Dołącz do czytelników
Brak wyników

Stare wyzwania, nowe podejście , Otwarty dostęp

18 stycznia 2019

e-teczka w firmie, czyli jak przeprowadzić proces digitalizacji akt pracowniczych

0 49

Elektroniczna dokumentacja pracownicza podnosi komfort i jakość pracy działów kadr. Oszczędność papieru czy powierzchni pod archiwa to sprawy oczywiste. e-teczki znacząco skracają czas wyszukiwania dokumentów, a pracownicy kadr mają do nich łatwiejszy dostęp.

Od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Przedsiębiorcy mają wybór pomiędzy prowadzeniem akt pracowniczych w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej stała się równoważna z dokumentacją w wersji papierowej.

Im wcześniej, tym lepiej

Proces przejścia na elektroniczną postać akt osobowych jest pewnym wyzwaniem, ale w dłuższej perspektywie czasu będzie to opłacalne. W związku z nowymi przepisami, każdy pracownik będzie musiał mieć zmienioną postać dokumentacji pracowniczej. Na ułożenie akt osobowych wg nowego podziału potrzebne będą nakłady czasowe działów kadr. Dlatego jest to najlepszy moment, aby wykonując tę pracę zeskanować dokumenty pracowników i przenieść je do sfery cyfrowej. Mając w perspektywie długoletnie korzyści związane z niższymi kosztami, oszczędnością czasu i usprawnieniem pracy, warto jak najwcześniej przejść na e-teczki.

Jak przejść na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej?

Po podjęciu przez pracodawcę decyzji o prowadzeniu akt osobowych w formie elektronicznej wszystkie dokumenty muszą zostać odwzorowane cyfrowo, czyli zeskanowane i opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w formie papierowej. Następnie dokumenty zostają załączone jako załączniki do systemu do poszczególnych części e-teczki osobowej.
Nowe przepisy pozwalają na wydawanie dokumentacji pracowniczej nie tylko w postaci papierowej, ale również w postaci elektronicznej. Na wniosek pracownika pracodawca może wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w postaci cyfrowej. Będzie to plik xml opatrzony e-podpisem, z załączonymi zeskanowanymi dokumentami, z metryką dokumentu i skompresowany do formatu zip.

Oprogramowanie do obsługi e-dokumentacji

Działy kadr powinny wybrać taki system, który będzie w pełni spełniał wymogi nowych przepisów oraz dawał poczucie bezpieczeństwa.

enova365 to system ERP zgodny z wymogami ustawy i rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku. Zawiera pełen zakres funkcjonalności, jaki powinien mieć moduł e-dokumentacji pracowniczej. Po pierwsze, jest cyfrowym odzwierciedleniem dokumentacji papierowej. Każdy dokument - skatalogowany zgodnie z rozporządzeniem opatrzony jest e-podpisem oraz zawiera komplet metadanych. Po drugie, system umożliwia wydawanie i kopiowanie dokumentacji do pliku pdf lub skompresowanego pliku ZIP – mówi Joanna Walentek, Project Manager modułu Kadry, Płace i HR enova365.
Oprogramowanie pozwala także na składanie raportów do ZUS (OWA, RIA, RPA). Natomiast dzięki modułowi: Pulpit do samoobsługi pracowniczej, pracownik w każdej chwili ma dostęp do swojej dokumentacji, co usprawnia komunikację między działem HR a pracownikami firmy.
Elektroniczna dokumentacja stanowi także bazę wiedzy o każdym pracowniku. W jednym miejscu zgromadzone są informacje o przebytych kursach, szkoleniach, certyfikatach itp., dzięki czemu pracownicy kadr mogą je bardzo szybko wyszukać.

Dlaczego warto cyfryzować akta pracownicze?

Proces przejścia na elektroniczną postać akt osobowych w dłuższej perspektywie czasu pozwoli na zmniejszenie kosztów firmy oraz nakładów czasowych działów kadr.
e-teczki osobowe będą stanowić kompletną bazę wiedzy o pracowniku, co znacznie skróci czas wyszukiwania odpowiednich dokumentów, np. na jedno kliknięcie uzyskamy informacje o historii zatrudnienia pracownika. Digitalizacja przyśpieszy także obieg dokumentów, a pracownik będzie miał do nich ciągły wgląd. Wszystko bez konieczności drukowania wersji papierowej i jej archiwizowania.
Elektroniczna dokumentacja to większe bezpieczeństwo przechowywania oraz przetwarzania danych. Zaawansowany technologicznie oraz zgodny z przepisami system IT pozwala na definiowanie uprawnieniń oraz identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji i rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych.
Elektroniczna dokumentacja może być przechowywana w infrastrukturze systemowej przedsiębiorstwa lub w chmurze. W każdym przypadku jesteśmy w stanie stworzyć wiele kopii zapasowych i trzymać je w osobnych miejscach na wypadek awarii. Usługę przechowywania danych w chmurze – Archiwizator Azure oferuje np. enova365.

Przypisy