Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strefa Inspiracji

29 listopada 2018

NR 7 (Listopad 2018)

Retention Plan
Zachowaj ciągłość biznesu – część 1

Jeśli w swojej organizacji mierzysz się z wyzwaniem odpływu pracowników do innych firm, potrzebujesz wesprzeć menedżerów w procesie świadomego zarządzania potencjałem w zespole, szukasz źródła, z którego uzyskasz informacje o prawdziwych potrzebach rozwojowych jednostek i zespołów lub planujesz w najbliższym czasie rozpocząć z zarządem dyskusję o talentach – Retention Plan może stać się dla Ciebie przydatnym narzędziem. W artykule znajdziesz budowę narzędzia oraz wskazówki przydatne przy jego zastosowaniu.

 

Z artykułu dowiesz się:

  • Jakie zastosowanie ma narzędzie Retention Plan?
  • Na jakich założeniach opiera się Retention Plan?
  • Czym różni się wydajność pracownika od jego potencjału?

 

Sytuacja z życia HR Business Partnera: do pokoju wpada manager, który z przerażeniem w oczach mówi, że jego najlepszy pracownik – top of the top – właśnie złożył wypowiedzenie i musimy, na tu i teraz, znaleźć kogoś na jego zastępstwo, dopóki człowiek jest jeszcze w pracy i może przekazać najważniejsze tematy nowej osobie. I najlepiej, aby kandydat miał dokładnie te same cechy i doświadczenie jak nasz pracownik, przyszedł do nas bez okresu wypowiedzenia i szybko się wdrożył. Znacie to? To przykład jednej z wielu rozmów, jakie miałam okazję w ciągu mojego doświadczenia prowadzić z menedżerami różnych szczebli w strukturze organizacyjnej. Niekiedy byli to początkujący liderzy, którzy po raz pierwszy konfrontowali się z odejściem pracownika, kiedy indziej doświadczeni dyrektorzy, którzy w toku bardzo (!) ważnych i pilnych zadań zapominali o codzienności i przypominali sobie o niej dopiero wtedy, gdy zobaczyli wypowiedzenie pracownika na biurku. Jedno było wspólne dla tych rozmów: brak zaplanowanych i świadomie realizowanych przez menedżera działań, które mogłyby takim sytuacjom zapobiec w przyszłości.

Tab. 1. Sposób obliczenia wskaźnika retencji pracowników1

W obszarze HCM termin retencja jest definiowany jako zdolność organizacji do zatrzymania pracowników. Oznacza to, że im wskaźnik retencji jest wyższy, tym więcej pracowników zostaje w organizacji. Poziom retencji w Twojej organizacji możesz obliczyć w bardzo prosty sposób:

aktualny stan osobowy
 _______________________________________________ x100
liczba pracowników na początku procesu mierzenia*

* UWAGA: Nie bierz pod uwagę nowych zatrudnień, bo w ten sposób wynik będzie zawyżony.

Chcesz zmierzyć wskaźnik retencji dla całej organizacji w okresie 12 miesięcy. W styczniu 2018 r. Twoja organizacja zatrudniała 150 pracowników. W styczniu 2019 r. weryfikujesz, ilu pracowników z tych 150 jest nadal zatrudnionych. Okazuje się, że 95. Wskaźnik retencji wynosi zatem (95 – aktualny stan osobowy / 150 – liczba pracowników na początku procesu mierzenia) x 100 = 63,33%.

To, jaki okres weźmiesz pod uwagę przy mierzeniu wskaźnika retencji, zależy od potrzeb Twojej organizacji i danych, jakie chcesz uzyskać. Jeśli chcesz ocenić okres wdrożenia lub sprawdzić jakość zrealizowanych procesów rekrutacji, możesz mierzyć retencję po okresie próbnym. Jeśli potrzebujesz danych do sprawozdań, zapewne lepszym rozwiązaniem będzie mierzenie wskaźnika retencji regularnie, raz w roku. Możesz go również mierzyć dla całej organizacji lub dla wybranych zespołów, przy zarządzaniu którymi natrafiacie z menedżerem na spore wyzwanie związane z wysoką rotacją pracowników. 

Zapewne interesuje Cię rekomendowany i właściwy poziom wskaźnika retencji, który Twoja firma mogłaby traktować jako punkt odniesienia. Nie istnieje jednak taka dana. Wynika to z tego, że każda organizacja ma inne potrzeby, funkcjonuje w innym otoczeniu rynkowym, niekiedy wyzwania dotyczące utrzymania pracowników są nieporównywalne między regionami czy branżą. Dlatego przy pomiarze retencji najlepiej odnosić się do potrzeb danej organizacji i mierzyć ją regularnie w równych odstępach czasowych, a tam, gdzie to możliwe, odnosić się do benchmarków firm o podobnej specyfice do naszej, jeśli takie dane faktycznie są dostępne. 

Zwykło się uważać, że wysoki wskaźnik retencji świadczy o podejmowaniu przez organizacje świadomych działań zmierzających do zatrzymywania pracowników i umiejętności budowania w nich poczucia lojalności względem pracodawcy. Nie daj się jednak zwieść pozorom. W wielu przypadkach może on być sygnałem ostrzegawczym i wskazywać na to, że firma oferuje bardzo stabilne warunki zatrudnienia, konkurencyjne rynkowo wynagrodzenie lub mało stymulujące do dawania z siebie więcej środowisko pracy i to stanowi główny powód, dla którego rotacja utrzymuje się na niskim poziomie. Jeśli zatem w Twojej organizacji wskaźnik retencji od dłuższego czasu jest wysoki, sprawdź, co może być tego przyczyną. Zanim zaczniesz gratulować menedżerom sukcesu, dokonaj oceny efektywności poszczególnych zespołów, sprawdź poziom satysfakcji pracowników, zbadaj zaangażowanie – jeśli poziom tych wskaźników jest odwrotnie proporcjonalny do poziomu wskaźnika retencji, należałoby się temu dokładniej przyjrzeć. 

 

 

O konsekwencjach takiego podejścia i ich wpływie na całą organizację nie muszę chyba nikogo przekonywać. W związku z tym, że z podobnymi sytuacjami spotykałam się wielokrotnie i dotyczyły one w zasadzie wszystkich business unitów, na bazie swojego doświadczenia opracowałam narzędzie,  które miało na celu wesprzeć menedżerów w świadomym zarządzaniu retencją pracowników (patrz tab. 1), a przy okazji wpływało na szereg procesów związanych z human capital management (HCM). Mowa o Retention Plan. 

Retention Plan – czym jest i jakie ma zastosowanie? 

Retention Plan wykorzystuję do pracy z menedżerami odpowiedzialnymi za zarządzanie określonym zespołem, działem lub departamentem. Narzędzie inspirowane jest znanym na całym świecie 9BOX Talent Matrix, jednak dopasowałam je do kontekstu naszego rynku pracy i wyzwań, z którymi w roli HR Business Partnera się mierzę w obszarze diagnozy talentów i ich utrzymania w organizacji. Retention Plan pozwala ocenić, które osoby z danego zespołu/działu/obszaru stanowią dla organizacji tzw. kluczowy zasób, którego utrata wiąże się dla firmy z poniesieniem określonych kosztów w perspektywie nie tylko krótko-, ale przede wszystkim długookresowej. Świadomość posiadania w swoim otoczeniu takich osób pozwoli zarówno Tobie, jako HR Business Partnerowi, jak i ich bezpośredniemu przełożonemu jeszcze lepiej zadbać o ich właściwy rozwój, a jednocześnie umożliwi pełne wykorzystanie ich potencjału w kontekście obecnych i przyszłych zadań. W przypadku wystąpienia zagrożenia utratą kluczowego zasobu, Retention Plan pomoże zabezpieczyć to ryzyko i zaplanować działania w taki sposób, aby ciągłość biznesu została zachowana mimo nieobecności kluczowego pracownika. 

Założenia, na jakich opiera się Retention Plan

Punktem wyjścia do zrozumienia założeń Retention Plan jest definicja dwóch pojęć: wydajność (ang. performance) oraz potencjał (ang. potential). Na potrzeby mojej współpracy z menedżerami przyjęłam następujące rozumienie tych pojęć:

 

Retention Plan pozwala na ocenę każdego pracownika z czterech perspektyw:

  • Potencjał oraz wydajność pracownika.
  • Wpływ utraty pracownika na ciągłość biznesu i/lub procesów.
  • W przypadku odejścia pracownika poziom kosztów i stopień trudności związany z koniecznością uzupełnienia wakatu.
  • Posiadanie przez pracownika sukcesora oraz gotowość sukcesora do podjęcia się nowej roli.


 

    Wydajność – odnosi się do obecnie zajmowanego przez pracownika stanowiska. To stopień, w jakim dana osoba: 

    • dostarcza/„dowozi” wyniki biznesowe (efektywność, skuteczność),
    • posiada niezbędne do wykonywania określonych zad...

    Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

    Co zyskasz, kupując prenumeratę?
    • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
    • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
    • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
    • ...i wiele więcej!
    Sprawdź

    Przypisy