W grupie siła, czyli jak zbudować społeczność komunikatorów wewnętrznych w firmie na przykładzie firmy Coloplast

Żebyście lepiej zrozumieli sytuację, nakreślę Wam background

Pracuję w grupie Coloplast jako specjalistka ds. komunikacji i employer brandingu w naszym centrum biznesowym grupy Coloplast zlokalizowanym w moim rodzinnym Szczecinie. Organizacyjnie raportuję do lokalnej dyrektorki HR. To, że jestem jednoosobowym zespołem komunikacji – lub wolnym elektronem, jak ja to wolę nazywać – nie oznacza wcale, że nie mam swojego zespołu komunikacyjnego. Pomimo raportowania lokalnego blisko współpracuję z dwoma zespołami globalnymi – Media Activation Team (czyli marketing) oraz Corporate Communications. Oba te zespoły zlokalizowane są w naszej siedzibie głównej, w Humlebaek, w okolicach Kopenhagii w Danii. 

Przybliżę Wam cztery grupy wewnętrznych społeczności naszej firmy, z którymi współpracuję: jedną grupę globalną (Livestream Ambassadors) oraz trzy grupy lokalne (Mentors, Connect Subowners oraz CPBC Brand Advocates).

 Co kwartał organizowane są spotkania wszystkich pracowników
Źródło: opracowanie własne.

Livestream Ambassadors – globalna grupa

Co kwartał w Coloplast organizujemy spotkania wszystkich pracowników. Podczas takich spotkań zarząd przedstawia wyniki finansowe naszej firmy, prezentuje nowe produkty czy robi wywiady z użytkownikami naszych produktów. Fizycznie takie spotkanie odbywa się w siedzibie głównej w Humlebaek, ale nagrane spotkanie można obejrzeć później w naszym intranecie. To jednak nie to samo co spotkanie na żywo…

Co zrobić, żeby wszystkie biura Coloplast mogły poczuć podobną energię, co pracownicy uczestniczący w spotkaniach na żywo?

Razem z Corporate Communications zaczęliśmy brainstormować, co by tu zrobić. Zdecydowaliśmy się na nowy format spotkań na żywo – livestream. Niby nic niezwykłego, każdy z nas wie, co to livestream, ale wprowadzenie tego formatu do świata komunikacji wewnętrznej nie jest już aż tak oczywiste. Livestream w naszym wypadku wyglądał w ten sposób, że w każdym z biur Coloplastu o tej samej godzinie pracownicy spotykają się w sali i wspólnie oglądają spotkanie na żywo. Po przetestowaniu w kilku miejscach na świecie pomysł okazał się trafiony, więc postanowiliśmy rozszerzyć go na cały świat.

I tu pojawiło się wyzwanie...

Należało znaleźć osoby w każdym z biur Coloplast na całym świecie (a jest ich około 100!) – przynajmniej po jednej osobie, która będzie w stanie pomóc nam zdalnie zorganizować wspólne oglądanie streamu. Podzieliliśmy się z Corporate Communications krajami i zaczęliśmy poszukiwania naturalnych komunikatorów w lokalizacjach Coloplast. Czasem było łatwiej, bo niektóre biura miały już kogoś na stanowisku odpowiedzialnym za komunikację wewnętrzną, innym razem było trochę trudniej. Tak było w przypadku Kostaryki – zlokalizowane jest tam nasze centrum produkcyjne, i wówczas nie było tam nikogo odpowiedzialnego za komunikację wewnętrzną. Na całe szczęści...