Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo pracy w praktyce

28 listopada 2019

NR 13 (Listopad 2019)

Monitoring w firmie. Gdzie jest granica, której nie powinien przekroczyć pracodawca?

0 17

Zagadnienie monitoringu pracownika już od dawna budziło wiele wątpliwości, chociażby z uwagi na to, że dochodzi tu do kolizji interesu pracodawcy i pracownika. Monitoring nierozerwalnie związany jest z zagrożeniem dla poszanowania prawa do prywatności i godności pracownika. Mimo że dotychczas monitoring nie był regulowany w przepisach prawa pracy, w praktyce generalne wymogi jego stosowania określone były przez doktrynę i orzecznictwo, co potwierdzało jednocześnie zasadność ustanowienia przepisów w przedmiocie ww. materii. 

Monitorowaniem, zgodnie z definicją słownikową, będzie stała obserwacja i kontrola procesów lub zjawisk lub stały nadzór nad danym obiektem. W znowelizowanym Kodeksie pracy ustawodawca zawarł definicję monitoringu mającą zastosowanie wyłącznie na potrzeby stosunków pracowniczych. Zostały przewidziane dwa rodzaje monitoringu (art. 222 Kodeksu pracy):

  • wizyjny, będący szczególnym nadzorem nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu,
  • poczty elektronicznej.

Poza tym dopuszczono stosowanie innych form monitoringu, do których – zgodnie z art. 223 § 4 Kodeksu pracy – stosuje się odpowiednio przepisy o monitoringu poczty elektronicznej. 
Wśród przykładów innych form monitoringu pracowników znajdują się:

  • monitoring komunikacji elektronicznej (np. analiza logowań do internetu, odwiedzanych stron, korzystania z telefonu i rozmów telefonicznych, korzystania z komunikatorów internetowych, kontrola liczby znaków wprowadzanych na klawiaturze komputera (keylogger),
  • monitoring dostępu do określonych pomieszczeń,
  • monitoring lokalizacyjny (GPS).

Można zatem stwierdzić, iż uregulowano całościowo problematykę monitoringu, wprowadzając przepisy regulujące dwie najczęściej stosowane formy monitoringu i jednocześnie dopuszczając stosowanie innych jego rodzajów. 

W praktyce mogą jednak powstać wątpliwości, czy w sytuacjach, kiedy pracodawca nie będzie stale kontrolował pracowników, ale będzie ich sprawdzał sporadycznie/wyrywkowo, szczególnie w sytuacjach, kiedy pozyska informacje, że pracownik narusza obowiązki pracownicze związane z użytkowaniem służbowej poczty elektronicznej, dochodzić będzie do przetwarzania danych osobowych pracownika, w tym historii korespondencji pracownika przy użyciu jego służbowego adresu, które to dane może następnie wykorzystać do sprawdzenia e-maili. Należy wówczas uznać, że mamy do czynienia z monitoringiem pracownika 
w rozumieniu Kodeksu pracy. 

Monitoring wizyjny


Monitoring wizyjny dotyczy rejestracji obrazu. Takim monitoringiem będzie zarówno prowadzona przez pracodawcę obserwacja za pomocą urządzeń wizyjnych, jak i utrwalanie obrazu z tych urządzeń w postaci nagrywania. W praktyce to pracodawca będzie mógł decydować, czy obserwacja będzie dokonywana bez nagrywania obrazu (obie formy są bowiem dopuszczalne). Pracodawca w sposób dowolny może dokonać również wyboru środków technicznych służących do rejestracji obrazu, zarówno tych obecnie dostępnych na rynku, jak i przyszłych rozwiązań. Nie ulega jednak wątpliwości, że określona w Kodeksie pracy definicja monitoringu wizyjnego nie pozwala pracodawcy na utrwalanie jakiegokolwiek dźwięku z tego obrazu. 

Pracodawca może monitorować teren zarówno zakładu pracy, jak i wokół niego. Monitoring nie może w żadnym wypadku obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Z kolei monitoring pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni będzie możliwy tylko wtedy, jeżeli zostaną spełnione łącznie określone przesłanki:

  1. będzie to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, oraz
  2. pracodawca uzyskał uprzednią zgodę zakładowej organizacji związkowej (a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzednią zgodę przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy). 

Nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać, a więc również wykorzystywać, wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy od dnia nagrania. Nie będzie zatem możliwe wykorzystywanie ww. nagrań dla innych celów, np. umieszczenie nagrań dla celów rozrywkowych. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin trzymiesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Należy mieć jednak na uwadze, że powody, dla których pracodawca będzie takie nagrania przechowywał dłużej, będą musiały być przez niego udowodnione. Po upływie tych okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe pracodawca będzie musiał zniszczyć.


Kiedy monitoring wizyjny jest dopuszczalny?


Monitoring wizyjny może być stosowany tylko, jeżeli jest on niezbędny do zapewnienia realizacji jednego ze wskazanych w Kodeksie pracy celów, czyli zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. 

Z zapewnieniem bezpieczeństwa pracowników może wiązać się ryzyko zagrożeń ze strony innych osób (np. w przypadku sprzedaży w porach nocnych na stacjach benzynowych), jak również ryzyko wypadków przy pracy (z uwagi na charakter wykonywanej działalności). Z kolei ochrona mienia może dotyczyć zarówno jego zabezpieczenia przed kradzieżami ze strony pracowników lub osób trzecich, jak i niedozwolonego wykorzystywania sprzętu służbowego przez pracowników. Wskazany w Kodeksie pracy cel kontroli produkcji dotyczy jakości produkowanych towarów lub usług, a także optymalizacji procesów ich wytwarzania/realizowania.

Jak już wskazano, monitoring wizyjny będzie mógł być stosowany również w celu zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pojęcie informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, można interpretować szeroko, jako że Kodeks pracy nie wskazuje definicji takich informacji ani też nie ogranicza tych informacji do definicji ustawowych. Nie ulega wątpliwości, iż będą to informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, a więc nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Nie oznacza to, że do tej kategorii nie możemy zaliczyć również innych informacji. Istotne jest przy tym, aby ich ujawnienie nie mogło narazić pracodawcę na szkodę (np. informacje zawodowe, niejawne). 

Pracodawca określa cele, w jakich wprowadza monitoring zgodnie z katalogiem zawartym w Kodeksie pracy. Powinien mieć na uwadze, że muszą mieć one charakter realny. Oznacza to, że zagrożenia, które powodują, iż określonego rodzaju forma monitoringu jest stosowana, powinny faktycznie istnieć. W razie bowiem ewentualnego sporu sąd będzie badał, czy pracodawca nie tylko wskazał jeden z celów wymienionych w przepisach prawa pracy, lecz także czy w momencie wprowadzania i stosowania monitoringu był on uzasadniony.

Katalogi te mają charakter zamknięty, nie jest zatem dopuszczalne stosowanie monitoringu wizyjnego lub monitoringu poczty elektronicznej w jakichkolwiek innych celach, np. na potrzeby kontroli czasu pracy. 


Monitoring poczty elektronicznej


Zgodnie z art. 223 Kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika. Oznacza to, że ww. forma monitoringu może być wprowadzona wyłącznie w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W tych też celach pracodawca będzie mógł wprowadzić inne formy monitoringu (lokalizacja GPS, kontrola rozmów telefonicznych).

Co istotne, monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 223 § 3 Kodeksu pracy). Powyższa zasada odnosi się również do innych form monitoringu. Nie ulega zatem wątpliwości, iż pracodawca nie może kontrolować poczty prywatnej pracownika. Co więcej, systemy służące monitorowaniu nie mogą obejmować prywatnego konta pracownika. Pewne wskazówki służące zapobieżeniu naruszeniu tajemnicy korespondencji czy prawa do prywatności przedstawiła Grupa Robocza 29. Według opinii tej ostatniej, przede wszystkim pracodawca musi pamiętać o zasadzie proporcjonalności zastosowanych środków i nie powinien, co do zasady, śledzić aktywności pracowników w sytuacji, gdy zachwiana jest równowaga między prawnie chronionymi interesami pracodawcy a prywatnością pracowników. Z tego względu urządzenie śledzące aktywność pracowników powinno być skonfigurowane tak, aby nie rejestrować, przykładowo, korzystania z prywatnej poczty internetowej, wizyt pracowników na witrynach bankowości elektronicznej czy dotyczących zdrowia. Monitorowanie każdej aktywności online pracownik...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy