Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp

4 kwietnia 2022

NR 27 (Marzec 2022)

Onboarding obcokrajowców

0 136

Od początku wojny w Ukrainie do Polski przybyło już ponad 2 miliony osób uciekających przed konfliktem zbrojnym. Część uchodźców traktuje nasz kraj jako punkt pośredni na mapie ich podróży do innego państwa. Jednak całkiem spora liczba obywateli Ukrainy planuje pozostać w Polsce do momentu zakończenia wojny, a może i dłużej. Oznacza to, że w ciągu najbliższych kilku miesięcy rynek pracy zaleje fala pracowników poszukujących stałego miejsca zatrudnienia, a pracodawcy staną przed wyzwaniem odpowiedniego ich wdrożenia. W jaki sposób przygotować istniejące zespoły na przyjęcie pracownika z zagranicy oraz ułatwić uchodźcom start w polskich przedsiębiorstwach?

Zacznijmy od tego, w jakim momencie rozpoczyna się onboarding nowego pracownika niezależnie od posiadanego przez niego obywatelstwa. Błędne jest założenie, że pierwszego dnia pracy. Momentem rozpoczynającym okres adaptacji jest podjęcie przez strony decyzji o zatrudnieniu, przy czym czas od akceptacji oferty przez pracownika do startu nazywamy zwyczajowo pre-onboardingiem, natomiast właściwy onboarding zaczyna się pierwszego dnia pracy, a kończy w momencie osiągnięcia przez pracownika pełnej efektywności na swoim stanowisku pracy. Tym samym okres wdrożenia może potrwać miesiąc, kwartał, a czasami nawet pół roku. Planując aktywności skierowane do nowego pracownika, zadbaj więc o każdy z etapów z taką samą uważnością. 

Zrozum karuzelę emocji pracownika-uchodźcy

Okres oczekiwania na rozpoczęcie współpracy z nową firmą zazwyczaj jest poprzedzony mnóstwem pozytywnych emocji. Wśród nich dominują satysfakcja z przejścia przez proces rekrutacji, duma ze zdobycia nowego stanowiska pracy czy ekscytacja związana z dołączeniem do nowego zespołu. Z kim będę współpracować, czy się polubimy, co będzie moim pierwszym zadaniem? Niestety, pracownik o statusie uchodźcy funkcjonuje dziś w zupełnie innym kontekście społeczno-politycznym, co oznacza, że emocje towarzyszące mu są zgoła odmienne od tego, czego możemy spodziewać się po polskim pracowniku. 
Wielu mieszkańców Ukrainy poszukuje dziś pracy, ponieważ nagle musieli opuścić swoją ojczyznę i udać się na emigrację. Znaleźli się w nowym kraju, otoczeni inną kulturą, nieznanym językiem i obawami dotyczącym odnalezienia się tu. W Ukrainie pozostawili swoje mieszkania, zgromadzone przez lata majątki, a przede wszystkim rodziny. Być może niedawno się dowiedzieli, że ktoś z ich przyjaciół nie żyje. Jak sądzisz, jakie emocje towarzyszą im w związku z tym? To lęk przed nieznanym, obawa, co stanie się z bliskimi, frustracja dotycząca braku wpływu na sytuację, w jakiej się znaleźli, czy ograniczone zaufanie, bo to, w co wierzyli, niespodziewanie się skończyło. Biorąc pod uwagę te okoliczności, trudno oczekiwać od pracownika-uchodźcy entuzjazmu zazwyczaj towarzyszącego nowo zatrudnionemu. Dlatego priorytetem w pre-onboardingu mieszkańców Ukrainy jest zaprojektowanie adaptacji w sposób, który odpowie na ich potrzebę bezpieczeństwa. 

Zadbaj o to, o co inni nie muszą się martwić

Oferta złożona, pracownik-uchodźca powiedział „tak”, zaczynacie finalizować formalności. Już na tym etapie mogą pojawić się pierwsze trudności, które dość łatwo jesteś w stanie wyeliminować:

  • Legalizacja zatrudnienia – ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa wprowadziła uproszczoną procedurę zatrudnienia, która polega jedynie na obowiązku zgłoszenia do właściwego urzędu pracy w terminie 14 dni faktu powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy. Pracodawca zgłasza powiadomienie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl. Poinformuj pracownika-uchodźcę, że zajmiesz się dopełnieniem wszelkich niezbędnych formalności związanych z legalizacją jego zatrudnienia. Jedyne, czego od niego potrzebujesz, to dane osobowe niezbędne do złożenia wniosku.
  • Komplet dokumentów do zatrudnienia – w zależności od firmy to zestaw od kilku do kilkunastu formularzy, jakie nowo zatrudniony wypełnia w celu przygotowania umowy o pracę i założenia teczki osobowej. Polakowi ich wypełnienie zabiera niewiele czasu, mieszkańcowi Ukrainy to zadanie może zająć nawet kilka godzin. Aby ułatwić proces wypełniania dokumentów, zadbaj o ich przetłumaczenie na język zrozumiały dla obcokrajowca. Wyjaśnij, w jakim celu zbierasz dane oraz w jaki sposób będziesz je przetwarzać. Nie wymagaj legitymizowania się świadectwami pracy czy dyplomami uczelni, bo te prawdopodobnie zostały w jego ukraińskim mieszkaniu, które pracownik nagle musiał opuścić. Jeśli nie jesteś w stanie przetłumaczyć dokumentów na inny język, pomóż je wypełnić. Bądź przygotowany, że wiele danych będzie wymagało uzupełnienia w przyszłości, np. PESEL lub numer rachunku bankowego. Zapewnij pracownika, że brakujące informacje może dostarczyć w dowolnym czasie. 
  • Zakwaterowanie – wielu przyjezdnych po przekroczeniu granicy zatrzymało się u swoich polskich znajomych, jednak spora część zamieszkuje prawdopodobnie w mieszkaniach udostępnionych im przez obcych ludzi. Ich rytm dnia został więc dopasowany do trybu funkcjonowania ludzi, u których aktualnie mieszkają. Może to budzić niepokój związany z koniecznością poinformowania właścicieli, że otrzymali pracę i od teraz będą musieli wychodzić i wracać o określonych porach. Inni szukają dogodnego dla siebie lokum w cenie odpowiadającej ich możliwościom finansowym. Zapewne nie wiedzą, gdzie szukać mieszkania, jakie ceny są adekwatne do standardu oraz czego mogą się spodziewać, decydując się na samodzielny wynajem. Zapytaj pracowników, jak wygląda ich sytuacja lokalowa oraz czy znaleźli już stałe miejsce na pobyt. Jeśli nadal szukają dogodnego miejsca, zaproponuj pomoc i podpowiedz, od czego warto zacząć. Możesz również zaproponować wzięcie na siebie części pracy z tym związanej, np. kontakt z wynajmującym, zasugerowanie komfortowej lokalizacji czy znalezienie odpowiednich ofert. Sporym ułatwieniem będzie wsparcie w formalnościach, takich jak sprawdzenie umowy najmu lokalu, która prawdopodobnie będzie w języku polskim. A może Twoja firma dysponuje mieszkaniem firmowym, które do czasu znalezienia lokalu mogłoby posłużyć nowym pracownikom?
  • Poruszanie się po mieście i kontakty do właściwych urzędów – przed nowym pracownikiem ogrom formalności związanych z legalizacją pobytu, nadaniem numeru PESEL czy dostosowaniem dokumentów do polskich wymogów. Prawdopodobnie czekają go wycieczki po mieście i wizyty w urzędach. Wyjaśnij obcokrajowcowi, na jakich zasadach działa komunikacja miejska oraz gdzie mieszczą się najważniejsze urzędy. W razie potrzeby pomóż pobrać i wypełnić kwestionariusze oraz wskaż kontakty do wolontariuszy, którzy aktualnie pomagają obcokrajowcom w przejściu wszelkich procedur dotyczących legalizacji pobytu.
  • Opieka nad dzieckiem – patrząc na statystyki, większość cudzoziemców przekraczających polską granicę stanowią kobiety. Spora część z nich ma ze sobą dzieci lub podróżuje ze starszymi rodzicami. Oznacza to, że na czas pobytu w pracy muszą zorganizować opiekę dla swoich podopiecznych. Sprawdź, czy pracownicy nie potrzebują pomocy w tym zakresie. Być może jesteś w stanie wskazać żłobek lub przedszkole w okolicy, które utworzyły dodatkowe wolne miejsca dla dzieci cudzoziemców lub dysponujesz kontaktem do opiekunki, która mogłaby zająć się pociechami pracownika na czas jego nieobecności w domu. Jeśli zatrudniasz więcej cudzoziemców, dobrym pomysłem może okazać się opłacenie opiekunów, którzy mogliby zająć się większą liczbą dzieci, w tym polskich pracowników, zapewniając maluchom tym samym integrację i szybszą socjalizację w nowym środowisku. 
  • Bądź w kontakcie – pamiętaj, że nagłe opuszczenie kraju mogło spowodować urwanie kontaktu pracownika z jego najbliższą rodziną. Dynamicznie zmieniająca się na froncie sytuacja powoduje, że łącze internetowe lub telefoniczne staje się niedostępne, tak więc nowy pracownik narażony jest na brak jakichkolwiek informacji ze strony bliskich. Najgorsze, co może go w tym momencie spotkać, to takie samo urwanie kontaktu ze swoim przyszłym pracodawcą. Dlatego tak ważne jest, aby w miarę możliwości utrzymywać więź w okresie między przyjęciem oferty a zatrudnieniem. Wystarczy raz na jakiś czas zadzwonić i sprawdzić, jak idą formalności oraz czy jest coś, w czym jako firma możesz pomóc. Zapewnij pracownika, że czekasz na jego pierwszy dzień pracy, a stanowisko pracy jest już przygotowane. 

Każdy z powyższych punktów łagodzi w uchodźcy lęk przed nieznanym i pozwala mu oswoić się z nową sytuacją. Dzięki temu stres związany z otrzymaniem pracy staje się mniejszy, a pracownik może skupić się na pozostałych istotnych dla siebie kwestiach. 

Spraw, by pierwsze dni były jak najmniej stresujące

Pierwszy etap przygotowań za Wami, teraz czas na łagodne wprowadzenie pracownika w nowe środowisko. W normalnych warunkach stres związany z pierwszymi dniami w pracy zazwyczaj działa mobilizująco. Obecne okoliczności z normalnością nie mają jednak nic wspólnego, dlatego przygotuj się na różne reakcje pracowników-uchodźców. Niektórzy z nich będą wycofani, inni przyjmą postawę obserwatora, a jeszcze inni będą unikać bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami. Uszanuj każdą reakcję i zrozum, że jest ona wynikiem naturalnego sposobu radzenia sobie przez organizm z permanentnym stresem, jakiemu nowy pracownik został poddany. 

  1. Jeśli pierwszy dzień zazwyczaj zaczynasz wycieczką po biurze i przedstawieniem nowemu pracownikowi poszczególnych zespołów, tym razem zrezygnuj z tego zwyczaju. W ciągu ostatnich kilku tygodni pracownik-uchodźca miał prawdopodobnie kontakt z tak dużą liczbą nowych ludzi, z jaką nie przyszło mu do tej pory się spotkać. Dlatego skup się na przedstawieniu pracownikowi tylko tych osób, z którymi będzie mieć najczęstszy kontakt, a poznanie reszty załogi rozłóż równomiernie na kolejne dni. 
     
  2. Nie oczekuj od nowego pracownika nadmiernego optymizmu i sam nim nie epatuj. Naturalna jest chęć pocieszania osób znajdujących się w trudnej życiowej sytuacji i podtrzymywania ich na duchu słowami „Będzie dobrze”, „Dasz radę” czy „W końcu wszystko się ułoży”. Zastanów się jednak, czy faktycznie możesz ich o tym zapewnić. Żadne z tych sformułowań nie jest adekwatne do sytuacji, a zaprzeczanie rzeczywistości nie daje wsparcia. Bardziej stosowne jest powiedzenie „Nikt z nas nie wie, jak dalej potoczy się ta sytuacja. Jednak to, co możemy zrobić w tym momencie, to zapewnić ci komfortowe warunki pracy i pobytu w naszym kraju”. 
     
  3. Zwróć uwagę, że ze względu na barierę językową trudny dla obcokrajowca może być swobodny kontakt z innymi współpracownikami. W gruncie rzeczy nasze języki nie są do siebie podobne, a uniwersalny angielski nie dla każdego będzie rozwiązaniem. Dlatego w miarę możliwości zapewnij nowemu pracownikowi dostęp do osoby, która mówi po ukraińsku lub rosyjsku i może pełnić funkcję tłumacza i pośrednika w komunikacji z innymi. W miejscach typu kuchnia, toaleta, salka konferencyjna czy korytarze umieść tabliczki i instrukcje napisane po ukraińsku. Dzięki temu korzystanie ze wspólnych przestrzeni stanie się łatwiejsze. 

Dopasuj się do indywidualnych potrzeb

Ze względu na konieczność opieki nad dziećmi lub innymi bliskimi, którzy przybyli do Polski z pracownikiem-uchodźcą, być może będzie on potrzebować bardziej elastycznych godzin pracy. Zapytaj pracownika, czego potrzebuje od Ciebie w tym zakresie oraz na ile zaproponowany mu grafik pomaga w łączeniu pracy z innymi obowiązkami. Możecie się też umówić na określanie godzin pracy z dnia na dzień, szczególnie jeśli pracownik jest na etapie załatwiania formalności w urzędach i musi być przygotowany na konieczność odbycia niezaplanowanych wizyt w tych miejscach.
Pamiętaj, że dla kogoś, kto zostawił rodzinę w kraju oblężonym wojną, priorytetem zawsze będzie bycie w kontakcie z bliskimi przebywającymi za granicą. Oznacza to, że pracownik być może będzie chciał korzystać z prywatnego telefonu w godzinach pracy częściej, niż jest to przez Ciebie dobrze widziane. Ciągłe sprawdzanie komunikatora, odbieranie połączeń czy przeczesywanie sieci w poszukiwaniu aktualnych informacji nie jest więc wynikiem niesubordynacji czy braku zaangażowania. To chęć bycia na bieżąco i sposób na redukcję stresu związanego z ciągłym niepokojem o zdrowie i życie najbliższych. Zapewnij pracownika, że wyrażasz zgodę na takie zachowania i nie będą mieć one wpływu na ocenę jego pracy.

Pamiętaj, że wsparcie psychologiczne jest tak samo ważne 

Obecna sytuacja geopolityczna testuje każdego z nas, trudno więc oczekiwać wysokiej odporności psychicznej od osób, których bezpośrednio dotknął wojenny kryzys. Pomyśl nad zapewnieniem obcokrajowcom dostępu do specjalistycznej opieki psychologicznej świadczonej przez przygotowanych do pracy z traumą ekspertów. Możesz udostępnić kontakty do właściwych osób lub zaplanować godziny konsultacyjne na terenie firmy. Ważne, aby pomocą tego typu zajął się ktoś, kto ma o tym pojęcie i wie, jakiego typu interwencje kryzysowe stosować w zależności od kondycji psychicznej potrzebującego. 
Ty również możesz zadbać o komfort psychiczny pracownika, komunikując wprost swoje oczekiwania wobec niego. Ze względu na podwyższony poziom stresu możesz zaproponować, że pierwsze dwa tygodnie to czas na oswojenie się pracownika z nowym środowiskiem oraz wypracowanie mechanizmów pozwalających mu na łatwe połączenie pracy z innymi obowiązkami. Dlatego w tym czasie nie będziesz zwracać szczególnej uwagi na tempo pracy i skupisz się raczej na łagodnym wprowadzeniu w nowe zadania. W celu zapewnienia dodatkowej opieki możesz wskazać nowemu pracownikowi jego opiekuna, do którego może się zwrócić z każdym pytaniem. Najlepiej, aby buddym była osoba o wysokiej wrażliwości i umiejętnościach komunikacyjnych. 

Przygotuj zespół na przyjęcie nowego pracownika

Nie mniej ważne niż prawidłowe wdrożenie pracownika-uchodźcy jest przygotowanie obecnych pracowników na nową sytuację. Ich również dotyka stres związany z tym, co dzieje się za granicami naszego kraju, a nie każdy wie, w jaki sposób odnaleźć się w organizacji różnorodnej pod względem kulturowym. Dlatego nieocenioną pomocą może okazać się zorganizowanie w firmie warsztatów lub pogadanek na temat tego, w jaki sposób rozmawiać z osobami przybywającymi z Ukrainy, o co pytać, a jakich tematów nie poruszać. Przydatna będzie również wiedza, jak radzić sobie z własnymi emocjami oraz jak reagować w sytuacji obniżonego nastroju pracownika-uchodźcy. 
Ostatnie tygodnie pokazały niebywałą mobilizację wśród Polaków, która przejawia się m.in. nieograniczoną chęcią niesienia pomocy, organizowaniem zbiórek czy spontanicznymi wyjazdami na terytoria przygraniczne. Dla wielu z nas takie akcje to konstruktywny sposób na radzenie sobie z lękiem i zapewnianie sobie poczucia wpływu na sytuację. Dlatego bądź otwarty na oddolne inicjatywy pracownicze, które skupiają się wokół pomocy potrzebującym. Zasugeruj, że w związku z zatrudnieniem uchodźcy kolejne działania można by skierować do nowego pracownika i odpowiedzieć w ten sposób na jego indywidualne potrzeby, np. poprzez zorganizowanie zbiórki rzeczy pierwszej potrzeby. Jednocześnie nie oczekuj pełnej mobilizacji od każdego i uszanuj, jeśli ktoś woli zachować neutralność. 
Wyjaśnij zespołowi powód, dla którego zdecydowaliście się jako firma na zatrudnienie cudzoziemca. W wielu przedsiębiorstwach decyzja ta ma charakter interwencyjny i staje się sposobem na dołączenie pracodawcy do akcji pomocowej na rzecz uchodźców. Tym samym może budzić obawę, że moje stanowisko pracy zostanie za chwilę zastąpione przez obcokrajowca. Dlatego tak ważny jest bezpośredni komunikat mówiący: „W żaden sposób nie jesteś zagrożony, pracy starczy zarówno dla ciebie, jak i dla nowej osoby. W tym kryzysie pomagamy, jak potrafimy, dlatego możesz się czuć bezpieczny”. Dbałość o poczucie bezpieczeństwa obecnego zespołu może się wprost przełożyć na bezpieczeństwo uchodźców.

Nie zapominaj, że obecna sytuacja to dopiero początek

Onboarding pracownika-uchodźcy nie kończy się po dwóch tygodniach, gdy opada napięcie, a sytuacja pobytowo-lokalowa wydaje się opanowana. Podobnie, jak w przypadku adaptacji rodaków, każdy kolejny tydzień przynosi nowe wyzwania. To, co jednak odróżnia tę sytuację od standardowego wdrożenia, to niepewność przyszłości, która wymaga od pracodawcy ciągłej obserwacji i bycia przygotowanym na każdą okoliczność. Może bowiem okazać się, że konflikt zbrojny wyciszy się, powodując, że pracownicy z Ukrainy zdecydują się na powrót do ojczyzny. Może jednak dojść do sytuacji, w której wojna będzie nadal trwać, powodując, że standardem w pewnym momencie stanie się wielokulturowość. Warto więc już teraz zastanowić się nad wdrożeniem w firmie polityki diversity & inclusion (ang. różnorodność i włączanie), a w ramach niej działań zmierzających do budowania wśród pracowników poczucia integralności i wzajemnego zrozumienia. 

Przypisy