Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo pracy w praktyce

3 lutego 2021

NR 20 (Styczeń 2021)

Praca zdalna, czyli dyskusja o przyszłości

165

Rok 2020 upłynął nam w cieniu epidemii koronawirusa oraz zmian, które przez nią wpiszą się na trwałe w naszą rzeczywistość. Jedną z nich jest zmiana tradycyjnego modelu pracy i upowszechnienie zjawiska pracy zdalnej. Praca zdalna to także wyzwanie z perspektywy prawnej, zwłaszcza w kontekście projektu uregulowania jej w Kodeksie pracy. 

Z artykułu dowiesz się:

POLECAMY

  • Na jakich warunkach odbywa się świadczenie pracy zdalnej w dzisiejszym stanie prawnym?
  • Jaka jest praktyka pracy typu „home office” w dniu dzisiejszym oraz jakie możliwe zmiany niesie ze sobą wprowadzenie uregulowania pracy zdalnej w Kodeksie pracy?
  • Jaki jest podział obowiązków i odpowiedzialności między pracodawcą a pracownikiem przy pracy zdalnej?

Epidemia koronawirusa zamknęła nas na długo w domach. Na pracodawcach wymogła zaś w większości nieplanowaną zmianę w podejściu do sposobu świadczenia pracy, wysyłając duży odsetek pracowników do pracy zdalnej. Nie dotyczy to każdego, nie każde stanowisko pracy może być przeniesione poza obszar zakładu pracy. Wydarzenia 2020 r. pokazały jednak, że wiele funkcji i zadań nie musi być wykonywane bezpośrednio w biurze. Pierwsze doświadczenia z pracą zdalną są różne. Dla części pracodawców mogły być one negatywne – spadek efektywności pracy, trudności w zarządzaniu zespołem i koordynowaniu zadań, niesubordynacja i brak kontaktu z pracownikiem w godzinach pracy, a wreszcie brak możliwości efektywnej kontroli czasu pracy. To zarzuty, które można usłyszeć. Z drugiej strony w dyskusji publicznej zdają się przeważać głosy, że praca zdalna pozostanie z nami także po epidemii. Nie brak opracowań i publikacji, które wskazują na wzrost efektywności pracy czy wieszczą koniec ery przestrzeni biurowej, jaką dzisiaj znamy. 

Praca zdalna – perspektywa prawna na dzisiaj

Z perspektywy prawnej praca zdalna jest dzisiaj zjawiskiem w znacznej mierze nieuregulowanym. Kodeks pracy w jego aktualnym brzmieniu reguluje jedynie pojęcie telepracy, którą jest „regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy” i „z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej” (art. 675 § 1 k.p.). Przepisy określają szereg obowiązków i formalności, które wymagały wprowadzenia telepracy – przede wszystkim zgody pracownika wyrażanej na początku lub w trakcie zatrudnienia.

Przyjęło się, że praca zdalna – kryjąca się często pod pojęciem „home office” – była niesformalizowanym trybem pozwalającym na incydentalne wykonywanie pracy z domu na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. Praca zdalna w dzisiejszej formule nie stanowi telepracy. Z prawnego punktu widzenia bowiem nie ma ona charakteru „regularnego”, acz incydentalny. Kwestie udzielania zgody i warunków świadczenia pracy w trybie home office pracodawcy ustalali dotychczas w regulaminach pracy. Nierzadko jednak praktyka home office odbywa się bez wyraźnej podstawy w regulacjach wewnętrznych pracodawcy.

Dzisiaj obowiązujące przepisy z zakresu podziału obowiązków i odpowiedzialności między pracodawcą i pracownikiem, zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa pracy, nie do końca odpowiadają warunkom, w jakich praca zdalna jest i będzie wykonywana.

Wedle dzisiejszego stanu prawnego przepisy regulujące pracę zdalną wprowadza wyłącznie ustawa covidowa (ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Artykuł 3 ust. 1 tej ustawy przewiduje, że „w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania”.

Ustawa precyzuje, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić zarówno narzędzia i materiały, jak i „obsługę logistyczną”. Może też polecić pracownikowi skierowanemu na pracę zdalną sporządzanie ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającej w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. W założeniu ma to być narzędzie kontroli wykonywania pracy przez pracownika.

Aktualnie obowiązujące przepisy nie precyzują jednak, by pracodawca miał obowiązek rozliczenia względem pracownika poniesionych przezeń kosztów wykonywania pracy zdalnej (np. energia elektryczna, internet). Nie stoi to jednak na przeszkodzie, by porozumienie między pracodawcą a pracownikiem kwestie takiego rozliczenia określało. Pracodawca i pracownik rozliczający koszty już dzisiaj mogą korzystać ze zwolnienia podatkowego. Rozliczenie to, co do zasady, jest wyłączone z podstawy oskładkowania. Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika są zwolnione z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 13 PDOF) oraz wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Wysokość ekwiwalentu musi jednak odpowiadać poniesionym wydatkom (wyrok SA w Gdańsku, sygn. III Aua 280/15).

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Artykuł 3 ustawy covidowej w swoim brzmieniu daje pracodawcom możliwość polecenia pracownikowi pracy zdalnej. Jest to nowość w kontekście tradycyjnie rozumianego home office, które przeważnie odbywa się na wniosek pracownika i z jego inicjatywy. Możliwość polecenia pracy zdalnej oznacza, że pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika na wykonywanie pracy zdalnej, ale może władczo sam zobowiązać go do takiego sposobu wypełniania obowiązków pracowniczych. Niezastosowanie się do takiego polecenia może być zatem kwalifikowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych (art. 100 § 1 k.p.) i spotkać się z adekwatną reakcją dyscyplinującą ze strony pracodawcy.

