0
115
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur działa od 1 stycznia 2022 r. System służy do wystawiania oraz odbierania tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Co istotne, aktualnie korzystanie z niego jest dobrowolne, ale prawdopodobnie od II kwartału 2023 r. stanie się obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców. Co warto wiedzieć o tym rozwiązaniu i w jaki sposób sprawnie przygotować się do obowiązku korzystania z KSeF?
Faktury ustrukturyzowane w KSeF
W kontekście KSeF pojawia się pojęcie faktury ustrukturyzowanej lub e-faktury. Tego typu dokumenty, zgodnie z definicją zawartą w znowelizowanej ustawie o VAT, są fakturami wystawionymi przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym daną fakturę w rządowym systemie. E-Faktura ma określoną przez Ministerstwo Finansów strukturę, zawiera określone w przepisach informacje i jest zapisana w odpowiednim formacie – XML, IDOC, UBL lub EDIFACT. Nigdy jako popularny dziś PDF.
Wdrożenie obowiązku korzystania z KSeF będzie oznaczało, że każda polska firma będzie musiała zintegrować swój elektroniczny obieg faktur z rządowym systemem. Narzędzia te będą mogły zweryfikować, czy przesyłana do KSeF faktura ma wszystkie wymagane informacje (ale nie sprawdzi ich poprawności). System zintegrowany z KSeF zadba więc o poprawność struktury dokumentu i prześle go na platformę Ministerstwa Finansów.
Jak zacząć korzystać z KSeF?
W procesie elektronicznego fakturowania zazwyczaj uczestniczy kilka stron – każda z nich musi odgrywać w nim aktywną rolę lub być stale informowana o jego postępach. Głównymi stronami procesu są podmiot, który wystawia fakturę i odbiorca dokumentu, a w dalszej kolejności -Ministerstwo Finansów. Narzędzia do e-fakturowania to rozwiązania, które umożliwiają komunikację pomiędzy wszystkimi tymi stronami i pozwalają na stworzenie zintegrowanego przepływu informacji. Dzięki temu zmniejszają koszty fakturowania, przyspieszając jednocześnie realizację płatności, a w dalszej perspektywie –rozbudowę systemu płatności bezgotówkowych.
Zintegrowane z KSeF narzędzia do e-fakturowania pozwalają na sprawne odbieranie i szybkie przesyłanie e-faktur. Niektóre z nich sprawdzają również poprawność semantyczną plików – wszystko po to, aby praca z fakturami była szybka, sprawna i możliwie wolna od błędów.
Obowiązek korzystania z KSeF niesie za sobą wiele wyzwań dla polskich firm, ale jednocześnie może im też przynieść szereg korzyści. Krajowy System e-Faktur wyeliminuje konieczność ręcznego rejestrowania faktur, pozwoli zrezygnować z mechanizmów OCR i RPA .i wreszcie, wyeliminuje ryzyko zgubienia faktury, gdyż wszystkie dokumenty będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
