Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo pracy w praktyce

6 kwietnia 2021

NR 21 (Marzec 2021)

Compliance oraz prezenty od kontrahentów. Kiedy to miła niespodzianka, a kiedy już konflikt interesów?

0 148

Prowadząc jakąkolwiek działalność gospodarczą, coraz częściej można się spotkać z pojęciem compliance. Dotyczy ono nie tylko największych graczy obrotu gospodarczego. Również małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), a nawet osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, mierzą się z wymogami, które niesie ze sobą compliance. Co to znaczy?

Pojęcie compliance pochodzi od angielskiego czasownika „to comply”, czyli stosować się do czegoś. Rzeczownik compliance oznacza zaś „zgodność”. Ale właściwie co to oznacza dla danej organizacji lub pracodawcy? Choć w fachowej literaturze wskazuje się, że sformułowanie prawidłowej definicji compliance jest zadaniem bardzo utrudnionym, to wydaje się, że słownikowe tłumaczenie tego pojęcia dobrze oddaje intuicje dotyczące znaczenia compliance. Mówiąc najogólniej, compliance to właśnie działanie w zgodności z pewnymi normami, do których przestrzegania dany podmiot jest zobowiązany.

POLECAMY

Z jakimi normami zachowanie ma być zgodne?

Rozbieżności w rozumieniu pojęcia compliance wynikają z różnego wyznaczania zakresu tego pojęcia. Część autorów opisujących zjawisko twierdzi bowiem, że compliance to zgodność wyłącznie z powszechnie obowiązującymi normami prawnymi. Inni bardzo ograniczają znaczenie compliance, odnosząc je wyłącznie do tych przepisów prawnych, których naruszenie może się wiązać z odpowiedzialnością karną. Wydaje się jednak, że większość autorów, jak również dominująca część biznesu, rozumie to pojęcie szeroko, tj. jako zgodność zarówno z powszechnie obowiązującymi przepisami prawnymi – w tym również tymi, które nie mają charakteru karnego – jak i ze standardami pozaprawnymi, do przestrzegania których dany podmiot sam się zobowiązał. 

Ważne

Przyjęcie odpowiedniego rozumienia compliance narzuca kliszę działań organizacji i ma daleko idące konsekwencje praktyczne, to właśnie ono będzie bowiem wyznaczało zakres zobowiązania przedsiębiorstwa, a przede wszystkim jego władz – zarządu, rady nadzorczej itd., do zapewnienia definicyjnej zgodności. 


W przypadku przyjęcia szerokiej definicji compliance przedsiębiorstwo, które zamierza wprowadzać procedury compliance, będzie musiało zapewnić zgodność również z normami pozaprawnymi, tj. przykładowo wszelkimi regułami postępowania, misjami i wizjami przedsiębiorstw, politykami odnoszącymi się do różnych sfer działania, kodeksami etycznymi, normami jakości, zasadami, które są zbiorem reguł wykonywania poszczególnych zawodów (choć w tym miejscu może wchodzić materia uregulowana ustawowo) lub powstały w ramach działalności trwającej przez dekady, oraz innymi normami różnego pochodzenia dotyczącymi tzw. społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. corporate social responsibility – CSR) itp. Przestrzeganie jest zależne wyłącznie od woli przedsiębiorcy. Obowiązek przestrzegania takich norm może wynikać również z zawartych umów cywilnoprawnych.
W związku z niejednoznacznością opisywanego pojęcia, compliance może oznaczać również pewien sposób organizacji przedsiębiorstwa oraz zespół środków zmierzających do zapewnienia zgodności z przepisami prawa oraz normami o charakterze pozaprawnym. Takie rozumienie compliance jest utożsamiane zatem z tzw. systemem zarządzania compliance (ang. compliance management system – CMS). 
Podkreślenia wymaga fakt, że celem systemu zarządzania compliance jest w pierwszej kolejności prewencja zjawisk niepożądanych w organizacji. W literaturze przedmiotu postuluje się, że CMS powinien być konstruowany w taki sposób, aby nie tylko wykrywał nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, lecz także im zapobiegał. 
Z kolei w przypadku zaistnienia danej nieprawidłowości, CMS powinien pozwalać na jej możliwie szybkie wykrycie oraz na jednoznaczne ustalenie osoby odpowiedzialnej za jej powstanie – jedocześnie może wskazywać konsekwencje. Elementem CMS jest również takie jego ciągłe doskonalenie, by w przyszłości nie dochodziło do naruszeń. 

Jakie środki składają się na CMS?

To zależy przede wszystkim od przedmiotu działalności danego przedsiębiorstwa. Istnieje jednak pewna grupa środków, które powinny być stosowane w większości przedsiębiorstw, dotyczą one bowiem wszystkich uczestników obrotu rynkowego. Są to m.in. wprowadzanie regulacji związanych z kontaktami zewnętrznymi – klientami, dostawcami i innymi podmiotami współpracującymi z organizacją. Jedną z takich regulacji może być zbiór reguł i zasad dotyczących przyjmowania prezentów od dostawców/kontrahentów.
Samo przyjmowanie niewielkiej wartości upominków czy prezentów od kontrahentów, co do zasady, nie jest czynem zabronionym przez prawo. Cały obrót gospodarczy w pewnym stopniu opiera się na relacjach międzyludzkich, a przede wszystkim na tych pozytywnych. Przekazywanie drobnych upominków, gadżetów, darmowych próbek lub sztuk produktów, zaproszenia na wspólne posiłki lub udział w wydarzeniach kulturalnych i sportowych ma służyć pogłębianiu relacji między przedstawicielami różnych podmiotów i budowaniu odpowiednich relacji. 

Dlaczego regulacje odnoszące się do prezentów są potrzebne?

Odpowiedź jest o tyle istotna, że ukierunkowuje konstruowanie takich regulacji. Przede wszystkim aby unikać sytuacji mogących rodzić odpowiedzialność karną – wręczanie tzw. korzyści majątkowych jest w świetle polskiego prawa karnego – Kodeks karny przewiduje sankcje w przypadku uzależnienia nadużycia uprawnień lub niedopełnienia obowiązku przez osobę pełniącą funkcję kierowniczą od udzielenia jej korzyści majątkowej lub osobistej (art. 296a k.k.1). Dlatego unikanie takich sytuacji jest w interesie osób kierujących danym podmiotem – z uwagi nie tylko na ewentualne ryzyko postępowania karnego, lecz także na zewnętrzne postrzeganie podmiotu, w którym dochodzi do korupcji. 
Innym ryzykiem prawnym jest powstanie zobowiązań podatkowych, jeżeli prezenty przekraczają wartość określoną przepisami podatkowymi. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych2 przychodem podatnika są nie tylko świadczenia pieniężne. Zgodnie z art. 11 ust. 1 tej ustawy dochodem jest również świadczenie w naturze otrzymane lub pozostawione w dyspozycji lub inne nieodpłatne świadczenie. Ustawodawca jednak wyłączył z tego tzw. małe prezenty – wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą, jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł – co może stanowić zasadniczy próg dla ewentualnych regulacji wewnętrznych. W tym miejscu należy wskazać, że próg tego rodzaju dziś jest nieprzystający do realiów gospodarczych i powinien być wyższy, niemniej jednak obecnie stanowi wyznacznik wartości prezentu. 
Jeszcze inną kwestią regulowaną przez prawo jest zaistnienie czynu nieuczciwej konkurencji3. Potencjalnie czyn nieuczciwej konkurencji może być powiązany z prezentami, które spowodują ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa kontrahenta (art. 23 ustawy).

Co może być prezentem?

Przykładowa lista brzmi następująco: towary, usługi, posiłki i napoje, umożliwienie korzystania z pojazdów, bilety na wydarzenia sportowe, bilety na wydarzenia kulturalne, rabaty, vouchery, karty przedpłacone, bony towarowe, pokrycie kosztów podróży oraz inne świadczenia wzajemne. 
Naczelną zasadą przy wprowadzaniu takich regulacji jest dobranie odpowiednich regulacji do profilu organizacji. Inaczej będzie wyglądała polityka w przedsiębiorstwie zajmującym się obrotem dobrami szybko zbywalnymi (FMCG), gdzie np. równowartość prezentów za kwotę 200 zł może stanowić w różnych dobrach znaczną ilość. Z drugiej strony należy wskazać, że równowartość 200 zł w wielu branżach jest akceptowalna społecznie i nie będzie zasadniczo budziła wątpliwości natury etycznej. Kolejnymi wyznacznikami dla określania granicy dozwolonego prezentu mogą być następujące:

  • prezenty są zgodne z akceptowanym postępowaniem w relacjach danego rodzaju (odwołanie do norm pozaprawnych),
  • prezenty nie mają na celu zachęty do korzystania z konkretnych dóbr i usług,
  • prezenty są zgodne z obowiązującym porządkiem prawnym. 

Ocena w każdej sytuacji może przebiegać w oparciu o następujące dyrektywy odnoszące się do celu obdarowania – prezenty nie mogą:

  • bezprawnie wpływać na decyzje biznesowe podejmowane w imieniu organizacji,
  • powodować wrażenia bezprawnego nacisku ze strony darczyńcy,
  • tworzyć podłoża do ewentualnego konfliktu interesów.

Te dyrektywy powinny obowiązywać bez względu na wartość prezentu. Można też wyprowadzić dyrektywy odnoszące się do charakteru prezentów: są uzasadnione (święta, jubileusze, ewentualnie urodziny, imieniny), sporadyczne (zbyt częste prezenty powinny zaniepokoić obdarowanego, o ile dotyczy to jedynie płaszczyzny biznesowej), o skromnej wartości oraz wręczane wtedy, gdy z jakichś innych względów w danym środowisku zawodowym jest to niedopuszczalne.
Kwestią zdrowego rozsądku jest ustalanie, co jest dopuszczalne. Należy się zastanowić, czy ujawnienie prezentu lub rozrywki wprawiłoby w zakłopotanie obdarowanego lub innych pracowników. O ich niewłaściwości świadczą zamiar i cel takiej oferty, a nie wartość pieniężna. Na ogół im wyższa wartość pieniężna prezentu lub oferowanych świadczeń bądź często...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy