Punkt wyjścia – wyzwania
Zależnie od przyjętego sposobu zarządzania (np. OKR czy MBO), ewaluacja to ważny moment w projekcie. Pozwala na sprawdzenie, czy firma osiągnęła cele, jak wywiązali się z nich pracownicy i czy założone plany rozwojowe zostały doprowadzone do końca.
Krótko mówiąc: proces jest złożony. W przygotowaniach należy wykazać się wnikliwością i umiejętnością przewidywania potencjalnych wyzwań. W dużych organizacjach sama koordynacja spotkań z pracownikami oraz ich przełożonymi jest czasochłonna, a często kończy się niepowodzeniem. Zawsze znajdzie się osoba z napiętym harmonogramem, a sezon ocen pracowniczych często pokrywa się z sezonem grypowym i na przeszkodzie może stanąć czyjaś absencja.
Dodatkowo proces oceny nierozerwalnie wiąże się z udzielaniem informacji zwrotnej. Jej skonstruowanie zajmuje czas, a ponieważ nie każdy potrafi ją dobrze przekazać, konieczne może być także stosowne przeszkolenie kadry managerskiej. W końcu udzielenie feedbacku to sztuka.
Wynikiem rozmów okresowych zwykle są także premie. Dlatego przed działami HR staje kolejne wyzwanie, którym jest przygotowanie firmowego kalkulatora. Co powinien uwzględniać? Jak uwzględnić zarówno ocenę pracowniczą, jak i firmowe wyniki z uwzględnieniem wkładu pracownika?
Przede wszystkim – zaplanuj proces!
Choć każda firma ma unikalną specyfikę wpływającą na to, jak przebiega ocen pracownicza, jest coś, co charakteryzuje te przeprowadzone skutecznie. Jest to plan uwzględniający:
- harmonogram,
- przygotowanie odpowiednich narzędzi,
- stosowne przeszkolenie osób odpowiedzialnych za ocenę z HR i kadry managerskiej,
- odpowiednią komunikację procesu.
Ewaluacja może budzić obawy wśród pracowników. Kojarzy się często z momentem ze szkoły, kiedy nauczyciel odpytywał przy tablicy przed całą klasą, a później wpisywał do dziennika (nie)satysfakcjonującą ocenę. Dlatego odpowiednia komunikacja samych ocen pracowniczych z uwzględnieniem korzyści (nie tylko finansowych), które wynikają z procesu, to bardzo ważne zadanie.
Jeśli to możliwe, najważniejsze daty – np. szkoleń przed oceną, poszczególnych etapów, rozmów feedbackowych z pracownikami – warto wpisać w kalendarze pracowników „na sztywno”, z odpowiednim wyprzedzeniem. To pozwoli uniknąć sytuacji, w której ktoś będzie zaskoczony tym, że ważny termin właśnie upłynął.
Kompleksowa Ocena Rozwojowa – na czym polega i jak wspiera działy HR?
Być może czytając ten nagłówek, unosisz brwi – w końcu jesteś profesjonalistą i doskonale wiesz, czym jest „trzystasześćdziesiątka”, prawda? Tyle że nie o ocenie 360 stopni mowa.
Kompleksowa Ocena Rozwojowa, w skrócie KOR, to narzędzie. Narzędzie, które holistycznie obejmuje temat oceny pracowniczej, celów firmowych i osobistych oraz kalkulatora premii. Jak działa i jakie kwestie obejmuje?
Zadaj odpowiednie pytania
Jednym z wyzwań związanych z oceną rozwojową, której elementem jest samoocena pracownika, to zadanie odpowiednich pytań. Dlatego formułując je, zawsze trzeba mieć przed oczami cel i formułować je tak, aby interpretacja była jednoznaczna dla obu stron.
Odpowiednio zadane pytania mają skłonić pracownika do autoanalizy, dlatego w pytaniach otwartych nie należy sugerować mu możliwych odpowiedzi. Wiele osób jest nauczonych odpowiadania „pod klucz” i próbuje ten klucz odkryć. A przecież nie o to chodzi w ocenie pracowniczej.
Użytkownicy modułu KOR od HRcode mogą skorzystać z gotowych formularzy lub samodzielnie stworzyć pytania dostosowane do specyfiki swojej organizacji. Moduł oferuje bazę 30 kompetencji oraz 100 zachowań, co pozwala na dokładne dopasowanie do potrzeb firmy.
Oceń stopień realizacji celów
Kaskadowanie celów w dół to typowy model zarządzania dla współczesnych organizacji. Jednak samo ich określenie i przydzielenie to nie wszystko, cele trzeba na bieżąco monitorować i rozliczać. Moduł KOR umożliwia i tę kwestię, mało tego – przy rozliczeniu uwzględni m.in. wagę, termin realizacji oraz stopień wykonania celów. To pozwoli Ci rzetelnie ocenić realne postępy pracowników.
Wylicz premię
To, na co pracownicy czekają najbardziej, to… premie. Oczywiście, na poznanie swoich planów rozwojowych również, niemniej to finanse stają się głównym przedmiotem zainteresowania. Dlatego jednym z najważniejszych komponentów Kompleksowej Oceny Kompetencji jest kalkulator. Ten powinien uwzględniać wszystkie składowe, tak aby wysokość nagrody odzwierciedlała rzeczywisty wkład pracowników w sukces firmy i premiowała ich osiągnięcia.
Warto, aby narzędzie uwzględniało również wyniki firmowe, co pozwoli powiązać je z wkładem pracowników i zbudować poczucie wspólnego celu. Kolejną składową są wyniki osobiste oraz wynik oceny pracowniczej. Dla budżetowania to ważne, aby narzędzie uwzględniało ulgi podatkowe, składki na ubezpieczenia społeczne czy inne obowiązkowe potrącenia.
Kalkulator wbudowany w KOR uwzględnia wszystkie te czynniki.
Przygotuj feedback
Wyniki oceny stanowią silną podstawę do przygotowania informacji zwrotnej dla pracownika. Aby ta odniosła zamierzony skutek, pamiętaj o kilku kwestiach:
- Celem rozmowy feedbackowej jest nie tylko przekazanie pracownikowi, jak odbiera go firma, ale stworzenie przestrzeni na podzielenie się jego refleksjami. Dlatego zabezpiecz odpowiednią ilość czasu, abyście mogli wyczerpać temat.
- Skup się na konkretnych zachowaniach, nie na tym, jaki ktoś jest.
- Choć używanie liczbowych ocen może być kuszące, korzystaj z opisów – wytłumacz, co znaczą poszczególne wyniki i jaka była ich podstawa.
- Dziel się obserwacjami i pomysłami, zamiast udzielać rad. Warto korzystać z modelu FUKO (Fakty, Uczucia, Konsekwencje, Oczekiwania).
- Wysłuchaj oczekiwań pracownika i przedstaw mu plan działania. Jeśli ten będzie korelował z aspiracjami zatrudnionego, zwiększy to motywację do realizacji.
KOR to prawdziwa zmiana
Moduł KOR od HRcode wspiera kilka procesów: oceny pracowniczej oraz budowania kultury organizacji opartej na przejrzystej i zrozumiałej informacji zwrotnej. Proces staje się transparentny (lub bardziej transparentny, zależnie od potrzeb decydentów) i mniej stresujący dla wszystkich uczestników. W rezultacie ocena okresowa przestaje być przykrym obowiązkiem, a staje się inspiracją do rozwoju dla pracowników i całej organizacji.
Warto wdrożyć KOR i tym samym zdigitalizować ocenę pracowniczą – dla lepszego gospodarowania czasem, efektywniejszej analityki i możliwości przechowywania wyników w jednym miejscu.
