Zatrudnianie pracowników tymczasowych

Podmioty i zasady współpracy w zatrudnianiu pracowników tymczasowych

Aby można było mówić o pracy tymczasowej, potrzebne jest współdziałanie w tym zakresie trzech podmiotów:

• agencji zatrudnienia (zwanej również agencją pracy tymczasowej),
• pracownika tymczasowego (bądź osoby niebędącej pracownikiem, czyli działającej na podstawie umowy cywilnoprawnej),
• pracodawcy użytkownika (czyli podmiotu, na rzecz którego praca jest wykonywana).

Agencja zatrudnienia zawiera dwie umowy:

• jedną z pracownikiem tymczasowym (bądź osobą niebędącą pracownikiem),
• drugą z pracodawcą użytkownikiem.

Formalnie to agencja zatrudnienia zatrudnia pracownika i to na niej ciąży najwięcej obowiązków „zwykłego” pracodawcy. 

Rejestr prowadzi marszałek województwa właściwy dla siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis. Rejestr ten jest dostępny pod adresem: http://stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz/wyszukiwarka.

Każdy pracodawca, który rozważa skorzystanie z usług danej agencji zatrudnienia, powinien sprawdzić, czy agencja ta jest wpisana do rejestru jako podmiot aktywny. Współpraca z podmiotem niewpisanym do rejestru będzie oznaczała, iż nie można mówić o pracy tymczasowej. Tym samym pracodawca użytkownik naraża się na roszczenia o ustalenie istnienia stosunków pracy z pracownikami, którzy teoretycznie mieli być pracownikami tymczasowymi, a w istocie będzie ich łączył po prostu stosunek pracy z pracodawcą użytkownikiem. 

Praca tymczasowa może być wykonywana w ramach stosunku pracy, ale możliwe jest także kierowanie do pracy tymczasowej osób niebędących pracownikami (w ramach umów cywilnoprawnych). 

Z pracy tymczasowej korzystają głównie pracodawcy użytkownicy, którzy potrzebują mało wykwalifikowanych pracowników tymczasowych, a więc takich, których w razie potrzeby łatwo zastąpić innymi. Z założenia bowiem pracownik tymczasowy nie będzie tak związany z pracodawcą użytkownikiem, jak pracownik stały. 

Zasady dotyczące pracy tymczasowej uregulowane są w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych z dnia 9 lipca 2003 r. (t.j. z dnia 1 sierpnia 2019 r., Dz. U. z 2019 r., poz. 1563). W zakresie nieuregulowanym przedmiotową ustawą i przepisami odrębnymi do agencji pracy tymczasowej, pracownika tymczasowego i pracodawcy użytkownika stosuje się przepisy prawa pracy dotyczące odpowiednio pracodawcy i pracownika. 

Ograniczenia w zatrudnianiu pracowników tymczasowych

Pracownikowi tymczasowemu nie może być powierzone wykonywanie na rzecz pracodawcy użytkownika pracy:

• szczególnie niebezpiecznej, w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 23715 Kodeksu pracy;
• na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika, w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku;
• tego samego rodzaju, co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich trzech miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała się jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik; 
•  wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, których posiadanie wymaga uzyskania pozwolenia, o którym mowa w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (Dz. U. z 2019 r., poz. 284 i 1214).

Podstawowe pojęcia, jakie powinna poznać firma, zanim zatrudni pracownika tymczasowego

Podstawowymi pojęciami związanymi z pracą tymczasową są:

• praca tymczasowa – jest to wykonywanie na rzecz danego pracodawcy użytkownika, przez okres nie dłuższy niż wskazany w ustawie, zadań:
• o charakterze sezonowym (np. przy zbiorze owoców), okresowym (np. opieka nad małym dzieckiem), doraźnym (np. roznoszenie ulotek), lub
• których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe lub których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika. 
• pracodawca użytkownik – pracodawca lub podmiot niebędący pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy (np. podmioty zatrudniające wyłącznie samych zleceniobiorców), wyznaczający pracownikowi skierowanemu przez agencję pracy tymczasowej zadania i kontrolujący ich wykonanie, 
• pracownik tymczasowy – pracownik zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej wyłącznie w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. Nie można utożsamiać pojęć pracownik oraz pracownik tymczasowy, jednak zależność między nimi jest taka, że nie każdy pracownik jest pracownikiem tymczasowym, ale każdy pracownik tymczasowy jest pracownikiem (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 2 kwietnia 2014 r., III SA/Wa 3023/13). Pracownikiem może być osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat, a na warunkach określonych w przepisach o zatrudnianiu młodocianych także osoba małoletnia.

Maksymalny czas zatrudniania pracownika tymczasowego

Należy podkreślić, iż agencja pracy tymczasowej może zawrzeć z pracownikiem tymczasowym tylko umowę o pracę na czas określony. Praca tymczasowa może trwać przez określony w ustawie czas i nie może zastępować stałej pracy. 

Agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Równocześnie pracodawca użytkownik może korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Dany pracownik tymczasowy nie może więc pracować dla danego pracodawcy użytkownika dłużej niż wskazane wyżej limity. Dotyczy to także wykonywania pracy tymczasowej na podstawie umowy prawa cywilnego. 

Ponadto limit 18 miesięcy dotyczy także świadczenia pracy tymczasowej w okresie 36 kolejnych miesięcy na podstawie zarówno umowy o pracę, jak i umowy prawa cywilnego (celem tego przepisu jest uniknięcie obchodzenia powyższych limitów w przypadku świadczenia pracy np. 4 miesiące w oparciu o umowę o pracę, a 14 miesięcy w oparciu o umowę prawa cywilnego – sumujemy więc okresy pracy w oparciu o umowę o pracę jak i w oparciu o umowę prawa cywilnego). 

Wyjątkowo limit 18 miesięcy może ulec wydłużeniu do 36 miesięcy w przypadku wykonywania w sposób ciągły pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika, obejmującej zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez danego pracodawcę użytkownika. Ponowne skierowanie pracownika tymczasowego przez agencję oraz jego przyjęcie przez tego samego pracodawcę użytkownika do wykonywania pracy tymczasowej po okresie 36 miesięcy może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 36 miesięcy. 

Limitów wykonywania pracy tymczasowej nie stosujemy w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu, jeżeli miałaby się ona rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży pracownicy tymczasowej.

Sytuacja pracownika tymczasowego po upływie okresu zatrudnienia

Po upływie okresu zatrudnienia pracodawca użytkownik może zatrudnić pracownika tymczasowego u siebie. Wszelkie postanowienia/ustalenia umowne między agencją a pracodawcą użytkownikiem, które zakazywałyby zatrudnienia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika po zakończeniu wykonywania pracy tymczasowej, są nieważne. 

Często jednak agencje zastrzegają sobie, iż pracodawca użytkownik w przypadku „przejęcia” pracownika tymczasowego dokona na rzecz agencji opłaty (nazywanej np. rekrutacyjną). Skuteczność takich postanowień jest sprzeczna w doktrynie – część komentatorów uważa, że są one niedozwolone, część jednak uznaje te postanowienia za dopuszczalne, o ile taka rekompensata pozostaje rozsądna i nie prowadzi do obejścia zakazu (zob.: M. Raczkowski, Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Komentarz). 

Pracodawca użytkownik ma natomiast obowiązek informowania pracowników tymczasowych, w sposób przyjęty u tego pracodawcy użytkownika, o wolnych stanowiskach pracy, na których zamierza zatrudnić pracowników.

Korzyści z zatrudnienia pracownika tymczasowego

Do podstawowych zalet korzystania z pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika można zaliczyć: 

• Przerzucenie większości obowiązków formalnych związanych z zatrudnieniem na agencję pracy tymczasowej (wyjątek stanowi np. prowadzenie ewidencji czasu pracy czy ustalanie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy), a co za tym idzie – mniejsze zaangażowanie własnych zasobów kadrowych, co z reguły oznacza także oszczędności finansowe. 
• Szybkość i łatwość dostosowania się do zmian na rynku pracy poprzez powierzenie rekrutacji pracowników tymczasowych w całości agencji, wyznaczając tylko kryteria wyboru. 
• Brak konieczności wypłaty odprawy przy likwidacji stanowiska pracy.
• W przypadku wyrządzenia pracodawcy użytkownikowi szkody przez pracownika tymczasowego przy wykonywaniu pracy tymczasowej – odszkodowanie (na zasadach i w granicach obowiązujących pracownika zgodnie z przepisami o odpowiedzialności materialnej pracowników) wypłaca pracodawcy użytkownikowi bezpośrednio agencja pracy tymczasowej; minimalizowane jest więc ryzyko związane z niewypłacalnością ze strony pracownika tymczasowego (agencja bierze na siebie odzyskanie wypłaconej przez siebie z tego tytułu kwoty od pracownika tymczasowego, a więc także ryzyko związane z postępowaniem sądowym przeciwko temu pracownikowi).
• W przypadku zatrudniania pracowników tymczasowych nie pojawia się problem przekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony – w szczególności po zawarciu więcej niż trzech umów o pracę na czas określony (nie stosujemy bowiem w ogóle art. 251 Kodeksu pracy).
• Pracodawca użytkownik jest uprawniony do wykonywania obowiązków i korzystania z praw przysługujących pracodawcy, w zakresie niezbędnym do organizowania pracy z udziałem pracownika tymczasowego – pracodawca użytkownik może więc samodzielnie ustalać zakres obowiązków w ramach umówionego rodzaju pracy oraz wskazywać dokładnie miejsce i czas wykonywania pracy, ustalać rozkład czasu pracy oraz plan urlopów; pracodawca użytkownik może także wydawać polecenia pracownikowi tymczasowemu. Pracownik tymczasowy jest więc zobowiązany do przestrzegania czasu pracy, regulaminu pracy i porządku, przepisów oraz zasad bhp, a także przepisów ppoż., dbania o dobro zakładu pracy, ochrony jego mienia, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach, przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.
• Możliwość szybkiego zwolnienia pracownika bez podawania przyczyny (krótkie okresy wypowiedzenia) – samego wypowiedzenia umowy dokonuje agencja.
• Zasadniczo to agencja pracy tymczasowej jest administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych, a więc to na niej głównie ciążą obowiązki wynikające z przepisów prawa, w tym RODO, co za tym idzie, to głównie agencja powinna liczyć się z możliwością nałożenia na nią kar administracyjnych oraz odpowiedzialnością odszkodowawczą (nie dotyczy to jednak danych zawartych w ewidencji czasu pracy). 

Ryzyka wynikające z zatrudnienia pracownika tymczasowego i sposoby ich unikania

Niektóre naruszenia przepisów mogą spowodować dla pracodawcy użytkownika sankcje karne. Z karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł powinien liczyć się pracodawca użytkownik, który: 

• nie zapewnia pracownikowi tymczasowemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej lub nie wyposaża stanowiska pracy tego pracownika w maszyny i inne urządzenia techniczne, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności; 
• nie wypełnia uzgodnionych na piśmie z agencją obowiązków pracodawcy, w tym: nie dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej; 
• nie zapewnia pracownikowi tymczasowemu napojów i posiłków profilaktycznych; 
• nie zapewnia przeszkolenia pracownika tymczasowego w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz szkolenia okresowego; 
• nie zapewnia ustalenia w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, któremu uległ pracownik tymczasowy; 
• nie informuje pracownika tymczasowego o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami;
• nie wypełnia innych obowiązków, uzgodnionych z agencją pracy tymczasowej, związanych z wykonywaniem pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego;
• korzysta z pracy pracownika tymczasowego, powierzając mu wykonywanie pracy zabronionej ustawą;
• korzysta z pracy tymczasowej przez okres dłuższy niż wskazany w przepisach; 
• nie prowadzi ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników; 
• uniemożliwia pracownikowi tymczasowemu wykorzystanie urlopu wypoczynkowego na żądanie (w przypadku wykonywania pracy przez okres 6 miesięcy lub okres dłuższy). 

Zaznajomienie się i przestrzeganie przepisów ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz zawarcie korzystnej umowy z agencją ograniczają w istocie ryzyko naruszenia przepisów karnych przez pracodawcę użytkownika. 

Czego się wystrzegać, zatrudniając pracowników tymczasowych?

Nie można dopuścić do różnicowania sytuacji pracowników tymczasowych i pracowników zatrudnionych bezpośrednio przez pracodawcę użytkownika. 

Należy pamiętać, iż pracodawca użytkownik nie może traktować pracownika tymczasowego w okresie wykonywania pracy tymczasowej mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż innych pracowników zatrudnionych przez tego pracodawcę na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. 

Wyjątek dotyczy dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika tymczasowego wykonującego pracę na rzecz tego pracodawcy użytkownika krócej niż sześć tygodni. W przypadku naruszenia zasady równego traktowania pracodawca użytkownik jest narażony na zapłatę odszkodowania. Wprawdzie pracownikowi tymczasowemu takie odszkodowanie wypłaca bezpośrednio agencja, jednak ma ona następnie prawo regresu i może żądać zwrotu wypłaconego pracownikowi tymczasowemu odszkodowania od pracodawcy użytkownika. 

Wyraźnie również uregulowano, iż pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika ma prawo do korzystania z urządzeń socjalnych pracodawcy użytkownika na zasadach przewidzianych dla pracowników zatrudnionych przez tego pracodawcę użytkownika.

Obowiązki pracodawcy użytkownika

Pracodawca użytkownik jest zobowiązany informować agencję pracy tymczasowej na piśmie (o czym następnie agencja informuje pracownika tymczasowego) o:

• wynagrodzeniu za pracę, której wykonywanie ma być powierzone pracownikowi tymczasowemu, oraz o wewnętrznych regulacjach dotyczących wynagradzania obowiązujących u danego pracodawcy użytkownika, a na wniosek agencji pracy tymczasowej przedstawia do wglądu treść tych regulacji;
• warunkach wykonywania pracy tymczasowej w zakresie dotyczącym bezpieczeństwa i higieny pracy;
• niewystępowaniu okoliczności uniemożliwiających rozpoczęcie wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego na rzecz pracodawcy użytkownika, polegających na tym, że pracownikowi tymczasowemu miałaby być powierzona praca tego samego rodzaju, co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich trzech miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała się jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik.

Ponadto pracodawca użytkownik:

• powinien zapewnić pracownikowi tymczasowemu bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej;
• powinien prowadzić ewidencją czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników; 
• nie może stosować do pracownika tymczasowego przepisu art. 42 § 4 Kodeksu pracy ani też powierzać mu wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu;
• musi prowadzić ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego, zawierającą informacje o dacie rozpoczęcia i dacie zakończenia wykonywania takiej pracy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy, o którym mowa w art. 20, oraz przechowywać tę ewidencję przez okres jej prowadzenia i przypadający bezpośrednio po nim okres 36 miesięcy (w postaci papierowej lub elektronicznej, odrębnie dla każdej osoby);
• dostarczać pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewniać napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadzać szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustalać okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy przeprowadzać ocenę ryzyka zawodowego oraz informować o tym ryzyku;
• w przypadku zmiany wewnętrznych regulacji dotyczących wynagradzania – informować o tym niezwłocznie na piśmie agencję pracy tymczasowej; na wniosek agencji jest także zobowiązany do przedstawienia jej do wglądu tych zmienionych regulacji;
• udzielać urlopu wypoczynkowego w wymiarze dwóch dni za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego pracodawcy użytkownika lub więcej niż jednego pracodawcy użytkownika;
• niezwłocznie zawiadomić agencję o terminie i okolicznościach zaprzestania wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego w razie faktycznego zaprzestania wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego z powodu niestawienia się do pracy, bez usprawiedliwienia przyczyn nieobecności w pracy, albo odmowy dalszego wykonywania pracy tymczasowej na jego rzecz.

Procedura zatrudnienia pracownika tymczasowego

1. Informowanie bądź uzgodnienia pracodawcy użytkownika z organizacją związkową

Jeżeli u danego pracodawcy użytkownika działa organizacja związkowa, wówczas pracodawca użytkownik o zamiarze powierzenia wykonywania pracy tymczasowej pracownikowi agencji pracy tymczasowej informuje tę organizację. Gdyby jednak praca tymczasowa miałaby być wykonywana przez okres dłuższy niż sześć miesięcy, wówczas pracodawca użytkownik jest obowiązany podjąć działania zmierzające nie tyle do poinformowania, ile do uzgodnienia tego zamierzenia z organizacjami związkowymi. Pracodawca użytkownik ma także obowiązek poinformowania organizacji związkowych o uzgodnieniach między nim a agencją, co najmniej w zakresie wskazanym w ustawie. Stanowisko organizacji związkowej nie jest jednak wiążące, a pracodawca użytkownik nie ma obowiązku osiągnięcia faktycznych uzgodnień. 

        2. Umowa między agencją a pracownikiem tymczasowym

Agencja pracy tymczasowej powinna zawrzeć umowę z pracownikiem tymczasowym, która składa się co najmniej z następujących elementów:

• strony umowy, 
• rodzaj umowy,
• data zawarcia umowy,
• wskazanie pracodawcy użytkownika,
• wskazanie okresu wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika, 
• warunki zatrudnienia pracownika tymczasowego w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika, w szczególności: rodzaj pracy, która ma być powierzona pracownikowi, wymiar czasu pracy, miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę oraz termin i sposób wypłacania tego wynagrodzenia przez agencję pracy tymczasowej. 

W umowie tej można także przewidzieć możliwość wcześniejszego jej rozwiązania przez każdą 
ze stron:

• za trzydniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na czas nieprzekraczający dwóch tygodni,
• za jednotygodniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres dłuższy niż dwa tygodnie. 

Umowa między agencją a pracodawcą użytkownikiem

Drugą umowę agencja pracy tymczasowej zawiera z pracodawcą użytkownikiem. Pracodawca użytkownik powinien uzgodnić z agencją na piśmie co najmniej następujące elementy:

• zakres informacji dotyczących przebiegu pracy tymczasowej, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia za pracę pracownika tymczasowego, oraz sposób i termin przekazywania tych informacji agencji pracy tymczasowej w celu prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę tego pracownika;
• zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązków pracodawcy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy innych niż dostarczenie odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, zapewnienia napojów i posiłków profilaktycznych, przeprowadzania szkolenia w zakresie bhp, ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego oraz informowania o tym ryzyku; 
• zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązku pracodawcy dotyczącego wypłacania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową;
• inne kwestie, które strony umowy uważają za istotne. 

Nie należy również zapominać o konieczności zawarcia między agencją a pracodawcą użytkownikiem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.