Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru , Otwarty dostęp

28 maja 2020

NR 16 (Maj 2020)

Przeniesienie rekrutacji do świata online

215

W dobie coraz popularniejszej pracy zdalnej największym wyzwaniem staje się przystosowanie wszystkich procesów w firmie do nowego modelu działania. Ponieważ zmienia się to, jak pracujemy, firmy muszą zacząć zmieniać również sposób, w jaki rekrutują – dlatego rozwój rekrutacji online staje się koniecznością.

Większość firm od dawna stosuje rekrutacje online w pierwszych etapach procesu, korzystając z ogłoszeń w internecie czy direct searchu w mediach społecznościowych. Jednak trendy na rynku pracy wymagają od nas, żeby iść krok dalej i przystosować do rozwiązań online cały proces end-to-end.

POLECAMY

Korzyści rekrutacji zdalnej

Brak bariery lokalizacyjnej 
Rekrutacja w pełni zdalna rozwiązuje kilka problemów, które mogą pojawić się w jej tradycyjnej formie. Jeśli ostatnim etapem procesu jest rozmowa kwalifikacyjna w biurze, miejsce zamieszkania kandydata z dala od siedziby firmy może być dużą przeszkodą, która przedłuża proces rekrutacji i naraża firmę na dodatkowe koszty, np. opłacenie transportu lub ewentualnego noclegu. W przypadku przeprowadzania wszystkich rozmów kwalifikacyjnych za pośrednictwem telefonu lub internetu od kandydata będziemy wymagać tylko wygospodarowania wystarczającej ilości czasu w planie dnia oraz zapewnienia sobie dostępu do sprzętu, który umożliwi dobrej jakości połączenie. Jest to na pewno rozwiązanie bardziej komfortowe, które jednocześnie wymaga o wiele mniej przygotowań po stronie zarówno kandydata, jak i rekrutera.
Dzięki temu zyskujemy dostęp do kandydatów, których wymóg przemieszczenia się do siedziby firmy na rozmowę wykluczyły z procesu, tym samym zamykając drogę do zdobycia pracy. Sprzyja to budowaniu odpowiedzialnej polityki różnorodności w firmie. Otwiera ją m.in. na osoby z niepełnosprawnością czy takie, które z powodów rodzinnych lub finansowych nie mogą pozwolić sobie na poświęcenie całego dnia na dojazd na rozmowę kwalifikacyjną. 

Automatyzacja w służbie candidate experience
Dobrze zaprojektowany proces zdalnej rekrutacji może okazać się też dużą pomocą w kontekście usprawnienia candidate experience. Jeśli dodatkowo wesprzemy się automatyzacją całego procesu, możemy zaplanować nasz kontakt z kandydatem tak, żeby na żadnym etapie starania się o pracę nie czuł się opuszczony i utrzymywał stały kontakt z rekruterem. Przewagą automatyzacji wysyłania wiadomości nad ręcznym zarządzaniem e-mailami są na pewno wyeliminowanie czynnika błędu ludzkiego i lepsza standaryzacja. Możemy mieć pewność, że każdy kandydat otrzymuje od nas takie same informacje na każdym etapie rekrutacji. Możemy też zadbać o to, żeby system wymusił na nas przekazanie kandydatowi informacji zwrotnej w określonych ramach czasowych, a tego – według raportu eRecruiter – oczekuje aż 57% kandydatów1. 
Istotną zaletą automatyzacji jest również znaczne zmniejszenie obciążenia administracyjnego działu HR. Dzięki integracji z firmowymi narzędziami informatycznymi, w których dane są zbierane i katalogowane, możemy zautomatyzować znacznie więcej procesów niż samą rekrutację. Dzięki informacjom, które zbierzemy w trakcie rekrutacji, późniejsze formalności związane np. z podpisywaniem umowy albo onboardingiem będą ułatwione. A czas, który odzyskamy dzięki uwolnieniu się od niektórych procedur administracyjnych, możemy wykorzystać na zadbanie o bardziej miękkie elementy rekrutacji, które mają wpływ na candidate experience. 

Sprawdzenie jakości współpracy zdalnej
Jeśli rekrutujemy na stanowiska zdalne, najbardziej naturalna będzie rekrutacja w pełni online, nie tylko z powodów organizacyjnych. Taki sposób rekrutacji już przed rozpoczęciem współpracy da nam pełniejszy obraz kompetencji naszego przyszłego pracownika. Przede wszystkim podczas całego procesu poznamy umiejętności komunikacyjne kandydata, które są kluczowe w pracy zdalnej. Jeśli kandydat chętnie i szybko odpisuje nam na e-maile, jest otwarty na różne formy kontaktu z wykorzystaniem technologii i z łatwością formułuje swoje myśli w wiadomościach do nas – możemy spodziewać się, że dobrze odnajdzie się w środowisku pracy zdalnej. 
Inną zaletą rekrutacji zdalnej jest mniejsze ograniczenie czasowe. Żeby poznać dobrze kandydata, nie musimy ograniczać się do godzinnej rozmowy rekrutacyjnej w biurze, ale możemy poprosić kandydata o tzw. próbkę pracy, na której wykonanie będzie miał trochę więcej czasu i którą będzie mógł wykonać w komfortowych dla siebie warunkach. Taką próbką może być rozwiązanie case study, stworzenie grafiki albo analiza danych. Rozwiązanie takiego zadania daje nam dużo lepszy obraz kompetencji niż sama analiza CV czy rozmowa rekrutacyjna. Badania opisane w artykule Attracting and selecting: What psychological research tells us2 dowodzą zresztą, że to właśnie próbki pracy są najbardziej skuteczne, jeśli chodzi o przewidywanie jakości przyszłej pracy kandydata, dlatego warto je wykorzystać do podejmowania najlepszych decyzji. 

Zagrożenia rekrutacji zdalnej

Komunikacja
Nie da się ukryć, że komunikacja online różni się w wielu aspektach od komunikacji twarzą w twarz. Mimo zaawansowanej technologii, którą mamy do dyspozycji, jeszcze nie udało się w 100% zastąpić wszystkich korzyści spotkania na żywo. Podczas rozmów z kandydatem musimy liczyć się z tym, że komunikacja niewerbalna będzie znacznie ograniczona. Ciężej nam będzie wywnioskować np., czy kandydat czuje się komfortowo z zadanym pytaniem, i szybko zareagować. Również dla kandydata może być to trudnością i źródłem dodatkowego stresu, ponieważ nie zawsze będzie mógł po samym wyrazie naszej twarzy na monitorze komputera wywnioskować, jaka jest nasza reakcja na jego odpowiedź. Nie pomoże nam w tym też to, że podczas rozmów wideo zdarzają się kłopoty techniczne, które utrudniają zrozumienie komunikatów. 
Co zrobić, żeby zapobiec tym problemom? Przede wszystkim musimy postawić na perfekcyjną komunikację werbalną, ponieważ tutaj nie ma miejsca na niedomówienia. Równie ważne będzie zadbanie o stabilne łącze internetowe, ale pamiętajmy też o tym, że nie mamy wpływu na łącze kandydata, dlatego zawczasu przygotujmy sobie plan awaryjny, co zrobimy, jeśli technologia zawiedzie. 

Kultura organizacji 
Czasem samo przejście przez open space na rozmowę rekrutacyjną potrafi powiedzieć kandydatowi bardzo dużo o kulturze organizacji i o tym, jak będzie się czuł w firmie. W biurze znacznie łatwiej jest od razu przedstawić kandydatowi jego potencjalny przyszły zespół czy ukazać atmosferę panującą w firmie. Rekrutując zdalnie, odcinamy się od fizycznych możliwości pokazania naszej firmy od podszewki. Powoduje to poważne ryzyko zmiany całego procesu w zbyt formalny i zadaniowy. Aby temu zapobiec, trzeba zadbać o to, żeby na każdym etapie przekazywać kandydatowi drobne „smaczki” związane z naszą firmą i pracownikami. Może to być np. wirtualne oprowadzenie po biurze firmy, zdjęcie zespołu z życzeniami powodzenia w procesie czy krótki filmik wysłany przed rozmową, na którym przedstawiają się osoby, które będą na niej obecne. Żeby jak najbardziej zbliżyć się do rzeczywistości biurowej, warto zaplanować komunikaty dla kandydata w sposób, w którym różnią się formą i treścią. Raz może być to zdjęcie, raz interaktywny handbook, a raz krótkie wideo. 

Mała gotowość organizacji
Przystosowanie obecnego procesu rekrutacji do rekrutacji online niesie za sobą szereg zmian w funkcjonowaniu firmy, w których trakcie możemy napotkać liczne problemy. 
Należy pamiętać, że przejście na e-rekrutacje to więcej niż zmiana technologiczna. To przede wszystkim zmiana postaw i stosowanych procedur. Musimy być gotowi na to, że nie wszyscy pracownicy działu HR z łatwością przejdą przez taką transformację, dlatego zanim przystąpimy do zmiany, musimy zrewidować wiedzę w organizacji i możliwości technologiczne. Następnie należy zapewnić jakościowe wdrożenie i wsparcie w okresie przejściowym dla wszystkich osób zaangażowanych w rekrutacje. 
 

Do najczęstszych należą:

  • system rekrutacyjny nieprzystosowany do działań online,
  • konieczność przeszkolenia pracowników z zakresu nowych metod i możliwych problemów,
  • przedefiniowanie podejścia do rekrutacji3.


Dyskryminacja niektórych grup
Pracując na co dzień z użyciem komputera i internetu, łatwo nam wpaść w pułapkę myślenia, że każdy ma dostęp do technologii. Tymczasem według danych Głównego Urzędu Statystycznego, dostęp do internetu ma w Polsce 86,7% gospodarstw domowych, a 83% gospodarstw jest wyposażonych w komputer4. Mimo że liczby te są wysokie i brak dostępu do internetu nie jest w naszym kraju powszechnym problemem, musimy mieć świadomość, że prowadząc rekrutacje wyłącznie drogą internetową, możemy wykluczyć niektóre grupy. W przypadku rekrutacji na stanowiska niewymagające umiejętności korzystania z komputera zdecydowanie warto pozostać przy tradycyjnych metodach rekrutacji i selekcji. Znacznie częstszym problemem niż brak dostępu do internetu czy dostępu do jakiegokolwiek komputera jest natomiast kwestia jakości tego sprzętu. Może się zdarzyć, że sprzęt naszego kandydata nie jest wyposażony w kamerkę internetową albo ma zepsuty mikrofon i może mu to uniemożliwić udział w rozmowie. Jako rekruterzy musimy zdawać sobie sprawę z takich potencjalnych trudności i wykazać się elastycznością, tak by brak odpowiedniego sprzętu nie wykluczył nikogo z procesu rekrutacji. 

Jakościowa rekrutacja w trybie remote – o co koniecznie musisz zadbać? 

Przed spotkaniem rekrutacyjnym
Jeśli prowadzisz rozmowę rekrutacyjną z Twojego domu, musisz zadbać o wiele czynników, które wiążą się nie tylko z merytorycznym przygotowaniem do spotkania. 

