Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście , Otwarty dostęp

27 stycznia 2020

NR 14 (Styczeń 2020)

Proces, który ciągle żyje Onboarding w Objectivity

97

Proces onboardingowy w Objectivity działa od wielu lat i w tym czasie ulegał nieustannym zmianom. Obecny kształt wdrożenia jest wynikiem wspólnej, intensywnej pracy zespołu HR (a dokładnie zespołu rekrutacji i developmentu) oraz biznesu. Wspólnie chcieliśmy, aby każda nowa osoba szybko poczuła się w Objectivity bardzo swobodnie.

Proces onboardingu można porównać do randkowania, które rozpoczyna się pierwszym spotkaniem, czyli rozmową rekrutacyjną. Jest to czas, kiedy sprawdzamy wzajemne dopasowanie i czy jest między nami tzw. chemia. Z pewnością zwiększamy szanse na powodzenie tego „związku”, jeśli nie jest to randka w ciemno. HR ma za zadanie stworzenie takich warunków, aby pierwsze i każde kolejne spotkanie, były jak najbardziej komfortowe dla nowo zatrudnionej osoby. Skoro podjęliśmy decyzję, że chcemy razem pracować, stwórzmy środowisko, które ułatwi nam dalsze poznawanie się.

Dobre samopoczucie w Objectivity szczególnie oddają słowa jednej z menedżerek, która powiedziała, że nie przychodzi do pracy, ale do miejsca, w którym ma dobrych znajomych i robi z nimi coś, co ma sens. W Objectivity zakładamy, że każdy nowy pracownik, przekraczając próg naszej firmy, wnosi do niej duże zaangażowanie. Projektując cały proces onboardingu, chcieliśmy je nie tylko podtrzymać, a wręcz wzmocnić podczas pierwszych tygodni pracy. 


Początek procesu


Sam proces onboardingu zaczyna się już na etapie spotkania rekrutacyjnego, podczas którego traktujemy nowe osoby zgodnie z naszą kulturą organizacyjną – po partnersku. Szybko przechodzimy na „ty” i zachęcamy do otwartej rozmowy. Po spotkaniu przekazujemy każdemu kandydatowi szczegółową informację zwrotną. Jeśli to, co oferuje kandydat, nie do końca nam odpowiada, wówczas szczerze mówimy, dlaczego nie zdecydowaliśmy się na współpracę. Mimo, że tego typu wiadomości nie są zbyt wdzięczne do przekazywania, to kandydaci bardzo doceniają feedback. Niektórzy z nich wracają do nas po kilku latach, aby spróbować ponownie. Z osobami, którym złożyliśmy ofertę i od których również usłyszeliśmy „tak”, podpisujemy umowę w przeciągu pięciu dni. Wierzymy, że daje im to poczucie komfortu i bezpieczeństwa. Następnie planujemy indywidualne wdrożenia. Jest to czas na przypisanie nowej osoby do projektu, a tym samym do lidera i mentora. Ustalamy również szczegóły szkoleń wprowadzających. 


Zanim nowe osoby rozpoczną pracę


1. Nowi pracownicy dołączają do Objectivity z reguły na początku i w połowie każdego miesiąca. Zdajemy sobie sprawę, że kandydaci, którzy przyjęli naszą ofertę, oczekują na pierwszy dzień pracy. Dlatego aby zminimalizować ten ewentualny stres, wysyłamy każdej nowej osobie zaproszenie na nadchodzące imprezy integracyjne, napisany lekkim piórem newsletter z ciekawymi informacjami z życia firmy. Od 2015 r. kurier dostarcza również pod drzwi ich domu spersonalizowany pakiet powitalny. Jest to kolejny krok w kierunku podtrzymania dobrej relacji z kandydatem w okresie między rozmową rekrutacyjną a pierwszym dniem pracy. Robiąc to chcemy, aby nowi członkowie zespołu wiedzieli, że na nich czekamy, a rozmowa rekrutacyjna była jedynie wstępem do ciekawej przygody, jaka ich czeka w Objectivity. W pudełku znajduje się spersonalizowany list powitalny, manifest lub handbook odpowiedni dla guildii (działu) do której ma trafić nowa osoba, książkę z testem Strengths Finder (badającym mocne strony pracowników, które szczegółowo omawiane są wspólnie z HR BP i w oparciu, o które później pracujemy), T-shirt Objectivity w dopasowanym rozmiarze, kawę z lokalnej palarni, coś słodkiego, wlepki oraz opaskę odblaskową z logo firmy. Jeden z zatrudnionych analityków biznesowych tak zareagował na otrzymaną paczkę: „Paczka, którą niespodziewanie otrzymałem kilka dni po podpisaniu umowy, to kolejny raz (po procesie rekrutacyjnym), kiedy firma Objectivity bardzo pozytywnie mnie zaskoczyła. Niespodziewanie dostałem małą paczuszkę, a w niej kilka miłych prezentów. Chyba najlepszym komentarzem do tego, jak się czułem, kiedy otwierałem paczkę, są słowa mojej żony, która akurat była przy mnie. Powiedziała: «Wow, od razu widać, że ta firma dba o swoich pracowników»”. 

