Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru

31 stycznia 2019

NR 8 (Styczeń 2019)

IBCS dla przejrzystego czytania raportów HR
Czy jasne standardy pomogą usprawnić komunikację podczas spotkań?

0 209

Raportowanie informacji dla menedżerów, wyjaśnienia, szacunki, dyskusje o rosnących stawkach na rynku pracy, fluktuacja i wiele innych problemów obszaru HR na styku z biznesem to czas i koszt przygotowania arkuszy czy slajdów. Jak to dobrze przygotować?

Z artykułu dowiesz się:

  • Czym się kierować podczas tworzenia raportów HR?
  • Jak skrócić czas przygotowania i czytania raportów w organizacjach?
  • Jakie są uniwersalne zasady komunikowania się w biznesie?

 

Tworząc raporty HR, zwykle kierujemy się własną intuicją, logiką i podpatrujemy, jak robią to inni. Staramy się przedstawić plan zatrudnienia czy kosztów osobowych, porównać z wykonaniem, pokazać miary HR, odchylenia, dane je z poprzedniego roku.

Nie mamy do tego żadnej instrukcji czy zasad, nie dysponujemy uniwersalnymi oznaczeniami, którymi kierują się takie profesje, jak architekci, elektrycy czy choćby muzycy. Dlaczego każdy muzyk, patrząc na nuty, jest w stanie zagrać swoją partię w orkiestrze? Dlaczego inżynierowie mają swój język porozumiewania się znakami technicznymi? Dlaczego kierowcy mają zasady zrozumiałe dla uczestników ruchu? Ponieważ zasady, standardowe oznaczenia, jednolite uzgodnienia są praktyczne, zrozumiałe i przyspieszają komunikowanie się.

Organizacja IBCS® Institute (International Business Communication Standards) podjęła się kilka lat temu wypracowania języka oznaczeń w biznesie, znajdując na całym świecie rzeszę zwolenników na co dzień zajmujących się tworzeniem informacji dla podejmowania decyzji. Mamy nadzieję, że również część odbiorców tego opracowania podzieli entuzjazm ekspertów współtworzących te uniwersalne zasady komunikowania się z szeroko rozumianym biznesem.

Z 98 standardów raportowania i prezentowania członkowie światowej organizacji IBCS wybrali 10 najważniejszych. 

Zgodnie z tym standardem należy pamiętać, że raporty i prezentacje tworzymy, aby przekazać konkretny komunikat. To odróżnia je od analiz danych, statystyk czy dashboardów. Zamiast tytułu slajdu warto trzymać się zasady: to, co chcemy danym raportem przekazać zarządowi, należy zapisać na samym początku, na górze strony (patrz rys. 1). 

Rys. 1. International Business Communication Standards: Komunikaty

Zastanówmy się, co jest bardziej zrozumiałe dla osoby zarządzającej: tytuł slajdu „Raport zatrudnienia za drugi kwartał 2018 r.” czy komunikat „17% nowych zatrudnionych wygenerowało 4,2 mln zł przychodów”.

Jednolite zasady tytułowania zawartości raportu przyspieszają odbiorcom rozumienie tego, co na nim widać. W odróżnieniu od komunikatu tytuł nic nie ocenia, nie interpretuje i nie proponuje. Umieszczaj go na górze z lewej strony, pod głównym komunikatem, stosując trzy linie jak na rys. 2.

 Rys. 2. International Business Communication Standards: Tytuły

Linia 1. Jednostka raportująca (firma, dział, biuro…)

Linia 2. Raportowane miary biznesowe wraz z jednostką (walutową lub fizyczną). Miary biznesowe (czyli to, co dany raport przedstawia, przykładowo: zatrudnienie, koszty osobowe, wynagrodzenia zasadnicze itd.) są zapisywane pogrubioną czcionką (na rysunku jest to Net sales, czyli Sprzedaż netto), a jednostki (czyli np. w FTE, w osobach, w PLN) z prefiksem bez pogrubienia.

Linia 3. Czas, scenariusze i odchylenia. Obowiązkowo należy określać przestrzeń czasową lub datę raportu. Scenariusze (np. plan, wykonanie, prognoza) i odchylenia (od planu, od prognozy itd.) można pominąć, jeśli raportowane są wyłącznie wartości historyczne. Z pewnością pomoże to szybciej zrozumieć zawartość danej strony.

Jeśli w górnym lewym rogu raportu jest tytuł raportu (patrz rys. 2), nie ma potrzeby powielać tej informacji na poszczególnych obiektach takiej strony, czyli np. na wykresie czy w tabeli prezentowanej na takim raporcie. Główny tytuł raportu wystarczy. Jeśli natomiast na stronie jest kilka jednakowych wykresów (np. zatrudnienie w kilku regionach), można zastosować podtytuły dla każdego z nich (w głównym tytule w drugiej linii zapisujemy: Zatrudnienie w FTE, a nad wykresami dajemy jedynie nazwy poszczególnych regionów). Podtytuły nie powinny zawierać informacji, które są już uwzględnione w głównym tytule strony.

Rys. 3. International Business Communication Standards: Czas i struktura

Jeśli prezentujemy rozkład danych w czasie, stosujmy wykresy kolumnowe lub liniowe. Intuicyjnie czas czytamy od lewej strony do prawej, patrząc horyzontalnie. Dlatego oś pozioma prezentuje zmianę czasu w tym samym kierunku. 

Dla prezentacji wszelkich struktur (regiony, działy, stanowiska itd.) stosujmy wyłącznie poziome wykresy słupkowe (zobacz po prawej stronie powyższego rysunku). Ta prosta zasada zdecydowanie przyspiesza rozumienie raportów. Jedno spojrzenie na stronę z wykresem kolumnowym już sugeruje, że oglądamy dane w czasie.

Konsekwentne dostosowanie szerokości kolumn do długości okresów raportowanych pomaga natychmiast interpretować prezentowane dane. Kolumny np. dla nieobecności w roku (na rys. 4 górny wykres) będą szersze niż dla nieobecności kwartalnych (drugi wykres od góry na rys. 4), a te szersze niż dla danych miesięcznych. Jeśli dodatkowo w całym raporcie zachowane będą dokładnie jednolite szerokości, przyzwyczaimy odbiorców do szybkiego odczytywania okresów.

 Rys. 4. International Business Communication Standards: Długości okresów

Po wielu eksperymentach technologicznych ostatnich lat okazało się, że wystarczą wykresy kolumnowe, słupkowe i liniowe, aby przekazać wszelką informację zarządczą (patrz rys. 5). Nie używajmy wykresów kołowych, pierścieniowych czy radarowych, bo może się okazać, że tylko twórcy raportów je rozumieją. Zamiast prezentowania struktury na wykresie kołowym, pokażmy ją na poziomych słupkach. To zdecydowanie przyspieszy odbiór informacji, co wielokrotnie dowiodła coraz liczniejsza społeczność zaangażowana w tworzenie standardów IBCS®.

 Rys. 5. International Business Communication Standards: Wykresy

Stosujmy etykiety dla opisania danych (na rys. 6: Austria, Germany), a legendy usuwajmy. Taki przekaz jest wyraźniejszy i niezakłócony zbędnymi elementami. Dodatkowe etykiety sum nad kolumnami pomagają w rozumieniu i wnioskowaniu.

Rys. 6. International Business Communication Standards: Etykiety

Prezentując na jednym raporcie kilka scenariuszy (rok poprzedni, wykonanie, prognoza, budżet),...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy