Dołącz do czytelników
Brak wyników

Wywiad

12 października 2021

Sygnaliści - najważniejsze obowiązki dla pracodawców jeszcze w 2021 roku

0 4

Unijna dyrektywa w sprawie ochrony sygnalistów (uchwalona już w 2019 r.) ma wejść w życie w państwach członkowskich Unii Europejskiej już 17 grudnia br. Niestety polski rząd wciąż nie przedstawił nawet projektu ustawy.

Stanowi to ogromne wyzwanie dla firm, które zatrudniają powyżej 250 osób - to one będą musiały najszybciej dostosować się do nowych przepisów. Choć to właśnie w ustawie znajdą się szczegóły dotyczące zgłaszania nieprawidłowości w firmach już teraz można podjąć działania mające na celu przygotowanie przedsiębiorstw na nadchodzące zmiany.

Jakie to działania, co już możemy zrobić? Rozmawiamy z Iloną Jaśkiewicz - doświadczoną specjalistką ds. HR, założycielką Qualitime.

Zacznijmy może od tego, czego właściwie dotyczy dyrektywa, po co ją wprowadzono?

POLECAMY

Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ma na celu stałe wdrożenie rozwiązań zapewniających sygnaliście (ang. “whistleblower”) ochronę przed zwolnieniem oraz potencjalnym działaniem odwetowym w swojej firmie.

Sygnalistom przysługiwać ma szeroki wachlarz środków ochrony, np.: zakaz ujawniania tożsamości, środki ochrony przed odwetem w stosunkach pracy (zakaz zwolnienia z pracy i wyciągania innych negatywnych konsekwencji) i w innych stosunkach prawnych (np. zakaz wcześniejszego rozwiązania umowy cywilnoprawnej), aż po środki dalej idące: naprawienie szkody związanej z utratą dochodu w efekcie dokonania zgłoszenia. Ochroną mają być objęci nie tylko sygnaliści, ale także osoby im pomagające, takie jak członkowie rodziny lub współpracownicy.

Kim jest sygnalista?

To osoba (pracownik etatowy, osoba prowadząca działalność na własny rachunek, akcjonariusz lub wspólnik spółek oraz członek ich organów, wolontariusz, czy stażysta), która chce zgłosić nieprawidłowości w firmie. Mogą to być np. nieprawidłowości związane m.in. z zamówieniami publicznymi, praniem pieniędzy, bezpieczeństwem produktów, ochroną środowiska, bezpieczeństwem żywności, dobrostanem zwierząt, zdrowiem publicznym, ochroną konsumentów, czy ochroną prywatności.

A takie problemy jak mobbing, dyskryminacja w firmie?

Co ciekawe, dyrektywa nie obejmuje swoim zakresem naruszeń prawa pracy. Dopiero poszczególne państwa członkowskie zdecydują, czy sygnaliści będą mogli zgłaszać naruszenia dotyczące właśnie mobbingu, dyskryminacji, czy wymogów BHP, oraz korzystać z ochrony przysługującej sygnalistom. Spodziewam się jednak, że polska ustawa – którą przygotowuje minister właściwy do spraw pracy, obejmie te aspekty.

Przejdźmy w takim razie do sedna - co wiemy już na pewno, jak mogą się przygotowywać polscy przedsiębiorcy?

Każde z państw członkowskich UE zostało zobowiązane do zapewnienia skutecznego działania trzech kanałów dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów, tj.:

  1. zgłoszeń wewnętrznych (zgłoszeń w ramach danej organizacji, z którą sygnalista jest związany),
  2. zgłoszeń zewnętrznych (zgłoszeń do właściwych organów, do urzędu)
  3. ujawnień publicznych (podania informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej).

Przedsiębiorcy zobowiązani więc będą do zapewnienia kanałów do zgłoszeń wewnętrznych (np. mail, telefon, zgłoszenia osobiste, online itp.). Aby właściwie wdrożyć wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń, przedsiębiorcy będą musieli wyznaczyć m.in. odpowiednie osoby lub działy w ramach organizacji, które staną się odpowiedzialne za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń, lub powierzyć te funkcje podmiotom trzecim.

Jakie kanały komunikacji wybrać, które są najlepsze?

Im więcej kanałów komunikacji zapewni firma, tym większa szansa, że sygnalista zdecyduje się na wybór jednego z nich. Ograniczając wybór kanałów komunikacji ryzykujemy, że sygnalista - mając obawy dotyczące korzystania z danych kanałów wewnętrznych – zrezygnuje z przekazania zgłoszenia, lub przekaże je kanałem zewnętrznym (urząd) lub publicznym (media).

Minimum to, moim zdaniem, zapewnienie po jednym kanale do zgłoszeń pisemnych jak i do zgłoszeń ustnych, a optymalnie jest udostępnić po kilka kanałów do każdego typu zgłoszeń. Zwłaszcza w czasach pracy zdalnej i hybrydowej szczególnego znaczenia nabrały kanały do zgłoszeń online (email, formularze na stronie internetowej).

Preferencje dotyczące kanałów komunikacji powiązane są ze wskaźnikiem indywidualizmu w społeczeństwie, kulturą narodową oraz kulturą organizacyjną firmy. Najistotniejszą kwestią wydaje się jednak dopasowanie kanałów komunikacji do sposobu działania i struktury zatrudnienia w danej organizacji.

Przedsiębiorcy może to wydawać się dziwne - ułatwianie i zachęcanie do takich zgłoszeń?

Nie ma w tym nic dziwnego. Pierwszy powód jest bardzo pragmatyczny – jeśli pracownik nie będzie miał komfortu, aby zgłosić problem wewnętrznie, będzie miał możliwość dokonania zgłoszenia na zewnątrz – co będzie skutkowało postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez właściwy urząd. Moim zdaniem, korzystniej jest naprawiać błędy wewnętrznie. Drugi najważniejszy powód to korzyści, jakie spółka osiąga z takich zgłoszeń. To właśnie w ten sposób zarząd może dowiedzieć się, że pracownicy są skorumpowani, wynoszą towary z magazynu, lub dają łapówki urzędnikom – ukrócenie takich praktyk na wczesnym etapie może pozwolić na uniknięcie większych problemów. Niektóre zgłoszenia nie będą dotyczyły naruszeń prawa, lecz będą miały formę skargi – takie informacje pozwalają na wykrycie, co przeszkadza pracownikom w działaniu organizacji. Często dzięki takiej wiedzy można łatwo i tanio poprawić poziom zadowolenia pracowników, co przekłada się na korzyści w różnych obszarach HR.

Jak wdrożyć system obsługi sygnalistów, żeby on naprawdę działał?

Najprostszym sposobem wydaje się wyznaczenie osoby z działu HR jako odpowiedzialnej za  organizację kanałów przyjmowania zgłoszeń oraz następnie - ich rozpatrywania. Takie rozwiązanie wymaga od organizacji przeszkolenia obecnego pracownika oraz wygospodarowania części jego czasu pracy na zajmowanie się zgłoszeniami, bądź też zatrudnienie zupełnie nowej osoby.

Może to jednak nie być optymalne rozwiązanie. W Polsce bardzo silne są perjoratywne konotacje związane ze zgłaszaniem naruszeń w swoim miejscu pracy - takie osoby nazywane są kapusiami, donosicielami. Decyzja o złożeniu zawiadomienia o nieprawidłowościach może stać się łatwiejsza, gdy kanały wewnętrzne obsługuje firma z zewnętrz - w takim przypadku zgłoszenie przyjmie osoba nieznajoma, niezwiązana z pracodawcą, a przez to obiektywna.

Przy rozpatrywaniu zgłoszeń ważne są procedury oraz terminy, w których należy podjąć poszczególne kroki. Zewnętrzna firma jest w takim przypadku bardzo dużym wsparciem dla działu HR, pracownik nie musi nieustannie weryfikować przepisów, które będą ulegały zmianie i nowym interpretacjom. Daje to oszczędność czasu i pieniędzy na ewentualne szkolenie pracownika, który przetrwarzałby sam całe procesy zgłoszeń.

W Qualitime pomagamy w tym zakresie, poprzez udostępnianie różnych kanałów komunikacji, jak również przejęcie kontaktu z sygnalistami.

W skrócie - warto już teraz przeszkolić desygnowanych pracowników lub znaleźć zewnętrzną firmę do obsługi zgłoszeń o nieprawidłowościach, co pozwoli na pełną kontrolę i stuprocentową gotowość do wdrożenia nowych wymagań, gdy tylko zostaną one szczegółowo opisane ustawą.

Właśnie, gdzie można znaleźć najnowsze informacje na temat dyrektywy, a następnie ustawy dot. sygnalistów?

Spodziewam się, że ustawa, gdy tylko pojawi się projekt, będzie szeroko komentowana w mediach.

Do tego czasu polecam nasz e-book, dostępny za darmo na www.qualitime.pl, gdzie można znaleźć wszelkie, dostępne obecnie informacje na ten temat. Osoby zapisane na nasz newsletter będą również otrzymywały aktualizacje e-booka, które przygotujemy po pojawieniu się projektu ustawy.

Będziemy też komentować ustawę i informować na bieżąco o wszelkich zmianach - na stronie www, ale też na profilu na LinkedIn.

Jakich trudności należy się spodziewać?

Oprócz samego wdrożenia systemu przyjmowania zgłoszeń, warto zadbać, aby system ten faktycznie działał. Wymaga to wypracowania zaufania pracowników do tego systemu. Sygnaliści uznają system za budzący zaufanie i sprawiedliwy, gdy widzą skutki swojego zgłoszenia, co wymaga profesjonalnego podejścia do kontaktu zwrotnego z sygnalistą, oraz widoczności reakcji na zgłoszenia.

Widoczność reakcji jest trudna, jeśli firma podejmuje kroki dyscyplinarne wobec pracowników – informacje te nie będą publicznie ogłaszane. Kontakt zwrotny z sygnalistą bywa bardzo utrudniony, jeśli zgłoszenia były dokonane anonimowo. Istnieją jednak sposoby na radzenie sobie z tymi trudnościami.

Czy nowe przepisy będą wymagały czegoś więcej, niż udostępnienia kanałów komunikacji?

Tak, nowe przepisy wprowadzą procedurę dotyczącą wyjaśniania zgłoszeń, obowiązek kontaktu zwrotnego z sygnalistą w określonym czasie, oraz obowiązków z zakresu zapewnienia poufności zgłoszeń.

Przypisy