Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru

28 maja 2020

NR 16 (Maj 2020)

Jak zorganizować pracę zdalną w dobie COVID-19?

143

Wydarzenia związane z rozprzestrzenianiem koronawirusa wymusiły na firmach zmianę strategii i wdrożenie pracy zdalnej. Odpowiednio zaplanowany proces transformacji może stać się szansą ku nowocześniejszej i bardziej atrakcyjnej organizacji. Jak zrobić to dobrze?

Był marzec 2020 r. Dynamiczny rozwój wydarzeń związanych z rozprzestrzenianiem się koronawirusa w Polsce w przeciągu kilku dni zmienił otoczenie, w którym znalazła się większość firm. Pomijając kwestie ograniczeń w prowadzeniu działalności, która dotknęła większość małych biznesów, te przedsiębiorstwa, które chciały normalnie funkcjonować, musiały przeorganizować sposób prowadzenia działalności. Wdrożenie pracy zdalnej w nowej rzeczywistości stało się nie tylko sposobem na employer branding i przyciągnięcie do firmy większej liczby talentów, ale przede wszystkim koniecznością do przetrwania biznesu.
Pracuję w 40-osobowej firmie działającej w branży IT. Decyzję o wysłaniu ludzi do domów w obliczu pandemii podjęliśmy w piątym dniu od momentu wykrycia pierwszego zarażonego w Polsce. W tamtym momencie we Wrocławiu, gdzie mamy biuro, były tylko trzy osoby zarażone. Analizując jednak w gronie liderów zespołów wszystkie „za” i „przeciw” home office, w trakcie 30-minutowego spotkania podjęliśmy decyzję o pracy z domu. Do tej pory w 40-osobowym zespole TimeCamp tylko 10% osób pracowało z domu. Proces wdrożenia pracy zdalnej w całej firmie zajął nam dwa dni. Mieliśmy świadomość wielu niedogodności i ryzyk, które niesie za sobą nagłe przejście w tryb pracy zdalnej. Co prawda rozwijamy aplikacje, które wspierają pracę zdalną, jednak większość pracowników preferowała pracę w biurze, a firmowe procesy nie były dostosowane do trybu w 100% zdalnego. Mając jednak na szali płynne funkcjonowanie biznesu i zdrowych pracowników przeciwko możliwości wstrzymania pracy firmy przez potencjalne zarażenie załogi, nie mieliśmy wątpliwości co do słuszności tej decyzji. Czytając ten artykuł w maju, pewnie wyda się to truizmem, jednak na początku marca zarządzający większością zespołów przeżywali ten sam dylemat związany z zasadnością i właściwą transformacją firmy do pracy zdalnej.
Wnioski, które wynieśliśmy z wdrażania zespołu w tryb home office, były następujące:

POLECAMY

Ryzyka:
1. Spadek efektywności spowodowany niedostosowaniem zasad pracy do nowego otoczenia

  • Programiści w większości pracowali w biurze. Odpowiedź na palący temat można było uzyskać natychmiast, poprzez zadanie pytania współpracownikowi siedzącemu biurko obok. 
  • Codzienne spotkania programistów zawsze odbywały się na miejscu. 
  • W 5-osobowym zespole marketingu każdy wiedział, kto nad czym pracuje, bo wszyscy przebywali w tym samym pomieszczeniu. 
  • Pracując zdalnie, nie możesz oczekiwać odpowiedzi natychmiast, a kwestie raportowania statusu prac należało również odpowiednio uregulować. 
  • Przechodząc do modelu home office, do domów zabraliśmy nie tylko pracę, ale również dzieci, którym należało odpowiednio zorganizować czas. 

Wszystkie te kwestie wymagały uregulowania. Przez wdrożenie pracy zdalnej należało zmodyfikować workflow prac, wdrożyć jednolite zasady komunikacji, wprowadzenie ogólnodostępnego grafiku godzin pracy. Część zasad zostało wprowadzonych odgórnie, natomiast każdy z zespołów wprowadził również zasady dostosowane do swojego sposobu pracy.

2. Rozproszenie uwagi
Brak właściwej organizacji miejsca pracy może prowadzić do rozproszonej uwagi, zajmowania się sprawami niezwiązanymi z pracą. Z drugiej strony w biurze również istnieje wiele rozpraszaczy, dyskusji, które nas rozpraszają, częstych przerw na kawę, piłkarzyki, dlatego jest to ryzyko, którego nie obawialiśmy się tak bardzo. 
Paradoksalnie, po przejściu na home office część pracowników zgłaszała uwagi, że pracując z domu, więcej czasu poświęca na pracę ze względu na dostępność narzędzi pracy na wyciągnięcie ręki. Gdy pracownicy poświęcają na pracę więcej niż 8 godzin dziennie, długoterminowo przekłada się to również na spadek efektywności. W celu przeciwdziałania temu jasno określiliśmy oczekiwania dotyczące godzin pracy i organizacji miejsca pracy w firmowym handbooku dotyczącym pracy zdalnej, przygotowanym specjalnie na tę okoliczność.

3. Brak możliwości integracji zespołu
Wideokonferencje czy rozmowa na firmowym komunikatorze nie zastąpią nigdy bezpośredniego kontaktu. Nasz zespół regularnie integrował się w trakcie przerw w pracy, np. przy kawie lub grając w piłkarzyki. Aktualnie pracownicy w trakcie przerw grają w „piłkarzyki online” – Haxball. Mieliśmy również okazję dwukrotnie zorganizować w piątkowy wieczór imprezy w formie wideokonferencji, które zostały bardzo pozytywnie odebrane przez pracowników. W celu ich efektywnego przeprowadzenia sugerujemy zorganizować np. kanały tematyczne, bo rozmowa kilkudziesięciu osób naraz w trakcie wideokonferencji jest niemożliwa.

Zalety:
1. Zdrowi pracownicy

Pomijając kwestie biznesowe, najbardziej oczywistym argumentem za pracą z domu jest bezpieczeństwo: nie tylko naszych pracowników, lecz także reszty społeczeństwa, i wsparcie w ograniczeniu rozprzestrzeniania wirusa u reszty społeczeństwa.

2. Stabilny biznes
Zmniejszasz ryzyko dla Twojej firmy, że niespodziewanie pracownik lub część zespołu zachoruje i projekty, które realizujesz, będą opóźnione. 

3. Nowe perspektywy
Niespodziewana konieczność dostosowania się do nowych warunków otwiera nowe szanse dla Twojego biznesu: wdrażając z sukcesem reguły pracy zdalnej, zwiększasz możliwości pozyskania utalentowanych pracowników z innych niż tylko Twój lokalny rynek pracy. Długoterminowo planujemy zatrudniać pracowników w modelu zdalnym.

4. Wizerunek atrakcyjnego pracodawcy
Choć zmiana została na nas niejako wymuszona przez sytuację, nie zaobserwowaliśmy jakiegokolwiek spadku efektywności. Pracownicy, mimo że woleliby powrócić do biura, stwierdzili, że możliwość pracy częściowo zdalnej wniesie na stałe wartość dodaną do naszej firmy.

5. Kultura zapisywania ustaleń
Komunikacja zdalna wymaga częstszego przekazywania wiedzy i decyzji w formie pisemnej. Nawet jeżeli dwóch pracowników ustaliło coś między sobą, to należy zapewnić, by pozostali członkowie zespołu projektowego mieli dostęp do tej samej wiedzy. Dzięki temu decyzje w projektach i procesach opieramy na klarownych informacjach, a nie na domysłach. 

Jak wdrożyć pracę zdalną krok po kroku?

1. Weryfikacja, czy wszyscy pracownicy są w stanie efektywnie realizować swoje zadania, pracując z domu 
W przypadku większości działów firmy IT praca nie wymaga fizycznego kontaktu z klientem. Co zrobić np. z obsługą spraw administracyjnych, która wymaga odbioru poczty? W tym przypadku ustaliliśmy, że osoba odpowiedzialna za odbiór poczty pojawi się w firmie raz w tygodniu w celu obsługi korespondencji.
Sprzedawcy w 99% pracują zdalnie, obsługując klientów telefonicznie lub na Skype. W najbliższym tygodniu mieliśmy jednak odbyć spotkanie z klientem w Warszawie dotyczące największego wdrożenia w historii firmy. Ustaliliśmy z klientem, że spotkanie odbędzie się online. Ze względu na okoliczności klient nie miał z tym problemu i aktualnie wszelkie ustalenia z klientami prowadzimy online.

2. Zmiana rytuałów
Gdy wszystkich współpracowników masz na wyciągnięcie ręki, wystarczy obrócić się na fotelu, aby zapytać o status prac lub pomoc w wyjaśnieniu problemu. W pracy zdalnej wygląda to zgoła inaczej. W zespole programistów ustalono, że każdy pracownik powinien sprawdzać wiadomości na komunikatorze minimum raz na 1,5 godziny w celu odpowiedzi na ewentualne pytania i sprawnego prowadzenia prac. Z jednej strony wymusiło to większą dyscyplinę pracy, a z drugiej współpracownicy nie starają się pytać o błahostki.
W celu zwiększenia transparencji w zdalnym zespole utworzyliśmy w naszym komunikatorze kanał Stand-ups i napisaliśmy wtyczkę-bota, który na początku każdego tygodnia pyta o priorytety na dany tydzień, a codziennie na koniec pyta, co robiliśmy, i każdy członek zespołu może pochwalić się ukończonymi zadaniami i progresem. Nie tylko spowodowało to, że każdy ma jasność dotyczącą tego, co dzieje się w danym zespole, lecz także zmotywowało do autorefleksji i lepszego planowania pracy.
Przychodząc do pracy w biurze, witaliśmy się ze wszystkimi. Nie inaczej jest, pracując w domu: każdy rozpoczynając pracę, powinien przywitać współpracowników na dedykowanym do tego kanale na komunikatorze.
W przypadku przerw w pracy dłuższych niż 30 minut należy również poinformować o tym współpracowników.
Dodatkowo, wszyscy pracownicy wyrażający na to zgodę powinni w swoim opisie na komunikatorze wpisać swój numer telefonu, by na wypadek pilnych spraw można było sprawnie uzyskać wymaganą informację.

3. Stworzenie handbooka pracy zdalnej
Do tej pory tylko 10% teamu regularnie pracowało z domu. Pozostali pracownicy średnio 80–90% czasu spędzali, pracując w biurze, gdzie reguły pracy były dokładnie opisane.
Jak oddzielić miejsce pracy od miejsca wypoczynku? Jak rozliczać swoje godziny pracy? W jakich godzinach wszyscy powinni być dostępni? Chcąc uniknąć błędów, które często popełniają firmy zatrudniające zdalnie, postanowiliśmy stworzyć handbook opisujący reguły optymalnej pracy z domu i rozwiewający powyższe wątpliwości. 
 

Handbook porusza następujące zagadnienia:

  • Słowo wstępu od prezesa firmy o sytuacji, w związku z którą wprowadzamy pracę zdalną, jakie są jej zalety i jaka odpowiedzialność ciąży na pracownikach.
  • Reguły transparentnej pracy – w jaki sposób raportować planowane działania na dany tydzień i na zakończenie każdego dnia.
  • Wymagania dotyczące organizacji cotygodniowych zebrań w ramach zespołów.
  • Akceptowalne zasady dotyczące elastycznych godzin pracy (tam, gdzie było to możliwe, wprowadziliśmy godziny 10–14 jako zalecane, by wszyscy pracownicy byli dostępni online).
  • Sugestie dotyczące organizacji miejsca pracy.
  • Opis aplikacji, z których korzystamy do pracy zdalnej, i reguły ich wykorzystania.
  • Wymagane wskaźniki dotyczące czasu pracy pracowników.


4. Zbadanie zapotrzebowania na sprzęt
Chcąc zwiększyć komfort pracy, zbadaliśmy w zespole zapotrzebowanie na sprzęt usprawniający pracę. Większość teamu nie miała specjalnych potrzeb. Część pracowników zabrała ze sobą do domu nie tylko laptopy, lecz także monitory.
Dla części ludzi kupiliśmy słuchawki z mikrofonami, aby poprawić komfort komunikacji. 
Jeden z pracowników narzekający na wolny internet otrzymał od nas kartę prepaid, aby móc bez przeszkód pracować w sieci.

5. Ewaluacja narzędzi wspierających pracę zdalną
W naszym przypadku cyfrowa transformacja nie była wymagana, jak miało to miejsce w wielu większych organizacjach. W większości korzystaliśmy z aplikacji webowych w celu wsparcia efektywnej pracy, natomiast przejście na pracę zdalną wymagało od nas b...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy