Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście

23 lipca 2019

NR 11 (Lipiec 2019)

Mowi dba o komunikację

297

Firma Mowi zatrudnia w Polsce niemal 4 tys. ludzi. Prowadzenie skutecznej komunikacji wewnętrznej w tak dużej organizacji jest sporym wyzwaniem, przed którym każdego dnia staje organizacja i dział komunikacji odpowiedzialny za codzienne działania w tym obszarze.

Sposób prowadzenia komunikacji wewnętrznej w Mowi jest silnie związany z historią powstania firmy i tym, jak duża polska firma weszła w skład norweskiej grupy. Aby lepiej zrozumieć nasze decyzje i rozwiązania z obszaru komunikacji wewnętrznej, należy poznać nieco naszą przeszłość.

POLECAMY

Historia Mowi Poland

Zaczyna się w 1996 r. w Ustce od powstania firmy Morpol, która zajęła się przetwórstwem białych ryb, głównie dorszy. Po kilku latach ówczesny właściciel zdecydował o przejściu do branży przetwórstwa łososia atlantyckiego, co okazało się strzałem w przysłowiową dziesiątkę. W ciągu kilku lat mała przetwórnia wyrosła na europejskiego gracza posiadającego własne farmy rybne, m.in. na Islandii. W tym samym czasie ustecka fabryka rozrosła się kilkukrotnie, zwiększając zatrudnienie do kilkuset osób, rekrutujących się niemal w całości z członków lokalnej społeczności. Firma zdobywała nowe rynki i rozpoczęła etap akwizycji, przejmując jednego z największych swoich konkurentów – niemiecką firmę Laschinger (dzisiaj część Grupy Mowi).

W 2013 r. zaczyna się nowy rozdział w historii firmy Morpol, który pisany był wspólnie z Marine Harvest z Norwegii, będącą światowym liderem w hodowli łososia atlantyckiego. Wówczas nastąpiło przejęcie Morpolu przez norweską firmę, co zaowocowało powstaniem organizacji będącej jednocześnie największym hodowcą i przetwórcą łososia atlantyckiego na świecie. Połączenie obu firm spowodowało implementację skandynawskiego modelu biznesowego i kultury organizacyjnej do firmy, która wcześniej miała silnie właścicielski charakter.

Od 1 stycznia 2019 r. obie firmy zmieniły nazwę i znane są pod wspólnym szyldem Mowi. Mowi Poland, zatrudniając niemal 4 tys. osób, jest największą pod względem zatrudnienia spółką z Grupy Mowi. Na Pomorzu działamy w czterech lokalizacjach (Ustka, Słupsk, Lębork i Gdańsk). Każda z tych placówek ma inną historię i rodowód, jednak dzięki dobrej komunikacji i wspólnym celom nauczyliśmy się płynnie i efektywnie współpracować.

Wszystko bierze początek w wyzwaniu

Osią kultury firmy jest „care”, czyli dbanie. Mowi dba o hodowane łosie, o przygotowywany produkt, o środowisko naturalne i lokalne społeczności, w których działa. Mowi dba też szczególnie o ludzi, którzy pracują w firmie.

  1. „Care” jest także silnie obecne w komunikacji wewnętrznej. Jest to szczególnie ważne w kontekście rozproszenia organizacji i znacznych odległości między poszczególnymi lokalizacjami. To właśnie odległości i brak możliwości codziennej obecności pracowników działu komunikacji w każdej lokalizacji istotnie wpływają na nasze podejście do realizowanych zadań.
  2. Drugim czynnikiem rzutującym na skuteczne zarządzanie komunikacją wewnętrzną jest fakt, że dostęp do służbowych skrzynek e-mail ma tylko ok. 35% pracowników firmy. Oznacza to, że większość pracowników działu produkcji nie posiada możliwości odbierania komunikatów e-mail i zanim informacja do nich dotrze, przechodzi przez pośredników, co może powodować opóźnienia w jej dotarciu do finalnego odbiorcy.
  3. „Ograniczenia prędkości” w rozpowszechnianiu informacji stanowią kolejne wyzwanie, z jakim mierzymy się każdego dnia w naszej pracy. Konieczność radzenia sobie z tymi okolicznościami stymulowała naszą kreatywność w poszukiwaniu rozwiązań i narzędzi pozwalających na prowadzenie skutecznej komunikacji.
  4. Rozproszenie geograficzne i lokalizacje w różnych miastach sprawiają, że nasza firma jest niezwykle różnorodna. Przejawia się to w kontekście lokalnych społeczności i rekrutujących się z nich pracowników. Ponadto każde miasto (lokalizacja) ma swoją specyfikę, która przekłada się na jego mieszkańców, czyli pracowników firmy. Także poszczególne spółki pełnią różne role w naszej organizacji, co wyraża się poprzez dobór kadr i realizowane zadania. Spółki mają różną historię, ustecka lokalizacja dała początek wielkiej firmie, pozostałe dołączyły do firmy w procesie przejęć.
  5. Ostatnim wyzwaniem jest coś, z czym mierzy się współczesny PR, marketing i komunikacja wewnętrzna, czyli walka o uwagę odbiorcy. Nasi koledzy, do których komunikujemy, jako odbiorcy mediów są każdego dnia wręcz bombardowani ogromną ilością przekazów. Naszą rolą jest znaleźć sposób, aby zaciekawić pracowników i zwrócić ich uwagę na komunikaty komunikacji wewnętrznej firmy. Bywa, że jest to walka o kilka sekund cennego czasu pracownika w przerwie kawowej lub w trakcie lunchu. Wówczas nasz komunikat rywalizuje z tak silnymi konkurentami, jak rozmowa z kolegą, telefon do bliskiej osoby, sprawdzenie ulubionego portalu WWW lub scrollowanie mediów społecznościowych. Jak się okazuje, można skutecznie uczestniczyć w tej konkurencji i ją wygrywać.

Magazyn firmowy uszyty na miarę

Prowadząc komunikację wewnętrzną w firmie posiadającej placówki w lokalizacjach rozproszonych na osi o długości 120 km, naturalne wydaje się zwrócenie w kierunku elektronicznych kanałów komunikacji. Problem pojawia się, gdy większość pracowników związanych z główną działalnością firmy (w naszym przypadku z produkcją) nie ma dostępu do tych kanałów. Co wówczas zrobić? Rozwiązaniem w przypadku firmy Mowi okazał się powrót do bardziej tradycyjnych kanałów komunikacji, przy jednoczesnym postawieniu na wysoką jakość realizowanej komunikacji.

W Mowi Poland (jeszcze pod poprzednią nazwą firmy) funkcjonował magazyn firmowy, wydawany raz na kwartał – Morpol Inside. (Aktualnie jesteśmy w procesie zmiany winiety, cyklu wydawniczego i odświeżenia szaty graficznej magazynu). Nasz kwartalnik przez pewien czas był wspierany przez newsletter ukazujący się w cyklu dwutygodniowym. Analizując plusy i minusy każdego z tych wydawnictw, doszliśmy do wniosku, że możemy stworzyć magazyn, który połączy w sobie najsilniejsze strony kwartalnika i dwutygodnika. Zdecydowaliśmy się na rozpoczęcie procesu, w efekcie którego chcemy stworzyć miesięcznik, pozwalający na przygotowywanie obszernych tekstów, zawierających szczegółowe i wartościowe informacje, ilustrując je wysokiej jakości zdjęciami, infografikami i grafikami. Pracownicy (zarówno autorzy tekstów, jak i ich czytelnicy) sygnalizowali, że materiały publikowane w newsletterze nie wyczerpują opisywanych tematów i są w stanie jedynie sygnalizować pewne zjawiska i fakty, co było dla nich słabą stroną newslettera. Miesięcznik będzie odpowiadał na te potrzeby, jednocześnie publikowane w nim materiały nie będą tracić aktualności, co było największym zgłaszanym minusem kwartalnika.

Kącik pracowniczy, czyli informacje w jednym miejscu

Ważnym narzędziem wykorzystywanym w komunikacji z pracownikami nieposiadającymi dostępu do służbowej poczty e-mail stały się dla nas tablice informacyjne, tzw. employee’s corner. Pomysł leżący u podstaw ich funkcjonowania zakładał stworzenie systemu sprawnego kolportażu różnorodnych treści, które w ciągu jednego dnia powinny znaleźć się we wszystkich przeznaczonych do tego miejscach. Aby to osiągnąć, przygotowaliśmy specjalny projekt tablic informacyjnych, wyróżniający się wśród wielu innych witheboardów wiszących w firmie. Pierwsza wersja tablic informacyjnych podzielona była na trzy części tematyczne, aby oddawać ówczesne uwarunkowania i etap rozwoju organizacji, która była świeżo po połączeniu się z firmą norweską i w której wdrażany był program zmiany organizacyjnej.

Po trzech latach, gdy firma okrzepła w nowej strukturze i zintegrowała się z globalną organizacją, do której dołączyła, powstał nowy projekt tablic, lepiej dopasowany do bieżących potrzeb pracowników i organizacji. Zmienił się także rozmiar tablic, ponieważ stare nie mieściły już wszystkich publikowanych informacji. Wiosną 2019 tablice informacyjne trzeci raz zmieniły swój layout w ramach rebrandingu Mowi.

Tablice stały się dla nas skutecznym kanałem komunikacji z pracownikami, ponieważ posiadają szereg zalet, które staramy się mądrze wykorzystywać. Przede wszystkim informacje publikowane na tablicach mogą mieć obszerny i efektowny charakter. Dbamy o wysoką jakość merytoryczną, którą wspiera równie dopracowana warstwa wizualna. Komunikaty i plakaty publikujemy na kilka dni, co daje pracownikom swobodę w wyborze czasu i okoliczności zapoznania się z nimi oraz pozwala im na powrót do treści, jeżeli będą tego potrzebować. Podążając za feedbackiem od odbiorców, używamy prostych, czytelnych czcionek w dużych rozmiarach.

W celu utrzymania drożności tego kanału komunikacji zbudowaliśmy system, w którym uczestniczą pracownicy administracji produkcji w poszczególnych lokalizacjach oraz działach, pełniący rolę „opiekuna tablic”. Jest to niezbędne do sprawnego kolportażu treści w oddalonych od siebie lokalizacjach. Skuteczność systemu zapewnia jego prostota, tj. stworzyliśmy grupę pracowników, do których mailowo wysyłane są materiały z przeznaczeniem do publikacji. W mailu opisujemy, w jakim formacie, gdzie i jak długo komunikat należy wydrukować i publikować. „Opiekunowie” zaangażowani w system kolportażu treści wykonują trochę dodatkowej pracy, ale przynosi im ona korzyści. Przede wszystkim nie muszą już odpowiadać kilkanaście razy dziennie na te same pytania pracowników, np. informować o nowej ofercie wycieczki pracowniczej lub o zmianie godzin przyjęć firmowej przychodni medycznej.

Tablice działają sprawnie także dzięki pewnej autonomii w zarządzaniu treścią, którą daliśmy „opiekunom”. Przejawia się to przede wszystkim w prostym katalogu zasad.

  1. Po pierwsze, na tablice kierowane są tylko informacje, które powinny być opublikowane w ciągu jednego dnia roboczego. Nie wykorzystujemy tego kanału do komunikacji kryzysowej lub do kolportażu informacji, które powinny być przekazane w trybie pilnym.
  2. Po drugie, każdy komunikat ma swoją datę ważności, po której opiekunowie tablic mogą go usunąć bez dodatkowych konsultacji.
  3. Po trzecie, ważność komunikatów określa ich forma – większe formaty lub dedykowane grafiki podkreślają istotność komunikatu.
  4. Po czwarte, na tablicach informacyjnych mogą znajdować się wyłącznie komunikaty autoryzowane przez dział komunikacji, każdy inny komunikat może być zdjęty przez opiekuna tablicy bez konieczności zgłaszania tego do autora wiadomości. Zdarzały się przypadki, że pracownicy sami wieszali na tablicach informacje prywatne, np. zaproszenie na festyn w ich miejscowości lub ogłoszenie o sprzedaży mieszkania. Rozumiejąc te potrzeby, zapewniliśmy pracownikom dostęp do „prywatnych tablic ogłoszeniowych”, które są wyraźnie oznaczone i dedykowane komunikatom prywatnym. Dbamy jednak, aby nie pojawiały się na nich treści naruszające dobr...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy