Dołącz do czytelników
Brak wyników

Temat Numeru , Otwarty dostęp

26 marca 2020

NR 15 (Marzec 2020)

„Hi! 5 leave”, czyli jak stworzyć dla pracowników wyjątkowy benefit
Case study firmy Monterail

8

Monterail to wrocławska firma tworząca aplikacje webowe i mobilne, licząca nieco ponad 110 pracownic i pracowników. Od prawie 10 lat mocno się rozwija, zespół się powiększa, a firma realizuje cele finansowe. I nie byłoby w tym nic niezwykłego, gdyby nie zrównoważone tempo rozwoju biznesu w oparciu o wartości – realne, widoczne na co dzień w kulturze organizacyjnej. Od czerwca 2019 r. częścią tej niezwykłej kultury Monterail jest sabbatical. 

Hi!5 leave – jak działa sabbatical?

hoć sabbaticale są dość często oferowane przez wiele korporacji w USA, jest to podyktowane brakiem płatnego urlopu gwarantowanego prawem. To rozwiązanie, w ramach którego pracownicy mogą skorzystać z dłuższego, nawet kilkumiesięcznego urlopu, a po jego zakończeniu wracają do pracy na przynajmniej takich samych warunkach jak wcześniej. Pracownikowi ma on służyć przede wszystkim do odpoczynku, ale również do doskonalenia umiejętności czy ukończenia szkoły. W zależności od pracodawcy urlop sabatowy może być płatny lub bezpłatny.
Na rynku polskim sabbatical to wciąż rozwiązanie nowatorskie, a biorąc pod uwagę skalę działalności Monterail – zdecydowanie nieoczywiste. Monterail postawiło na sabbatical, który jest w pełni płatnym, miesięcznym urlopem dostępnym obok 20 lub 26 ustawowych dni wolnych w roku. Z takiego urlopu można skorzystać raz na 5 lat. Dlaczego akurat taki okres? To wystarczająco długo, aby:

  • zaobserwować zmiany w swoim rozwoju i życiu firmy,
  • spojrzeć na drogę zawodową przebytą indywidualnie i wspólnie z organizacją,
  • podsumować i celebrować osiągnięcia. 

Oczywiście każdy może zrobić z tym dodatkowym czasem, co tylko chce: pojechać na wakacje, zaszyć się w domu z książkami albo zająć się remontem. Nikt nikogo nie rozlicza, nie ma żadnej umowy lojalnościowej. Sabbatical można połączyć z ustawowym urlopem i dzięki temu zyskać np. sześć tygodni wolnego jednym ciągiem. Każdy pracownik i pracownica powinni zadbać o to, by taką dłuższą nieobecność komunikować odpowiednio wcześniej, co pozwoli organizacji na utrzymanie płynności pracy w projektach, a samemu zainteresowanemu na spokojną przerwę od obowiązków, bez obawy o piętrzące się zaległości.

Dlaczego sabbatical? 

Myśli o sabbaticalu, jako narzędziu budującym kulturę, zaczęły kiełkować w 2013 r., kiedy Bartosz Rega, jeden z założycieli Monterail, obejrzał wystąpienie Stefana Sagmeistera o sile wolnego czasu (The power of time off). Zainspirowany tą historią podzielił się pomysłem ze swoim wspólnikiem, Szymonem Bonieckim. Stefan Sagmeister prowadzi z sukcesem studio projektowe w Nowym Jorku. Działa w sposób bardzo nietypowy, aczkolwiek bardzo interesujący – pracuje przez siedem lat, a następnie zamyka studio na cały rok, aby odkrywać nowe kreatywne kierunki. Polecamy każdemu obejrzeć to 20-minutowe wystąpienie, w którym Sagmeister dzieli się ciekawostkami na temat swojego podejścia do sabbaticali, opowiada, jak nie zmarnować dodatkowego czasu wolnego i jakie wyniki dzięki tego typu przerwom osiągnęła jego firma. Wprowadzenie sabbaticali stało się dla Bartosza i Szymona aspiracją, ale na jego realizację nasi co-CEOs musieli poczekać jeszcze kilka lat. 

 Rys. 1. Zespół Monterail
Źródło: materiały wewnętrzne Monterail.

Chwilę przed świętowaniem 10-lecia firmy, założyciele Monterial zaczęli zastanawiać się, co dalej. Z jednej strony kusząca wizja większego udziału w rynku, szybujący wzrost, monopolizacja. Z drugiej zaś długowieczność – tworzenie organizacji, która przetrwa nie tylko kilka lat, ale kilka dekad. Przeważyła aspiracja do długoterminowości jako nadrzędnej wartości. Bo to właśnie tego słowa używają jak mantry w codziennej pracy: długoterminowe relacje z ludźmi, długoterminowe relacje z klientami. 
Niestety, jednym z ryzyk, jakie wiążą się z tym podejściem, jest wypalenie zawodowe, dobrze zdiagnozowane i nieuniknione zjawisko w pracy kreatywnej. Choć w Monterail na wiele sposobów staramy się jemu przeciwdziałać, to jednak, prędzej czy później każdy musi się z tym zmierzyć. 
Bartosz Rega doświadczył go kilkakrotnie, przechodząc przez cykl od absolutnej ekscytacji zadaniami, do potrzeby zupełnego odcięcia się od pracy.
Wierzymy, że zapewnienie komfortu pracownikom, zarówno tego fizycznego, jak i emocjonalnego, może zapobiegać postępowaniu wypalenia albo przynajmniej opóźnić ten proces. Z najważniejszych działań, jakie podejmujemy w tym zakresie, jest np. planowanie tygodnia pracy z wyprzedzeniem po to, by zminimalizować ryzyko pojawiania się tzw. „wrzutek”, czyli zadań do wykonania tu i teraz, focus time, czyli blok bez spotkań w ciągu dnia, kiedy to można skupić się wyłącznie na swoich zadaniach, a od jakiegoś czasu działają u nas również strategiczne piątki – osoby, które realizują duże projekty strategiczne, mają możliwość ustanowienia sobie piątek dniem bez spotkań, poświęconym wyłącznie na pracę nad tym zagadnieniem. Z własnego doświadczenia wiemy, jak ważne jest odpowiednie rozłożenie zadań i spotkań w ciągu dnia – to minimalizuje chaos, a zatem również stres i poczucie przytłoczenia. 
Kolejne elementy to elastyczne godziny pracy i możliwość pracy zdalnej. Zdajemy sobie sprawę z tego, że każdy z nas ma swoje życie poza pracą i są sytuacje, kiedy musi lub chce zacząć albo skończyć pracę wcześniej lub popracować z domu. Ten benefit wydaje się być banalny, ale jeśli ktoś kiedyś pracował lub pracuje w firmie, w której nie było takiej możliwości, ten dobrze wie, jak dużo spokoju i komfortu psychicznego daje świadomość, że w razie czego jest taka opcja.
Co więcej, wierzymy, że robienie wspólnie czegoś dobrego też podnosi morale, daje poczucie sensu, dlatego chętnie angażujemy się w różne akcje charytatywne, jak np. zbieranie śmieci na wałach nad Odrą, Szlachetna Paczka, zbiórki odzieży. Natomiast myśląc o komforcie fizycznym, stworzyliśmy nasze biuro w taki sposób i w takim miejscu, aby dojazdy do pracy były szybsze i łatwiejsze, a przebywanie w samym biurze było po prostu przyjemne. Oprócz atrakcyjnego wystroju, mamy tutaj różne strefy do pracy: otwartą przestrzeń i pomieszczenia do pracy w ciszy, dużą wyposażoną kuchnię, sporo zieleni w postaci żywych roślin, zdrowe przekąski każdego dnia, a dodatkowym „umilaczem” jest z pewnością obecność psów w biurze (kilka osób zabiera je ze sobą do pracy). 
Jest też sporo oddolnych inicjatyw, które funkcjonują już jako tradycja, jak np. chillout session – niezobowiązujące wieczory integracyjne raz w miesiącu w biurze lub popołudniowe granie w planszówki w wybrany dzień tygodnia.
Do wprowadzenia sabbaticali przyczynił się także moment pozycjonowania Monterail jako pracodawcy. 
Otwierając nowoczesne biuro w centrum miasta kilka lat temu, już wtedy oferowali benefity typu lunche, świeże owoce i warzywa czy rozrywkę w biurze. Kolejne, czasem przerysowane rozwiązania mające na celu zatrzymać ludzi dłużej w biurze nie pasowały do ich wizji długoterminowości i zdrowego wzrostu. Pojawiło się więc pytanie o to, co alternatywnego mogą zaoferować. 
Ze względu na specyfikę pracy, członkinie i członkowie Monterail codziennie podejmują setki decyzji, które wymagają kreatywnego myślenia, a to potrafi być męczące. Proponowane przez Monterail rozwiązanie miało wynagrodzić intensywną pracę, wkład w firmę i docenić te osoby w inny, niż finansowy, sposób. Wbrew obiegowej opinii o roszczeniowości pracowników i pracownic IT, doświadczenia liderów Monterail są zupełnie inne. Ludzie bardzo często nie zauważają potrzeby odpoczynku, a otrzymując bonusy finansowe, planują kolejne zakupy, które mają zaspokoić potrzeby materialne. Powoli się wypalają, bez odpoczynku spada ich produktywność, ale też poziom ich zadowolenia. Z punktu widzenia organizacji, jest to zauważalny problem.
Obok ryzyka wypalenia zawodowego, co-CEOs Monterail postawili hipotezę, że ludzie po paru latach w jednym miejscu często potrzebują zmiany i jedyną opcją wydaje się zmiana firmy. Podczas gdy rozwiązaniem może być odpoczynek – sabbatical ma odpowiadać na tę potrzebę. 

