Dołącz do czytelników
Brak wyników

Strategia i wdrażanie , Otwarty dostęp

26 marca 2020

NR 15 (Marzec 2020)

Kluczowa kompetencja HR Business Partnera

200

W pracy HR Business Partnera, w której panują duża dynamika i zmienność, a praca łączy sprawy administracyjne i inteligencję emocjonalną, kluczowe jest dobre zarządzanie swoim czasem i energią. To właśnie umiejętność sprawnego reagowania na kapryśne okoliczności jest esencją tej pracy, bardziej niż wielu innych.

W dziedzinie zarządzania finansami mamy mnóstwo praktycznych narzędzi i rzeszę doradców. Zazwyczaj dobrze rozumiemy, do czego służą poszczególne produkty i instrumenty finansowe. 
A w zarządzaniu sobą w czasie?
Często widzę, jak różne osoby próbują stosować wyizolowane techniki zasłyszane od innych lub wyczytane w książkach, bez poznania kontekstu ani zrozumienia ich istoty. Teoria często brzmi fantastycznie i obiecuje znakomite rezultaty, ale z praktyką bywa dużo gorzej. Słyszymy o „technice pomodoro”, esencjalizmie, „Getting Things Done” i wielu innych i próbujemy zastosować to w praktyce. Ta okazuje się jednak dużo trudniejsza niż teoria. Miło się mówi o organizowaniu swojej pracy, kiedy środowisko jest stabilne, ale co warto stosować, gdy jesteśmy w tak aktywnym otoczeniu?
Przede wszystkim zacznijmy od zrozumienia tego, co próbujemy wdrożyć, i poznajmy naturalne ograniczenia. Gdy potrzebujemy przeparkować samochód o parę metrów w bok, intuicyjnie wiemy, że musimy wyjechać do przodu, a następnie cofnąć. Znając ograniczenia samochodu, wiemy, że nie możemy tak po prostu pojechać samochodem w bok. W życiu codziennym stosowanie technik „zarządzania czasem” często niestety tak wygląda.

POLECAMY

Nasz mózg ma ograniczenia

Sukces człowieka w ujarzmianiu sił natury wiąże się w dużym stopniu z rozrostem jednego z płatów naszego mózgu – kory przedczołowej. 
To ta część odpowiedzialna jest za podejmowanie racjonalnych decyzji, za rozumienie oraz blokowanie. To dzięki niej możemy płynnie przełączyć się z języka polskiego na angielski i z powrotem. Dzięki jej sile możemy blokować swoje instynktowne reakcje, np. pościć. Połączenie siły logiki, pragmatycznych decyzji z głęboką empatią buduje w nas nawyki inteligencji emocjonalnej.
Zła wiadomość jest taka, że ten płat mózgu spala energię w niewiarygodnym tempie. Budzimy się z jej zapasem, a później próbujemy na różne sposoby ją uzupełniać. Jej zasoby są jednak mocno ograniczone. To dlatego tak trudno wieczorem podjąć dobre, przemyślane decyzje, a łatwo o podjadanie, „przyklejenie się” do telefonu i bezsensowne kłótnie „o nic”. Zwyczajnie brakuje nam zasobów i nasz mózg odmawia posłuszeństwa.
W intensywnym środowisku pracy nie zarządzamy już więc swoim czasem, ale swoją energią. 
Co z tego, że jest osiemnasta, a my mamy przed sobą całe popołudnie i wieczór, kiedy nasze zasoby psychiczne i fizyczne są prawie całkowicie wyczerpane?

Uwaga na poziom energii!

Żeby podkreślić, jak ważny jest ten problem, wystarczy przytoczyć parę statystyk. Według badania OBOP z 2015 r. w Polsce:

  1. 55% ludzi odczuwa zmęczenie i senność w ciągu dnia,
  2. 44% ludzi budzi się zmęczonych (!),
  3. 2/3 osób zeznaje, że ma problemy ze snem.

Kiedy nie śpimy dobrze, nasze zasoby w korze przedczołowej nie mogą się odnowić i wpadamy w spiralę, która wciąga nas z rosnącą siłą – próbujemy „jakoś się zebrać”, wypalając niesamowite ilości energii, a kłopoty ze snem narastają, potęgując tylko ten problem. W tym stanie nie mamy wystarczającej ilości zasobów, żeby logicznie zapanować nad problemem i wciągają nas emocje, które przestajemy kontrolować.

W co warto zainwestować?

To, w co warto więc szczególnie zainwestować w roli HR Business Partnera, to wytwarzanie nawyków – powtarzalnych wzorców. Pomogą nam tutaj dwie bardzo ważne sprawy:

  1. Po pierwsze, aby oszczędzać energię, nasz mózg wyszukuje powtarzalne wzorce i automatyzuje je. 
    To dlatego na początku jazda samochodem przysparza nam tylu kłopotów i wymaga niezwykłego skupienia, aby po paru miesiącach stać się zupełnie automatyczna. Na początku nie jesteśmy w stanie, prowadząc, nawet słuchać radia, by po jakimś czasie rozmawiać czy słuchać sobie w spokoju podcastów albo audiobooków. Wystarczy więc zainwestować czas w wytworzenie nawyków, by operacje, które dzisiaj zużywają naszą energię, stały się dla nas prawie całkowicie automatyczne i znacząco nas odciążyły. Nasz mózg robi to w pewnym sensie za darmo – mamy odpowiednie mechanizmy wyszukujące wzorce i automatyzujące je i nie trzeba tego specjalnie „włączać” lub wydawać na to dodatkowej energii.
  2. Drugi pozytywny aspekt wzorców jest taki, że nie musimy wielokrotnie podejmować tych samych decyzji. To dlatego listy kontrolne i pewne codzienne rytuały tak dobrze na nas wpływają – po pierwsze kształtują nasze nawyki, a po drugie minimalizują liczbę podejmowanych decyzji, a więc oszczędzają mnóstwo naszej energii w płacie czołowym. 
    Będziemy jej potrzebować na setki innych spraw!

Gdy środowisko pracy się intensyfikuje, warto więc zainwestować w porządek. Nie chodzi tu jednak o „płytki porządek”, polegający tylko na posprzątaniu swojego biurka, ale o jednorazowe zainwestowanie swojej energii tak, by oszczędzić ją wielokrotnie w przyszłości. Wszystko, co pomoże nam uprościć dziesiątki codziennych decyzji, wpłynie pozytywnie nie tylko na naszą pracę, lecz także na życie osobiste.

Przydatne techniki i narzędzia

W jakie nawyki zatem warto zainwestować w roli HR Business Partnera, by podnieść satysfakcję z pracy i jakość życia?
Poniżej lista kilku propozycji:

  • Priorytet na dzień
    Zaczynając pracę, zadajmy sobie jedno proste pytanie: „Jakie są trzy najważniejsze sprawy na dzisiaj?”. Cyfra trzy jest tutaj nieprzypadkowa i bierze się z ograniczenia naszego płata czołowego. Wybieramy maksymalnie trzy sprawy na dany dzień. Oczywiście do zrobienia mamy dużo więcej niż te trzy rzeczy! Nie chodzi jednak o to, żeby „zrobić wszystko”, ale żeby skupić się na tym, co jest w danej chwili kluczowe. Jasny priorytet na dany dzień pozwala nam być dużo bardziej odpornym na losowe zmiany planów, wspomaga naszą uważność i asertywność, a przy okazji poprawia skupienie. Efektem ubocznym jest często znacznie zwiększona satysfakcja z pracy. Bardzo rzadko zdarzają się dni, w które uda nam się dokończyć wszystkie zaplanowane zadania. Kiedy jednak widzimy, że z dnia na dzień popychamy do przodu sprawy, które są kluczowe dla naszej pracy, satysfakcja i dodatkowa motywacja przychodzą same. Zasada Pareto powie nam, że 80% efektów naszej pracy przynosi 20% naszych aktywności – musimy się przede wszystkim skupić na tych najbardziej wartościowych 20%!
  • Wdrożenie „inbox zero”
    W pracy HR Business Partnera e-mail jest jednym z kluczowych narzędzi. Trzeba umieć szybko wynaleźć potrzebne informacje czy konwersacje, a także pilnować, które wątki zostały zamknięte, a w których toczy się jeszcze jakaś akcja. Jedną z technik, która znacząco może podnieść przejrzystość w skrzynce e-mail, a jednocześnie oszczędzić mnóstwo energii, jest „inbox zero”. Jest na ten temat parę dobrych publikacji i wystąpień – to na pewno dobrze zainwestowany czas, który zwróci się wielokrotnie. Dzięki tej technice znacząco obniża się liczba informacji, które musimy przetwarzać, i nie rozpraszamy się wątkami, które są jedynie „szumem informacyjnym”. Do tego w skrzynce panuje porządek, a program pocztowy można zamknąć z uczuciem spokoju, że wszystko jest pod kontrolą.
  • „Będę pamiętać”
    HR Business Partner często wyłapuje szczątki informacji z rozmów, e-maili i prezentacji. To właśnie w efektywnym przetwarzaniu tych informacji tkwi cały sukces. Jednocześnie wszyscy wiemy, że „będę pamiętać” to strategia, która po prostu nie działa – potrzebujemy zaufanego systemu prowadzenia notatek. Dobrym początkiem jest zainstalowanie na komputerze czy telefonie programów Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote czy Notatnika firmy Apple. Zapisując informację cyfrowo, zyskamy za darmo możliwość bardzo szybkiego wyszukiwania w przyszłości. Nie musimy w ogóle porządkować tych strzępków informacji w wymyślną strukturę folderów czy notatek. Niech sobie będzie bałagan! To wyszukiwarka jest naszym największym sprzymierzeńcem. W ciągu paru sekund dotrzesz do potrzebnej Ci informacji. Kluczowe pytanie, które jednak trzeba sobie zadać, zapisując cokolwiek, brzmi: „Jak to znajdę, gdy będę tego szukać za rok?”. Ten artykuł może znaleźć się tam z tagami, np. „HR Business Partner”, „HRBP”, „produktywni”, „nabielec”, „nawyki”, „energia”, „mózg”. W internecie panuje straszny bałagan, a mimo to potrafimy znaleźć potrzebne nam informacje dzięki szybkiemu i efektywnemu wyszukiwaniu. Zróbmy z notatkami podobnie!
  • Przejrzysta lista zadań
    W dynamicznym środowisku pracy bardzo ważne jest posiadanie sensownie działającej listy zadań. Gdy pojawia się nowa „wrzutka”, kluczowe pytanie, jakie musimy sobie zadać, brzmi: „Czego innego nie zrobię, gdy się za to zabiorę?”. Często stawiając sobie takie pytanie, zdajemy sobie sprawę, że właśnie chcemy zabrać się za coś, co jest dużo mniej ważne niż nasze oryginalne plany. To wtedy wiele osób postanawia zostać „po godzinach”, żeby dokończyć te najważniejsze sprawy. Lista zadań jest tu naszym podstawowym orężem. Za każdym razem, gdy pojawia się jakiś nowy temat, po prostu dodajemy go do listy, a to ułatwia nam porównywanie ważności spraw między sobą. Gdyby lista zrobiła się zbyt długa i przytłaczająca, nazwijmy ją sobie „później”, a oddzielnie załóżmy dużo krótsze listy, np. „ten tydzień” oraz „dzisiaj” – i niech „dzisiaj” będzie tą, na którą głównie patrzymy. W prowadzeniu list niezmiennie sprawdza się papier i przy tej okazji warto poznać system zwany „bullet journal”. Miłośnicy rozwiązań elektronicznych znajdą sporo dobrych i darmowych aplikacji na telefon i komputer – Microsoft 
    ToDo, Todoist, Trello, Asana, Nozbe, ClickUp, Any.do, Amazing Marvin czy Tick Tick. Wszystkie te aplikacje synchronizują się między różnymi urządzeniami, będą nam przypominać o upływających terminach, a do tego całe listy m...

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy