Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru

31 stycznia 2019

NR 8 (Styczeń 2019)

Dwustronna komunikacja

0 251

Kluczowym aspektem efektywnej komunikacji wewnętrznej jest zrozumienie różnicy między komunikowaniem a informowaniem. Często informację przekazywaną pracownikom za pośrednictwem jednostronnych kanałów nazywamy komunikatem. A to właśnie dwustronność w komunikacji jest kluczową różnicą pomiędzy informowaniem a komunikowaniem. Chcąc komunikować efektywnie, musimy pamiętać o wykorzystaniu tych kanałów, które taką wymianę zdań umożliwiają.

Z artykułu dowiesz się:

  •  Czym jest i jak działa Kaskada?
  •  Jakie możliwości dają spotkania kaskadowe?
  •  W jakich sytuacjach i w których firmach sprawdzi się Kaskada?

 

W fabryce GSK w Poznaniu od wielu już lat z sukcesem funkcjonują spotkania kaskadowe jako odrębny kanał komunikacyjny. Co miesiąc odbywają się one we wszystkich działach fabryki, a prowadzą je poszczególni menedżerowie lub liderzy. Nazwa spotkań sugeruje, że kluczowe jest kaskadowanie informacji z poziomu zespołu zarządzającego poprzez wszystkie szczeble organizacji do operatorów włącznie. Jednak tym, co szczególnie istotne, jest fakt, że w tym wypadku zakładamy też możliwość dyskusji, zbierania informacji zwrotnej i zgłoszenia wątpliwości, gdy zagadnienie nie jest zrozumiałe. Specyfiką pracy wielu firm produkcyjnych jest to, że pracownicy operacyjni nie pracują na co dzień przy komputerze, więc ich dostęp do e-maili czy intranetu jest ograniczony. Trzeba więc znaleźć inny sposób dotarcia do nich z ważnymi wiadomościami.

Jak to wygląda w praktyce?

1. Zbieranie informacji i zawartość prezentacji
Pod koniec każdego miesiąca wysyłam szefom obszarów e-maila z prośbą o przygotowanie slajdów na temat ważnych wydarzeń, spraw, ciekawych usprawnień z poszczególnych działów i wyznaczam termin, do którego materiały powinny być dostarczone. Od wielu już lat jest to stały termin, czyli do 8. dnia każdego miesiąca. Z góry ustalony harmonogram jest bardzo istotny, żeby wiedzieć, kiedy przekazać komunikat, by był aktualny i adresował bieżące tematy. Z zebranych slajdów tworzę wspólną dla całej fabryki prezentację, którą przekazuję w finalnej wersji do 15. dnia każdego miesiąca. 

Bieżące działania wpisujemy także w globalną strategię spółki dzięki wykorzystaniu tematycznych i kolorystycznych odniesień do trzech priorytetów firmy: innowacji, wyników i zaufania. Dzięki temu, pracownicy w łatwy sposób identyfikują, jak poszczególne zagadnienia czy projekty wpływają na cele strategiczne fabryki i całej organizacji. W prezentacji dużo uwagi poświęcamy kwestiom dotyczącym bezpieczeństwa i jakości, naszym wynikom, ale też mówimy o toczących się lub planowanych inwestycjach. Na przykład, ostatnio przy okazji komunikatu o remoncie aneksów kuchennych w budynku produkcyjnym dodatkowo prosiliśmy o udział w ankiecie na temat wyposażenia tych miejsc, a następnie przekazaliśmy jej wyniki.

Oprócz tego w każdej Kaskadzie jest też sekcja „Informacje biznesowe”, w której znajdują się zagadnienia bardziej globalne i produktowe, ale też te związane z otrzymanymi nagrodami, sprawami socjalnymi itp. Dodatkowo przygotowuję też draft slajdu „Sprawy obszarowe”, który każdy menedżer może modyfikować według swoich potrzeb, uzupełniając go o informacje specyficzne dla swojego działu, dotyczące nowych pracowników, lokalnych wyróżnień, specyficznych problemów lub inicjatyw.

 Ryc. 1. Zrzut z ekranu na prezentację kaskadową

2. Prezentacja to dopiero początek
Gotowa prezentacja dostępna jest w intranecie, a także rozsyłana do menedżerów i liderów fabryki, którzy co miesiąc organizują spotkanie kaskadowe ze swoimi zespołami. To dopiero początek istoty spotkań kaskadowych, ponieważ kwintesencją jest właśnie dyskusja, która toczy się podczas nich. Prezentacja jest tylko strukturą, szkieletem, który każdy menedżer lub lider może „uszyć na miarę” w zależności od potrzeb swojego zespołu. Kluczem do sukcesu jest to, aby zachęcić uczestników spotkania kaskadowego do dyskusji i otwartości. Przykładowo rozmawiając o ciekawym usprawnieniu procesu, które zaimplementował inny dział, menedżer może zainspirować także swój zespół do wdrożenia podobnego rozwiązania lub zainicjować burzę mózgów na temat nowych rozwiązań, których wprowadzenie przyniesie obszarowi realną korzyść. 

To też świetne miejsce, żeby zadać pytanie przełożonemu, wyjaśnić, co dana informacja oznacza dla nas, lub zgłosić nawet bardzo operacyjny problem i zaadresować jego rozwiązanie.

Spotkania kaskadowe, dzięki swojej dwustronnej formule, są też świetnym narzędziem do mówienia o sprawach trudnych, głównie z tego powodu, że newralgiczne informacje możemy od razu wytłumaczyć, zapytać o obawy, zebrać pytania i wątpliwości, aby następnie przekazać je w postaci informacji zwrotnej do zespołu zarządzającego. Dzięki temu Kaskada sprawdza się w procesie zarządzania zmianą, ponieważ trudne zmiany organizacyjne lub decyzje biznesowe, często narzucone przez organizację, budzą obawy pracowników i, co za tym idzie, rodzą opór oraz spadek zaangażowania. Spotkania kaskadowe dają tę przewagę, że oprócz przekazania informacji, którą możemy wysłać e-mailem lub umieścić w intranecie, mamy też możliwość zapytania o odczucia odbiorców, wyjaśnienia ich wątpliwości i zarządzania oporem przed zmianą na bardzo wczesnym etapie. 

To w końcu fantastyczne forum do motywowania i celebracji sukcesów działu, a dzięki temu, że pracownik ma możliwość spotkania się i rozmowy z menedżerem lub liderem, Kaskada ma też wymiar integracyjny. Przełożeni wykorzystują więc ten moment, kiedy mają w jednym miejscu cały zespół, żeby wyróżnić szczególnie zaangażowanych pracowników, świętować sukcesy działu, jubileusze pracy czy imieniny lub urodziny.

 Ryc. 2. Przykładowy slajd, który menedżerowie uzupełniają według swoich potrzeb o informacje specyficzne tylko dla ich obszarów

3. Gwarancja komunikacji
Spotkania kaskadowe odbywają się co miesiąc i są na stałe wpisane w grafik spotkań każdego działu. Jest to szczególnie istotne w przypadku pracy obszarów produkcyjnych, ponieważ wiąże się z właściwym zaplanowaniem produkcji tak, aby uniknąć nieefektywnych przestojów. Takie wcześniejsze opracowanie harmonogramu spotkań ma też wymiar logistyczny – niektóre działy potrzebują większej sali, żeby pomieścić wszystkich pracowników, a takie sa...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy