Na początek przybliżmy naszym Czytelnikom, czym dokładnie jest Flexee i jaką funkcje pełni na rynku benefitów pracowniczych?
Flexee to polska firma technologiczna, która oferuje pracodawcom nowoczesne benefity pracownicze – w tym karty żywieniowe, tzw. lunchowe. Dzięki zastosowanej technologii, jako jedyny podmiot w Polsce uzyskaliśmy pozytywną interpretację ZUS dla tego typu karty, która potwierdza zgodność naszego modelu z obowiązującym prawem. Decyzja nr 568 z dnia 3 grudnia 2024 r. wydana przez ZUS potwierdza m.in., że przekazywane na nią środki – pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów – nie muszą być uwzględniane w podstawie wymiaru składek. Mówiąc wprost, pracodawcy korzystający z karty Flexee mogą w 100% bez ryzyka korzystać ze zwolnienia z ZUS. Dzięki temu korzystanie z naszego rozwiązania daje pracodawcom gwarancję bezpieczeństwa przed organem ZUS w sytuacji kontroli.
To o tyle istotne, gdyż podejście ZUS mocno się zmieniło od września 2023 r., kiedy to przepisy umożliwiły płatności kartami lunchowymi również w placówkach handlowych, czyli w sklepach spożywczych.
Mówiąc o oszczędnościach, w jakim stopniu zwolnienie ze składek ZUS może odciążyć budżet firmy korzystającej z Waszych rozwiązań? Czy moglibyśmy podać konkretne przykłady?
Oczywiście! Dzięki pozytywnej interpretacji ZUS, pracodawcy mogą legalnie przekazywać pracownikom lub zleceniobiorcom do 450 zł miesięcznie na kartę żywieniową Flexee bez konieczności opłacania składek ZUS. Jeśli weźmiemy pod uwagę całość oszczędności na składkach – zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika, to całkowita wartość oszczędności może sięgać nawet 250 zł miesięcznie na osobę. W przypadku zespołu 100 osób daje to kwotę 300 tys. zł rocznych korzyści dla firmy. Dzięki temu nasza karta żywieniowa jest korzystnym rozwiązaniem dla firm, które nie tylko szukają benefitów docenianych przez wszystkich pracowników, ale są również sposobem na obniżenie kosztów związanych np. z planowanymi podwyżkami czy wypłatami premii.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zwolnienie ze składek ZUS dla karty żywieniowej, tzw. lunchowej, wiąże się z pewnymi zasadami. Jakie więc konkretnie warunki musi spełnić pracodawca, aby mógł z niego skorzystać, decydując się na Waszą kartę?
To prawda, sama karta przedpłacona nie wystarczy do automatycznego skorzystania z ulgi ZUS. Aby pracodawca mógł zastosować zwolnienie z obowiązku odprowadzania składek od wypłacanych świadczeń, musi spełnić określone warunki. Miesięczna kwota doładowania karty nie może przekroczyć 450 zł miesięcznie na pracownika i sama karta może być wykorzystywana tylko w placówkach gastronomicznych i handlowych. Te warunki bardzo łatwo spełnić. Kartę ogranicza się po tzw. kodach MCC, stosowanych przy terminalach płatniczych.
Najtrudniejszym warunkiem do tej pory było zapewnienie, aby środki przekazywane na kartę były przeznaczone wyłącznie na zakup posiłków lub półproduktów do jego przygotowania. W szczególności, aby ograniczyć możliwość nabywania produktów takich jak np. alkohol, papierosy, chemia, na które ZUS zwraca uwagę.
Aby spełnić ten warunek, ZUS wymaga, aby pracodawca posiadał dokumentację zakupów pracowników, czyli paragony, oraz aby wdrożył stały, a nie wyrywkowy, mechanizm kontroli wydatków. Brak takich systemowych rozwiązań kontrolnych skutkuje utratą prawa do wspomnianego zwolnienia. Nasza technologia ten warunek w prosty sposób spełnia.
To bardzo ważne w kontekście tego, że do tej pory funkcjonował model kart lunchowych tworzący fikcyjne bezpieczeństwo, oparty np. na regulaminie korzystania z karty i oświadczeniach pracowników co do użytkownika karty – to podejście jest w 100% niepoprawne, a ZUS wydaje jedna po drugiej negatywne interpretacje dla tego typu modeli kart.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom ZUS, Flexee oferuje całkowicie bezobsługowe i w pełni zautomatyzowane narzędzie, które zdejmuje z pracodawcy ciężar tych obowiązków. System Flexee automatycznie przechowuje niezbędną dokumentację, a zaawansowane algorytmy na bieżąco analizują dokonywane zakupy. Dzięki temu pracodawca zyskuje pewność działania w zgodzie z ZUS i obowiązującymi przepisami, bez angażowania własnych zasobów w te procesy.
Jaką gwarancję w tym zakresie daje wspomniana pozytywna interpretacja ZUS w odniesieniu do karty żywieniowej Flexee?
Decyzja ZUS potwierdza, że nasz model karty żywieniowej spełnia wymagania określone w §2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek. Uzyskana przez nas pozytywna interpretacja ZUS stanowi przełomowe potwierdzenie, że pracodawcy stosujący model kart Flexee nie muszą obawiać się podważenia prawa do zwolnienia ze składek. To pierwsze tego typu stanowisko organu jednoznacznie wskazuje, że wdrożony przez Flexee system spełnia wymogi ZUS, dając naszym klientom pewność i bezpieczeństwo stosowanego rozwiązania.
Wspomniałeś, że jednym z warunków możliwości skorzystania ze zwolnienia z ZUS jest wdrożenie przez pracodawcę mechanizmów kontroli. Czym one dokładnie są?
ZUS wskazuje jednoznacznie na potrzebę dokumentowania każdej transakcji i kontroli nabywanych produktów. Dlatego wszelkie zakupy realizowane przy użyciu karty Flexee muszą zostać udokumentowane paragonem. W przypadku naszego rozwiązania, pracownik przesyła go za pośrednictwem przeznaczonej do tego aplikacji Flexee – wystarczy, że zrobi jego zdjęcie lub doda obraz z galerii, a zaawansowane mechanizmy oparte na sztucznej inteligencji natychmiastowo przetwarzają wszystkie informacje z paragonów, automatycznie przypisują je do odpowiednich kategorii i archiwizują w systemie. Dzięki temu związany z tym proces jest bardzo prosty dla osoby korzystającej z karty. Co bardzo ważne, model opracowany przez Flexee jest w pełni zgodny z RODO.
Wspomniałeś o aplikacji Flexee. Czy niesie ona dodatkowe korzyści dla pracownika lub pracodawcy?
Zdecydowanie tak! Aplikacja Flexee to intuicyjna i przyjazna w obsłudze aplikacja mobilna, przypominająca interfejsem popularne aplikacje bankowe. Pracownik zyskuje pełną kontrolę nad swoimi środkami na karcie – na bieżąco widzi aktualne saldo, historię transakcji, ma możliwość zmiany kodu PIN czy, w razie potrzeby, zastrzeżenia karty. Co więcej, dla jeszcze większej wygody, kartę Flexee można z łatwością dodać do portfeli cyfrowych Apple Pay i Google Pay albo zamówić kartę wirtualną.
Na Waszej stronie można znaleźć informacje, że karty żywieniowe Flexee oferują również system cashbacków i rabatów, który jest dodatkowym atutem dla pracowników. Jak dokładnie działa ten mechanizm?
System cashbacków i rabatów Flexee to wyjątkowa korzyść, która realnie zwiększa wartość karty lunchowej dla pracowników. Dzięki rozbudowanej sieci partnerstw z sieciami spożywczymi i – co szczególnie istotne i nowatorskie – z producentami żywności, stworzyliśmy unikalny ekosystem, w którym nasi użytkownicy dosłownie zarabiają na umieszczeniu paragonu w aplikacji. Wspomniałem już o tym, że nasza aplikacja, wykorzystując zaawansowane mechanizmy skanowania i analizy, automatycznie identyfikuje produkty na paragonach. Dodatkowo identyfikuje ona m.in. producentów żywności. To pozwala nam oferować pracownikom podwójne korzyści: rabaty od sieci handlowych oraz cashbacki, czyli natychmiastowe zwroty za zakupy bezpośrednio na kartę, które pochodzą od producentów nabytego produktu. Nasze cashbacki to nowatorskie rozwiązanie. Nieważne, w jakim sklepie pracownik dokona płatności kartą, dużej sieci czy w małym, osiedlowym sklepie, zawsze otrzyma natychmiastowy zwrot za zakup produktu. Co więcej, za każdy dodany paragon pracownicy otrzymują dodatkowe punkty, które mogą wymieniać na darmowe doładowania swojej karty Flexee. A to nie wszystko! Nasza aplikacja analizuje również każdy zakupiony produkt pod kątem jego wartości zdrowotnej, dostarczając pracownikom cennych informacji. Dzięki temu systemowi, pracownicy sami aktywnie dodają paragony, ponieważ przynosi im to wymierne korzyści finansowe i informacyjne, czyniąc Flexee nie tylko wygodnym, ale i wyjątkowo opłacalnym benefitem – a przy okazji korzysta i pracodawca, bo spełnia wymogi stawiane przez ZUS. W tym modelu każdy zyskuje: pracownik, bo dodatkowo zarabia, pracodawca, bo spełnia wymogi prawne i ZUS, producenci żywności i sieci spożywcze, bo generujemy im dodatkową sprzedaż.
Brzmi bardzo innowacyjnie. Wnioskuję, że Waszymi kartami można płacić wszędzie?
Wszędzie tam, gdzie kupimy jedzenie, i gdzie zapłacimy za nie kartą Mastercard lub Visa. Czyli są to nie tylko lokale gastronomiczne (również online), ale wszystkie sklepy spożywcze, stacje paliw, kina, drogerie itd.
Widzę, że Flexee to firma oparta na nowoczesnych technologiach. Jakie dodatkowe korzyści niesie ona dla pracodawców?
Pracodawcy korzystający z naszych kart żywieniowych mogą liczyć na pełną automatyzację – od doładowań, przez kontrolę transakcji, po generowanie raportów. Dodatkowo technologia Flexee została zaprojektowana z niezwykłą elastycznością, co oznacza, że może współpracować z każdym systemem kadrowo-płacowym wykorzystywanym przez pracodawcę. Z jednej strony, Flexee jest w stanie przyjąć dowolny format pliku wygenerowany przez system kadrowy klienta i równie elastycznie generować pliki w formacie akceptowanym przez ten system. Z drugiej strony, dla najpopularniejszych rozwiązań, takich jak SAP, Enova, Comarch Optima itp., Flexee oferuje specjalnie przygotowane wtyczki. Dzięki temu wymiana danych między Flexee a systemem pracodawcy jest w pełni zautomatyzowana. Co istotne, działy HR nie muszą poświęcać czasu na manualną obsługę tych procesów, co znacząco zwiększa efektywność ich pracy. Współpraca na linii Flexee-pracodawca przebiega sprawnie i bez dodatkowego nakładu pracy manualnej.
Czy Karta Flexee może stanowić alternatywę dla tradycyjnych bonusów i premii?
Zdecydowanie tak. Karta lunchowa Flexee oferuje pracodawcom nowoczesne narzędzie motywacyjne, które łączy elastyczność z natychmiastowym efektem odczuwalnym przez pracownika. Środki trafiające na kartę są dostępne od razu i mogą być wykorzystane na realne potrzeby, takie jak codzienne posiłki czy zakupy spożywcze. Firmy, które wdrożyły Flexee jako element systemu wynagradzania, odnotowują wśród pracowników wzrost zaangażowania, lojalności i satysfakcji. Warto podkreślić, że forma zasilania karty Flexee nie ma żadnego wpływu na możliwość skorzystania z pełnego zwolnienia ze składek ZUS. Niezależnie od tego, czy karta stanowi stały element wynagrodzenia, jest wykorzystywana jako premia świąteczna, czy też jako bonusowe uznanie za osiągnięcia – każde zasilenie podlega identycznym zasadom zwolnienia ze składek. To oznacza, że pracodawca, decydując się na dowolną formę doładowania karty Flexee, zawsze może liczyć na pełne zwolnienie z oskładkowania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
No właśnie, jakie ryzyko prawne i finansowe wiąże się z korzystaniem z kart lunchowych bez odpowiedniej interpretacji ZUS?
Stosowanie kart żywieniowych bez potwierdzenia zgodności z przepisami niesie ryzyko zakwestionowania takiego zwolnienia przez ZUS w trakcie przeprowadzanej kontroli. Kiedy do tego dojdzie, może to skutkować koniecznością uregulowania zaległych składek ZUS wraz z odsetkami ustawowymi. W związku z tym firma korzystająca z rozwiązań, co do których nie ma pewności, że są zgodne z przepisami, naraża się zarówno na ryzyko finansowe, jak i wizerunkowe, związane z utratą zaufania w oczach obecnych oraz przyszłych, potencjalnych pracowników.
Jakie plany ma Flexee na przyszłość?
Rozwijamy intensywnie sieć partnerów producentów żywności po to, aby nasi użytkownicy codziennie mieli dostęp do kilkuset, a nawet tysięcy produktów, za które otrzymają cashbacki. Dodatkowo kończymy prace nad kartą lunchową międzynarodową, gdyż pozyskaliśmy kontrakty na obsługę naszych klientów nie tylko w Polsce, ale równocześnie na kilku rynkach europejskich.
Podsumowując naszą rozmowę, dlaczego pracodawcy powinni wybrać Flexee jako partnera do zarządzania kartami lunchowymi?
Jesteśmy jedynym dostawcą karty żywieniowej na rynku, która jest akceptowana przez ZUS. Rozbudowany system dodatkowych korzyści dla pracownika jeszcze bardziej wyróżnia ją na rynku. Co bardzo ważne, jesteśmy firmą technologiczną budującą benefity, doskonale rozumiemy potrzeby nowoczesnych organizacji i potrafimy się do niej szybko dostosować. Dzięki temu upraszczamy codzienną administrację benefitami i realnie zwiększamy wartość świadczeń oferowanych pracownikom. Oprócz karty w naszej aplikacji znajdziemy jeszcze inne benefity, o których tutaj nie rozmawialiśmy. O tym, że warto wybrać Flexee, świadczy również to, że zaufały nam takie podmioty jak Adamed, Diagnostyka, ZPUE, Strabag i wielu innych.
Materiał powstał we współpracy z firmą Flexee Benefits sp. z o.o.
