyści majątkowej nie ma znaczenia6. Dlatego też do każdego z pracowników należy ocena intencji, z jaką darowany jest dany przedmiot, usługa lub przysługa przez kontrahenta. 

Wprowadzając tego rodzaju regulacje, konieczne jest wyznaczenie w każdej organizacji osoby, która wesprze w sytuacji wątpliwości – każdy pracownik, który ma pytania w sprawie właściwości lub zgodności z przepisami oferowania lub przyjmowania konkretnego prezentu bądź oferowania usług danego rodzaju, powinien skontaktować się z wyznaczoną osobą w strukturze organizacji.

Jak wprowadzić takie regulacje?

Prawo pracy ani inne przepisy w polskim systemie prawnym nie określają wprowadzania tego rodzaju norm – pracodawca ma prawo wprowadzania regulacji wewnętrznych, co przekłada się na dość swobodną formę, którą wybierają poszczególne podmioty. Mogą to być dokumenty o charakterze deklaratoryjnym lub ideowym (np. formułując misję firmy, można wprowadzić pewne normy w przedmiocie relacji zewnętrznych, różnego rodzaju deklaracje, różnego rodzaju polityki), dokumenty etyczne (kodeksy etyki), zarządzenia, okólniki i inne. Wprowadzanie takich regulacji powinno nastąpić w zależności od rozwoju organizacji – jeżeli to jest kilkuosobowa organizacja z niezbyt licznymi relacjami gospodarczymi, wprowadzanie bardzo sformalizowanych regulacji nie wydaje się potrzebne, ale im większa organizacja i rozległość kontaktów gospodarczych, tym ta potrzeba może się pojawić lub będzie rosnąć. Zdarza się, że w bardzo dużych podmiotach, zwłaszcza mających powiązania międzynarodowe, rozwiązania obowiązujące dla wszystkich podmiotów danej grupy kapitałowej lub wypracowane na poziomie międzynarodowym nie są dostosowane do warunków miejscowych i powodują więcej wątpliwości, niż wskazują wzorce zachowań. Niekiedy są to regulacje pozwalające na przyjmowanie prezentów przekraczających wartość określoną polskimi przepisami podatkowymi, co może narazić pracowników na powstanie po ich stronie niepotrzebnych zobowiązań podatkowych.

Co ma zrobić pracownik w sytuacji otrzymania prezentu?

To jeszcze jeden temat mający istotne znaczenie praktyczne. Dobrym rozwiązaniem, uregulowanym wewnętrznie, jest rodzaj notyfikowania przyjętych prezentów, co na pewno pozwala na zachowanie transparentności w tej dziedzinie, a jednocześnie pracodawca posiada wiedzę niezbędną do określenia ryzyka związanego z darowanymi przez kontrahentów przedmiotami. Nieprzestrzeganie reguł odnoszących się do prezentów może być podstawą nawet do rozwiązania umowy o pracę w trybie bez wypowiedzenia7, co jednak powinno dotyczyć przypadków drastycznych, które równolegle mogą powodować powstanie odpowiedzialności karnej. 

Kończąc, należy podkreślić, że wewnętrzne uregulowanie kwestii prezentów w ramach struktur zatrudniających ma istotne znaczenie zarówno dla samych pracodawców, jak i pracowników, tak aby unikać wszelkich ryzyk prawnych i organizacyjnych. 

Bibliografia:

1. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny, Dz. U. z 2020 r., poz. 1444 ze zm. Art. 296a (tzw. łapownictwo menedżerskie) jest karalne w Polsce od dnia 1 lipca 2003 r.
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz. U. z 2020 r., poz. 1426 ze zm.; por. również art. 9 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 68a.
3. Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Dz. U. 
4. Art. 115 § 4 Kodeksu karnego. 
5. Uzasadnienie do uchwały Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 1980 r., sygn. akt: VII KZP 41/78, opubl. OSNKW 1980/3/24.
6. Uzasadnienie do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2013 r., sygn. akt: WA 22/13, opubl. LEX nr 1379935. z 2020 r., poz. 1913.
7. Art. 52 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.; powszechnie określa się tę instytucję jako „zwolnienie dyscyplinarne”.