Less is more, czyli 6-godzinny czas pracy
Studium przypadku Tradedoubler

Przed rozpoczęciem wdrożenia przeanalizowałem dostępne informacje na temat podobnych projektów na świecie – niestety jest ich niewiele, w większości przypadków dotyczą start-upów lub są od strony analitycznej za mało zbadane. Dlatego postanowiłem realizować ten projekt transparentnie w modelu „evidence based”, jako pierwsze tego typu wdrożenie w Polsce.

8-godzinny czas pracy

Idea 8-godzinnego czasu pracy sięga czasów średniowiecznych, kiedy to św. Benedykt w założonym przez siebie klasztorze wprowadził zasadę: 8 godzin odpoczynku i snu, 8 godzin modlitwy i 8 godzin pracy dla wspólnoty klasztornej. W czasach rewolucji przemysłowej w XIX w. pracujący w wielkich zakładach pracy pracowali po 10–16 godzin. Dopiero Robert Owen w licznych publikacjach promował ideę 8-godzinnego czasu pracy. Ostatecznie, na wprowadzenie 8-godzinnego czasu pracy wpłynęła pierwsza wojna światowa. I tak praktycznie do dziś jesteśmy mentalnymi zakładnikami 8-godzinnego czasu pracy… Pamiętam, jak tuż przed TEdEx w Warszawie rozmawiałem z menedżerem, gdzie przedstawiłem mu ideę 6-godzinnego czasu pracy. Jego pierwszą reakcją był strach – co ja zrobię z wolnym czasem?...

Ryzyka 8-godzinnego czasu pracy

Różne dostępne badania pokazują, że współczesne organizacje „sabotują” produktywność i wydajność. Badacze sugerują, że w 8-godzinnym czasie pracy pracownik jest produktywny tylko przez 173 minuty, a skrócony czas pracy może być wręcz potrzebą biologiczną. Dostępne badania pokazują, też że:

• Przebywanie w biurze przez ponad 8 godzin dziennie wiąże się z gorszym ogólnym stanem zdrowia i 40% wyższym ryzykiem zachorowania na choroby serca lub choroby związane ze stresem.
• Długie godziny pracy (w tym dłuższe podróże służbowe) wywołują zmęczenie, stres, bóle głowy, zaburzenia sercowo-naczyniowe.
• Niektóre badania wskazują, że praca w biurze przez ponad 8 godzin dziennie jest równie szkodliwa dla zdrowia jak palenie tytoniu.

 

Początek

Projekt 6-godzinnego czasu pracy był naturalną kontynuacją innego, kilkuletniego programu „Zaangażowanie 3.0”, który wdrożyłem w Tradedoubler, a który to pozwolił osiągnąć bardzo dobre wyniki biznesowe skorelowane z wysokim poziomem zaangażowania i motywacji pracowników. Program „Zaangażowanie 3.0” został opisany w artykule Klucz do zaangażowania zespołu, który ukazał się w „HR Business Partner” w lipcu 2019 r. (https://hrbusinesspartner.pl/artykul/klucz-do-zaangazowania-zespolu).

Na bazie naszych doświadczeń w budowaniu zaangażowanego zespołu ustaliliśmy, że firma posiadała wszystkie niezbędne zasoby do wdrożenia 6-godzinnego czasu pracy. Należą do nich m.in.:

• pełna zgodność z misją i podstawowymi wartościami firmy,
• bardzo zaangażowany i zmotywowany zespół (IC Potential, Gallup),
• preferowana kultura organizacyjna zgodna z obecną (model OCAI),
• wysoka zdolność organizacyjna do przyjęcia odpowiedzialności za swoje działania,
• wysoki poziom wzajemnego zaufania,
• bardzo dobre wyniki finansowe, tendencja wzrostowa,
• wdrożony model zarządzania przez indywidualizację,
• złożony program „Zaangażowanie 3.0”,
• wiodąca pozycja na rynku,
• wysokie aspiracje menedżerów do osiągania ponadprzeciętnych wyników,
• zwinność i innowacyjność w codziennych działaniach.

Cele projektu i model „evidence based”

Jako główne cele wdrożenia 6-godzinnego czasu pracy przyjąłem następujące zasady:

• Utrzymanie szybkiego wzrostu biznesu – kontynuacja szybkiego rozwoju biznesu poprzez wzrost zaangażowania i lojalności pracowników. Lepsze wykorzystanie zasobów oraz zwiększona wydajność i produktywność.
• Work-life balance – trzymanie dobrej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, lepsze samopoczucie pracowników, więcej czasu na prywatne życie.
• Employeer branding – umacnianie wizerunku Tradedoubler jako wiodącej firmy w polskim marketingu cyfrowym.
• Przyciąganie i zatrzymywanie talentów – skrócony czas pracy jako istotny benefit, ale również jako platforma wyzwalająca innowacyjność w zespole.

Projekt skróconego czasu pracy wdrożony jest w modelu „evidence based”, co oznacza, że był (i ciągle jest) sprawdzany z wielu różnych, mierzalnych perspektyw – pracownika, klientów, organizacji, partnerów biznesowych, akcjonariuszy itp. Jako parametry KPI przyjąłem następujące cele:

• EBITDA (% realizacja budżetu kwartalnego, % wzrost roczny),
• marża brutto (% realizacja kwartalnego budżetu, % wzrost roczny),
• wartość new business (wartość sprzedaży, wartość lejka zakupowego),
• poziom zaangażowania pracowników (Gallup Q12, IC Potential),
• Net Promoter Score dla klientów i partnerów biznesowych,
• retencja pracowników,
• liczba dni chorobowych w danym kwartale.

 

 

Korzyści 6-godzinnego czasu pracy Ludzie przedkładają czas nad pieniądze – utrzymanie dobrej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym jest obecnie priorytetem dla pracowników, szczególnie dla młodych pracowników i rodziców. Analizując różne badania co do preferencji benefitów dla pracowników, w dużej mierze można zauważyć, że benefit większej ilości wolnego czasu jest jednym z kluczowych. Poprawa koncentracji – 8-godzinna praca nie musi oznaczać, że wykonujemy więcej pracy, niż gdybyśmy byli w biurze przez krótszy czas. Częściej po prostu rozkładamy obciążenie pracą w ciągu dnia, co sprawia, że jesteśmy podatni na rozpraszanie uwagi, a tym samym na mniejszą efektywność. Lepsze samopoczucie pracowników – krótsze godziny pracy mogą doprowadzić do tego, że pracownicy będą mieli więcej czasu na regenerację, na realizacje swojej pasji czy na spędzanie czasu z rodziną. Wsparcie dla przyciągania i retencji talentów – krótszy dzień pracy może być tym, czego potrzeba, aby przyciągnąć nowych pracowników i utrzymać najlepszych pracowników. Jest to bardzo atrakcyjny benefit i może być czynnikiem decydującym o tym, że rezygnuje się z firmy na rzecz konkurencji. Zwiększona produktywność zespołów – wdrożenie 6-godzinnego czasu pracy wyzwala dużo innowacyjnych rozwiązań i pomysłów, usprawnień procesowych i organizacyjnych. Poprawa zdrowia pracowników – krótsze godziny pracy mogą zaowocować poprawą nastroju i większą pewnością siebie. Lepsze zdrowie i samopoczucie wpływa na mniejsze koszty wynikające z mniejszej liczby dni chorobowych. Zmniejszenie stresu – dzięki kilku godzinom pracy dziennie pracownicy mogą prowadzić bardziej zrównoważone życie. Zmniejszenie stresu sprawi, że pracownicy będą szczęśliwsi, co z kolei stworzy bardziej pozytywne środowisko pracy. Większe zaangażowanie pracowników – krótszy dzienny czas pracy może stworzyć lepsze warunki dla pracowników do poznania celów i zadań firmy. Pracownicy, którzy rozumieją cele firmy, mają większe szanse pomóc jej w ich osiągnięciu.

Założenia do projektu

Jako najważniejsze założenia projektu przyjąłe

• Praca 6 godzin dziennie.
• Dostępność pracownika (online lub offlline) w godzinach 10.00–14.00.
• Zakaz organizowania spotkań wewnętrznych w godzinach 9.00–10.00 i po 15.00.
• Wszystkie spotkania bieżące nie powinny trwać dłużej niż 30 minut.
• Pracownicy nie tracą żadnych swoich benefitów oraz nie ma redukcji wynagrodzenia.
• W pełni swobodny home office – pracownicy sami decydują, czy pracują zdalnie, czy w biurze (biuro jest dostępne 24/7).
• Brak dodatkowych kosztów (np. zwiększanie etatów) wynikających ze zmniejszonej liczby godzin pracy.

Wdrożenie projektu

Dla naszego zespołu projekt skróconego czasu pracy był sporą zmianą organizacyjną – działamy na rynku od prawie 20 lat i o ile w start-upach 6-godzinny czas pracy może być od początku elementem DNA firmy, o tyle w firmach działających długo to już nie jest takie proste. Projekt wystartował w lipcu 2019 r. Przez pierwsze dwa miesiące (okres testowy) pracowaliśmy po siedem godzin dziennie i wspólnie uczyliśmy się nowej sytuacji, wyłapując wszystkie przeszkody i problemy, aby móc je świadomie eliminować.

W moim przekonaniu nie da się tak po postu stanąć przed zespołem i zakomunikować mu – „od teraz pracujemy sześć godzin”. To brzmi jak przepis na piękną katastrofę. To, co trzeba zrobić, to pociągnąć zespół swoją wizją, znaleźć dobrych, zaangażowanych ambasadorów takiej zmiany i przede wszystkim uświadomić zespołowi, że jest to wspólny projekt. 

Za tą wspólnotowością kryje się dla mnie to, że:

• każdy z pracowników bierze odpowiedzialność za wdrożenie projektu,
• organizacja jest gotowa do szybkiego wdrożenia wszelkich zmian potrzebnych do skróconego czasu pracy,
• występuje pełna otwartość komunikacyjna pozwalająca na szybkie reagowanie na sytuacje kryzysowe,
• istnieje kultura udzielania informacji zwrotnej oraz pełne przyzwolenie na niemarnowanie zasobów, w szczególności takich jak czas,
• zespół, ale przede wszystkim liderzy, są proaktywni i zaangażowani.

Po okresie testowym rozpoczęliśmy właściwy projekt 6-godzinnego czasu pracy, który w fazie badawczej zakończył się w styczniu br. i stał się już naszym normalnym elementem pracy.

Tab. 1 Kluczowe KPIs projektu i ich realizacja źródlo: Tradedoubler

KPI	Benchmark	Okres	Realizacja
EBTIDA	Realizacja budżetu	12 miesięcy	+42%
Marża brutto	Realizacja budżetu	12 miesięcy	+23%
Wartośc sprzedaży (new business)	Realizacja budżetu	12 miesięcy	+26%
Indeks zaangażowania pracowników (IC Potential)	Total potential:4.3	Rocznie	4.4
Indeks zaangażowania pracowników (Gallup Q12)	Engagement Index: 4.17	Kwartalnie	4.5
NPS partnerzy biznesowi	NPS score: 25.6	Rocznie	34.6
NPS klienci	NPS score: 39.8	Rocznie	50
Retencja pracowników	Retention index: 90%	Półrocznie	100%
Średnia miesięczna liczba dni chorobowych	Dni chorowbowe: 10	Półrocznie	5

Czarny Łabędź

Czarny Łabędź to wydarzenie, którego nie sposób było przewidzieć, a którego skutki są znaczące. I taki właśnie był marcowy lockdown. W ciągu praktycznie kilku godzin po zamknięciu biura cały zespół w pełni działał zdalnie bez żadnych zakłóceń. Z uwagi na naszą istotną rolę w rozwoju e-commerce przyjęliśmy postawę, że ze wszystkimi naszymi możliwościami  i umiejętnościami, zasobami będziemy wspierać naszych klientów i partnerów w generowaniu dodatkowego biznesu online, zmniejszając tym samym ich straty. W konsekwencji w początkowym okresie marzec–kwiecień mieliśmy trudność w utrzymaniu 6-godzinnego czasu pracy. Po okresie intensywnej pracy sytuacja się ustabilizowała – obecnie oceniam, że większość zespołów powróciło do 6-godzinnego czasu pracy. W okresie pierwszego półrocza (a więc w okresie lockdownu) wygenerowaliśmy rekordowe historycznie wyniki finansowe.

Największe wyzwania w projekcie

W ramach projektu wspólnie z pracownikami definiowaliśmy największe wyzwania i zagrożenia we wdrożeniu skróconego czasu pracy. Do najważniejszych z nich należały:

• Wykonywanie codziennych, tych samych zadań w skróconym i elastycznym czasie pracy.
• Synchronizacja pracy polskiego zespołu z zespołami w innych europejskich biurach (projekt jest wdrożony w polskim oddziale Tradedoubler).
• Ograniczona synchronizacja współpracy z klientami i partnerami biznesowymi.
• Ograniczenie życia społecznego pracowników – naszą kulturą organizacyjną w metodzie OCAI jest Klan, co oznacza m.in. dużą potrzebę spędzania czasu ze sobą.
• Potencjalne niezadowolenie wybranych pracowników – niesprawiedliwość społeczna („Tak, pracuję więcej niż inni”).
• Jak zrezygnować z 8-godzinnej mentalności.
• Wzrost poziomu stresu u pracowników na etapie zmiany organizacyjnej.
• Zaniedbywanie mniej ważnych obowiązków lub projektów.
• Aspekty prawne – umowy SLA, bieżące umowy z pracownikami, uregulowania w zakresie home office itp.

Wszystkie wyzwania i ryzyka zaadresowałem do całego zespołu – jako menedżer firmy facylitowałem kilka warsztatów, w czasie których zespoły pracowały nad pomysłami, rozwiązaniami i zmianami. W wyniku tych warsztatów zes...