Uprawnienie do polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej osłabia jednak art. 3 ust. ustawy covidowej, który określa granice działania pracodawcy. W myśl tego przepisu polecenie może być wydane, „jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy”. Tym samym ustawa daje pracownikowi faktyczne prawo do odmowy wykonania polecenia, jeżeli brak mu umiejętności lub możliwości technicznych oraz lokalowych. Przesłanki określone przez ustawodawcę są nieostre i pracodawcy trudno byłoby wykazać brak podstaw do odmowy realizacji polecenia poza oczywistymi przypadkami. Przepisy nie dają też pracodawcy prawa do weryfikacji przyczyn odmowy takiego polecenia. Jeżeli zatem pracownik odmówi wykonywania pracy zdalnej, argumentując, że nie dysponuje odpowiednim w domu pomieszczeniem lub sprzętem (biurkiem, krzesłem, połączeniem internetowym) umożliwiającym wykonywanie pracy zdalnej, pracodawca nie będzie miał narzędzi do weryfikacji.

Niemniej możliwość polecenia pracy zdalnej jednostronnie przez pracodawcę wyraźnie rozróżnia tryb przewidziany w ustawie covidowej od tradycyjnie pojmowanego home office. Warto przy tym pamiętać, że przepisy te będą funkcjonowały tylko przez okres stanu epidemii (stanu zagrożenia epidemicznego) oraz przez trzy miesiące po jego odwołaniu.

Ustawa precyzuje, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. 

Ryzyko pracodawcy

To, co łączy pracę zdalną w trybie ustawy covidowej oraz dotychczasową praktykę home office, to ryzyko pracodawcy, które nie zawsze jest dostrzegane. Także w przypadku pracy zdalnej pracodawca ponosi odpowiedzialność za bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a przede wszystkim ponosi ryzyko świadczenia pracy. Kodeks pracy nie ustanawia wyjątków w odniesieniu do pracy zdalnej.

W tym kontekście pracodawca formalnie ponosi odpowiedzialność za zorganizowanie pracy w sposób bezpieczny i higieniczny. Wypadek przy pracy może mieć miejsce także w czasie wykonywania pracy zdalnej. W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że związek wypadku z pracą istnieje niezależnie od czasu i miejsca, w którym wypadek nastąpił (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 lipca 2006 r., sygn. I UK 28/06). Tym bardziej możliwa jest sytuacja, że za wypadek przy pracy zostanie uznane zdarzenie, które nastąpiło w domu pracownika skierowanego do wykonywania pracy zdalnej.

Z perspektywy pracodawcy jest to o tyle problematyczne, że faktycznie w ramach pracy zdalnej czy home office spoczywa na nim obowiązek, którego wykonanie zdaje się być poza jego prawnymi możliwościami. Wykonywanie pracy zdalnej nie oznacza bowiem, że pracodawca uzyskuje nieskrępowany dostęp do pomieszczeń domowych pracownika. Nie ma też możliwości sprawowania kontroli nad sposobem organizacji miejsca pracy pracownika czy czuwaniem nad przestrzeganiem zasad BHP. Na przeszkodzie stoją tu dobra osobiste pracownika, w tym prawo do prywatności, które umożliwia pracodawcy dostęp do miejsca pracy wyłącznie za zgodą pracownika. Brak zgody pracownika na taką kontrolę i nieudzielenie pracodawcy dostępu (pomijając już samą kwestię możliwości faktycznego kontrolowania wszystkich pracowników w tym samym czasie) nie zdejmuje z niego odpowiedzialności za dopełnienie obowiązków wynikających z Kodeksu pracy. 

To istotna kwestia, mając na względzie to, że pracodawca ponosi także tzw. odpowiedzialność uzupełniającą wobec pracownika za skutki wypadku przy pracy. Oznacza to, że pracownik poszkodowany na skutek wypadku przy pracy uprawniony jest do dochodzenia roszczeń uzupełniających na podstawie przepisów prawa cywilnego, w zakresie szkód niepokrytych odszkodowaniem z ustawy wypadkowej (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 30 marca 2017 r., sygn. III APa 80/16). Dla wielu przedsiębiorców – takich, których działalność opiera się na wykorzystaniu sił przyrody – wiąże się to z odpowiedzialnością cywilnoprawną osadzoną na zasadzie ryzyka (art. 435 § 1 k.c.), a zatem abstrahującą w dużej mierze od kwestii winy.

Praca zdalna w Kodeksie pracy – projekt zmian

Nie bez przyczyny potrzeba kompleksowej regulacji pracy zdalnej została dostrzeżona przez rząd, który przygotował projekt nowelizacji Kodeksu pracy. Założeniem przyświecającym projektowi jest kompleksowe uregulowanie zjawiska pracy zdalnej.

Ważne

Z perspektywy prawnej zatem praca zdalna w aktualnym kształcie i warunkach to nie tylko dogodność, lecz także ryzyko prawne i odpowiedzialność, której nie sposób w pełni kontrolować. Co istotne, dotyczy to zarówno pracy zdalnej uregulowanej dzisiaj w ustawie covidowej, jak i przypadków incydentalnego home office. 

Projekt zakłada, że regulacja pracy zdalnej zastąpi w całości dzisiejsze przepisy dotyczące telepracy. Od pracodawców, którz...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy