Brak strategii i celów wdrożenia
Pierwszy krok do sukcesu wdrożenia? Strategia i cel. Bez tego projekt przypomina podróż bez mapy. Najlepiej zacząć od analizy obecnych procesów, angażując w to kluczowych pracowników z różnych działów. Dzięki temu można poznać wszystkie potrzeby i oczekiwania, i na tej podstawie wyznaczać realistyczne cele, np. automatyzacja procesu realizacji zamówień.
W następnym kroku należy rozłożyć abstrakcyjny cel na bardziej konkretne, mierzalne wskaźniki postępu. W przypadku realizacji zamówień może to być np. czas od rejestracji zgłoszenia do wydania towaru przewoźnikowi.
Wybór dostawcy
Dobór odpowiedniego dostawcy i partnera wdrożeniowego ma duży wpływ na przebieg całego projektu. Warto stawiać na tych z odpowiednim doświadczeniem, którzy znają branżę, ale też starają się podejść do klienta indywidualnie. Dobry dostawca koordynuje wszystkie etapy projektu: od analizy przedwdrożeniowej, przez wdrożenie, po testy i asystę powdrożeniową.
Jak wybrać profesjonalistę?
Dobre praktyki uwzględniają gruntowny research. Wyszukiwanie opinii o dostawcy, czytanie referencji, szukanie informacji o sposobie komunikacji i podejściu do współpracy, sprawdzanie, w jakim tonie klienci wypowiadają się o przebiegu wdrożenia w social mediach czy na forach internetowych. W końcu wyławianie szczegółów dot. kompetencji technicznych czy elastyczności itd. Wszystko warto uwzględnić podczas oceniania danego dostawcy.
Scope Creep - odejście od ustalonego planu
Przemyślany i opracowany plan jest fundamentem udanego wdrożenia, podobnie jak trzymanie się jego wytycznych. Przeciwieństwem jest spontaniczne poszerzanie zakresu projektu fachowo nazywane Scope Creep. Polega to na tym, że klient oczekuje od dostawcy wdrożenia kolejnych funkcji z poza planu. Efektem są opóźnienia czy przekroczenie budżetu. Z tego względu warto dokładnie określić potrzeby biznesowe jeszcze przed wdrożeniem, a później ściśle się ich trzymać.
Nie zapomnij o migracji danych
Po ustaleniu celów wdrożenia dobrze pomyśleć, czy do nowego systemu koniecznie przenosić wszystkie firmowe dane. Taka refleksja jest przeważnie częścią etapu nazywanego przez fachowców migracją danych. Warto jednak zająć się tym wcześniej i dokonać selekcji, typując dane zduplikowane i nieaktualne, z kolei te potrzebne można pogrupować. Dzięki temu do nowego systemu trafia pakiet oczyszczonych i najbardziej aktualnych danych.
Testowanie systemu ERP, czyli jak uniknąć niespodzianek
Testy wdrożonej konfiguracji systemu ERP są bardzo ważnym elementem projektu. Lepiej ich nie pomijać. Umożliwiają wykrycie niezgodności w działaniu systemu, jeszcze zanim ten wystartuje. Dlatego warto uwzględnić w projekcie przede wszystkim testy obciążeniowe, żeby sprawdzić, czy narzędzie radzi sobie z obsługą dużej ilości danych.
Brak zarządzania zmianą i pomijanie szkoleń
Kolejnym wyzwaniem jest zarządzanie zmianą, czyli przygotowanie przyszłych użytkowników do pracy w nowym środowisku technologicznym. W teorii wydaje się to proste… wystarczy ogłosić, że od dziś w firmie stosujemy nowe oprogramowanie. W praktyce każdą zmianę, nawet jeśli jej celem jest optymalizacja działania firmy, pracownicy mogą postrzegać negatywnie. Dlatego brak strategii w tym zakresie to błąd.
Właściwe zarządzanie zmianą uwzględnia dwie części. W tej pierwszej informuje się pracowników o konkretnych korzyściach wdrożenia, w drugiej umożliwia szkolenia z obsługi nowego narzędzia w środowisku testowym. Nauka pod opieką profesjonalistów (konsultantów dostawcy) pozwala na spokojnie poznać narzędzie w kontrolowanych warunkach.
Postaw na sprawne wdrożenie systemu ERP
Podsumowując, podstawą udanego wdrożenie ERP są precyzyjny plan, jasno zdefiniowane cele oraz zaangażowanie klienta w prace wdrożeniowe. W wymiarze mikro liczy się gruntowna selekcja danych i grupowanie tych przydatnych i aktualnych. Z kolei po implementacji warto skupić się na testach oraz szkoleniach. Dobrze też przygotować się do zarządzania zmianą. Najlepiej postawić na jasną komunikację z pracownikami, informując o kluczowych korzyściach płynących z nowych technologii. Takie pełne zaangażowanie w projekt gwarantuje sukces wdrożenia ERP.
