Czy sam certyfikat KRAZ wystarczy, żeby agencja kierowała pracowników z zagranicy?
Sam certyfikat KRAZ nie wystarczy. Od 1 czerwca 2025 r. pośrednictwo pracy i praca tymczasowa na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu pracy, wymagają osobnego zakresu wpisu w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (art. 305 ust. 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).
REKLAMA
Ten zakres agencja uzyskuje przez zmianę wpisu u marszałka województwa. Warunkiem jest co najmniej dwuletnie świadczenie usług agencji zatrudnienia, brak zaległości wobec ZUS i urzędu skarbowego oraz brak prawomocnego ukarania za wykroczenia związane z powierzaniem pracy cudzoziemcom. Agencje, które kierowały takich pracowników już przed 1 czerwca 2025 r., mogły zachować tę możliwość bez dwuletniego stażu, jeśli do 31 sierpnia 2025 r. złożyły wniosek o zmianę wpisu.
Przed podpisaniem umowy potwierdzasz zatem dwie rzeczy: czy agencja jest aktywna w rejestrze i czy może kierować cudzoziemców do pracy. Certyfikat odzwierciedla stan z dnia wydania, a aktualne uprawnienia pokazuje rejestr. Dobrze, żeby sama umowa zawierała oświadczenie agencji o tym uprawnieniu i jej obowiązek poinformowania Twojej firmy o każdej zmianie.
Takie uprawnienie ma na przykład TM Solutions, agencja pracy tymczasowej z sześcioma oddziałami w kraju: jej wpis KRAZ nr 30839 obejmuje także kierowanie cudzoziemców do pracy.
Kto odpowiada, gdy pracownika z zagranicy skieruje firma bez wpisu?
Gdy pracownika z zagranicy skieruje firma spoza rejestru agencji, odpowiada także firma, na której hali on pracuje. Kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega grzywnie nie niższej niż 6000 zł za każdą taką osobę (art. 84 ust. 11 i 14 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom).
Drugi przepis dotyczy strony kierującej. Grzywna nie niższa niż 3000 zł grozi temu, kto powierza pracę cudzoziemcowi i kieruje go do pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej (art. 84 ust. 12). To samo kryterium działa przy zezwoleniach: wojewoda odmawia wydania zezwolenia na pracę, gdy pracę miałby powierzyć podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej (art. 13 ust. 1 pkt 7).
Oba ostatnie przepisy opierają się na tym, kto kieruje pracą. Przy pracy tymczasowej agencja zatrudnia ludzi, a Twój kierownik zmiany wydaje im polecenia i ustala tempo. Przy outsourcingu procesowym dostawca przejmuje wyodrębniony fragment operacji, na przykład kompletację albo kontrolę jakości, sam kieruje zespołem i odpowiada za wynik według uzgodnionych wskaźników. Gdy planowana umowa z udziałem pracowników z zagranicy łączy cechy obu modeli, jej konstrukcję przejrzyj z obsługą prawną.
Co przechodzi przez biuro agencji przed pierwszą zmianą?
Przez biuro agencji przechodzi weryfikacja kandydata i cała legalizacja pobytu i pracy, bo w pracy tymczasowej to agencja jest pracodawcą pracownika z zagranicy. „Czy zajmujecie się pełną legalizacją pracy i pobytu?” to jedno z pierwszych pytań, jakie firmy zadają agencji.
Weryfikacja obejmuje tożsamość kandydata, jego tytuł prawny do pobytu w Polsce i pracy, uprawnienia i świadectwa (na przykład UDT przy operatorach wózków) oraz doświadczenie zawodowe. Przy legalizacji dochodzi sprawdzenie wizy albo zezwolenia na pobyt, uzyskanie oświadczenia o powierzeniu pracy albo zezwolenia na pracę i powiadomienia, których wymaga urząd pracy. Ustawa dokłada do tego obowiązek dokumentacyjny: przed rozpoczęciem pracy agencja żąda od pracownika ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu i przechowuje jego kopię przez cały okres pracy oraz przez 2 lata od końca roku, w którym umowa wygasła albo została rozwiązana (art. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).
Jakie formalności agencja przejmuje po stronie firmy i na co zwrócić uwagę w umowie z nią, opisuje TM Solutions w tekście o agencji pracy tymczasowej dla cudzoziemców. W tej agencji droga od podpisania umowy do wejścia na halę obejmuje sześć etapów:
- uzgodnienia z magazynem przed skierowaniem ludzi,
- proces rekrutacji i dobór kandydatów,
- weryfikacja dokumentów i uprawnień,
- wstępne badania lekarskie i szkolenie BHP ogólne, w podziale z firmą ustalonym w umowie,
- formalności zatrudnieniowe: umowa, zgłoszenie do ZUS, akta, a przy pracownikach z zagranicy powiadomienia o podjęciu pracy,
- skierowanie: data startu, godziny zmian, transport, zakwaterowanie i przekazanie danych koordynatorowi na miejscu.
Etapy 4 i 5 podpowiadają, jakie potwierdzenia możesz dostać od agencji dla każdej skierowanej osoby: aktualne badania, ukończone szkolenie BHP ogólne i zgłoszenie do ubezpieczeń.
Obowiązki, które zostają po stronie Twojej firmy
Po stronie firmy korzystającej z pracy zostaje wszystko, co dzieje się na jej hali: instruktaż stanowiskowy, polecenia na zmianie, ewidencja czasu pracy i bezpieczeństwo na stanowisku. Badania lekarskie, odzież roboczą i środki ochrony strony dzielą w umowie, więc tam trzeba je wymienić z nazwy.
| Obowiązek | Agencja pracy tymczasowej | Twoja firma (pracodawca użytkownik) |
| Legalizacja pracy i pobytu, oświadczenie albo zezwolenie, powiadomienia do urzędu | tak | nie |
| Dokument potwierdzający uzgodnienie skierowania, dołączany do wniosku o zezwolenie | dołącza do wniosku | sporządza |
| Kopia dokumentu pobytowego (okres pracy i 2 lata od końca roku, w którym umowa się zakończyła) | tak |
nie |
| Umowa, zgłoszenie do ZUS, akta pracownika | tak |
nie |
| Wstępne badania lekarskie, odzież robocza, środki ochrony | według umowy | według umowy |
| Instruktaż stanowiskowy, ocena ryzyka, obsługa sprzętu i systemów | nie | tak |
| Polecenia na zmianie, grafik, tempo pracy | nie | tak |
| Ewidencja czasu pracy | otrzymuje od firmy | prowadzi i przekazuje agencji |
| Ewidencja okresów pracy tymczasowej (limit 18 z 36 miesięcy) | pilnuje limitu (art. 20) | prowadzi ewidencję dat (art. 14a) |
Ostatni wiersz wynika z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Ten sam pracownik tymczasowy może pracować na rzecz jednej firmy łącznie najwyżej 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Pracodawca użytkownik zapisuje daty rozpoczęcia i zakończenia takiej pracy i przechowuje ewidencję przez czas jej prowadzenia oraz 36 miesięcy po nim.
Twoja firma uczestniczy też w procedurze zezwoleniowej. Gdy wniosek o zezwolenie na pracę w Polsce składa agencja pracy tymczasowej, dołącza do niego dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, który potwierdza uzgodnienie skierowania cudzoziemca (rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 listopada 2025 r. o dokumentach dołączanych do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę). Pracodawcę użytkownika wpisuje się także w samym zezwoleniu. Wojewoda odmawia zezwolenia, gdy pracodawca użytkownik nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, na przykład ma ją zawieszoną (art. 13 ust. 1 pkt 8 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Wzór tego dokumentu uzgodnij z agencją razem z opisem stanowiska: bez niego wniosek o zezwolenie jest niekompletny.
Jak przygotować pierwszy tydzień pracy na magazynie?
Pierwszy tydzień przygotowujesz, rozpisując z agencją pięć problemów, które według TM Solutions psują początek projektu. Najczęstszy i najbardziej kosztowny jest odpływ ludzi: w typowym przebiegu agencja kieruje 20 osób, na pierwszą zmianę przychodzi 15, a po dwóch dniach zostaje 12. Pozostałe to skrócone wdrożenie na stanowisku, niedopasowanie pracownika do zadania, oczekiwanie pełnej normy od pierwszej zmiany i bariera językowa.
Przy odpływie ludzi ustalasz, ile osób agencja kieruje na pierwsze dni ponad liczbę stanowisk i w jakim czasie uzupełnia braki. Instruktaż stanowiskowy prowadzi Twoja firma, dlatego z agencją uzgadniasz, w jakim języku będą instrukcje i komunikaty BHP oraz kto pomoże je przekazać. Dopasowanie do zadania zależy od opisu stanowiska, który agencja dostaje przed rekrutacją: im dokładniej opiszesz sprzęt, system magazynowy i tempo pracy, tym mniej przesunięć w pierwszych dniach. Dochodzenie do pełnej normy zapisz wprost, na przykład jako niższą normę na pierwszy tydzień.
Parki logistyczne leżą często z dala od miast, a pracownik z zagranicy potrzebuje noclegu i dojazdu od pierwszego dnia. Ta agencja zapewnia nocleg w bazie mieszkaniowej z 1000 miejsc i dojazd własną flotą 100 pojazdów. Oba elementy są przygotowane przed startem projektu, a nie szukane pod konkretne zlecenie.
Pracownik z zagranicy musi też od pierwszej zmiany wiedzieć, do kogo zgłosić problem. W projektach tej agencji jest to koordynator pracujący na miejscu u klienta; firma ma ich 15. Koordynator tłumaczy pracownikom tymczasowym formalności i nadzoruje okres adaptacji na hali. Jego imię i telefon przekaż kierownikowi zmiany przed pierwszym dniem, razem z listą skierowanych osób. Przy porannym sprawdzaniu obecności to kierownik pierwszy widzi, kogo brakuje, i od razu wie, do kogo zadzwonić.
