Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru

3 sierpnia 2021

NR 23 (Lipiec 2021)

Wirtualna integracja, która działa. Jak zorganizować angażujący event online dla pracowników?

0 33

Jak sprawić, by integracja online stanowiła angażujący event? Na co zwrócić uwagę i jak ominąć zasadzki integracji online? Przedstawiamy kilka kluczowych informacji, które pozwolą na sprawne i efektowne stworzenie wydarzenia integracyjnego w formie online.

Miniony rok i pandemiczna rzeczywistość zmieniły sposób myślenia związany z rozmaitymi dziedzinami życia, ale także otworzyły nas na nowe możliwości. Odmienny sposób funkcjonowania pokazał, jak ważny jest kontakt z ludźmi i jak bardzo wpływa na nasze samopoczucie, work-life balance czy nawet efektywność w pracy. Potrzeba integracji zespołu stała się większa niż kiedykolwiek przedtem, mimo że została ograniczona poprzez spopularyzowanie home office. Przeniesienie integracji do świata online okazało się nie tylko wyzwaniem, ale również dało nowe możliwości w sposobie myślenia o integrowaniu zespołu – coraz częściej w formie międzynarodowej, narzucając zarówno nowe standardy, jak i pułapki organizacyjne. 
Na rynku eventowym pojawiło się mnóstwo propozycji integracji online. Każde z nich pełnią nieco inną rolę i mogą być kierowane do różnych grup docelowych. Propozycje integracji online możemy podzielić na następujące kategorie:   

POLECAMY

  • GRY LIVE, ESCAPE ROOMY, QUIZY – prowadzone w czasie rzeczywistym przez animatorów, oparte na rywalizacji, aktywności dla grup liczących od kilku do kilkuset uczestników, bardzo angażujące i integrujące zespół, duża interakcja między uczestnikami, atrakcyjna forma (szczególnie w przypadku fabularyzowanych gier online). Ważną kwestią jest liczebność zespołów (najefektywniejsza do siedmiu osób na zespół, czyli np. w przypadku 70-osobowej grupy – 10 zespołów 7-osobowych biorących udział w jednym wydarzeniu).
  • APLIKACJE, GRY ANALOGOWE, VR – zabawy oparte na gotowych narzędziach, mniejsza interakcja niż w przypadku gier online z udziałem animatorów. Interakcja między uczestnikami zależna od indywidualnych założeń gry. Odpowiednie dla grup zarówno kameralnych, jak i licznych, znużonych siedzeniem przed komputerem.
  • GRY HYBRYDOWE – zabawy łączące outdoor z urządzeniami elektronicznymi, rywalizacja grupowa lub indywidualna oparta na wyzwaniach przesyłanych zdalnie. Interakcja między uczestnikami zależna od indywidualnych założeń gry. Odpowiednie dla grup zarówno kameralnych, jak i licznych, znużonych siedzeniem przed komputerem.
  • PROGRAMY INTEGRACYJNE – inspirowane team buildingiem w realu, np. lipdub, reakcja łańcuchowa. Interakcja między uczestnikami zależna od indywidualnych założeń programu. 
  • WARSZTATY DIY (kulinarne, lifestylowe, degustacje, treningi) – wymagające zaangażowania uczestników, ale nienastawione na ich integrację. Każdy uczestnik pracuje nad własnym rezultatem. Najefektywniejsze dla grup liczących do 30 osób (przy większej liczbie uczestników przyjmują postać webinaru z mniejszą interaktywnością).
  • WIDOWISKA – zaliczymy do nich wszelkiego rodzaju pokazy artystyczne, koncerty, przedstawienia teatralne, stand-upy i kabarety. Nie wymagają zaangażowania uczestników, są mało interaktywne, odpowiednie dla dużych grup odbiorców, którzy nie mają potrzeby interakcji między sobą.
  • SPOTKANIA z inspirującymi ludźmi, pasjonatami, mówcami – podobnie jak widowiska, nie wymagają zaangażowania uczestników, rola zaproszonych ogranicza się przeważnie do zadawania pytań prelegentowi, odpowiednie dla dużych grup odbiorców, którzy nie mają potrzeby interkcji między sobą. 

Zanim dokonamy wyboru i rozpoczniemy przygotowanie integracji online, staniemy przed wyzwaniem przekonania pracodawcy do pomysłu takiej formy spotkania. Najważniejsze argumenty, które mogą przekonać go do naszej inicjatywy, to przede wszystkim potrzeba zintegrowania zespołu w bezpieczny sposób i okazja do spotkania w trybie home office. Wspólne działanie i dbanie o relacje wśród pracowników, a tym samym pielęgnowanie poczucia jedności i wsparcie psychiczne w wymagającym czasie z pewnością wpływają pozytywnie na PR pracodawcy. Kolejnymi argumentami przemawiającymi za taką formą integracji są:

  • mniejsza ilość formalności i krótszy czas organizacji przedsięwzięcia;
  • możliwość zintegrowania całej firmy (bez ograniczeń związanych z odległością poszczególnych oddziałów);
  • taka sama atrakcyjność scenariusza dla wszystkich – bez względu na stan zdrowia czy kondycję;
  • oszczędność czasu – bez utraty czasu na dojazd czy działania towarzyszące organizacji typowych spotkań;
  • oszczędność pieniędzy – bez konieczności zapewniania uczestnikom cateringu, noclegu, transportu itp.

Dodatkowym atutem tego typu formy jest możliwość międzynarodowej integracji (w przystępnej cenie) – tworzenie nowych tradycji firmowych – nieformalny kontakt pracowników z całego świata.
Już na etapie przygotowywania wydarzenia warto wziąć pod uwagę oczekiwania i wątpliwości potencjalnych uczestników. Rozpoczynając organizację, warto zastanowić się, kto stanowi naszą grupę docelową, czy wśród uczestników znajdują się osoby funkcjonujące w innej strefie czasowej lub posługujące się innym językiem. Kolejnym istotnym aspektem wpływającym na frekwencję uczestników jest ustalenie odpowiedniego terminu – tu polecam wywiad z menedżerami działów (w oparciu o plany, projekty i ograniczenia wynikające z obowiązków służbowych). Dookreślenie godziny rozpoczęcia i czasu trwania przeznaczonego na integrację mogą okazać się kluczowe dla sukcesu wydarzenia. Nie będzie zaskoczeniem fakt, że pracownicy chętniej biorą udział w wydarzeniach zaplanowanych w godzinach pracy (o ile w tym czasie są zwolnieni z obowiązków służbowych). Analiza wcześniejszych doświadczeń integracyjnych pracowników, ich pasji i oczekiwań pozwoli na wybranie optymalnego pomysłu. Kolejnymi działaniami pomagającymi zadbać o wysoką frekwencję są:

  • aktywna rola menedżerów w proces zapraszania na wydarzenie,
  • zwolnienie ze zobowiązań służbowych osób w nim uczestniczących.

Pomocne będą także wszelkiego rodzaju przypomnienia, teasery, giftboxy, a czasami nawet możliwość wyboru atrakcji przez samych uczestników (spośród wachlarza wyłonionych przez nas wcześniej programów). 
Znakomitym rozwiązaniem usprawniającym procesy organizacyjne jest tzw. landing page – dedykowana strona z rozbudowanymi możliwościami pozyskiwania informacji od uczestników  – m.in. zbieraniem danych do wysyłki paczek, rezerwowaniem konkretnych aktywności czy uaktualnianiem danych wydarzenia. Gotowe narzędzie usprawni komunikację z uczestnikami i zaoszczędzi czas organizatora, pozwoli również na zebranie informacji zwrotnej po wydarzeniu – to niedoceniane źródło wiedzy, które pozwoli organizatorom na udoskonalanie form integracyjnych (nie tylko online).
Doświadczenie pokazuje, że dobrze przeprowadzony event online owocuje zwiększeniem frekwencji kolejnych wydarzeń. Pracownicy czują potrzebę integracji, ale niekiedy początkowo nieufnie podchodzą do tego typu formy spotkania.  Znużeni ciągłą pracą przy komputerze, służbowymi spotkaniami online są często sceptyczni wobec integracji w formie online. Angażowanie ich w proces organizacji – wspólne zbieranie pomysłów lub pozostawienie im indywidualnego wyboru co do konkretnej aktywności – jest pozytywnie odbierane. Takie rozwiązania ożywiają też życie firmowe, ponieważ pracownicy już przed wydarzeniem rozmawiają na temat dostępnych form online, wypytują się wzajemnie o wybrane opcje – to naturalna promocja wydarzenia.    
Chcąc uniknąć pułapek związanych z organizacją integracji online, należy przede wszystkim uświadomić sobie, że nie każdy, nawet najlepszy pomysł da się skutecznie przełożyć na rzeczywistość online. Sposób percepcji nie zawsze pozwala na przekalkowanie idei czy elementu spotkania  (np. objęcie wzrokiem wszystkich uczestników wydarzenia na kilkaset osób, tak jak w przypadku realnego eventu, gdy stoimy na scenie, widząc wszystkich jednocześnie). Inny rodzaj doświadczania rzeczywistości to tylko jedna z pułapek. Nie każdy pomysł nadaje się dla każdej grupy odbiorców, dlatego tak istotne jest definiowanie grupy docelowej na samym początku i odpowiednie dobranie aktywności online. 
Warto uświadomić sobie, że nie każda znana z telewizji czy internetu „gwiazda” okaże się znakomitym prelegentem wydarzenia online. Sukces tego typu wystąpień warunkują nie tylko poziom wiedzy czy umiejętność posługiwania się j...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 wydań magazynu "HR Business Partner"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy