Przy opracowaniu tego materiału wykorzystaliśmy doświadczenia Martina Walisiaka, eksperta Ideo koordynującego wdrożenia e-learningu i intranetów w organizacjach. Na podstawie jego obserwacji zebraliśmy najważniejsze kryteria, które warto uwzględnić podczas wyboru platformy LMS.
Czym jest LMS i jaką pełni rolę w organizacji?
LMS (Learning Management System) to platforma, która pozwala na tworzenie i prowadzenie szkoleń. Powszechnie są dziś wykorzystywane np. do organizowania szkoleń online dla pracowników czy partnerów biznesowych. Ale to nie wszystko. Tego typu systemy znajdują naprawdę szerokie zastosowanie – również w biznesie.
Systemy LMS dla przedsiębiorstw na wiele sposobów wspomagają zarządzanie kompetencjami i rozwój pracowników. Oto klika procesów, które ułatwia platforma do szkoleń online.
- Onboarding pracowników
Nowi pracownicy, również zdalni, mogą łatwo przejść przez dedykowane ich stanowisku ścieżki szkoleniowe.
- Prowadzenie szkoleń okresowych
Dzięki platformie szkoleniowej dla pracowników można łatwo i wygodnie prowadzić i monitorować masowe szkolenia np. z zakresu BHP czy RODO.
- Rozwijanie kompetencji pracowników
Platforma edukacyjna dla firm pozwala na łatwe i szybkie prowadzenie szkoleń produktowych i sprzedażowych, które zwiększają wydajność pracowników.
- Szkolenie pracowników zdalnych
Platforma do nauki online umożliwia efektywne rozwijanie kompetencji pracowników bez konieczności organizowania szkoleń stacjonarnych i oddelegowywania ich do biura.
- Standaryzacja wiedzy w organizacji
Platforma szkoleniowa dla firm ułatwia tłumaczenie materiałów edukacyjnych i zapewnia spójny poziom wiedzy we wszystkich oddziałach, również zagranicznych.
- Optymalizacja kosztów szkoleń
Dzięki możliwości wielokrotnego wykorzystania raz przygotowanych kursów i nagrań webinarów przedsiębiorstwo ogranicza wydatki związane z organizacją szkoleń stacjonarnych, co jest szczególnie istotne przy dużej rotacji pracowników.
- Zwiększenie odporności organizacji na zmiany
Platforma edukacyjna wspiera ciągłość procesów szkoleniowych nawet w okresach kryzysów, zmian organizacyjnych czy czasowego ograniczenia budżetów szkoleniowych.
10 kluczowych kryteriów wyboru platformy LMS
Obecnie na rynku dostępnych jest naprawdę wiele systemów odpowiadających na różne potrzeby i oczekiwania. Przedsiębiorcy, którzy planują wdrożenie takiego oprogramowania, często nie mieli jeszcze dużej styczności z tego typu rozwiązaniami i nie wiedzą, jak wybrać odpowiedni system. To dlatego w takim przypadku dobrze jest skorzystać ze wsparcia eksperta.
Na co zwracać uwagę przy wyborze LMS, przedstawiamy w poniższej tabeli.
|
Kryterium wyboru platformy LMS |
Dlaczego jest ono istotne? |
Jakie związane z nim pytania warto zadać dostawcy oprogramowania? |
|
Łatwa obsługa i UX dopasowany do grupy docelowej |
Intuicyjny interfejs pozwala w jednym miejscu gromadzić, porządkować i łatwo udostępniać pracownikom materiały szkoleniowe oraz bieżącą wiedzę firmy. Ułatwia szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji i zapewnia zespołom dostęp do aktualnych treści wtedy, gdy ich potrzebują. |
Czy możliwe jest skorzystanie ze środowiska testowego, wersji demo platformy lub okresu próbnego? |
|
Ścieżki szkoleniowe |
Możliwość stworzenia ścieżek szkoleniowych pozwala zautomatyzować proces wdrożenia pracownika, planować i realizować działania rozwojowe dopasowane do potrzeb zespołu /pracownika/stanowiska. |
Czy system pozwala na stworzenie różnych ścieżek właściwych dla stanowisk i ról w firmie? |
|
Raportowanie i analityka |
Łatwy dostęp do danych pozwala menedżerom mierzyć efektywność szkoleń i szybko reagować na luki kompetencyjne, a także szybkie sprawdzanie, kto rozpoczął, ukończył lub nie zrealizował wymaganych materiałów. |
Jakie rodzaje raportów można generować za pomocą platformy? |
|
Integracje LMS z HRM, Microsoft 365, Teams itp. |
Płynna wymiana danych z wykorzystywanymi narzędziami i systemami pozwala oszczędzić czas i wyeliminować błędy. Umożliwia także automatyzację zdejmując ciężar pracy z działu HR/L&D. |
Z jakimi innymi narzędziami możemy zintegrować platformę LMS? |
|
Dostęp mobilny |
W wielu przypadkach system musi być dostosowany również do potrzeb pracowników terenowych, pracujących na hali, warsztacie, czy różnych lokalizacjach. |
Czy system można płynnie obsługiwać na smartfonach? |
|
Skalowalność |
Aby uniknąć konieczności szybkiej wymiany systemu, platforma musi rosnąć razem z firmą. |
Jak zmienią się koszty oraz wydajność platformy, jeśli w ciągu roku podwoimy liczbę aktywnych użytkowników? |
|
Automatyzacja obsługi szkoleń i certyfikacji |
Automatyzacja tego obszaru pozwala nie tylko oszczędzić czas, ale także uniknąć konsekwencji płynących z braku odpowiednich uprawnień. |
Czy system może zawiadamiać o zbliżającym się terminie wygaśnięcia obowiązkowych certyfikatów? |
|
Personalizacja i możliwości rozwoju |
Platforma powinna odpowiadać na różne potrzeby pracowników, ich role, poziom wiedzy i ścieżki rozwoju. Elastyczne rozwiązanie pozwala rozwijać platformę wraz z organizacją, dodając kolejne funkcjonalności, moduły, materiały, integracje czy tworzyć nowe grupy użytkowników. |
Czy system pozwala na personalizację interfejsu i rozbudowę o niestandardowe funkcjonalności? |
|
Bezpieczeństwo danych |
System powinien posiadać odpowiednie zabezpieczenia chroniące dane organizacji przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewniać możliwość aktualizacji, która wpływa na bezpieczeństwo platformy. |
Jakie standardy bezpieczeństwa zapewnia platforma? |
|
Wdrożenie i wsparcie dostawcy |
W przypadku tak istotnych systemów, profesjonalne wsparcie w trakcie i po wdrożeniu jest właściwie niezbędne. |
W jaki sposób obsługiwane są zgłoszenia i jak naprawiane są problemy? |
6 najczęstszych błędów przy wyborze LMS
Powyżej wskazane kryteria z całą pewnością ułatwią poszukiwanie odpowiedniego systemu LMS dla firmy. Warto jednak wiedzieć, że podejmując decyzję o inwestycji w dane oprogramowanie, można wpaść w kilka typowych pułapek. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy wyborze platformy LMS?
- Kierowanie się wyłącznie ceną
Jeśli wybierzemy platformę wyłącznie na podstawie najniższych kosztów początkowych, może okazać się, że bardzo szybko konieczna będzie kosztowna zmiana systemu.
- Pomijanie bezpieczeństwa danych
LMS przechowuje dane użytkowników, wyniki szkoleń i informacje o ich aktywności, dlatego bezpieczeństwo powinno być jednym z podstawowych kryteriów wyboru.
- Nieuwzględnienie potrzeb użytkowników
Systemy LMS muszą być dostosowane nie tylko do tego, czego potrzebują firmy, ale także do realnych oczekiwań pracowników. Długa lista funkcji nie ma wartości, jeśli platforma nie rozwiązuje konkretnych problemów organizacji.
- Brak planu rozwoju
Wybór narzędzia niedostosowanego do długoterminowej strategii wzrostu firmy może wiązać się z koniecznością szybkiej i kosztownej migracji, gdy tylko przybędzie użytkowników.
- Niewystarczające wymagania raportowe
Zignorowanie analitycznych funkcji systemu pozbawia menedżerów możliwości mierzenia realnego wpływu szkoleń na biznes i wyliczania zwrotu z inwestycji (ROI).
- Uruchomienie platformy bez dobrej jakości materiałów szkoleniowych
Może to zniechęcać użytkowników do tej formy szkoleń. Kiedy firma wyda środki na narzędzie, musi także zadbać o wartościowy dla użytkowników kontent.
„Często spotykam się z sytuacjami, w których organizacje wybierają system odpowiadający na bieżące potrzeby, ale nie analizują, jak będą wyglądały ich procesy szkoleniowe za dwa lub trzy lata. Tymczasem dobrze dobrana platforma LMS powinna rozwijać się razem z firmą i wspierać ją również na kolejnych etapach wzrostu.” - podkreśla Martin Walisiak, ekspert ds. wdrożeń e-learningu i intranetów w Ideo .
Checklista: 10 pytań do dostawcy LMS
Samodzielne poszukiwania często nie wystarczą, by podjąć ostateczną decyzję o wyborze platformy LMS. Zwykle niezbędna okazuje się także bezpośrednia rozmowa z dostawcą oprogramowania. Aby pomóc przygotować się do takiego spotkania, stworzyliśmy gotową checklistę z pytaniami, które warto zadać dostawcy oprogramowania:
- Czy platforma oferuje wersję demo lub bezpłatny okres próbny?
- Jak wygląda proces wdrożenia i ile zwykle trwa uruchomienie platformy?
- Jakie rodzaje raportów i szablonów analitycznych można generować za pomocą platformy?
- Czy platformę można zintegrować z innymi systemami wykorzystywanymi w naszej organizacji, jeśli zajdzie taka potrzeba?
- Czy system pozwala na realizację szkoleń na urządzeniach mobilnych?
- Jak zmienią się koszty licencji oraz wydajność systemu w przypadku wzrostu liczby pracowników?
- Czy możemy samodzielnie zarządzać platformą i dodawać nowe treści bez angażowania dostawcy?
- Czy interfejs systemu pozwala na dostosowanie do brandingu firmy oraz rozbudowę o dodatkowe spersonalizowane funkcje?
- Jakie standardy bezpieczeństwa spełnia platforma i gdzie przechowywane są dane?
- Jak wygląda proces obsługi zgłoszeń i wsparcie techniczne po wdrożeniu systemu?
Poszczególne dostępne na rynku platformy oferują zupełnie inne możliwości. Nie oznacza to jednak, że są one lepsze lub gorsze. Małe przedsiębiorstwo nie musi w końcu inwestować w rozbudowany LMS dla dużych firm, by realnie poprawić wydajność pracowników – wystarczy, że wybierze oprogramowanie, które realnie odpowiada na jego potrzeby. Najlepszy LMS to nie ten z największą liczbą funkcji, ale ten, który odpowiada na potrzeby organizacji i pozwala rozwijać pracowników oraz biznes.