2. Kolejnym krokiem do zmniejszenia stresu związanego ze zmianą pracy i oczekiwaniem na nieznane jest wysyłka zaproszenia na pierwszy dzień pracy, który zawiera szereg informacji, co czeka nową osobę: z kim się spotka, w jakich szkoleniach weźmie udział i co ma ze sobą zabrać. Taką wiadomość dostaje każdy co najmniej tydzień przed oficjalnym rozpoczęciem pracy. 


Zaczynamy!


Ze względu na macierzową strukturę Objectivity pierwsze dwa dni w całości upływają pod znakiem wspólnych szkoleń wprowadzających do organizacji, a następnie pracownik przechodzi dalsze wdrożenie guildiowo (w dziale) i tribowo (w projekcie, zespole). 

1. Pierwsze dwa dni to czas, kiedy opowiadamy o naszej historii, strukturze firmy, bezpieczeństwie, infrastrukturze, wewnętrznych systemach i możliwościach rozwoju. Szkolenia prowadzą trenerzy, którzy zgłosili się do tego zadania na ochotnika. Warto zaznaczyć też, że są to osoby reprezentujące prawie każdą rolę w firmie. Poszczególne spotkania mają opracowaną agendę, dlatego nawet jeśli prowadzą je każdego miesiąca różne osoby, to przekazują one tę samą wiedzę. Za całą logistykę szkoleń jest odpowiedzialny Training Coordinator.

Pierwszy dzień pracy zaczyna się od dobrej kawy w firmowej kuchni i przywitania przez zespół z administracji. Pracownicy dostają karty dostępu do biura i parkingu. Następnie uzupełniają ze specjalistą z działu kadr wszelkie kwestie formalno-prawne związane z umową (m.in. poprawne uzupełnienie formularzy, uzupełnienie dokumentów do akt pracowniczych itp.) oraz są przeszkalani z zakresu BHP, infrastruktury i bezpieczeństwa/jakości. 

 Rys. 1. Strona powitalna w teczce z umową o pracę. Źródło: Materiały własne Objectivity.

Tego dnia opowiadamy o prowadzonych obecnie dla naszych klientów projektach. Podczas przerwy lunchowej pracownik poznaje też bliżej swojego lidera. Kolejnego dnia odbywają się wdrożenia z osobą z działu HR i komunikacji. Są to dłuższe spotkania, podczas których rozmawiamy, m.in. o strukturze firmy, wartościach, sposobach komunikacji, wewnętrznych narzędziach, warunkach socjalnych oraz dużo mniej formalnych kwestiach. Visual Designerzy oraz specjaliści UX również mają okazję poopowiadać nowym pracownikom o brandingu i UX. Tego dnia nowe osoby spotykają się z członkiem zarządu odpowiedzialnym za sprzedaż, aby dowiedzieć się, jak pracujemy z klientami. Osobiście poznają Guild Masterów (dyrektorów poszczególnych działów), którzy opowiadają o sobie oraz o tym, czym zajmują się ich departamenty, podkreślając tym samym, że są dla ludzi, a nie dla procesów. Wszystkie te spotkania mają na celu adaptację do kultury panującej w Objectivity. 

 Rys. 2. Welcome pack. Źródło: Materiały własne Objectivity.

 

2. Drugiego dnia, po zakończonych szkoleniach, pracownika odbiera jego lider i prowadzi go do kompletnie przygotowanego miejsca pracy. Na biurku znajduje się powitalna kartka oraz wszystkie potrzebne narzędzia pracy tj. rozstawiony sprzęt, postawione środowisko, zainstalowane oprogramowanie i udzielone dostępy. Wszystko to przygotowane przez naszych administratorów i help-desk. Po dwóch dniach ogólnych szkoleń nowo zatrudniona osoba dostaje od Training Coordinatora wiadomość zawierającą zebrane informacje, których pracownicy mogli nie zapisać/zapamiętać.

3 Po wprowadzeniu ogólnym nadchodzi czas na wdrożenie do zespołu, roli/zadań, uczenie się i poznawanie projektu. Szczególną rolę odgrywa tutaj lider, dla którego wyjściowy do poznania i pracy z nowym człowiekiem jest feedback na temat pracownika, uzyskany...

Artykuł jest dostępny dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy