Podczas gdy na całym świecie zauważyć można zmianę w wielu firmach z pracy stacjonarnej na zdalną, przedsiębiorstwa wymagają innowacyjnych sposobów na szkolenie swoich pracowników w wydajny sposób. Poniżej przedstawiamy, dlaczego wirtualne zespoły potrafią być skuteczne oraz jak należy je szkolić w optymalny sposób.
Wydajność odpowiednio przeszkolonych zespołów wirtualnych
Zespoły wirtualne to stosunkowo nowy trend, który już teraz zjednał sobie wielu zwolenników z różnych sektorów biznesu. Przy tym, tak samo jak w przypadku dowolnego innego nowego zjawiska, również w tym przypadku badacze muszą najpierw określić jego zalety i wady, zanim profesjonaliści będą mogli zastosować odpowiednie szkolenia pracowników, aby wdrożyć je w życie. W przypadku zespołów wirtualnych zalety oraz wady obejmują trzy osobne poziomy: organizacyjny, indywidualny oraz ogólnie społecznościowy. Oto główne wady oraz korzyści, które sprawiają, że odpowiednio zoptymalizowane zespoły wirtualne potrafią być wydajne.
Zalety zespołów wirtualnych
- Dzięki organizowaniu takich zespołów firma jest w stanie zaoszczędzić duże kwoty pieniędzy związane z opłacaniem nieruchomości, powierzchniami biurowymi, a także rachunkami za media
- Organizowanie tego typu zespołów może wiązać się z wyższymi kosztami związanymi z niezbędnymi rozwiązaniami technologicznymi
- Do zespołu wirtualnego można łatwiej zatrudnić utalentowanych pracowników spoza ich kraju pochodzenia
- Tworzenie wielokulturowego zespołu wirtualnego może doprowadzić do wzajemnej niechęci wśród niektórych pracowników wynikających z nawet tak z pozoru prostych przyczyn, jak styl pisania wiadomości mailowej
- Z uwagi na brak zbędnej biurokracji, która wynika z bardziej płaskiej struktury organizacyjnej, pracownicy są w stanie pracować bardziej wydajnie
- Pewna część pracowników narzeka na izolację społeczną i brak fizycznych interakcji, co może mieć negatywny wpływ na produktywność oraz może wywoływać stres
- Stworzenie zespołu wirtualnego może obejmować pracowników znajdujących się w przeróżnych strefach czasowych, co daje szansę pracy nad danym projektem całodobowo
- Na poziomie społecznościowym zespoły wirtualne sprawiły, że utalentowane osoby o mniejszej mobilności i niechętne relokacji z różnych przyczyn mają więcej szans na znalezienie pracy
Z jakiego względu optymalizacja szkoleń dla zespołów wirtualnych jest istotna?
W rzeczywistości każdy zespół może zyskać na szkoleniach, nawet w przypadku pracowników o wysokim poziomie umiejętności. W trakcie zatrudniania większej ilości osób zespół powinien zostać docelowo odpowiednio wykalibrowany, aby pracownicy byli pewni co do oczekiwań oraz praktyk zawodowych. Z czasem szkolenie firmowe będzie również obejmować dodatki w postaci konkretnych umiejętności lub obsługi nowo wprowadzonych systemów.
Dlatego przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia z przeróżnych zakresów ułatwi pracownikom codzienne obowiązki. Skuteczne zarządzanie zespołem wirtualnym obejmuje odpowiednie nawigowanie komunikacją czy pracą zespołową, podczas gdy szkolenia wirtualnych zespołów zapewniają udaną współpracę oraz satysfakcjonujący rozwój pracowników.
Sposoby na optymalizację szkolenia dla zespołów wirtualnych
Optymalizacja zespołu wirtualnego będzie łatwiejsza dzięki kilku praktycznym poradom. Oto one:
- Stwórz plan zajęć — szczegółowy opis tego, co będzie obejmowało szkolenie, pozwoli wejść w stan flow, który ułatwi proces nauczania, odpowiadanie na pytania czy prowadzenie dyskusji. Odpowiednio sporządzony plan zajęć będzie przydatny nie tylko dla osoby prowadzącej szkolenie, ale też dla samych uczestników, którzy będą wiedzieli, czego się od nich wymaga.
- Skorzystaj z systemu zarządzania nauką — dzięki tego rodzaju rozwiązaniom szkolenia będą mogły zostać dodatkowo wzbogacone o quizy, filmy do obejrzenia czy fora dyskusyjne dla członków zespołu. Learning Management System (LMS) to świetna opcja dla wszystkich zespołów, w przypadku których zorganizowanie treningu o konkretnej porze jest niemożliwe z uwagi na odmienne strefy czasowe.
- Zadbaj o przeprowadzanie szkoleń w krótkich odstępach czasu — co prawda pracownicy są w stanie zapamiętać więcej w trakcie wirtualnego treningu, ale nie oznacza to, że nie będzie dochodzić do momentów rozproszenia uwagi. Dlatego lepiej jest postawić na szkolenie w krótkich odstępach czasu, co pozwoli zapobiec rozbiciu uwagi, a także daje czas członkom zespołu na przetwarzanie otrzymywanych informacji. W zależności od materiału nauczania, krótkie odstępy czasu powinny obejmować od 15 do 45 minut.
- Postaw na interakcję — interaktywność szkolenia od początku do końca pozwala zwiększyć uwagę zespołu, co przełoży się też na lepsze rezultaty. Warto w tym zakresie postawić na filmy, zdjęcia czy nagrania dźwiękowe. Do tego przydatne mogą okazać się gry z ciekawostkami, które obejmują pytania związane z tematem szkolenia. Wszystko to pozwoli zwiększyć retencję otrzymywanych informacji.
- Poproś o feedback — na koniec przeprowadzanej sesji nauczania warto skorzystać również z informacji zwrotnej poprzez krótki kwestionariusz, przykładowo z Google Forms. To pozwoli zyskać przydatne odpowiedzi na pytania, które pozwolą w lepszy sposób zarządzać kolejnym szkoleniem zespołu wirtualnego. Warto pytać o sam materiał nauczania, ale też o to, co podobało się lub nie uczestnikom.
Podsumowanie
Wraz z coraz bardziej popularnym stosowaniem zespołów wirtualnych, pojawia się również potrzeba zapewnienia im odpowiedniego wirtualnego szkolenia. Mimo trudności wynikających z wprowadzania nowej technologii lub tworzenia szczegółowego planu najlepiej będzie jak najszybciej zacząć wprowadzać rozwiązania ułatwiające optymalizację. Pracownicy stanowiący część wirtualnych zespołów z pewnością docenią taką szansę na rozwój.
