Nowy sposób prowadzenia akt osobowych

Do tej pory przechowywaliśmy akta osobowe przez 50 lat. Na tle innych krajów okres ten mógł być uznany za bardzo długi. Dla porównania Niemcy przechowują swoje akta osobowe przez 10 lat, Anglicy przez sześć lat, a Amerykanie tylko przez trzy lata. W praktyce tak długie przechowywanie dokumentów okazywało się niezmiernie przydatne, zwłaszcza z punktu widzenia pracowników, którzy toczyli spory sądowe z ZUS-em o świadczenia emerytalne (szczególnie emerytury wcześniejsze i pomostowe). Było to jednak uciążliwe dla pracodawców.

Ulepszenie systemu teleinformatycznego ZUS dało nam podstawę do skrócenia tego okresu. Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe (i całą dokumentację pracowniczą) mamy przechowywać przez 10 lat. Nie dotyczy to jednak wszystkich pracowników.

Trzeba również zwrócić uwagę, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy lub złożenia raportu informacyjnego (czyli od 31 grudnia). Oznacza to, że nie będziemy musieli indywidualnie kontrolować każdego z byłych pracowników, a wystarczy sporządzić listę pracowników, którzy odeszli z pracy w konkretnym roku.

Mimo że to jeszcze odległa przyszłość, warto wiedzieć, co zrobić, gdy te 10 lat już upłynie. Po upływie okresu przechowywania akt pracownik ma jeszcze miesiąc na ich odbiór. My natomiast mamy kolejne 12 miesięcy na ich zniszczenie. 

Ze zmianą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej wiąże się dodatkowy obowiązek dla działów kadr. W przypadku pracowników, co do których dokumentację pracowniczą przechowywać będziemy 10 lat, niezbędne będzie  oprócz wystawienia świadectwa pracy  wręczenie dodatkowej informacji o:

• okresie przechowywania dokumentacji,
• możliwości odbioru dokumentacji w okresie miesiąca po zakończeniu okresu przechowywania dokumentacji,
• zniszczeniu dokumentacji w przypadku braku jej odbi...