Zorganizuj odpowiednie miejsce
Zanim rozpoczniesz rozmowę rekrutacyjną, powinieneś przygotować sobie miejsce, gdzie ją będziesz prowadzić. W biurze zapewne odbyłoby się to poprzez rezerwację sali na rozmowę, a ona byłaby przygotowana przez osobę z działu front office. W Twoim mieszkaniu Ty sam jesteś jedną osobą w kilku rolach, więc o własne miejsce pracy musisz zadbać sam. 
Zadbaj, aby miejsce, w którym pracujesz, było takie, jak lubisz, oraz aby wspierało Twoją efektywność. „Gdy pracuję z własnego mieszkania, potrzebuję mieć czystą przestrzeń wokół siebie, bo w przeciwnym razie ciężko jest mi się skupić, a bałagan, który widzę dookoła, powoduje moją frustrację i chęć posprzątania tego... jak najszybciej” – mówi Justyna Woźniak, Talent Acquisition Specialist z Talent Place. 
Pamiętaj też o tym, co znajduje się w pomieszczeniu za Tobą. To ta przestrzeń będzie widoczna w kamerze. Rozwieszone pranie czy kuchenny bałagan nie będą wyglądały profesjonalnie. Jeśli nie zdążyłeś się odpowiednio przygotować – jako rozwiązanie awaryjne możesz wykorzystać funkcję „rozmycia tła”. Niektóre aplikacje do wideokonferencji dają taką możliwość. Pamiętaj jednak, że niektórzy znają to podejście i zdecydowanie lepiej będzie po prostu posprzątać.

Wybieraj ciche pomieszczenia
Gdy prowadzisz rozmowę rekrutacyjną, jesteś skupiony na tym, aby dobrze ocenić danego kandydata. Osoba po drugiej stronie kamery jest niejednokrotnie zestresowana i zależy jej na tym, aby zaprezentować się z jak najlepszej strony. Prowadząc rozmowę rekrutacyjną online, powinieneś zatem zadbać o przestrzeń, w której ją prowadzisz. Najlepiej, aby to było miejsce, w którym panuje zupełna cisza. Twój głos powinien być dobrze słyszalny i kandydat powinien wyraźnie słyszeć każde zadawane przez Ciebie pytanie. Jeśli pracujesz z domu, to ważne jest, aby nie było w tle słychać rozmów innych domowników czy stukających garnków przygotowywanego właśnie obiadu. 
Niedopuszczalna jest sytuacja np. prowadzenia rozmowy z przestrzeni coworkingowej, nie będzie to komfortowe ani dla rekrutera, ani dla osób pracujących w tej przestrzeni. 
Dlatego jeśli mieszkasz razem z innymi osobami, wybierz pokój, który możesz zamknąć i w którym będzie panowała cisza. Wcześniej możesz poinformować swoich domowników, że przez pewien czas zależy Ci na tym, aby była maksymalna cisza. Dobrym rozwiązaniem są także słuchawki z mikrofonem, który kierunkowo zbiera głos, dzięki czemu hałasy z otoczenia z pewnością będą mniej słyszalne. 

Dobre przygotowanie to połowa sukcesu
Prowadząc rozmowę online, musisz zadbać o wiele rzeczy. Najlepiej zrobić to przed spotkaniem z kandydatem.

  • Podstawowym elementem, który musi funkcjonować bez zarzutu, jest połączenie z internetem. Sprawdź je odpowiednio wcześniej przed rozmową, byś miał ewentualny czas na zareagowanie, gdyby się okazało, że nie działa prawidłowo.
  • Kolejna rzecz to bateria w laptopie, przygotuj sobie wcześniej ładowarkę i podepnij ją przed rozmową, tak byś nie musiał przerywać rozmowy na zajmowanie się sprzętem.
  • Zadbaj też o wyciszenie telefonu przed rozmową – zarówno tego służbowego, jak i prywatnego. Jeśli zadzwoni, będzie to dodatkowe niepotrzebne rozproszenie dla Ciebie i kandydata.
  • Przygotuj sobie wcześniej coś do picia, bo mimo tego że to nie ty będziesz mówić najwięcej, może Ci się przydać.
  • Określ agendę i czas trwania spotkania. To podstawa każdego spotkania – tym bardziej zdalnego – aby obie strony wiedziały, w jakich godzinach trwa spotkanie oraz co w trakcie powinno się wydarzyć. Stworzenie agendy pozwoli Tobie lepiej ustrukturyzować spotkanie, a kandydatowi da poczucie bezpieczeństwa.
  • Bądź 5 minut przed rozpoczęciem spotkania. Tak jak na spotkanie nie przychodzisz w ostatniej chwili, tylko pojawiasz się w sali kilka minut przed czasem, tak warto również online pojawić się na spotkaniu niekoniecznie dopiero, gdy wybija właściwa godzina. Gdybyś miał problemy z logowaniem, z połączeniem sieciowym lub wydarzy się coś, czego nie przewidziałeś wcześniej – będziesz miał 5 minut w zapasie, które pozwoli Ci szybko interweniować.
  • Wyłącz powiadomienia z komunikatorów, których używasz na co dzień. Wiele aplikacji posiada charakterystyczny dźwięk, który będzie słyszał także Twój rozmówca, jeśli przyjdzie Ci powiadomienie w trakcie rozmowy. Dodatkowo jest to wybijające także dla rekrutera, bo najczęściej nasze oko skieruje się w stronę powiadomienia, a jak już je przeczytamy, to nasze myśli nabierają rozpędu i nie koncentrujemy się na rozmowie z kandydatem. 

Podziel się dobrymi praktykami z kandydatem
Prawdopodobnie ty jako rekruter prowadziłeś już wiele rozmów z kandydatami w trybie online i nie jest to dla Ciebie nowość. Natomiast powinieneś zakładać, że kandydat, z którym będziesz prowadził rozmowę, robi to pierwszy raz w życiu. Przyjmując takie założenie, przekazujesz kandydatowi wszystkie informacje, które pomogą mu się odpowiednio przygotować do spotkania, oraz wszystko, co pozwoli mu się czuć komfortowo i swobodnie w trakcie rozmowy. Najgorszym scenariuszem byłoby, gdyby kwestie techniczne źle wpłynęły na Twoją ocenę. 
Dlatego polecam Ci przekazać wszystkie istotne informacje dla kandydata na kilka dni przed spotkaniem. 
 

Pamiętaj zwłaszcza o takich kwestiach jak: 

  • włączona kamera w trakcie spotkania,
  • przetestowanie aplikacji przed spotkaniem,
  • pojawienie się na spotkaniu punktualnie, 
  • przygotowanie sobie napoju,
  • kwestie techniczne: połączenie z internetem, bateria w laptopie,
  • otoczenie ciche i czyste. 


Zadbaj o siebie
Wiesz, że prowadzenie rozmowy rekrutacyjnej to 100% skupienia na tym, co mówi kandydat, aby wsłuchać się w odpowiedzi, dopytać o kluczowe kwestie i zbadać najbardziej interesujące Cię aspekty. Takie spotkanie może być męczące dla Twojego ciała i umysłu. Dlatego pamiętaj o dobrym planowaniu rozmów rekrutacyjnych, które masz wykonać danego dnia. Lepiej nie umawiaj sobie kilku spotkań jedno po drugim. Przede wszystkim nie będzie to dobre dla Ciebie i skupienie ze spotkania na spotkanie będzie spadać. Ale też dlatego, że jeśli agenda jednego spotkania Ci się przeciągnie (nawet nie z Twojej winy), to od razu wszystkie pozostałe spotkania się przesuwają i skutkuje to niepotrzebnym dodatkowym stresem. 

W trakcie spotkania rekrutacyjnego

Poinformuj o tym, co robisz w trakcie spotkania 
Gdy prowadzisz spotkanie rekrutacyjne online, powinieneś pamiętać, że szczególnie musisz zadbać o transparentność w komunikacji, ale także i w działaniu. Pamiętaj, że technologia buduje dodatkową barierę komunikacyjną i „flow” będzie nam ciężej uzyskać niż w trakcie rozmowy bezpośredniej. Dlatego tak ważne jest, aby wszystkie Twoje działania w trakcie rozmowy były jasne dla kandydata i aby wiedział, co robisz w trakcie spotkania. 
Wielu rekruterów w trakcie spotkania robi notatki. Gdy rozmowa odbywa się w biurze, kandydat widząc, że rekruter wciąż zapisuje coś na białej kartce, może się łatwo domyślić, że są to notatki na temat rozmowy. Natomiast w trybie online, jeśli co chwilę słychać stukanie klawiszy, a rekruter opuszcza wzrok i nie patrzy w kamerę, tylko na klawiaturę, u kandydata pojawia się myśl: „W zasadzie co on teraz robi? Odpisuje na e-maile? Pisze coś na komunikatorze czy… robi notatki?”. Brak jasnej informacji powoduje niepotrzebne domysły u kandydatów. 

Przykład I

Dlatego polecam Ci, aby na samym początku rozmowy poinformować kandydata o Twoich planach. Na przykład w ten sposób: „Planuję w trakcie naszej rozmowy robić sobie notatki z naszego spotkania, bo zależy mi na tym, aby po spotkaniu móc sobie przeanalizować naszą rozmowę. Dlatego będę co jakiś czas zapisywać sobie pewne rzeczy w notatniku. Także co jakiś czas możesz słyszeć stukanie klawiszy i mój wzrok będzie skierowany w inne miejsce. Czy to będzie dla Ciebie w porządku?”.
Albo inna informacja: „Wydrukowałam sobie przed naszą rozmową Twoje zadanie, które mi przesłałeś, bo chciałabym odnieść się do niego w trakcie naszej rozmowy. Także mam je tutaj przygotowanie razem z moimi odnośnikami i pozwolę sobie w trakcie rozmowy na to spojrzeć i zapytać Cię o kilka rzeczy. Czy możemy się tak umówić?”.

Być może teraz te komunikaty wydają Ci się zbędne, natomiast w trybie komunikacji online lepiej przekazać więcej niż mniej. 


Doceniaj ciszę
Zapewne kojarzysz słowa ze znanego amerykańskiego filmu wytwórni DreamWorks: „I zapada taka niezręczna cisza, co nie?”. Od wielu osób zdarza się słyszeć, że cisza jest krępująca i lepiej, aby ona w trakcie rozmowy się nie pojawiała, bo powoduje w nas dyskomfort. Takie uczucie towarzyszy nam w trakcie rozmów rekrutacyjnych stacjonarnych i tym bardziej pojawia się ono, gdy prowadzimy rozmowę w trybie online. Dzieje się tak, ponieważ nie widzimy tak dokładnie jak na żywo mowy ciała danego człowieka. Nie widzimy jego mimiki, która przecież tak wiele nam mówi. Technologia w takich kwestiach jest sporą barierą. 
Najczęściej gdy zapada cisza, jest to oznaka tego, że odpowiedź na zadane przez nas pytanie nie była przygotowana. Że właściwa odpowiedź wymaga chwili namysłu. Że być może takie pytanie ktoś usłyszał po raz pierwszy. To, co możemy my, rekruterzy, dać w takiej sytuacji najlepszego naszym kandydatom, to chwila ciszy i zastanowienia. Te kilkanaście sekund może wydawać się długie dla nas, ale naszym kandydatom pozwoli się spokojnie zastanowić, a później właściwie odpowiedzieć. 

Bądź dobrym gospodarzem spotkania
Prowadząc rozmowę rekrutacyjną, mnóstwo rzeczy jest w Twoich rękach i wiele zależy od Ciebie – od strony nie tylko merytorycznej samego spotkania, lecz także technicznej. To, co zrobisz przed spotkaniem czy w trakcie spotkania, ma ogromny wpływ na cały przebieg rozmowy. Dlatego powinieneś pamiętać, że to po Twojej stronie leży odpowiedzialność za właściwy przebieg spotkania. 
 

  • Pamiętaj, aby na początku zacząć od swobodnej mini rozmowy i umieścić small talk jako punkt agendy. Pozwoli ona kandyda...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy