Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

23 lipca 2019

NR 11 (Lipiec 2019)

Mowi dba o komunikację

0 107

Firma Mowi zatrudnia w Polsce niemal 4 tys. ludzi. Prowadzenie skutecznej komunikacji wewnętrznej w tak dużej organizacji jest sporym wyzwaniem, przed którym każdego dnia staje organizacja i dział komunikacji odpowiedzialny za codzienne działania w tym obszarze.

Sposób prowadzenia komunikacji wewnętrznej w Mowi jest silnie związany z historią powstania firmy i tym, jak duża polska firma weszła w skład norweskiej grupy. Aby lepiej zrozumieć nasze decyzje i rozwiązania z obszaru komunikacji wewnętrznej, należy poznać nieco naszą przeszłość.

Historia Mowi Poland

Zaczyna się w 1996 r. w Ustce od powstania firmy Morpol, która zajęła się przetwórstwem białych ryb, głównie dorszy. Po kilku latach ówczesny właściciel zdecydował o przejściu do branży przetwórstwa łososia atlantyckiego, co okazało się strzałem w przysłowiową dziesiątkę. W ciągu kilku lat mała przetwórnia wyrosła na europejskiego gracza posiadającego własne farmy rybne, m.in. na Islandii. W tym samym czasie ustecka fabryka rozrosła się kilkukrotnie, zwiększając zatrudnienie do kilkuset osób, rekrutujących się niemal w całości z członków lokalnej społeczności. Firma zdobywała nowe rynki i rozpoczęła etap akwizycji, przejmując jednego z największych swoich konkurentów – niemiecką firmę Laschinger (dzisiaj część Grupy Mowi).

W 2013 r. zaczyna się nowy rozdział w historii firmy Morpol, który pisany był wspólnie z Marine Harvest z Norwegii, będącą światowym liderem w hodowli łososia atlantyckiego. Wówczas nastąpiło przejęcie Morpolu przez norweską firmę, co zaowocowało powstaniem organizacji będącej jednocześnie największym hodowcą i przetwórcą łososia atlantyckiego na świecie. Połączenie obu firm spowodowało implementację skandynawskiego modelu biznesowego i kultury organizacyjnej do firmy, która wcześniej miała silnie właścicielski charakter.

Od 1 stycznia 2019 r. obie firmy zmieniły nazwę i znane są pod wspólnym szyldem Mowi. Mowi Poland, zatrudniając niemal 4 tys. osób, jest największą pod względem zatrudnienia spółką z Grupy Mowi. Na Pomorzu działamy w czterech lokalizacjach (Ustka, Słupsk, Lębork i Gdańsk). Każda z tych placówek ma inną historię i rodowód, jednak dzięki dobrej komunikacji i wspólnym celom nauczyliśmy się płynnie i efektywnie współpracować.

Wszystko bierze początek w wyzwaniu

Osią kultury firmy jest „care”, czyli dbanie. Mowi dba o hodowane łosie, o przygotowywany produkt, o środowisko naturalne i lokalne społeczności, w których działa. Mowi dba też szczególnie o ludzi, którzy pracują w firmie.

  1. „Care” jest także silnie obecne w komunikacji wewnętrznej. Jest to szczególnie ważne w kontekście rozproszenia organizacji i znacznych odległości między poszczególnymi lokalizacjami. To właśnie odległości i brak możliwości codziennej obecności pracowników działu komunikacji w każdej lokalizacji istotnie wpływają na nasze podejście do realizowanych zadań.
  2. Drugim czynnikiem rzutującym na skuteczne zarządzanie komunikacją wewnętrzną jest fakt, że dostęp do służbowych skrzynek e-mail ma tylko ok. 35% pracowników firmy. Oznacza to, że większość pracowników działu produkcji nie posiada możliwości odbierania komunikatów e-mail i zanim informacja do nich dotrze, przechodzi przez pośredników, co może powodować opóźnienia w jej dotarciu do finalnego odbiorcy.
  3. „Ograniczenia prędkości” w rozpowszechnianiu informacji stanowią kolejne wyzwanie, z jakim mierzymy się każdego dnia w naszej pracy. Konieczność radzenia sobie z tymi okolicznościami stymulowała naszą kreatywność w poszukiwaniu rozwiązań i narzędzi pozwalających na prowadzenie skutecznej komunikacji.
  4. Rozproszenie geograficzne i lokalizacje w różnych miastach sprawiają, że nasza firma jest niezwykle różnorodna. Przejawia się to w kontekście lokalnych społeczności i rekrutujących się z nich pracowników. Ponadto każde miasto (lokalizacja) ma swoją specyfikę, która przekłada się na jego mieszkańców, czyli pracowników firmy. Także poszczególne spółki pełnią różne role w naszej organizacji, co wyraża się poprzez dobór kadr i realizowane zadania. Spółki mają różną historię, ustecka lokalizacja dała początek wielkiej firmie, pozostałe dołączyły do firmy w procesie przejęć.
  5. Ostatnim wyzwaniem jest coś, z czym mierzy się współczesny PR, marketing i komunikacja wewnętrzna, czyli walka o uwagę odbiorcy. Nasi koledzy, do których komunikujemy, jako odbiorcy mediów są każdego dnia wręcz bombardowani ogromną ilością przekazów. Naszą rolą jest znaleźć sposób, aby zaciekawić pracowników i zwrócić ich uwagę na komunikaty komunikacji wewnętrznej firmy. Bywa, że jest to walka o kilka sekund cennego czasu pracownika w przerwie kawowej lub w trakcie lunchu. Wówczas nasz komunikat rywalizuje z tak silnymi konkurentami, jak rozmowa z kolegą, telefon do bliskiej osoby, sprawdzenie ulubionego portalu WWW lub scrollowanie mediów społecznościowych. Jak się okazuje, można skutecznie uczestniczyć w tej konkurencji i ją wygrywać.

Magazyn firmowy uszyty na miarę

Prowadząc komunikację wewnętrzną w firmie posiadającej placówki w lokalizacjach rozproszonych na osi o długości 120 km, naturalne wydaje się zwrócenie w kierunku elektronicznych kanałów komunikacji. Problem pojawia się, gdy większość pracowników związanych z główną działalnością firmy (w naszym przypadku z produkcją) nie ma dostępu do tych kanałów. Co wówczas zrobić? Rozwiązaniem w przypadku firmy Mowi okazał się powrót do bardziej tradycyjnych kanałów komunikacji, przy jednoczesnym postawieniu na wysoką jakość realizowanej komunikacji.

W Mowi Poland (jeszcze pod poprzednią nazwą firmy) funkcjonował magazyn firmowy, wydawany raz na kwartał – Morpol Inside. (Aktualnie jesteśmy w procesie zmiany winiety, cyklu wydawniczego i odświeżenia szaty graficznej magazynu). Nasz kwartalnik przez pewien czas był wspierany przez newsletter ukazujący się w cyklu dwutygodniowym. Analizując plusy i minusy każdego z tych wydawnictw, doszliśmy do wniosku, że możemy stworzyć magazyn, który połączy w sobie najsilniejsze strony kwartalnika i dwutygodnika. Zdecydowaliśmy się na rozpoczęcie procesu, w efekcie którego chcemy stworzyć miesięcznik, pozwalający na przygotowywanie obszernych tekstów, zawierających szczegółowe i wartościowe informacje, ilustrując je wysokiej jakości zdjęciami, infografikami i grafikami. Pracownicy (zarówno autorzy tekstów, jak i ich czytelnicy) sygnalizowali, że materiały publikowane w newsletterze nie wyczerpują opisywanych tematów i są w stanie jedynie sygnalizować pewne zjawiska i fakty, co było dla nich słabą stroną newslettera. Miesięcznik będzie odpowiadał na te potrzeby, jednocześnie publikowane w nim materiały nie będą tracić aktualności, co było największym zgłaszanym minusem kwartalnika.

Kącik pracowniczy, czyli informacje w jednym miejscu

Ważnym narzędziem wykorzystywanym w komunikacji z pracownikami nieposiadającymi dostępu do służbowej poczty e-mail stały się dla nas tablice informacyjne, tzw. employee’s corner. Pomysł leżący u podstaw ich funkcjonowania zakładał stworzenie systemu sprawnego kolportażu różnorodnych treści, które w ciągu jednego dnia powinny znaleźć się we wszystkich przeznaczonych do tego miejscach. Aby to osiągnąć, przygotowaliśmy specjalny projekt tablic informacyjnych, wyróżniający się wśród wielu innych witheboardów wiszących w firmie. Pierwsza wersja tablic informacyjnych podzielona była na trzy części tematyczne, aby oddawać ówczesne uwarunkowania i etap rozwoju organizacji, która była świeżo po połączeniu się z firmą norweską i w której wdrażany był program zmiany organizacyjnej.

Po trzech latach, gdy firma okrzepła w nowej strukturze i zintegrowała się z globalną organizacją, do której dołączyła, powstał nowy projekt tablic, lepiej dopasowany do bieżących potrzeb pracowników i organizacji. Zmienił się także rozmiar tablic, ponieważ stare nie mieściły już wszystkich publikowanych informacji. Wiosną 2019 tablice informacyjne trzeci raz zmieniły swój layout w ramach rebrandingu Mowi.

Tablice stały się dla nas skutecznym kanałem komunikacji z pracownikami, ponieważ posiadają szereg zalet, które staramy się mądrze wykorzystywać. Przede wszystkim informacje publikowane na tablicach mogą mieć obszerny i efektowny charakter. Dbamy o wysoką jakość merytoryczną, którą wspiera równie dopracowana warstwa wizualna. Komunikaty i plakaty publikujemy na kilka dni, co daje pracownikom swobodę w wyborze czasu i okoliczności zapoznania się z nimi oraz pozwala im na powrót do treści, jeżeli będą tego potrzebować. Podążając za feedbackiem od odbiorców, używamy prostych, czytelnych czcionek w dużych rozmiarach.

W celu utrzymania drożności tego kanału komunikacji zbudowaliśmy system, w którym uczestniczą pracownicy administracji produkcji w poszczególnych lokalizacjach oraz działach, pełniący rolę „opiekuna tablic”. Jest to niezbędne do sprawnego kolportażu treści w oddalonych od siebie lokalizacjach. Skuteczność systemu zapewnia jego prostota, tj. stworzyliśmy grupę pracowników, do których mailowo wysyłane są materiały z przeznaczeniem do publikacji. W mailu opisujemy, w jakim formacie, gdzie i jak długo komunikat należy wydrukować i publikować. „Opiekunowie” zaangażowani w system kolportażu treści wykonują trochę...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy