W lipcu 2019 r. jako zarządzający polskim oddziałem firmy Tradedoubler (firma z obszaru digital performance marketingu) rozpocząłem wdrożenie 6-godzinnego czasu pracy wraz z elastycznym czasem pracy i dowolnością w pracy zdalnej. Cały projekt był wdrożony w modelu „evidence based”, co pozwoliło nam na dokładne sprawdzanie wpływu skróconego czasu pracy na istotne parametry biznesowe i organizacyjne. Skrócony czas pracy przyniósł nam świetne, mierzalne efekty, choć nadal mam świadomość konieczności dalszych zmian w organizacji – tego typu projekty nigdy się nie kończą, gdyż wymagają ciągłych usprawnień, reagowania na zachodzące zmiany itp.
Przed rozpoczęciem wdrożenia przeanalizowałem dostępne informacje na temat podobnych projektów na świecie – niestety jest ich niewiele, w większości przypadków dotyczą start-upów lub są od strony analitycznej za mało zbadane. Dlatego postanowiłem realizować ten projekt transparentnie w modelu „evidence based”, jako pierwsze tego typu wdrożenie w Polsce.
POLECAMY
8-godzinny czas pracy
Idea 8-godzinnego czasu pracy sięga czasów średniowiecznych, kiedy to św. Benedykt w założonym przez siebie klasztorze wprowadził zasadę: 8 godzin odpoczynku i snu, 8 godzin modlitwy i 8 godzin pracy dla wspólnoty klasztornej. W czasach rewolucji przemysłowej w XIX w. pracujący w wielkich zakładach pracy pracowali po 10–16 godzin. Dopiero Robert Owen w licznych publikacjach promował ideę 8-godzinnego czasu pracy. Ostatecznie, na wprowadzenie 8-godzinnego czasu pracy wpłynęła pierwsza wojna światowa. I tak praktycznie do dziś jesteśmy mentalnymi zakładnikami 8-godzinnego czasu pracy… Pamiętam, jak tuż przed TEdEx w Warszawie rozmawiałem z menedżerem, gdzie przedstawiłem mu ideę 6-godzinnego czasu pracy. Jego pierwszą reakcją był strach – co ja zrobię z wolnym czasem?...
Ryzyka 8-godzinnego czasu pracy
Różne dostępne badania pokazują, że współczesne organizacje „sabotują” produktywność i wydajność. Badacze sugerują, że w 8-godzinnym czasie pracy pracownik jest produktywny tylko przez 173 minuty, a skrócony czas pracy może być wręcz potrzebą biologiczną. Dostępne badania pokazują, też że:
- Przebywanie w biurze przez ponad 8 godzin dziennie wiąże się z gorszym ogólnym stanem zdrowia i 40% wyższym ryzykiem zachorowania na choroby serca lub choroby związane ze stresem.
- Długie godziny pracy (w tym dłuższe podróże służbowe) wywołują zmęczenie, stres, bóle głowy, zaburzenia sercowo-naczyniowe.
- Niektóre badania wskazują, że praca w biurze przez ponad 8 godzin dziennie jest równie szkodliwa dla zdrowia jak palenie tytoniu.
Początek
Projekt 6-godzinnego czasu pracy był naturalną kontynuacją innego, kilkuletniego programu „Zaangażowanie 3.0”, który wdrożyłem w Tradedoubler, a który to pozwolił osiągnąć bardzo dobre wyniki biznesowe skorelowane z wysokim poziomem zaangażowania i motywacji pracowników. Program „Zaangażowanie 3.0” został opisany w artykule Klucz do zaangażowania zespołu, który ukazał się w „HR Business Partner” w lipcu 2019 r. (https://hrbusinesspartner.pl/artykul/klucz-do-zaangazowania-zespolu).
Na bazie naszych doświadczeń w budowaniu zaangażowanego zespołu ustaliliśmy, że firma posiadała wszystkie niezbędne zasoby do wdrożenia 6-godzinnego czasu pracy. Należą do nich m.in.:
- pełna zgodność z misją i podstawowymi wartościami firmy,
- bardzo zaangażowany i zmotywowany zespół (IC Potential, Gallup),
- preferowana kultura organizacyjna zgodna z obecną (model OCAI),
- wysoka zdolność organizacyjna do przyjęcia odpowiedzialności za swoje działania,
- wysoki poziom wzajemnego zaufania,
- bardzo dobre wyniki finansowe, tendencja wzrostowa,
- wdrożony model zarządzania przez indywidualizację,
- złożony program „Zaangażowanie 3.0”,
- wiodąca pozycja na rynku,
- wysokie aspiracje menedżerów do osiągania ponadprzeciętnych wyników,
- zwinność i innowacyjność w codziennych działaniach.
Cele projektu i model „evidence based”
Jako główne cele wdrożenia 6-godzinnego czasu pracy przyjąłem następujące zasady:
- Utrzymanie szybkiego wzrostu biznesu – kontynuacja szybkiego rozwoju biznesu poprzez wzrost zaangażowania i lojalności pracowników. Lepsze wykorzystanie zasobów oraz zwiększona wydajność i produktywność.
- Work-life balance – trzymanie dobrej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, lepsze samopoczucie pracowników, więcej czasu na prywatne życie.
- Employeer branding – umacnianie wizerunku Tradedoubler jako wiodącej firmy w polskim marketingu cyfrowym.
- Przyciąganie i zatrzymywanie talentów – skrócony czas pracy jako istotny benefit, ale również jako platforma wyzwalająca innowacyjność w zespole.
Projekt skróconego czasu pracy wdrożony jest w modelu „evidence based”, co oznacza, że był (i ciągle jest) sprawdzany z wielu różnych, mierzalnych perspektyw – pracownika, klientów, organizacji, partnerów biznesowych, akcjonariuszy itp. Jako parametry KPI przyjąłem następujące cele:
- EBITDA (% realizacja budżetu kwartalnego, % wzrost roczny),
- marża brutto (% realizacja kwartalnego budżetu, % wzrost roczny),
- wartość new business (wartość sprzedaży, wartość lejka zakupowego),
- poziom zaangażowania pracowników (Gallup Q12, IC Potential),
- Net Promoter Score dla klientów i partnerów biznesowych,
- retencja pracowników,
- liczba dni chorobowych w danym kwartale.
Korzyści 6-godzinnego czasu pracy
|
Założenia do projektu
Jako najważniejsze założenia projektu przyjąłe
- Praca 6 godzin dziennie.
- Dostępność pracownika (online lub offlline) w godzinach 10.00–14.00.
- Zakaz organizowania spotkań wewnętrznych w godzinach 9.00–10.00 i po 15.00.
- Wszystkie spotkania bieżące nie powinny trwać dłużej niż 30 minut.
- Pracownicy nie tracą żadnych swoich benefitów oraz nie ma redukcji wynagrodzenia.
- W pełni swobodny home office – pracownicy sami decydują, czy pracują zdalnie, czy w biurze (biuro jest dostępne 24/7).
- Brak dodatkowych kosztów (np. zwiększanie etatów) wynikających ze zmniejszonej liczby godzin pracy.
Wdrożenie projektu
Dla naszego zespołu projekt skróconego czasu pracy był sporą zmianą organizacyjną – działamy na rynku od prawie 20 lat i o ile w start-upach 6-godzinny czas pracy może być od początku elementem DNA firmy, o tyle w firmach działających długo to już nie jest takie proste. Projekt wystartował w lipcu 2019 r. Przez pierwsze dwa miesiące (okres testowy) pracowaliśmy po siedem godzin dziennie i wspólnie uczyliśmy się nowej sytuacji, wyłapując wszystkie przeszkody i problemy, aby móc je świadomie eliminować.
W moim przekonaniu nie da się tak po postu stanąć przed zespołem i zakomunikować mu – „od teraz pracujemy sześć godzin”. To brzmi jak przepis na piękną katastrofę. To, co trzeba zrobić, to pociągnąć zespół swoją wizją, znaleźć dobrych, zaangażowanych ambasadorów takiej zmiany i przede wszystkim uświadomić zespołowi, że jest to wspólny projekt.
Za tą wspólnotowością kryje się dla mnie to, że:
- każdy z pracowników bierze odpowiedzialność za wdrożenie projektu,
- organizacja jest gotowa do szybkiego wdrożenia wszelkich zmian potrzebnych do skróconego czasu pracy,
- występuje pełna otwartość komunikacyjna pozwalająca na szybkie reagowanie na sytuacje kryzysowe,
- istnieje kultura udzielania informacji zwrotnej oraz pełne przyzwolenie na niemarnowanie zasobów, w szczególności takich jak czas,
- zespół, ale przede wszystkim liderzy, są proaktywni i zaangażowani.
Po okresie testowym rozpoczęliśmy właściwy projekt 6-godzinnego czasu pracy, który w fazie badawczej zakończył się w styczniu br. i stał się już naszym normalnym elementem pracy.
Tab. 1 Kluczowe KPIs projektu i ich realizacja źródlo: Tradedoubler
KPI | Benchmark | Okres | Realizacja |
EBTIDA | Realizacja budżetu | 12 miesięcy | +42% |
Marża brutto | Realizacja budżetu | 12 miesięcy | +23% |
Wartośc sprzedaży (new business) | Realizacja budżetu | 12 miesięcy | +26% |
Indeks zaangażowania pracowników (IC Potential) | Total potential:4.3 | Rocznie | 4.4 |
Indeks zaangażowania pracowników (Gallup Q12) | Engagement Index: 4.17 | Kwartalnie | 4.5 |
NPS partnerzy biznesowi | NPS score: 25.6 | Rocznie | 34.6 |
NPS klienci | NPS score: 39.8 | Rocznie | 50 |
Retencja pracowników | Retention index: 90% | Półrocznie | 100% |
Średnia miesięczna liczba dni chorobowych | Dni chorowbowe: 10 | Półrocznie | 5 |
Czarny Łabędź
Czarny Łabędź to wydarzenie, którego nie sposób było przewidzieć, a którego skutki są znaczące. I taki właśnie był marcowy lockdown. W ciągu praktycznie kilku godzin po zamknięciu biura cały zespół w pełni działał zdalnie bez żadnych zakłóceń. Z uwagi na naszą istotną rolę w rozwoju e-commerce przyjęliśmy postawę, że ze wszystkimi naszymi możliwościami i umiejętnościami, zasobami będziemy wspierać naszych klientów i partnerów w generowaniu dodatkowego biznesu online, zmniejszając tym samym ich straty. W konsekwencji w początkowym okresie marzec–kwiecień mieliśmy trudność w utrzymaniu 6-godzinnego czasu pracy. Po okresie intensywnej pracy sytuacja się ustabilizowała – obecnie oceniam, że większość zespołów powróciło do 6-godzinnego czasu pracy. W okresie pierwszego półrocza (a więc w okresie lockdownu) wygenerowaliśmy rekordowe historycznie wyniki finansowe.
Największe wyzwania w projekcie
W ramach projektu wspólnie z pracownikami definiowaliśmy największe wyzwania i zagrożenia we wdrożeniu skróconego czasu pracy. Do najważniejszych z nich należały:
- Wykonywanie codziennych, tych samych zadań w skróconym i elastycznym czasie pracy.
- Synchronizacja pracy polskiego zespołu z zespołami w innych europejskich biurach (projekt jest wdrożony w polskim oddziale Tradedoubler).
- Ograniczona synchronizacja współpracy z klientami i partnerami biznesowymi.
- Ograniczenie życia społecznego pracowników – naszą kulturą organizacyjną w metodzie OCAI jest Klan, co oznacza m.in. dużą potrzebę spędzania czasu ze sobą.
- Potencjalne niezadowolenie wybranych pracowników – niesprawiedliwość społeczna („Tak, pracuję więcej niż inni”).
- Jak zrezygnować z 8-godzinnej mentalności.
- Wzrost poziomu stresu u pracowników na etapie zmiany organizacyjnej.
- Zaniedbywanie mniej ważnych obowiązków lub projektów.
- Aspekty prawne – umowy SLA, bieżące umowy z pracownikami, uregulowania w zakresie home office itp.
Wszystkie wyzwania i ryzyka zaadresowałem do całego zespołu – jako menedżer firmy facylitowałem kilka warsztatów, w czasie których zespoły pracowały nad pomysłami, rozwiązaniami i zmianami. W wyniku tych warsztatów zes...
Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów
- 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
- Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
- Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
- ...i wiele więcej!