Jak z perspektywy działu HR zadbać o komfort pracowników w biurze open space?

Open space – co to znaczy?

Biuro typu open space (z ang. „otwarta przestrzeń”) to sposób organizacji miejsca pracy, w którym pracownicy funkcjonują we wspólnej, dużej przestrzeni bez tradycyjnych podziałów na osobne pokoje czy gabinety. Tego rodzaju układ architektoniczny stawia na otwartość, przejrzystość i swobodny przepływ informacji. Zamiast ścian, stosuje się często lekkie przegrody, rośliny, panele akustyczne lub mobilne ścianki, które wyznaczają poszczególne strefy funkcjonalne.

Biura open space – główne założenia

Celem open space jest wspieranie współpracy i komunikacji między pracownikami, skrócenie dystansu między członkami zespołów oraz ułatwienie codziennej wymiany wiedzy. Przestrzeń jest zwykle zaprojektowana tak, aby sprzyjać różnym formom aktywności – zarówno pracy indywidualnej, jak i zespołowej.

Biura open space wdrażane są w organizacjach z trzech głównych powodów:

1. Optymalizacja kosztowa – redukcja wydatków na powierzchnię (20-30% oszczędności) i infrastrukturę, łatwiejsza adaptacja przy reorganizacjach.
2. Stymulacja współpracy – ułatwienie spontanicznych interakcji, przyspieszenie przepływu informacji, zwiększenie ekspozycji na różnorodne perspektywy i pomysły.
3. Wzmocnienie kultury organizacyjnej – manifestacja wartości związanych z transparentnością, osłabienie barier hierarchicznych, zwiększenie identyfikacji z firmą.

Biura open space są często stosowane w nowoczesnych organizacjach, które stawiają na elastyczność, innowacyjność i kulturę pracy opartą na współdziałaniu. Dzięki odpowiedniej aranżacji przestrzeni i wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań (np. biurek typu hot desk, budek akustycznych czy ergonomicznych mebli), open space może wspierać efektywność i komfort pracy, a jednocześnie podkreślać transparentność i otwartość kultury organizacyjnej.

Aranżacja biura open space

Aranżacja biura typu open space polega na tworzeniu otwartej, pozbawionej ścian działowych przestrzeni, która sprzyja komunikacji i współpracy między pracownikami. Kluczowe elementy takiego układu to ergonomiczne stanowiska pracy, elastyczne strefy do spotkań zespołowych, miejsca do cichej pracy oraz wspólne przestrzenie wypoczynkowe. Projektując open space, dużą wagę przywiązuje się do akustyki, odpowiedniego oświetlenia i wygodnego rozmieszczenia biurek, by ograniczyć hałas i zapewnić komfort. Coraz częściej stosuje się też rozwiązania umożliwiające pracownikom większą kontrolę nad swoim otoczeniem, np. systemy rezerwacji miejsc, ścianki mobilne czy strefy ciszy.

Biuro open space. Rzut okiem na strefy

Nowoczesne biuro open space to przestrzeń zróżnicowana funkcjonalnie, odpowiadająca na różne potrzeby pracowników związane z charakterem wykonywanych zadań. Jakie strefy powinny znajdować się w tego typu biurze?

• Strefa współpracy – dedykowane obszary wspierające pracę zespołową, wyposażone w:

1. Mobilne meble umożliwiające szybką rekonfigurację przestrzeni
2. Interaktywne tablice i ekrany
3. Systemy wideokonferencyjne wysokiej jakości
4. Akustyczne separatory ograniczające rozprzestrzenianie się hałasu
    

• Strefa koncentracji – przestrzenie zapewniające warunki do pracy wymagającej skupienia:

1. Wydzielone budki akustyczne
2. Stanowiska pracy z panelami dźwiękochłonnymi
3. Pokoje ciszy (silence rooms)
4. Miejsca z ograniczoną dostępnością, rezerwowane na czas wykonywania zadań wymagających koncentracji
    

• Strefa regeneracji – obszary wspierające odpoczynek i nieformalną integrację:

1. Przestrzenie kawowe z wygodnymi siedziskami
2. Strefy relaksu z elementami biofilitycznymi (rośliny, naturalne materiały)
3. Przestrzenie do aktywności fizycznej (minisiłownie, stoliki do ping-ponga)
4. Pokoje wyciszenia (wellness rooms) umożliwiające krótkie przerwy regeneracyjne
    

Biuro typu open space – co z akustyką?

Hałas stanowi jeden z najpoważniejszych problemów w biurach open space. Badania opublikowane w “Applied Acoustics” wskazują, że poziom hałasu w przestrzeniach otwartych może przekraczać 65 dB, co znacząco utrudnia koncentrację i zwiększa poziom stresu. Dział HR powinien współpracować ze specjalistami ds. akustyki przy wdrażaniu:

• systemów maskowania dźwięku (sound masking),
• materiałów dźwiękochłonnych na sufitach, ścianach i podłogach,
• akustycznych separatorów między stanowiskami pracy,
• polityki “stref ciszy” w wybranych obszarach lub w określonych godzinach.
   

Biuro open space – zalety i wady z perspektywy działu HR

Choć biura open space oferują wiele korzyści organizacyjnych i wspierają dynamiczne środowisko pracy, wiążą się także z wyzwaniami, które wymagają świadomego podejścia ze strony działów HR. Zrozumienie zarówno zalet, jak i ograniczeń open space jest kluczowe dla tworzenia środowiska sprzyjającego efektywności, dobrostanowi i zaangażowaniu pracowników.

Zalety przestrzeni otwartych

• Lepsza współpraca i komunikacja
  Open space sprzyja szybszemu przepływowi informacji, integracji nowych pracowników i większej dostępności współpracowników. HR może wykorzystać to do promowania kultury otwartości i ułatwiania onboardingu.

• Niższe koszty i większa elastyczność
  Otwarta przestrzeń oznacza oszczędności na wynajmie i aranżacji biura, efektywne wykorzystanie powierzchni oraz łatwiejsze dostosowanie do zmian. Dla HR to szansa na inwestowanie w rozwój pracowników i wellbeing.
   

• Większa transparentność
  Mniejszy dystans hierarchiczny, widoczność liderów i przejrzystość procesów organizacyjnych pomagają w budowaniu kultury równości. HR może wzmacniać te wartości poprzez działania wspierające otwartą komunikację.
   

Wady przestrzeni otwartych

Według badań przeprowadzonych przez Harvard Business School, biura open space paradoksalnie mogą prowadzić do zmniejszenia bezpośredniej komunikacji między pracownikami o nawet 70%, zwiększając jednocześnie ilość komunikacji elektronicznej. Ponadto, w badaniach opublikowanych w “Journal of Environmental Psychology” wykazano, że pracownicy w przestrzeniach otwartych doświadczają:

• Zwiększonego poziomu stresu (o 27% wyższego w porównaniu do pracowników w biurach z podziałem na pomieszczenia) – stres, wypalenie i poczucie braku prywatności („efekt akwarium”) to realne zagrożenia. HR powinien oferować programy wspierające dobrostan pracowników.

• Trudności w koncentracji (63% badanych zgłasza częste rozproszenie uwagi) – hałas i częste rozproszenia obniżają produktywność i utrudniają skupienie. Rolą HR jest wdrażanie rozwiązań ułatwiających efektywną pracę w takich warunkach.
   

• Braku poczucia prywatności (58% respondentów) – ograniczona możliwość personalizacji miejsca, trudności z poufnymi rozmowami i niska kontrola nad otoczeniem wymagają od HR działań kompensujących te niedogodności – zarówno organizacyjnych, jak i przestrzennych.
   

• Zwiększonej ekspozycji na hałas (76% pracowników wskazuje hałas jako główny czynnik obniżający komfort pracy).
   

Dla działów HR zrozumienie tych wyzwań stanowi punkt wyjścia do opracowania skutecznych strategii poprawiających dobrostan pracowników w środowisku biura typu open space.

Praca na open space – wpływ na pracowników

Wpływ na zdrowie fizyczne

Open space w biurze oddziałuje na zdrowie pracowników poprzez:

• wyższe ryzyko infekcji (o 62% więcej dni chorobowych),
• obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego związane z niewłaściwą ergonomią,
• problemy z jakością powietrza i komfortem termicznym.
   

Wpływ na zdrowie psychiczne

Biuro typu open space tworzy specyficzne wyzwania dla psychiki:

• przeciążenie sensoryczne (hałas, ruch, nadmiar bodźców),
• utrata poczucia kontroli nad środowiskiem pracy,
• zwiększone napięcia interpersonalne.
   

Wpływ na efektywność zawodową

Przestrzenie otwarte wpływają na jakość i sposób pracy:

• niższa satysfakcja zawodowa (o 30% w porównaniu do gabinetów),
• paradoksalny spadek komunikacji bezpośredniej (o 70% według badań Harvardu),
• ograniczenie możliwości głębokiej, kreatywnej pracy.
   

Open space w biurze – kulturowe i organizacyjne aspekty komfortu w przestrzeni otwartej

Komfort pracy w biurze open space to nie tylko kwestia aranżacji przestrzeni – równie ważna jest rola działu HR w budowaniu kultury organizacyjnej sprzyjającej efektywnej i świadomej pracy w otwartym środowisku.

1. Jasne zasady funkcjonowania w przestrzeni wspólnej
   HR powinien wdrożyć przejrzyste protokoły, które ułatwiają codzienne współdziałanie:

• Komunikacja: wytyczne dotyczące hałasu, prowadzenia rozmów, sygnałów świadczących o potrzebie skupienia oraz spotkań zaplanowanych i spontanicznych.
• Dostępność: systemy oznaczania dostępności (np. statusy, sygnały wizualne), ustalone godziny pracy w skupieniu, jasne zasady przerywania pracy innym.
   

2. Elastyczność jako element dobrostanu
   Dostosowanie środowiska pracy do indywidualnych potrzeb pracowników wpływa na ich komfort:

• Model hybrydowy: elastyczne łączenie pracy zdalnej i biurowej, hot-desking, systemy rezerwacji stanowisk, koordynacja obecności zespołów.
• Elastyczne godziny pracy: możliwość dopasowania godzin do indywidualnych preferencji i rytmu dnia, analiza wykorzystania przestrzeni w różnych godzinach, monitorowanie wpływu na efektywność i zadowolenie.
   

3. Wsparcie dobrostanu pracowników
   Dział HR powinien tworzyć programy odpowiadające na specyficzne wyzwania open space:

• Zarządzanie stresem: warsztaty mindfulness, techniki koncentracji, treningi asertywności i komunikacji w otwartej przestrzeni.
• Ergonomia i zdrowie: audyty ergonomiczne, konsultacje z fizjoterapeutami, aktywność fizyczna, edukacja dotycząca ochrony wzroku i słuchu.
   

Nowoczesne biuro open space – technologia jako wsparcie komfortu w przestrzeni open space

Nowoczesne biuro open space powinno wykorzystywać rozwiązania technologiczne wspierające komfort i efektywność pracy. Dział HR, we współpracy z działem IT, powinien inicjować wdrażanie:

• Systemów zarządzania przestrzenią:

1. Aplikacje do rezerwacji stanowisk pracy i sal konferencyjnych
2. Systemy analizy wykorzystania przestrzeni oparte na czujnikach obecności
3. Narzędzia do planowania obecności zespołów w biurze
    

• Technologii wspierających akustykę:

1. Inteligentne systemy maskowania dźwięku dostosowujące się do poziomu hałasu w pomieszczeniu
2. Aplikacje monitorujące poziom hałasu i informujące użytkowników o przekroczeniu ustalonych norm
3. Zaawansowane rozwiązania audio dla przestrzeni konferencyjnych minimalizujące zakłócenia
    

• Rozwiązań wspierających zdrowie:

1. Inteligentne oświetlenie dostosowujące się do pory dnia i potrzeb użytkowników
2. Systemy kontroli jakości powietrza
3. Stanowiska pracy umożliwiające płynne przejście między pozycją siedzącą a stojącą
    

Podsumowanie

Zapewnienie komfortu pracownikom w biurze open space wymaga kompleksowego, strategicznego podejścia ze strony działu HR. Skuteczne działania powinny łączyć odpowiednią aranżację przestrzeni, kształtowanie kultury organizacyjnej wspierającej efektywną pracę w środowisku otwartym oraz wykorzystanie technologii.

Kluczem do sukcesu jest zrozumienie, że biuro typu open space nie jest rozwiązaniem uniwersalnym, lecz przestrzenią, która powinna być elastycznie dostosowywana do zróżnicowanych potrzeb pracowników i charakteru wykonywanych przez nich zadań. Dział HR, pełniąc funkcję pomostu między potrzebami biznesowymi organizacji a dobrostanem pracowników, ma do odegrania kluczową rolę w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań zapewniających komfort pracy w przestrzeniach otwartych.

Bibliografia

1. Bernstein, E. S., & Turban, S. (2018). The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration. Philosophical Transactions of the Royal Society B: Biological Sciences, 373(1753).https://royalsocietypublishing.org/doi/full/10.1098/rstb.2017.0239
2. Kim, J., & de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, 36, 18-26.https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494413000340
3. Otterbring, T., Pareigis, J., Wästlund, E., Makrygiannis, A., & Lindström, A. (2018). The relationship between office type and job satisfaction: Testing a multiple mediation model through ease of interaction and well-being. Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, 44(3), 330-334.https://www.sjweh.fi/article/3707
4. Candido, C., Thomas, L., Haddad, S., Zhang, F., Mackey, M., & Ye, W. (2019). Designing activity-based workspaces: satisfaction, productivity and physical activity. Building Research & Information, 47(3), 275-289.https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09613218.2018.1476372
5. Wohlers, C., & Hertel, G. (2017). Choosing where to work at work – towards a theoretical model of benefits and risks of activity-based flexible offices. Ergonomics, 60(4), 467-486.https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/00140139.2016.1188220
6. Cieśla, M. (2023). Efektywność pracy w open space. Blog edukacyjny.https://milenaciesla.pl/efektywnosc-pracy-w-open-space/
7. Bloom, N. (2024). Praca zdalna zwiększa produktywność w gospodarce. Subiektywnie o finansach.https://subiektywnieofinansach.pl/praca-zdalna-zwieksza-produktywnosc-w-gospodarce/
8. Kursy i Szkolenia Online (2024). Organizacja Pracy: 5 Prostych Zasad Pracy Biurowej.https://kursyszkolenia.online/organizacja-pracy/
9. Rolfö, L., Eklund, J., & Jahncke, H. (2018). Perceptions of performance and satisfaction after relocation to an activity-based office. Ergonomics, 61(5), 644-657.https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/00140139.2017.1398844
10. Haapakangas, A., Hongisto, V., Varjo, J., & Lahtinen, M. (2018). Benefits of quiet workspaces in open-plan offices – Evidence from two office relocations. Journal of Environmental Psychology, 56, 63-75.https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0272494418301488