Dołącz do czytelników
Brak wyników

Urlop wypoczynkowy
Zasady udzielania i praktyczne wskazówki

Artykuły z czasopisma | 2 sierpnia 2018 | NR 5
402

Urlop wypoczynkowy to przywilej, do którego ma prawo każdy zatrudniony w ramach stosunku pracy, pracodawca ma z kolei obowiązek udzielać go zgodnie z przepisami prawa pracy. Żeby nie popełniać niepotrzebnych błędów, warto poznać podstawowe zasady obowiązujące przy jego udzielaniu.

Z artykułu dowiesz się:

  • Jak ustalać wymiar urlopu wypoczynkowego oraz jakie są zasady udzielania i rozliczania urlopu?
  • Jakie okresy zaliczane są do „urlopowego stażu pracy”?
  • Jak ustala się wymiar urlopu „niepełnoetatowca”?
  • Kiedy można zapłacić pracownikowi za niewykorzystany urlop?

W Kodeksie pracy osobny dział VII został poświęcony zagadnieniom urlopów pracowniczych, tj. wypoczynkowych i bezpłatnych. Już w pierwszych artykułach tego działu ustawodawca gwarantuje pracownikowi prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego pracownik w żaden sposób nie może się zrzec (art. 152 k.p.).

Ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu wypoczynkowego należy ustalić już w chwili zatrudnienia pracownika. W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia, w tym m.in. o wymiarze przysługującego pracowniko-
wi urlopu wypoczynkowego. W tym celu niezbędne będą dokumenty, których mamy prawo zażądać od kandydata do pracy, np. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, czy świadectwa ukończenia szkół.

W całym roku kalendarzowym pracownik może mieć prawo do 20 lub 26 dni urlopu. Jeżeli jest zatrudniony: 

  • krócej niż 10 lat, jego wymiar wyniesie 20 dni (od 0 do 10 lat = 20 dni),
  • co najmniej 10 lat, jego wymiar wyniesie 26 dni (od 10 lat = 26 dni).

Okresy zaliczane do „urlopowego stażu pracy”

Wymiar urlopu wypoczynkowego jest uzależniony od ogólnego stażu pracy oraz wykształcenia pracownika. 

Po pierwsze, zgodnie z art. 1541 k.p., do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia. Nie mają przy tym znaczenia przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. Chodzi więc o każdy stosunek pracy w ramach umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę. Co więcej, nie muszą to być zakończone okresy zatrudnienia: w przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia, w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy. Okresy te nie mogą się więc dublować. W praktyce, żeby to potwierdzić, kandydat do pracy musiałby przedstawić nam stosowne zaświadczenie od dotychczasowego zakładu pracy, potwierdzające podstawę nawiązania stosunku pracy i okres zatrudnienia. Mógłby dodatkowo dołączyć np. kserokopię umowy o pracę. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla pracownika, gdyż w każdym zakładzie pracy będzie miał ustalony taki sam wymiar urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pani Anna od 10 lat pracuje na stanowisku sprzedawcy w sklepie spożywczym. Ze względu na trudną sytuację finansową rodziny od stycznia 2018 r. podjęła równolegle dodatkowe zatrudnienie jako sprzątaczka w hurtowni papierniczej. Nowy pracodawca przy ustalaniu wymiaru jej urlopu wypoczynkowego ma obowiązek zaliczyć również niezakończony okres pracy w sklepie spożywczym przypadający przed dniem nawiązania stosunku pracy, tj. do 31 grudnia 2017 r. W tym celu właściciel hurtowni może zażądać od pani Anny stosownego zaświadczenia od dotychczasowego zakładu pracy, potwierdzającego ten fakt.

Po drugie, przy ustalaniu liczby dni urlopu wypoczynkowego brany jest pod uwagę poziom wykształcenia. Jeżeli pracownik ukończył:

  • zasadniczą lub inną równorzędną szkołę zawodową – wliczamy przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż trzy lata,
  • średnią szkołę zawodową – wliczamy przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż pięć lat,
  • średnią szkołę zawodową dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – wliczamy pięć lat,
  • średnią szkołę ogólnokształcącą – wliczamy cztery lata,
  • szkołę policealną – wliczamy sześć lat,
  • szkołę wyższą – wliczamy osiem lat.

Ważne: Okresy nauki nie podlegają sumowaniu!

Należy podkreślić, że jeżeli pracownik ukończył kolejno kilka szkół, zawsze bierze się pod uwagę tylko jedną szkołę, tj. tę, której ukończenie daje pracownikowi najkorzystniejszy staż. Nawet ukończenie więcej niż jednej szkoły tego samego typu nie podlega sumowaniu, np. uzyskanie dyplomu dwóch szkół wyższych.
Okres nauki musi być potwierdzony odpowiednim świadectwem lub dyplomem, zgodnie z obowiązującymi w szkolnictwie przepisami, ponieważ wliczeniu do okresu pracy podlegają wyłącznie okresy nauki ukończonej.
Może zdarzyć się również sytuacja, kiedy pracownik będzie miał ukończoną wyłącznie szkołę podstawową lub gimnazjum. Czas takiej nauki nie wpłynie wówczas na wymiar jego urlopu wypoczynkowego. 

Przykład

Pani Krystyna tuż po ukończeniu trzyletniej zasadniczej szkoły zawodowej podjęła pracę w zakładzie cukierniczym. W związku z tym, że jest to jej pierwsza praca, do ustalenia wymiaru urlopu będzie brany pod uwagę tylko okres nauki, czyli trzy lata. W związku z tym wymiar jej urlopu wyniesie 20 dni. 

Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika. 

Przykład

Zakład Mechaniczny Józef Wyborny w lutym 2018 r. przyjął do pracy pana Krystiana. Z przedstawionych dokumentów wynika, że ukończył on liceum ogólnokształcące w 2009 r., a następnie szkołę wyższą w czerwcu 2014 r. Dodatkowo od stycznia 2013 r. do końca 2017 r. nieprzerwanie pracował w firmie X. W związku z tym, że okres jego poprzedniej pracy w części pokrywa się z okresem nauki, należy dokonać porównania, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Jeżeli wybierzemy okres zatrudnienia, należy zaliczyć 4 lata z tytułu ukończenia szkoły średniej ogólnokształcącej oraz 5 lat z tytułu zatrudnienia w firmie X, co daje łącznie 9 lat stażu urlopowego. Jest to więc mniej niż 10 lat, dlatego wymiar urlopu pana Krystiana w dniu zatrudnienia w Zakładzie Mechanicznym Józef Wyborny wyniesie 20 dni.
Jeżeli wybierzemy okres nauki, należy zaliczyć 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej oraz 3,5 roku z tytułu dalszego zatrudnienia w firmie X od lipca 2014 r. do końca 2017 r., co łącznie daje 11,5 lat urlopowego stażu pracy. W takiej sytuacji wymiar urlopu pana Krystiana będzie korzystniejszy, gdyż w chwili zatrudnienia w Zakładzie Mechanicznym wyniesie 26 dni.

Oprócz okresów zatrudnienia i nauki, od których zależą uprawnienia urlopowe pracownika, wlicza się również inne okresy, tzw. zaliczalne, przewidziane przepisami szczególnymi, z których najczęściej występujące to okresy:

  • prowadzenia gospodarstwa rolnego,
  • pobierania zasiłku dla bezrobotnych lub stypendium,
  • odbywania służby wojskowej i pracy za granicą. 

Urlop „na żądanie”

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Urlop na żądanie nie stanowi dodatkowej puli dni wolnych, ale cztery dni kalendarzowe „wydzielone” z podstawowego wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika. Nie ma znaczenia tutaj staż pracy. Cztery dni urlopu na żądanie może wziąć każdy, kto nabył już prawa urlopowe. Pracownik może zgłosić urlop na żądanie telefonicznie, SMS-em, e-mailowo lub w każdy inny skuteczny sposób. 

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu w szczególnych, uzasadnionych okolicznościach, np. wtedy, gdy interes pracodawcy wymaga obecności pracownika. 

Zazwyczaj zasady korzystania z tego rodzaju przywileju są określone w obowiązującym w danym zakładzie regulaminie pracy.

Urlop w pierwszym roku pracy

Jeżeli zatrudniany przez nas pracownik podejmuje pracę po raz pierwszy w swoim życiu, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu dopiero z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa natomiast w każdym następnym roku kalendarzowym. Najpierw ustalamy ogólny roczny wymiar urlopu wypoczynkowego oraz to, czy jest to pierwszy rok pracy danej osoby. Jeżeli tak, możemy go udzielić „z dołu” dopiero po przepracowaniu każdego pełnego miesiąca. Termin miesiąca liczony jest z upływem:

  • ostatniego dnia miesiąca, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia danego miesiąca (np. jeżeli umowę o pracę zawarto od 1 lutego, miesiąc upłynie 28 lub 29 lutego; jeżeli umowę zawarto od 1 lipca, miesiąc zatrudnienia upłynie 31 lipca),
  • dnia w następnym miesiącu kalendarzowym, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy, jeżeli do nawiązania stosunku pracy dochodzi w trakcie miesiąca kalendarzowego (np. jeżeli umowę o pracę zawarto od 10 lutego, miesiąc upłynie 
  • 9 marca, a jeżeli umowę zawarto od 28 czerwca, miesiąc zatrudnienia upłynie 27 lipca),
  • 30 dni, jeżeli pracownik u każdego z kolejnych pracodawców pozostawał w zatrudnieniu krócej niż miesiąc kalendarzowy lub obrachunkowy (np. jeżeli u jednego pracodawcy pracownik pozostawał w zatrudnieniu od 14 stycznia do 24 stycznia, a u następnego od 17 marca do 30 kwietnia, miesiąc upłynie 4 kwietnia).


Od 1 stycznia następnego roku kalendarzowego pracownik nabędzie prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego, jednak już w pełnym wymiarze, tj. 20 lub 26 dni, niezależnie ile miesięcy przepracował w poprzednim roku.

W sytuacji podjęcia kolejnego zatrudnienia w pierwszym roku kariery zawodowej, należy przyjąć, że nadal nabywanie prawa do urlopu wypoczynkowego będzie następować „z dołu”, proporcjonalnie za każdy miesiąc pracy. 

Tabela 1. Urlop wypoczynkowy w różnych wymiarach czasu pracy 

Wielkość 
etatu
Podstawa wymiaru urlopu Liczba dni 
przysługującego urlopu
Liczba godzin przysługującego urlopu
3/4 20 15 120
26 20 160
1/2 20 10 80
26 13 104
1/3 20 7 56
26 9 72
1/4 20 5 40
26 7 56
1/5 20 4 32
26 6 48

Urlop „niepełnoetatowca”

Zatrudniając pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar jego urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę ogólny wymiar urlopu, czyli 20 lub 26 dni. Aby obliczyć liczbę dni urlopu „niepełnoetatowca”, należy zastosować następujące kroki:

Ustalamy ogólny roczny wymiar urlopu pracownika, w sytuacji gdyby pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, czyli 20 lub 26 dni.

Liczbę tę mnożymy przez ustalony w umowie o pracę wymiar etatu, np. ¾, ½, ¼ itd., np. 26 dni × ¾ etatu = 19,5 dnia.

Wynik zaokrąglamy zawsze w górę do pełnego dnia, tj. 20 dni.

Jeżeli pracownik nie będzie zatrudniony przez cały rok kalendarzowy, ustalamy wymiar proporcjonalny do okresu zatrudnienia: np. 20 dni × 3 miesiące /12 miesięcy = 5 dni urlopu.

Urlopu udzielamy w dniach, jednak rozliczamy w godzinach, gdzie jeden dzień urlopu odpowiada 8 godz. Dlatego uzyskany wynik mnożymy przez 8 godz., tj. 5 dni × 8 godz. = 40 godz.

Jeżeli podczas ustalania wymiaru urlopu proporcjonalnie do czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy uzyskamy wynik ułamkowy, wówczas niepełny dzień urlopu zaokrąglamy zawsze w górę do pełnego dnia.

Udzielanie urlopu

W pierwszej kolejności należy pamiętać, że udzielając pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym roku, co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. W praktyce może się zatem okazać, że pracownika nie będzie w pracy dwa tygodnie, ale w rzeczywistości wykorzysta 8 dni roboczych z jego puli urlopowej.

Przykład

Pani Małgorzata złożyła wniosek o urlop wypoczynkowy w dniach od 30 kwietnia do 11 maja 2018 r., zatem będzie nieobecna w pracy przez okres 2 tyg...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy