Dołącz do czytelników
Brak wyników

INFO & BUSINESS

28 kwietnia 2020

Dobry lider na złe czasy, czyli jak zarządzać zespołem w czasie kryzysu

40

Mówi się, że firmę tworzą ludzie, a o sile i pozycji danej marki świadczą osoby, które dla niej pracują. To prawda, ale pod pewnym warunkiem – na czele każdego zespołu musi stać lider, który będzie odpowiednio prowadzić swoich pracowników. Dobry manager powinien umieć motywować, być wsparciem dla swojego teamu w każdej sytuacji. Jest to ważne szczególnie teraz. Epidemia COVID-19 wymusiła zmianę sposobu funkcjonowania wielu firm, także w Polsce. Nie wszyscy potrafią odnaleźć się w tej nowej rzeczywistości, którą jest konieczność pracy zdalnej. Obecna sytuacja jest źródłem stresu dla niejednego pracownika.
Ci martwiąc się o przyszłość i zdrowie swoich najbliższych, nie mogą zaangażować się pełni w wykonywanie swoich obowiązków. To tylko początek listy problemów, przed którymi stoją teraz HR-owcy i osoby odpowiedzialne za zdalne zarządzanie zespołem. Doświadczenie kilku ostatnich tygodni pokazało, że nie każdy szef zdaje ten egzamin na piątkę, a bycie uważanym za dobrego lidera nie gwarantuje sukcesu
w czasach kryzysu. Jak zatem wspierać pracowników i organizować pracę, by odnieść sukces? Podpowiada Agnieszka Surowiec, Dyrektor HR i Komunikacji w Intrum.

Nowe wyzwanie na nowe czasy, czyli zdalne zarządzanie zespołem

Każdy dobry manager, który podchodzi odpowiedzialnie do swojej pracy, korzysta z wielu narzędzi i rozwiązań oferowanych przez employer branding A.D. 2020. Jak jednak szybko się okazało, w czasie kryzysu są one niewystarczające lub czasem zupełnie nie przystają do obecnej rzeczywistości. Pierwszym i jak się wydaje, najważniejszym problemem jest zdalne zarządzanie zespołem. Niektórzy z dnia na dzień stanęli przed koniecznością kierowania nie 20, 30 pracownikami, a zespołami jednocześnie Dlaczego? Bo każda osoba pracująca na zasadach home office stanowi oddzielny „byt”, staje się jednoosobowym oddziałem firmy, który ma swoje problemy, które trzeba rozwiązać. Aby lider mógł w takiej sytuacji pomóc swoim pracownikom, najpierw musi pozwolić pomóc sobie. Warto zacząć od poznania kilku zasad mówiących o tym, jak zarządzać pracownikami pracującymi zdalnie i organizować pracę zespołu w czasie kryzysu, nawet wtedy, kiedy nasza firma już jakiś czas temu przeszła na home office. Może bowiem okazać się, że zrobienie takiego kroku „wstecz” przyniesie wszystkim wiele korzyści.

Jak być dobrym liderem, czyli bądź człowiekiem, a nie tylko managerem

Wyrozumiałość i empatia to cechy, które powinny charakteryzować dobrego szefa nie tylko w czasie kryzysu, ale obecnie są ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Podczas codziennych kontaktów z pracownikami nie ograniczaj się tylko do delegowania zadań. Nie zapominaj o tym, że nie każdy ma „idealne” warunki do pracy zdalnej. Otaczaj członków zespołu opieką, pytaj o to, jak można ich wesprzeć w wykonywaniu obowiązków w nowej rzeczywistości. Spraw, by mimo niełatwej sytuacji, nadal czuli się ważną częścią firmy. Ta kwestia związana jest z następną wskazówką:

Cechy dobrego managera, czyli walcz z izolacją w zespole…

Im większy jest zespół, tym manager ma mniejsze szanse na kontakt ze wszystkimi swoimi podwładnymi w ciągu dnia. Zazwyczaj wtedy wyznaczeni kierownicy poszczególnych projektów kierują mniejszymi „podzespołami” i dbają o realizację zadań. Tak jeszcze niedawno wyglądała organizacja pracy w wielu, szczególnie większych firmach. Mimo iż zdawała egzamin, to jednak teraz takie podejście należy zmienić. Dlaczego? Przed wybuchem epidemii praca zdalna wydawała się wielu osobom czymś atrakcyjnym, wręcz pożądanym. Stosunkowo szybko okazało się, że home office to jednak nie bajka. Pracownicy zamknięci w swoich domach teoretycznie mają komfortowe warunki do realizacji zadań, ale czują się wyobcowani i nie wszyscy potrafią czerpać korzyści z komunikacji online.

– Dlatego dobry lider powinien walczyć z izolacją w swoim zespole. Powinien dokonywać regularnego update’u i być w stałym kontakcie nawet z tymi osobami, które nie podlegają mu bezpośrednio. Posiadanie wiedzy o tym, czym zajmuje się każdy pracownik w zespole to podstawa, nie tylko w obecnej sytuacji, ale ważne jest także bardziej aktywne podejście. Planujmy pracę w taki sposób, aby w bieżące projekty i zadania włączać jak najwięcej osób z teamu, nawet jeżeli teoretycznie nie jest to potrzebne. Niech każdy ma udział we wspólnym projekcie, nawet w minimalnym stopniu. Kiedy większość albo cały zespół pracuje zdalnie, trzeba zadbać o to, by wszyscy czuli się jedną drużyną i mieli przed sobą wspólny cel, do którego dążą – zaznacza Agnieszka Surowiec, Dyrektor HR i Komunikacji w Intrum.

… i utrzymuj regularny kontakt z członkami swojej „drużyny”

Aby „walczyć” z izolacją czy wykluczeniem, które mogą być negatywnym skutkiem pracy w trybie zdalnym, dobry lider, który stoi na czele zespołu, powinien pozostawać w stałym kontakcie ze swoimi pracownikami.

Aby ułatwić im odnalezienie się w nowej rzeczywistości i stworzyć namiastkę „normalności”, spróbujmy przenieść do komunikacji online dotychczasową formę organizacji pracy i przyjęty sposób wymiany informacji. – Zachowanie codziennego rytmu dnia pracy sprawi, że pracownicy będą mogli poczuć się bezpiecznie w obecnej, stresującej sytuacji. Pomoże im to również w planowaniu zadań. W praktyce jest to bardzo proste. Jeżeli każdego dnia przykładowo o godz. 10 organizowaliśmy dla zespołu tzw. odprawki lub spotykaliśmy się ze wszystkimi w zakładowej kuchni na porannej kawie, to przenieśmy ten zwyczaj do świata wirtualnego i odbywajmy takie spotkania, chociażby na Skype – podpowiada Agnieszka Surowiec, Dyrektor HR i Komunikacji w Intrum.

Zwróćmy również uwagę na częstotliwość komunikacji. Z jednej strony, kanał online powoduje pewne problemy, które nie występują w kontakcie bezpośrednim w „cztery oczy”, ale z drugiej strony, daje możliwość „skontrolowania” pracownika w każdym momencie. Wystarczy tylko kilka kliknięć. Dobry manager nie powinien nadużywać takiej możliwości i powinien uważać, na to, żeby kontakt z członkami jego zespołu nie był zbyt częsty i natarczywy. Szanujmy swój czas i przede wszystkim czas naszych pracowników. Pamiętajmy, że niektóre osoby podczas home office muszą godzić pracę zawodową z wykonywaniem innych obowiązków, takich jak, chociażby zajmowanie się dziećmi, które też zostały w domu.

A jak się komunikować online? Które narzędzie wybrać dla swojego zespołu?

Wprowadź odpowiednie narzędzia do komunikacji online i pracy zespołowej

Na szczęście, jeżeli chodzi o ten aspekt organizowania pracy i zdalne zarządzanie zespołem, nowoczesne technologie bardzo pomagają. Dostępnych jest wiele narzędzi, aplikacji, platform, które umożliwiają prowadzenie wideorozmów czy grupową pracę online, dzielenie obowiązków między członków zespołu, itp.

Ważne, aby pamiętać o tym, by narzędzie wybrane przez managera było intuicyjne. Chodzi o to, aby nauka jego obsługi nie zajęła zbyt wiele czasu pracownikom. Powinno być zarazem nieskomplikowane i kompleksowe, czyli oferować kilka funkcji. Te podstawowe, to możliwość prowadzenie telekonferencji i grupowych konwersacji – czatów. Nie warto mnożyć bytów i korzystać kilku programów jednocześnie, który każdy z nich będzie spełniał inną funkcję. To z pewnością nie ułatwi pracy.

Warto też przyjrzeć się rozwiązaniom, które funkcjonują w naszym biurze. Prawdopodobne jest bowiem, że ktoś w firmie korzysta już z podobnych programów lub funkcjonują tutoriale, które pozwolą nam szybko zapoznać się z zasadami działania danego programu, który umożliwia pracę zdalną i pozostawanie z zespołem w stałym kontakcie online.

Powyższe wskazówki – cechy dobrego managera – na pierwszy rzut oka mogą wydawać się banalne, jednak biorąc pod uwagę, chociażby liczbę szkoleń online czy webinariów mówiących o tym jak być dobrym liderem, których regularnie przybywa w sieci, można przypuszczać, że wielu managerów cały czas próbuje odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Potrzebują podpowiedzi, jak mają organizować pracę i zdalne zarządzanie zespołem. Zastosowanie powyższych rad w praktyce pozwoli uniknąć problemów na dalszym etapie, Jest to o tyle ważne, że dziś nikt nie jest w stanie określić, ile jeszcze potrwa obecna sytuacja i kiedy pracownicy będą mogli powrócić do swoich biur.

Aby uniknąć problemów i dodatkowego kryzysu wynikającego z błędów w komunikacji, każdy dobry manager powinien wiedzieć, czego nie robić, zarządzając zespołem w czasie epidemii.

Nie skupiaj się na mikrozarządzaniu – postaw na rezultaty

Są managerzy, których interesuje jedynie to, żeby „robota została zrobiona” i nie angażują się w wykonywanie zadań przez swoich pracowników. Jeżeli taki układ pasuje obu stronom, nie ma w tym nic złego. Niektórzy szefowie lubią kontrolować pracę w swoim zespole albo wymaga od nich tego istota realizacji danego projektu. Ten drugi „typ” musi wiedzieć o tym, że obecnie należy porzucić takie podejście.

– Kiedy członkowie zespołu pracują zdalnie, mikrozarządzanie jest problematyczne i jest źródłem kolejnych frustracji. W wielu przypadkach nie będzie również możliwe ze względów technicznych. To z kolei może powodować stres u lidera. W zamian warto skupić się na rezultacie końcowym i dowiezieniu tego, czego od naszej firmy wymagają klienci i wspierać zespół w realizacji tego celu. Rzeczywistość prowadzenia biznesu zmieniła się dla wszystkich. Dlatego nikt nie będzie się dziwić, jeżeli nasza firma zmieni dotychczasowy sposób funkcjonowania czy kontaktu z podmiotami zewnętrznymi. Dobry manager, który kieruje zespołem pracującym na zasadach home office, powinien w obecnej sytuacji okazywać mu wiele zaufania. Udowadniać na każdym kroku swoim zachowaniem, że jest spokojny o to, iż jego pracownicy dokładnie wiedzą, jakie obowiązki do nich należą. Pamiętajmy, że nadmierna kontrola przeważnie jest źle odbierana przez pracowników – uważa Agnieszka Surowiec, Dyrektor HR i Komunikacji w Intrum.

Nie rozwiązuj konfliktów poprzez maile!

Prawda jest taka, że nawet, gdy będzie się bardzo starać, żaden manager czy dobry lider, nie uniknie konfliktu w swoim zespole, bo zazwyczaj, wcześniej czy później w każdej grupie pojawiają się spięcia. Szef musi być przygotowany na to, że będzie ich prawdopodobnie więcej, gdy w grę wchodzi zdalne zarządzanie zespołem. Jak więc podchodzić obecnie do rozwiązywania konfliktów w teamie?

Każdy konflikt w zespole rozwiązujmy „face to face”, co aktualnie oznacza – w trakcie wideorozmowy z zaangażowanym w sytuację pracownikiem czy pracownikami. Całkowicie niedopuszczalne jest, aby manager zarządzał spornymi kwestiami drogą mailową. Praca na zasadach home office nie może być wymówką do spłycenia kontaktu z pracownikami. Nikt nie chce czuć się lekceważony i uważać, że jego szef unika bezpośredniej konfrontacji i rozwiązywania problemów. Nie twórzmy więc okazji, aby nasi pracownicy mogli myśleć w ten sposób.

Co się nie powinno zmieniać nawet w obecnej sytuacji – dobry manager powinien rozwiązywać każdy konflikt w momencie, kiedy się o nim dowie, nie powinien dopuścić do tego, by przerodził się w problem, który będzie rzutować na pracę całego zespołu.

Warto również przyglądać się regularnie nastrojom, jakie panują w naszym zespole. To, że nie było w nim konfliktów w czasach przed epidemią, nie znaczy, że nie pojawią się teraz. Nowe warunki pracy, nowe formy komunikacji – czynników potencjalnie kryzysogennych jest wiele. Rolą lidera jest dbanie o to, by nie przerodziły się w realne problemy.

Kontakt dla mediów:

Agnieszka Jagusiak / +48 531 44 44 69 / a.jagusiak@lighscape.pl

Przypisy