Harmonogram - niezbędny element realizacji każdego projektu
Harmonogram realizacji projektu to dokument o szczególnie istotnej roli. Stanowi on podstawę w przygotowaniu jakiegokolwiek projektu. Powinien on zawierać szczegółowy opis listy zadań do zrealizowania wraz ze wskazaniem, kto ma realizować określone rodzaje zadań oraz w jakim terminie. Skuteczny harmonogram to również element kontroli ryzyka projektowego.
Jedną z najważniejszych kwestii jest opracowanie dobrej Karty Projektu - jest ona kluczowym dokumentem definiującym cele, zakres i główne założenia projektu. Dobre narzędzie do zarządzania projektami pomaga w jej stworzeniu i wykorzystaniu w praktyce. Trzeba mieć świadomość tego, iż wiele zespołów projektowych popełnia poważny błąd, jakim jest brak opracowania Karty, a nawet nie tworzy harmonogramu. Bez jakiegokolwiek dokładniejszego przygotowania przystępują po prostu do realizacji konkretnych zadań. A to stanowi bardzo poważny błąd merytoryczny będący niezwykle często powodem potencjalnego niepowodzenia danego przedsięwzięcia.
Chcąc zbudować dobry harmonogram, trzeba jasno określić swoje cele i potrzeby. Wśród dokumentów projektowych, o których absolutnie nie można zapomnieć, wskazuje się zwłaszcza na Kartę Projektu. Jest to dokument projektowy o ogromnym znaczeniu. Na tym etapie poprzez określenie celów biznesowych, zakresu, kamieni milowych, terminów, kosztów oraz ryzyk tworzy się koncepcja projektu. Podczas wypełniania Karty Projektu niejednokrotnie nasuwa się cała masa pytań i wątpliwości. Dzięki uzyskaniu szczegółowych odpowiedzi ma się pewność, że zrealizowanie projektu będzie możliwe. Przy tworzeniu harmonogramu nie można też zapomnieć też o możliwościach oferowanych przez wykres Gantta.
Wykres Gantta – nie tylko dla dużych projektów
Wspomniany wcześniej wykres Gantta to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi wizualnych w zarządzaniu projektami. Pozwala on w przejrzysty sposób zaprezentować czas realizacji poszczególnych zadań, ich zależności oraz terminy rozpoczęcia i zakończenia. Dzięki temu zespół może na bieżąco kontrolować przebieg projektu, identyfikować potencjalne wąskie gardła i szybciej reagować na opóźnienia.
Warto pamiętać, że narzędzie to jest dostępne w wielu popularnych programach i aplikacjach, takich jak Microsoft Project, Asana, ClickUp czy Trello (w wersji rozszerzonej). Dzięki cyfrowemu środowisku planowania można szybko aktualizować harmonogram i komunikować zmiany zespołowi w czasie rzeczywistym.
Dlaczego harmonogram jest tak istotny?
Harmonogram projektu stanowi nie tylko suchy zbiór różnorodnych terminów oraz opis zadań, które powinny zostać wykonane. Jest to w zasadzie strategiczny plan przynoszący całą masę korzyści.
Sporządzenie tego dokumentu przynosi całą masę korzyści. Przede wszystkim, kierując się jego zapisami można znacząco zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia chaosu podczas realizacji zadań. Dodatkowo, można zapewnić sobie bardzo efektywne wykorzystanie zasobów. Oprócz tego, dzięki właściwie sporządzonemu harmonogramowi można śledzić postępy oraz bardzo szybko reagować na pojawiające się problemy.
Omawiany dokument stanowi też nieocenione wsparcie w zakresie koordynacji działania różnych zespołów. I co najważniejsze - przygotowanie harmonogramu skutkuje tym, że ryzyko opóźnień oraz bardzo rażących błędów jest ograniczone do absolutnego minimum. Właściwie przygotowany harmonogram sprawia, że każdy członek zespołu doskonale wie, co, kiedy i w jakiej kolejności powinno być wykonane.