Wdrażanie rozwiązania, czyli jak to się opłaca 

Choć w wielu organizacjach działy HR muszą forsować swoje pomysły i nieustannie walczyć o ich zrozumienie lub budżet na realizację, takie sytuacje są obce Monterail. Od lat bliska współpraca między działem People a zarządem pozwala na częste rozmowy na temat trendów rynkowych i strategii marki pracodawcy. W przypadku sabbaticala, dział People nie musiał nikogo przekonywać do tego pomysłu, gdyż – jak wspomniano wyżej – decyzja wyszła od samego zarządu. Jednak i w tym przypadku nie zostało to odgórnie narzucone w żadnej formie – pomysł nieco ewoluował i został szczegółowo sprawdzony pod kątem szans, ryzyk i opłacalności. 
Ryzyka, jakie się pojawiły w trakcie prac nad tym pomysłem, to na przykład brak zainteresowania ze strony osób, które nie będą chciały lub z jakiegoś powodu nie będą mogły wyjechać w dłuższą podróż, niekorzystny wpływ na zespół lub projekt, negatywny odbiór dłuższej nieobecności ze strony klientów, a także decyzje o odejściach lub zmianie roli po powrocie z sabbaticala. Nie zdecydowaliśmy się jednak na podpisywanie umów lojalnościowych z osobami, które wybierają się na taki urlop, natomiast badamy nastroje tych, którzy z nich wracają. Osobom, które nie decydują się wyjechać, pokazujemy inne opcje, a klientów i zespoły informujemy o planowanej dłuższej nieobecności z dużym wyprzedzeniem – tak, by nie spotkało się to z zaskoczeniem. 
Prace nad wdrożeniem rozpoczęły się z początkiem 2019 roku. Regularnie odbywały się spotkania zespołów People, Finance i Operations. Aby obiektywnie ocenić zasadność wprowadzenia takiego benefitu, Monterail opracowało studium wykonalności. Krok po kroku zaangażowane zespoły sprawdzał, ile i jakie osoby mogą z sabbaticala skorzystać oraz jak to wpłynie na rentowność organizacji. Braliśmy pod uwagę różne aspekty, m.in. finansowy czy projektowy. Badaliśmy to, jak długie dodatkowo płatne urlopy możemy zaoferować zatrudnionym osobom, czy w czasie urlopu będziemy płacić 100% wynagrodzenia, czy może mniej, ile osób maksymalnie może przebywać na sabbaticalu jednocześnie, z jakim wyprzedzeniem trzeba będzie zgłaszać chęć skorzystania z urlopu, żeby odpowiednio zaplanować pracę w zespołach itp. Powstały szczegółowe kalkulacje i modelowano scenariusze w horyzoncie roku oraz 
5 lat do przodu. Częścią procesu było także omawianie przypadków brzegowych.
Wprowadzenie takiego bonusu jest sporym przedsięwzięciem, nie tylko finansowym, ale również logistycznym, dlatego dobrze już na etapie pierwszych planów konsultować je z grupą docelową. Warto poznać bliżej pracowników i sprawdzić, czy proponowane przez firmę rozwiązanie byłoby dla nich odpowiednie. Choć ostateczna decyzja należy do zarządu, z pewnością łatwiej ją podjąć, mając informację zwrotną od zespołu. W Monterail, już po wypracowaniu wstępnych pomysłów, odbywały się konsultacje różnych opcji z potencjalnymi „odbiorcami” benefitu, co pozwoliło szybko wprowadzić niezbędne zmiany.
Finalnie stanęło na miesiącu, w pełni płatnym. Mechanizm miał być możliwie prosty, aby uniknąć sytuacji, w której ludzie zastanawiają się, jak sabbatical wpłynie na ich budżet osobisty i przeliczają, czy mogą sobie na niego pozwolić. Zdecydowaliśmy się na najbardziej optymalne rozwiązanie – w zespole projektowym z sabbaticala może skorzystać jedna osoba w jednym czasie, w mniejszych zespołach do 10 osób. Przyjęliśmy zasadę: nie wszyscy na raz, ponieważ taki dłuższy urlop musi być zawsze planowany z wyprzedzeniem, żeby nie wpłynął na projekty i funkcjonowanie firmy.
Równolegle toczyły się dyskusje na temat tego, jak ogromny, pozytywny wpływ może mieć taki benefit dla ludzi, którzy z nami pracują. W Monterail mocno stawiamy na długoterminowe relacje, dlatego zależy nam na tym, żeby doceniać te osoby, które są z nami i wspólnie od 10 lat tworzymy firmę, jaką teraz jesteśmy. Takie rozwiązanie bardzo ściśle łączy się z naszymi wartościami i kulturą organizacji, wynika też z tej świadomości, że jesteśmy ludźmi, mamy swoje życie, pasje, cele i czasami przychodzi nam do głowy pomysł o dłuższym wyjeździe za granicę, spełnieniu jakiegoś marzenia, co normalnie byłoby niemożliwe ze względu na pracę. My chcieliśmy dać tę możliwość bez konieczności rezygnowania z pracy. 
Opracowanie całego systemu było długotrwałe,
a sama decyzja dobrze przemyślana. Założyciele Monterail wiedzieli, że po wystartowaniu właściwie nie ma odwrotu. Jak sami mówią, sabbatical to dług, który organizacja zaciągnęła i z którego chce się wywiązać. Choć nazywają projekt pilotażowym, jest to perspektywa długoterminowa.
Szans płynących z sabbaticala jest mnóstwo – przede wszystkim wierzymy, że osoby, którym w taki sposób dziękujemy za pracę i czas, czują się bardziej docenione. Urlop w żaden sposób nie wpływa negatywnie na ich sytuację finansową, więc mogą śmiało wykorzystać ten czas na to, co tylko chcą: wyjechać w podróż, spędzić więcej czasu z rodziną, dopilnować długo planowanego remontu. Wracając do pracy, mają więcej motywacji i energii, przewietrzoną głowę z nowymi pomysłami. Zależy nam na tym, żeby utrzymywać długofalową współpracę oraz żeby osoby, które są z nami od dawna, miały poczucie, że nie muszą zmieniać pracy, żeby wziąć oddech, coś zmienić, przemyśleć. To szansa na jeszcze bardziej wyraźne pokazanie ludziom, że doskonale rozumiemy ich potrzeby i fakt, że czas ma dla nich – nas wszystkich – ogromną wartość. Oczywiście jedną z szans było też wyróżnienie się jako pracodawca oferujący nowy, ciekawy, niespotykany benefit, co zresztą zadziałało – jeden z bardziej doświadczonych pracowników, jakiego zatrudniliśmy od wprowadzenia Hi!5 Leave, w ciągu pierwszych kilku tygodni zapytał, kiedy i na jakich zasadach będzie mógł z niego skorzystać. Takie rozwiązanie opłaca nam się chociażby dlatego, że koszt całego procesu rekrutacji, zatrudnienia, onboardingu i wdrożenia nowego doświadczonego pracownika (z przynajmniej 5-letnim doświadczeniem) jest naprawdę duży i trwa bardzo długo. 

Co na to pracownicy? 

Tuż po ogłoszeniu sabbaticala na jednym z ogólnofirmowych spotkań w Monterail, od razu dało się wyczuć podekscytowanie wśród zespołu i snucie planów przez osoby, których to dotyczyło w tamtym momencie lub już wkrótce. Kilka osób rozmawiało z Bartoszem czy Szymonem o ich planach urlopowych, gdyż jako co-CEOs są w firmie najdłużej. Temat odbił się sporym echem również wśród społeczności internetowych, kontaktów z branży oraz prasy. 

Przykład I 

Marzena, UI designerka po ok. 5,5 roku pracy w Monterail powoli czuła rutynę wkradającą się do jej życia zawodowego. Próbowała urozmaicać sobie czas również po pracy, próbując nowych aktywności, takich jak joga czy nauka włoskiego, ale nawet to na dłuższą metę nie było rozwiązaniem kompletnym. W momencie gdy Marzena zaczęła myśleć o dłuższej przerwie w formie bezpłatnego urlopu, pojawiła się informacja o sabbaticalu, co pozwoliło jej urzeczywistnić plany dosyć szybko. Designerka zdecydowała się połączyć swój typowy urlop z tym bonusowym i przenieść się na dwa miesiące na włoską prowincję. Tam, oprócz zwiedzania okolicznych miejscowości, udziału w festiwalach, Marzena miała także okazję podszkolić język, uczyć się gotowania od mistrzów włoskiej kuchni i poczuć się niemal jak mieszkanka Umbrii. Wyjazd pozwolił jej nie tylko porządnie wypocząć, lecz także spróbować rzeczy, na które inaczej nie miałaby czasu lub możliwości. Jak wyglądał powrót do pracy? 

Sabbatical to było coś więcej niż wakacje, to było spróbowanie innego rodzaju życia i niezwykła przygoda. Po powrocie dużo łatwiej mi zapobiegać rutynie i dbać o urozmaicenie także po godzinach pracy. Z wyzwań czekających po powrocie – trudno było znowu przyzwyczaić się do Sketcha po tylu tygodniach przerwy! – Marzena Kawa, UI Designer. 

Przykład II 

Historia Kasi sięga roku 2013, kiedy rozpoczęła pracę w Monterail jako Ruby on Rails Developer. Minęło 7 lat, a Kasia od kilku pełni rolę Head of Operations. Wiadomość o Hi!5 zainspirowała ją i jej narzeczonego do zorganizowania ślubu i wesela w zaledwie 2,5 miesiąca. Od dawna planowany urlop zdecydowała wydłużyć o sabbatical i wyruszyć w podróż po Bałkanach, zwiedzając i smakując lokalnej kuchni. 

Czuję, że ten urlop pozwolił mi się trochę zdystansować i wrócić z przewietrzoną głową, wnieść nową wartość do swojej pracy i do Monterail. Zrobienie sobie przerwy od tego, co robię tutaj na co dzień, pozwoliło mi spojrzeć na moje zadania z innej perspektywy, nabrać więcej dystansu. Uważam też, że jestem spokojniejsza i mam bardziej pozytywne nastawienie. Mam wrażenie, że poziom stresu, który wywołują codzienne obowiązki, jest teraz trochę mniejszy, co odczuwalnie wpływa na moje zdrowie – Katarzyna Tatomir-Rebeś, Head of Operations. 

Przykład III 

Kolejną osobą, która już skorzystała z sabbaticala i opowiedziała o swoich wrażeniach, jest Paweł, Senior Designer, który w 2019 r. świętował 5. rocznicę w Monterail. Przez większość tego czasu sprawował obowiązki Head of Design, co wiązało się z wieloma wyzwaniami, projektami i prowadzeniem całego zespołu projektantów i projektantek. Odpoczynek od pracy pomógł mu uświadomić sobie, że w swojej codziennej pracy tęskni do typowych zadań designera – projektowania aplikacji i kreatywnego wysiłku. Podczas miesięcznej przerwy Paweł miał okazję nie tylko zastanowić się głębiej nad dalszym rozwojem w firmie, lecz także przeżyć prawdziwą przygodę: dwa tygodnie w Grecji, następnie przejechanie 4,6 tys. km przez góry i doliny Półwyspu Bałkańskiego. 

Podróż przez te niesamowite kraje i możliwość obcowania ze wspaniałymi ludźmi dają poczucie głębokiego docenienia otaczającej nas rzeczywistości. Ten długi czas można przeznaczyć na lepsze zrozumienie siebie, aby po powrocie uważniej podchodzić do wykonywanych zadań i skupiać na rzeczach naprawdę najważniejszych – Paweł Hawrylak, Senior Designer. 

I choć wstępne zadowolenie i podekscytowanie pracowników było raczej do przewidzenia, prawdziwym testem okazały się pierwsze wyjazdy i powroty z sabbaticali. Od momentu wdrożenia, czyli od początku wakacji, już sześć osób zdecydowało się skorzystać z tego benefitu, a kolejne rezerwują sobie czas w kalendarzu na 2020.
Warto wspomnieć, że nie zawsze taki urlop oznacza szalony wyjazd i przejazd motocyklem przez USA albo podróż dookoła świata. Są tacy, którzy mają w planie przypilnowanie budowy domu albo po prostu odpoczynek z książką u siebie i pozwolenie sobie na nudę. To indywidualna sprawa i Monterail jako pracodawca w to nie ingeruje.

Korzyści dla Monterail 

Gdy mówimy o rozwiązaniach budujących kulturę organizacji, niemal zawsze pojawia się pytanie o mierzenie ich skuteczności i namacalne korzyści czy też zwrot z inwestycji. W tak subiektywnej kwestii jak kultura firmy trudno o ilościowe wskaźniki i wymierne efekty. Niewielka skala również nie sprzyja statystycznej analizie. Natomiast nie to w całej koncepcji jest najważniejsze dla Monterail. Znaczenie ma humanistyczne podejście do pracownic i pracowników oraz ubogacenie kultury organizacyjnej. A założenia sabbaticala są następujące: mają wspierać długoterminowość, zwiększać retencję, produktywność i zadowolenie oraz motywację zespołu. Jak będzie? W pełni dowiemy się pewnie za kilka lat.
Jednak wrażenia zadowolonych pracowników pozwalają sądzić, że to dobry kierunek, a ich nowa energia do pracy wpływa także inspirująco na pozostałe osoby w zespole. Spore zainteresowanie przejawiają również potencjalni kandydaci i kandydatki, dla których sabbatical stanowi konkretną przewagę Monterail. Świadczy to o traktowaniu długoterminowości jako celu, nie tylko przez pracodawcę. 
„Ten pomysł był w nas od dawna, mocno w niego wierzyliśmy. Obserwowanie jego realizacji to zdecydowanie najlepsza nagroda. Dla takich decyzji warto prowadzić biznes” – Szymon Boniecki, co-CEO.

Kultura organizacji zorientowana na długowieczność

Sabbatical nie jest jedynym narzędziem, które Monterail oferuje w ramach wspierania długowieczności. Wszystkie benefity, takie jak elastyczny czas pracy, możliwość zmiany projektu czy praca zdalna, mają za zadanie być znaczące i znacząco wpływać na samopoczucie w zespole i zapobieganie rutynie, a także równowagę między życiem prywatnym a zawodowym.
Decyzja o wprowadzeniu dodatkowych dni urlopowych nie była chwilową zachcianką ani obietnicą niemożliwą do spełniania, która ma przyciągać nowe talenty. Wynikała z głębokiego przekonania, że Monterail chce być zdrową organizacją, skupiającą się na długoterminowości. Wprowadzenie Hi!5 wydaje się idealnie oddawać podejście Monterail do tej kwestii, a pierwsze opinie na jego temat jedynie utwierdzają co-CEOs Monterail w przekonaniu, że to była dobra decyzja. 

Przypisy