Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo pracy w praktyce

24 maja 2019

NR 10 (Maj 2019)

Nowy sposób prowadzenia akt osobowych

379

Zmiany w aktach osobowych były już zapowiadane – w różnych wariantach – od niemal kilku lat. W końcu z dniem 1 stycznia 2019 r. wprowadzono nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej i umożliwiono prowadzenie jej w formie elektronicznej. Niestety i tym razem nowe przepisy budzą wiele wątpliwości i trudności.

Do tej pory przechowywaliśmy akta osobowe przez 50 lat. Na tle innych krajów okres ten mógł być uznany za bardzo długi. Dla porównania Niemcy przechowują swoje akta osobowe przez 10 lat, Anglicy przez sześć lat, a Amerykanie tylko przez trzy lata. W praktyce tak długie przechowywanie dokumentów okazywało się niezmiernie przydatne, zwłaszcza z punktu widzenia pracowników, którzy toczyli spory sądowe z ZUS-em o świadczenia emerytalne (szczególnie emerytury wcześniejsze i pomostowe). Było to jednak uciążliwe dla pracodawców.

Ulepszenie systemu teleinformatycznego ZUS dało nam podstawę do skrócenia tego okresu. Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe (i całą dokumentację pracowniczą) mamy przechowywać przez 10 lat. Nie dotyczy to jednak wszystkich pracowników.

Trzeba również zwrócić uwagę, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy lub złożenia raportu informacyjnego (czyli od 31 grudnia). Oznacza to, że nie będziemy musieli indywidualnie kontrolować każdego z byłych pracowników, a wystarczy sporządzić listę pracowników, którzy odeszli z pracy w konkretnym roku.

Mimo że to jeszcze odległa przyszłość, warto wiedzieć, co zrobić, gdy te 10 lat już upłynie. Po upływie okresu przechowywania akt pracownik ma jeszcze miesiąc na ich odbiór. My natomiast mamy kolejne 12 miesięcy na ich zniszczenie. 

Ze zmianą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej wiąże się dodatkowy obowiązek dla działów kadr. W przypadku pracowników, co do których dokumentację pracowniczą przechowywać będziemy 10 lat, niezbędne będzie  oprócz wystawienia świadectwa pracy  wręczenie dodatkowej informacji o:

  • okresie przechowywania dokumentacji,
  • możliwości odbioru dokumentacji w okresie miesiąca po zakończeniu okresu przechowywania dokumentacji,
  • zniszczeniu dokumentacji w przypadku braku jej odbioru.
     

Ważne

Dokumentację pracowniczą pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowujemy 10 lat. Dokumentację pracowniczą pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. przechowujemy lat 50. Mamy jednak możliwość skrócenia okresu przechowywania w stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Jeżeli złożymy za tych pracowników raporty informacyjne (najpierw ZUS OSW, później ZUS RIA) do ZUS, to również ich akta będziemy mogli przechowywać tylko 10 lat, liczone od dnia złożenia raportu.


Nie możemy jednak wskazać, że dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat, a w okresie następnego miesiąca może zostać odebrana. Musimy wskazać daty dzienne – jak w przykładzie poniżej. 
 

Przykład

Pracownik został zatrudniony 2 stycznia 2019 r. Jego umowa o pracę rozwiązała się 30 czerwca 2019 r. Okres przechowywania akt osobowych liczymy od 31 grudnia 2019 r., a więc skończy się w dniu 31 grudnia 2029 r. Pracownik może odebrać akta do 31 stycznia 2030 r. Pracodawca natomiast musi zniszczyć akta 
do 31 stycznia 2031 r. Pracodawca może (ale nie musi) oddać pracownikowi akta w okresie przeznaczonym na ich zniszczenie.   


Jeżeli już doszło do rozwiązania umowy z pracownikiem zatrudnionym po 31 grudnia 2018 r., a nie wręczyliśmy mu dodatkowej informacji wraz ze świadectwem pracy, warto to uzupełnić (np. przesłać pracownikowi taką informację, a jej kopię wpiąć do jego akt osobowych w części C).

Dokumentacja pracownicza

Nie wszyscy zauważyli, że w Kodeksie pracy pojawiła się nowa definicja – dokumentacji pracowniczej. Fakt ten wiąże się – wbrew pozorom – z ogromnymi konsekwencjami. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą znane nam do tej pory akta osobowe oraz – dodatkowo – dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W zakres tej dodatkowej dokumentacji wchodzić będzie zaś szereg dokumentów, które do tej pory zasadniczo przechowywaliśmy przez 3 lata, jak np. wnioski urlopowe. 

Zmiany zarówno w okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (czyli konieczność przechowywania jej przez 10 lat), jak i w formie prowadzenia dotykają więc w takim samym stopniu akt osobowych, jak i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Olbrzymie znaczenie będzie to miało zwłaszcza w kontekście nowych problemów z formą prowadzenia dokumentacji.

Formy prowadzenia dokumentacji

Do tej pory zdarzało się tak, że akta osobowe prowadziliśmy w formie papierowej. Część innych dokumentów, np. listy obecności czy wnioski urlopowe, sporządzane były natomiast w formie elektronicznej – czy to przez system RCP, czy też odpowiednie formularze w systemach SAP. W Kodeksie pracy wprowadzono jednak przepis, który wskazuje, że dokumentację pracowniczą prowadzi się i przechowuje w formie papierowej lub elektronicznej. 

I właśnie to „lub” wprowadziło powszechny zamęt zarówno w działach kadr, jak i wśród prawników. Według zasad logiki prawniczej „lub” oznacza, że możemy prowadzić dokumentację: 

  • wyłącznie w formie papierowej,
  • wyłącznie w formie elektronicznej,
  • częściowo w formie papierowej, a częściowo w formie elektronicznej.

Okazało się jednak, że w ogóle nie takie było założenie ustawodawcy. Miał on mieć bowiem na celu, aby dokumentację pracowniczą można było prowadzić tylko w jednej, wybranej przez pracodawcę formie. Jeżeli więc zdecydowalibyśmy się na prowadzenie dokumentacji w formie papierowej, to wszystko musiałoby być papierowe – nie moglibyśmy np. godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, wniosków urlopowych czy godzin nadliczbowych ewidencjonować w systemach teleinformatycznych. Trzeba by je drukować i wpinać do akt papierowych. Z treści przepisu natomiast wprost wynika, że dopuszczalne jest mieszane prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Problem ten zauważyło już Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowa Inspekcja Pracy. Miały one wydać wspólną interpretację, co do rzeczonego „lub", a więc wskazać, czy zmuszeni będziemy zdecydować się tylko na jedną wyłączną formę prowadzenia dokumentacji, czy też możemy stosować system mieszany. Interpretację na ten moment wydała już Państwowa Inspekcja Pracy, która pozwoliła na mieszane prowadzenie dokumentacji. Natomiast jedna kategoria dokumentów, np. akta osobowe, może być prowadzona tylko w jednej formie. Nie można części akt osobowych prowadzić papierowo, a części elektronicznie. Podobnie w przypadku wniosków urlopowych – wszystkie muszą być papierowe albo elektroniczne itd. Natomiast prowadzenie akt osobowych papierowo nie zmusza nas do prowadzenia wniosków urlopowych też papierowo. 

Jeżeli decydujemy się na formę papierową, to przechowujemy oryginały (np. umowy o pracę) dokumentów oraz kopie lub odpisy dokumentów, poświadczone za zgodność. Jeżeli wybieramy formę elektroniczną, to skany dokumentów musimy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dodatkowo musimy spełniać szereg wymogów technicznych, a więc bez specjalistycznego systemu teleinformatycznego raczej się nie obejdzie.  

Zmiany z jednej formy na drugą będą się natomiast wiązały z koniecznością zawiadomienia i umożliwieniem odbioru dotychczasowej formy prowadzonej dokumentacji pracownikowi, byłemu pracownikowi, a czasem członkom rodziny pracownika lub byłego pracownika. W odniesieniu do pracownika i byłego pracownika – pracodawca będzie musiał ich poinformować o możliwości odbioru według określonej szczegółowo procedury.

Jak prowadzić akta osobowe 

Wraz ze zmianą Kodeksu pracy w dniu 1 stycznia 2019 r. w życie weszło również nowe rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej1. Wprowadziło ono dodatkową część do akt osobowych. Oprócz części A, B i C pojawia się również część D. 

W części D zawarte mają być dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej (czyli zawiadomienie o ukaraniu, sprzeciw od kary itp.). Mogą się tu znaleźć dokumenty związane z innymi karami, co do których przepisy przewidują ich zatarcie po określonym czasie. Nie powinny się tu natomiast znaleźć np. kary związane z obniżeniem premii.

Części A, B i C możemy teraz podzielić na podrozdziały, np. A1, A2 czy A3. Podrozdziały powinny być ze sobą powiązane tematycznie. 
 

Przykład

W części B1 możemy umieścić wszystkie zawarte umowy o pracę i angaże, w części B2 zaświadczenia dotyczące przebytych szkoleń BHP, w części B3 skierowania i orzeczenia lekarskie o zdolności do pracy itd. 


Jeżeli natomiast chodzi o część D, musimy wprowadzić podrozdziały, nie ma tu dowolności. Każdy z podrozdziałów powinien odnosić się do innej kary. I tak w podrozdziale D1 będzie kara chr...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy