Zastosowanie 1: Błyskawiczne zawieranie umów z klientami dzięki Autenti
Czas to pieniądz – to powiedzenie jest szczególnie prawdziwe w sprzedaży. Tradycyjny proces zawierania umów potrafi ciągnąć się tygodniami: drukowanie, podpisywanie, wysyłka kurierem, oczekiwanie na podpis drugiej strony... Każdy z tych etapów to potencjalne opóźnienie i ryzyko, że klient rozmyśli się w ostatniej chwili.
Autenti eliminuje te problemy u źródła.
Wyobraź sobie scenariusz: kończysz negocjacje z kluczowym klientem. Zamiast mówić "przygotuję umowę i wyślę ją jutro", mówisz "wysyłam umowę do podpisu teraz – proszę sprawdzić skrzynkę mailową". Wgrywasz dokument do platformy Autenti, dodajesz adres e-mail klienta, a system automatycznie wysyła mu zaproszenie do podpisania. Klient otwiera dokument w przeglądarce, sprawdza treść i podpisuje go w kilka kliknięć – nawet jeśli nie ma własnego certyfikatu, może użyć jednorazowego podpisu kwalifikowanego, który Autenti udostępnia na miejscu. W ciągu kilku minut umowa jest prawnie zawarta, a Ty otrzymujesz powiadomienie o zakończeniu procesu.
Proces tradycyjny
Proces z Autenti
Czas: 2-7 dni
Czas: 5-15 minut
Koszt: Drukowanie, kurier (20-50 zł)
Koszt: Kilka złotych za dokument
Ryzyko: Zgubienie dokumentów, opóźnienia
Bezpieczeństwo: Pełna kontrola i natychmiastowa finalizacja
Korzyści dla biznesu:
- Przyspieszenie cyklu sprzedaży: Szybsze zawieranie umów to szybsze przychody.
- Poprawa cash flow: Błyskawiczne podpisanie umowy pozwala szybciej wystawić fakturę i rozpocząć realizację zlecenia.
- Zwiększenie konwersji: Eliminujesz czas, w którym klient może się zawahać lub otrzymać kontrofertę od konkurencji.
- Profesjonalny wizerunek: Pokazujesz, że Twoja firma jest nowoczesna i ceni czas partnerów biznesowych.
Zastosowanie 2: Pełna cyfryzacja HR z platformą Autenti
Dział HR to prawdziwa papierowa twierdza w wielu organizacjach. Umowy o pracę, aneksy, umowy zlecenia, świadectwa pracy, regulaminy – lista dokumentów, które wymagają podpisu, wydaje się nie mieć końca. Autenti pozwala wprowadzić HR w XXI wiek i przejść na pełną cyfryzację procesów kadrowych.
Zgodnie z Kodeksem Pracy, umowa o pracę musi być zawarta w formie pisemnej. Rozporządzenie eIDAS sprawia, że forma elektroniczna opatrzona podpisem kwalifikowanym jest tej formie równoważna. Oznacza to, że cały proces zatrudnienia może odbywać się w 100% zdalnie dzięki Autenti.
Jak to działa w praktyce?
Autenti oferuje dedykowane szablony dokumentów HR, które możesz dostosować do potrzeb swojej firmy. Proces wygląda tak:
- Onboarding pracownika: Przygotowujesz umowę o pracę, kwestionariusz osobowy i oświadczenia w systemie Autenti. Możesz użyć gotowych szablonów lub wgrać własne dokumenty. Następnie wysyłasz je do nowego pracownika jednym kliknięciem. On otrzymuje link, sprawdza dokumenty i podpisuje je swoim certyfikatem kwalifikowanym (Autenti oferuje także opcję jednorazowego podpisu dla pracownika, którego koszt może pokryć firma).
- Obsługa bieżąca: Wszelkie aneksy do umów, zmiany warunków zatrudnienia mogą być wysyłane, podpisywane i archiwizowane elektronicznie w systemie Autenti.
- Korzyści dla działu HR:
- Oszczędność czasu i kosztów: Eliminacja drukowania, archiwizowania i wysyłania dokumentów – to realne oszczędności.
- Usprawnienie rekrutacji: Możliwość zdalnego podpisania umowy znacząco przyspiesza zatrudnienie, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej.
- Bezpieczeństwo i porządek: Cyfrowe archiwum w Autenti jest łatwe w zarządzaniu i znacznie bezpieczniejsze niż papierowe szafy.
- Employer branding: Nowoczesne procesy budują wizerunek firmy jako atrakcyjnego pracodawcy.
Zastosowanie 3: Optymalizacja procesów finansowych w Autenti
Działy finansowe i księgowe to obszary, w których papierowy obieg dokumentów generuje ogromne koszty i spowalnia pracę. Faktury, sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe – wszystko to wymaga uwierzytelnienia. Autenti nie tylko umożliwia składanie podpisów, ale także pomaga zautomatyzować cały proces akceptacji i obiegu dokumentów finansowych.
Kluczowe zastosowania w finansach:
- Sprawozdania finansowe: Zgodnie z ustawą o rachunkowości, roczne sprawozdania finansowe muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym. W Autenti możesz wgrać dokument, dodać wszystkie osoby odpowiedzialne (księgowa, zarząd) i automatycznie rozesłać zaproszenia do podpisu. System śledzi postęp i przypomina o terminie.
- Jednolity Plik Kontrolny (JPK): Wszystkie comiesięczne pliki JPK_V7 można autoryzować za pomocą podpisu kwalifikowanego z Autenti. Szczególnie wygodne dla biur rachunkowych obsługujących wiele firm – jeden certyfikat w chmurze, dostępny z dowolnego miejsca.
- Elektroniczny obieg faktur: Autenti umożliwia stworzenie workflow akceptacji kosztów. Faktura trafia automatycznie do odpowiednich osób, każda akceptuje ją swoim podpisem kwalifikowanym, a po zebraniu wszystkich podpisów dokument jest automatycznie przekazywany do księgowania. Cały proces możesz monitorować w czasie rzeczywistym.
Korzyści dla finansów:
- Zgodność z przepisami: Gwarancja spełnienia wymogów prawnych dotyczących sprawozdawczości.
- Przyspieszenie zamknięcia miesiąca: Szybszy obieg dokumentów pozwala na sprawniejsze zamknięcie okresów księgowych.
- Pełna transparentność: W każdej chwili wiesz, na jakim etapie jest dokument i kto go jeszcze musi zaakceptować.
Zastosowanie 4: Skuteczne składanie ofert w przetargach z Autenti
Udział w przetargach publicznych to dla wielu firm szansa na duże, stabilne kontrakty. Jednak formalizm Prawa zamówień publicznych wymaga precyzji. Większość postępowań przetargowych w Polsce jest prowadzona elektronicznie (miniPortal, e-Zamówienia), a podpis kwalifikowany jest absolutnie niezbędny.
Zgodnie z PZP, oferta musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym pod rygorem odrzucenia.
Jak Autenti wspiera proces przetargowy?
- Podpis w chmurze: Nie musisz posiadać czytnika kart ani fizycznego tokena. Podpis kwalifikowany w Autenti działa w pełni zdalnie – wystarczy smartfon z aplikacją mobilną do autoryzacji.
- Szybka weryfikacja: Autenti oferuje proces weryfikacji tożsamości online poprzez wideo-rozmowę, co znacząco przyspiesza wyrobienie certyfikatu. Nie musisz jechać do punktu stacjonarnego.
- Elastyczność: Możesz podpisać ofertę przetargową z dowolnego miejsca i urządzenia – z biura, domu czy nawet w podróży. To kluczowa zaleta w sytuacji, gdy termin składania ofert jest napięty.
Praktyczne wskazówki:
- Zadbaj o certyfikat z wyprzedzeniem: Wyrobienie certyfikatu w Autenti jest szybkie, ale planuj z zapasem czasowym.
- Sprawdź reprezentację: Upewnij się, że osoba podpisująca jest upoważniona zgodnie z KRS.
- Przetestuj podpis: Przed złożeniem oferty przetestuj składanie podpisu na dokumentach testowych w systemie Autenti.
Autenti to narzędzie, które otwiera drzwi do jednego z największych segmentów rynku w kraju – zamówień publicznych.
Zastosowanie 5: Praca zdalna bez barier dzięki Autenti
Model pracy zdalnej i hybrydowej to nowa rzeczywistość. Stanowi jednak wyzwanie dla tradycyjnego obiegu dokumentów. Jak sprawnie akceptować wnioski urlopowe, delegacje czy zapotrzebowania, gdy zespół jest rozproszony? Odpowiedzią jest Autenti.
Platforma Autenti to nie tylko narzędzie do składania podpisów – to kompletny system do zarządzania obiegiem dokumentów w organizacji.
Przykłady usprawnień:
- Wnioski urlopowe: Pracownik wypełnia wniosek (można stworzyć szablon formularza w Autenti), który automatycznie trafia do przełożonego. Menedżer akceptuje go jednym kliknięciem, składając swój podpis kwalifikowany. Proces zajmuje minuty.
- Delegacje i rozliczenia: Proces akceptacji wyjazdu służbowego i późniejszego rozliczenia kosztów może odbywać się w pełni cyfrowo w systemie Autenti, z zachowaniem pełnej wartości dowodowej.
- Akceptacja regulaminów: Wprowadzasz nowy regulamin? Wgraj go do Autenti, dodaj wszystkich pracowników jako sygnatariuszy i wyślij do podpisu hurtowo. System śledzi, kto już się zapoznał i podpisał dokument.
Korzyści dla organizacji:
- Niezależność od lokalizacji: Procesy działają płynnie bez względu na miejsce pracy zespołu.
- Transparentność: W panelu Autenti widzisz status każdego dokumentu – kto go otrzymał, kto podpisał, kto jeszcze musi.
- Oszczędność czasu menedżerów: Możliwość hurtowego podpisywania dokumentów z dowolnego urządzenia.
- Integracje: Autenti integruje się z popularnymi systemami (np. Google Workspace, Microsoft 365), co umożliwia automatyzację procesów.
Zastosowanie 6: Zdalne załatwianie spraw prawnych z Autenti
Cyfryzacja nie omija branży prawnej i notarialnej. Podpis kwalifikowany odgrywa kluczową rolę w umożliwieniu zdalnego załatwiania formalności, a Autenti czyni ten proces wyjątkowo prostym.
Kluczowe możliwości:
- Korespondencja z sądami: Pisma procesowe można wnosić elektronicznie przez Portal Informacyjny Sądów. Podpis z Autenti jest w pełni zgodny z wymogami i gwarantuje skuteczne doręczenie.
- Rejestracja spółek i KRS: System S24 oraz Portal Rejestrów Sądowych umożliwiają zakładanie spółek i składanie wniosków do KRS. Wszystkie dokumenty możesz podpisać w Autenti, bez wychodzenia z domu.
- Zdalne akty notarialne: Coraz więcej czynności notarialnych dopuszcza formę hybrydową. Protokoły zgromadzeń wspólników czy uchwały można skutecznie podpisać elektronicznie w Autenti.
Przykład: Przedsiębiorca potrzebuje pilnie dokonać zmian w zarządzie spółki. Zwołuje zgromadzenie przez videokonferencję, a uchwałę przygotowuje w Autenti. Wszyscy wspólnicy podpisują dokument elektronicznie, a następnie wniosek o zmianę danych w KRS jest składany online tego samego dnia. Cały proces zamyka się w kilka godzin.
Korzyści:
- Oszczędność czasu: Brak wizyt w sądach czy kancelariach.
- Przyspieszenie procesów: Szybsze podejmowanie decyzji korporacyjnych.
- Dostępność 24/7: Dokumenty możesz podpisywać o dowolnej porze.
Zastosowanie 7: Bezpieczna archiwizacja w chmurze Autenti
Bezpieczeństwo dokumentacji firmowej to absolutny priorytet. Papierowe archiwa są narażone na zniszczenie, zagubienie czy nieautoryzowany dostęp. Cyfrowa archiwizacja w Autenti oferuje nieporównywalnie wyższy poziom bezpieczeństwa i trwałości.
Jak Autenti chroni Twoje dokumenty?
- Autentyczność: Każdy dokument jest podpisany certyfikatem kwalifikowanym, co gwarantuje tożsamość osoby podpisującej.
- Integralność: Każda próba modyfikacji dokumentu po podpisaniu jest natychmiast wykrywana. System Autenti zapewnia nienaruszalność dokumentów.
- Niezaprzeczalność: Osoba, która złożyła podpis w Autenti, nie może się go wyprzeć. Pełna wartość dowodowa.
- Kwalifikowany znacznik czasu: Autenti automatycznie dodaje kwalifikowany znacznik czasu do dokumentów, co zapewnia weryfikowalność podpisu nawet po wielu latach, gdy certyfikat straci ważność.
- Szyfrowanie i kopie zapasowe: Wszystkie dokumenty w Autenti są szyfrowane i regularnie backupowane w bezpiecznej chmurze.
Korzyści z archiwizacji w Autenti:
- Redukcja kosztów: Oszczędność na powierzchni biurowej i materiałach do archiwizacji.
- Szybki dostęp: Błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów po słowach kluczowych, datach czy kontrahentach.
- Bezpieczeństwo: Ochrona przed zniszczeniem i ścisła kontrola dostępu.
- Zgodność z przepisami: Pełna zgodność z wymogami archiwizacji elektronicznej w Polsce.
Dlaczego warto wybrać Autenti? Sprawdź funkcje i korzyści
Wybór odpowiedniego narzędzia do podpisu elektronicznego to kluczowa decyzja dla Twojej firmy. Dlaczego warto wybrać właśnie Autenti?
Kluczowe zalety Autenti:
- Podpis kwalifikowany w chmurze
- Nie potrzebujesz czytnika kart ani tokena USB
- Podpisujesz dokumenty z dowolnego urządzenia – komputera, tabletu czy smartfona
- Autoryzacja podpisu odbywa się przez aplikację mobilną – wygodnie i bezpiecznie
- Wideo-weryfikacja tożsamości online
- Cały proces wyrobienia certyfikatu odbywa się zdalnie
- Nie musisz jechać do punktu stacjonarnego
- Weryfikacja trwa około 15 minut
- Jednorazowy podpis kwalifikowany dla kontrahentów
- Twoi klienci i partnerzy nie muszą posiadać własnego certyfikatu
- Mogą podpisać dokument jednorazowym podpisem kwalifikowanym dostarczonym przez Autenti
- Znacząco przyspiesza zawieranie umów
- Kompleksowa platforma do obiegu dokumentów
- Nie tylko podpisujesz – zarządzasz całym procesem
- Automatyczne przypomnienia i powiadomienia
- Monitoring statusu dokumentów w czasie rzeczywistym
- Możliwość tworzenia workflow z wielopoziomową akceptacją
- Gotowe szablony i integracje
- Biblioteka szablonów dokumentów (umowy, wnioski, regulaminy)
- Integracja z Google Workspace, Microsoft 365
- API dla deweloperów do integracji z własnymi systemami
- Bezpieczna archiwizacja
- Automatyczne dodawanie kwalifikowanego znacznika czasu
- Szyfrowanie danych i regularne kopie zapasowe
- Dostęp do archiwum przez wiele lat
- Wsparcie techniczne
- Zespół ekspertów gotowy pomóc w każdej chwili
- Intuicyjna platforma – nie potrzebujesz szkoleń technicznych
- Pomoc we wdrożeniu dla większych organizacji
- Przejrzyste ceny
- Elastyczne plany dopasowane do wielkości firmy
- Możliwość zakupu podpisu na 1, 2 lub 3 lata
- Dodatkowe pakiety dla zespołów
Dla kogo jest Autenti?
Autenti to idealne rozwiązanie dla:
- Małych i średnich firm – które cenią szybkość, prostotę i nie chcą inwestować w skomplikowaną infrastrukturę IT
- Działów HR – które chcą w pełni zdigitalizować procesy kadrowe
- Firm z rozproszonymi zespołami – pracujących zdalnie lub hybrydowo
- Działów sprzedaży – gdzie szybkość zawierania umów ma kluczowe znaczenie
- Biur rachunkowych – obsługujących wiele firm i potrzebujących elastycznego dostępu do podpisu
- Firm startujących w przetargach – które potrzebują wygodnego i mobilnego rozwiązania
Autenti – cyfrowa transformacja na wyciągnięcie ręki
Podpis kwalifikowany przestał być niszowym narzędziem. W 2025 roku to fundamentalna technologia biznesowa, a Autenti czyni ją dostępną i prostą w użyciu dla każdej firmy – niezależnie od wielkości czy branży.
Jak pokazaliśmy, możliwości są niemal nieograniczone: błyskawiczne umowy z klientami, pełna cyfryzacja HR, automatyzacja finansów, sprawna obsługa przetargów, bezproblemowa praca zdalna, zdalne załatwianie spraw urzędowych i bezpieczna archiwizacja. Autenti to nie tylko narzędzie – to kompleksowy ekosystem, który transformuje sposób działania Twojej firmy.
Inwestycja w Autenti to strategiczny krok w stronę budowy nowoczesnej, sprawnej i konkurencyjnej organizacji. To decyzja, która pozwala uwolnić potencjał Twojego zespołu od zbędnej biurokracji i skupić się na tym, co naprawdę ważne – na rozwijaniu biznesu.
Nie pozwól, aby papier spowalniał Twój rozwój. Wypróbuj Autenti i zacznij działać szybciej, taniej i bezpieczniej – już dziś.
