Świadoma i skuteczna komunikacja wewnętrzna w wymagającym czasie pandemii. Dobre praktyki firmy Exact Systems

Obecność Exact Systems w największych i najnowocześniejszych zakładach produkcyjnych z branży motoryzacyjnej, elektronicznej, RTV i AGD od początku istnienia kształtowała naszą kulturę organizacyjną. Firma, która kontroluje jakość i wspiera procesy produkcyjne w zakładach wyposażonych w najnowsze technologie, nie może pozostawać w tyle. Dlatego wśród naszych kluczowych wartości jest doskonalenie procesów, poszerzanie zakresu usług, podnoszenie kwalifikacji wewnętrznych czy wdrażanie nowych rozwiązań. Od 17 lat stawiamy też na wyprzedzanie oczekiwań klientów, a jedyną drogą do realizacji tego celu jest sprawne zarządzanie organizacją, w tym komunikacją wewnętrzną.
Pandemia zastała nas w chwili, gdy procesy związane z przekazywaniem informacji zarówno do klientów, jak i pracowników były ustrukturyzowane. Do dyspozycji pracowników etatowych było wiele narzędzi systemu Microsoft Office365, np.: Outlook: służący do przesyłania e-maili, aplikacja Teams umożliwiająca wideorozmowy, OneDrive, który pozwalał na wspólną pracę nad dokumentami, czy Sharepoint zapewniający dostęp do firmowych informacji. Działania związane z zamawianiem produktów i usług realizowane były przez dwa systemy helpdesk. O dostarczanie bieżących informacji na temat działalności firmy nasi pracownicy nie musieli się martwić. Wszystkie newsy kumulowane były w polskim i międzynarodowym intranecie, a dodatkowo regularnie rozsyłane za pomocą newslettera. Od 2019 r. stałą komunikacją objęliśmy również personel wykonawczy. Nasi kontrolerzy jakości z powodzeniem używali autorskiej aplikacji Exact People, dzięki której mogli wskazać swoją dyspozycyjność, dopasować dni i godziny pracy do ich grafiku na uczelni lub dodatkowych zajęć, sprawdzić wysokość wynagrodzenia czy dowiedzieć się, co dzieje się w firmie. Samo posiadanie nawet najlepszych narzędzi nie gwarantuje jednak powodzenia w tak ekstremalnym przypadku, z jakim musieliśmy zmierzyć się w marcu 2020 r. 

Na prewencję nigdy nie jest za wcześnie

W DNA naszej...