Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru

28 listopada 2018

NR 7 (Listopad 2018)

Zarządzanie projektami HR
Jak dobrze zacząć, zachować kontrolę i poradzić sobie z największymi problemami?

0 11

Sprawdźmy, czy zarządzanie projektami może Ci się przydać. Bo nie każdy ma problemy, które zarządzanie projektami rozwiązuje, niektórzy nauczyli się działać w sposób bardziej ad hoc i reaktywnie i nie czują problemu. Ten artykuł jest dla osób zmęczonych sytuacją, w której  nie mogą dostarczyć tego,  czego się od nich oczekuje,  i są przekonani, że to nie z ich winy.

Z  artykułu  dowiesz  się:

  •  Jakich kompetencji do osiągnięcia sukcesu potrzebuje dział HR?
  •  Jakie są najczęściej popełniane błędy przez HR?
  •  Na czym polega metoda 12 pytań KISS PM®?

 

Z samej góry, bo od prezesa, pojawił się temat „Wdrażamy od zaraz…” – i tutaj pada pomysł. Na początku jest entuzjazm, trzeba działać. W końcu pojawiły się strategia i jasny kierunek, więc możemy działać. Ale dosyć szybko okazuje się, że:

  • Pojawia się sporo pytań co do szczegółów, w stylu „a jak to mamy połączyć ze starym systemem, który już nie ma wsparcia IT?” albo „no ale, żeby zrobić klasyfikację stanowisk, trzeba dokończyć wdrożenie SAP” i tym podobne zależności. A przecież to miało być proste!
  • Dużo osób, które powinny się zaangażować, nie bardzo ma na to ochotę mimo wstępnych deklaracji. Tutaj stały zakres: „zamykamy miesiąc”, „szef kazał mi się zająć czymś innym” albo na spotkaniu zespołu z 10 osób pojawia się sześć. 
  • Nie można doprosić się tego, na co się umawialiśmy, a co należy do obowiązków osób skierowanych do projektów. Albo dostajesz coś, co nie jest tym, czego oczekiwałeś, i zamiast robić swoje, ścigasz ludzi o zrobienie tego, co jest potrzebne.
  • Z niektórymi nie da się w ogóle dogadać, a w szczególności przebicie się takiego działu, jakim jest centrum kosztów, do centrów zysków graniczy z cudem: „Projekt HR – to niech HR go robi!”.
  • A oprócz tego akceptacja jakiejkolwiek decyzji trwa wieki albo wprost przeciwnie, decyzja goni zmianę i inną decyzję, a większość z nich jest sprzeczna ze sobą.

Znasz to z życia? Standard? Przecież wszędzie tak jest? Może tak, może nie. 

CZY ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI I HR TO DOBRE POŁĄCZENIE?

Nie będę obiektywny, bo jestem przekonany, że każdy, kto wprowadza zmiany, prowadzi projekty. I tyle. I chcąc, nie chcąc, musi lepiej lub gorzej nimi zarządzać. Jeżeli robi to dobrze, wyniki są lepsze, a przy okazji ponosi mniejsze koszty (głównie własnego zdrowia i nerwów), niż robiąc to źle. Dlatego wolę opowiedzieć o tym, jak postrzegam rzeczywistość, a

Ty zdecyduj, czy myślimy podobnie. 

Kilka tez do artykułu:

  • HR jest działem, który wprowadza zmiany w organizacji.
  • Zmiany wprowadzane przez HR najczęściej dotykają zachowań i nawyków ludzi.
  • Zachowania są trudne do zmiany, bo ludzie lubią status quo.
  • Zmiany, które wprowadza HR, często są czymś całkiem nowym dla firmy.
  • Nowe tematy wymagają nauki i niosą za sobą duże ryzyko.
  • Zmiana to projekt, złożony i ryzykowny.

Zarządzanie projektami pozwala w sensowny sposób dotknąć wszystkich trzech płaszczyzn. I pokazać, że HR to nie tylko pomysły, ale siła, która może zmienić DNA organizacji.

Ważne

Bez cienia wątpliwości, HR potrzebuje kilku kompetencji, bez których nie da się osiągnąć sukcesu:

  • Silnego przywództwa – bo projekty nazywane „projektami HR” tak naprawdę są projektami biznesowymi prowadzonymi przez HR, ale to HR musi się wykazać siłą i konsekwencją, żeby poprowadzić biznes w nowe miejsce.
  • Zrozumienia biznesu – bo bez zrozumienia tego, jak działa mechanizm produkujący zyski, nie da się go zmieniać (zaangażowanie, employer branding, grywalizacja itp. to z punktu widzenia biznesu „tylko” narzędzia do celu, a nie cel sam w sobie).
  • Skutecznej organizacji – bo złożoność organizacji, ich skomplikowanie i zmiany sprawiają, że po prostu nie da się sprostać takim wyzwaniom, działając ad hoc.

CZY WSZYSTKO, CO ROBIĘ W HR, TO PROJEKT?

Teoria mówi, że projekt to „unikalne, ograniczone w czasie, stopniowo doprecyzowane przedsięwzięcie, którego celem jest dostarczenie nowego produktu lub usługi”. 

W praktyce to oznacza, że jeżeli masz do czynienia z czymś:

  • unikalnym, nowym dla organizacji – nie robiłeś tego albo firma tego nie robiła,
  • mającym dużo niewiadomych – mamy do czynienia z ryzykiem,
  • co ma określony koniec (czas, budżet, konkretny efekt),

to masz do czynienia z projektem. Pozostaje tylko pytanie, jak dużo z dziedziny zarządzania projektami powinieneś się nauczyć, żeby prowadzić te projekty. Dlatego sugeruję spojrzenie trochę głębiej na typy pracy, z którymi możesz mieć do czynienia:

  1. Projekty R&D – to projekty, w których pojawia się temat do realizacji, ale dużo więcej nie wiadomo, niż wiadomo. Coś w stylu „Robimy employer branding/grywalizację/wdrażamy SAP” i trzeba rozgryźć temat od zera.
  2. Projekty pilotażowe – to kolejny etap, gdzie jakieś rozpoznanie zostało już przeprowadzone, wiemy, jaki jest cel, możemy go sobie dobrze wyznaczyć, ale nie ma w organizacji wiedzy i kompetencji, jak to ostatecznie ma wyglądać (jeszcze nie ma). Duże ryzyko i wiele niewiadomych.
  3. Projekty „powtarzalne” – to projekty, które w teorii nie istnieją, a w praktyce owszem. Przykład – wdrożyliśmy pilotażowo oceny 360 w jednym dziale lub lokalizacji, sprawdziło się i chcemy to wdrożyć w kolejnych. Inni ludzie, inny czas, więc są zmienne, ale można w dużej mierze kontrolować, ile czasu to potrwa.
  4. Procesy wykorzystujące podejście projektowe – tutaj wpadają nam np. coroczne spotkania pracowników albo budżetowanie czy nietypowe rekrutacje. Wiemy, jak to zrobić od A do Z, ale trzeba kontrolować te procesy, bo nie jest to coś, co dzieje się z automatu, jak np. wypłaty wynagrodzeń.
  5. Miniprojekty – małe, proste teoretycznie zadania, ale wymagające opieki i pilnowania, bo inaczej wymykają się spod kontroli i albo umierają, utykają w jakimś miejscu, albo powstają pożary (np. organizacja stoiska na targach pracy, wprowadzenie nowego pracownika).

Skala tych projektów i przykłady zależą od dojrzałości i wielkości organizacji i każda ma swoją definicję. Na klasyfikację ma też wpływ doświadczenie osoby, która projekt prowadzi. Natomiast sam może spojrzeć, jakiego rodzaju praca u niego przeważa.

Im więcej masz pracy bliżej...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy