Zgłoszenie przyjmie także urzędnik
Technicznie, firmy zatrudniające nie więcej niż 249 pracowników nie będą musiały uruchamiać kanałów komunikacji dla sygnalistów przed 2023 rokiem, lecz takie podejście może okazać się niekorzystne. Wraz z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów uruchomione zostaną nie tylko wewnętrzne kanały komunikacji w dużych, zobowiązanych do tego organizacjach, ale również kanały tzw. zewnętrzne, czyli prowadzone przez organy administracji. Będą one obsługiwane przez Rzecznika Praw Obywatelskich (który wystąpi w roli koordynatora zgłoszeń oraz przekaże je właściwym merytorycznie urzędom), UOKiK oraz inne urzędy. Z kanałów urzędowych skorzystać będą mogli pracownicy firm każdej wielkości, którzy - dokonując zgłoszenia - skorzystają z ochrony przysługującej sygnalistom.
Podsumowując - o ile mniejsze firmy mogą na razie nie mieć prawnego obowiązku wdrożenia wewnętrznych kanałów komunikacji, rezygnując z nich tracą szansę na szybkie, wewnętrzne rozwiązanie problemów, o których mogłyby uzyskać wiedzę dzięki zgłoszeniom sygnalistów.
Dodatkowo zgłoszenia z kanałów zewnętrznych mogą skutkować kontrolą w firmie. Sygnaliści dokonujący zgłoszeń zewnętrznych będą objęci ochroną przed działaniami odwetowymi, a osoby stosujące takie działanie narażą się na sankcje karne.
Korzyści z wdrożenia systemu przyjmowania zgłoszeń
Wdrożenie wewnętrznych kanałów komunikacji do zgłaszania naruszeń prawa to nie tylko obowiązek ustawowy - może ono może przynieść pracodawcy konkretne korzyści.
Należą do nich:
- uniknięcie potencjalnej kontroli, kar i publicznego ujawnienia nieprawidłowości
- ochrona firmy przed stratami wizerunkowymi oraz finansowymi, wynikającymi z przestępstw
- możliwość usunięcia nieprawidłowości bez udziału podmiotów zewnętrznych
- zwiększenie zaufania pracowników do organizacji
- budowanie wizerunku firmy jako transparentnej i otwartej na sugestie pracowników
- zwiększenie satysfakcji pracowniczej
Kiedy warto przyjmować zgłoszenia samodzielnie, a kiedy zdecydować sie na firmę zewnętrzną?
Kanały komunikacji dla sygnalistów mogą być obsługiwane przez własnych pracowników, lub przez operatorów zewnętrznych. Główna różnica jakościowa dotycząca tych podejść dotyczy doświadczenia (różnica jest bardziej widoczna w mniejszych organizacjach) oraz priorytetyzacji tego obszaru.
Wybór zewnętrznego operatora zgłoszeń sygnalistów zapewni:
- komfort psychiczny dla sygnalisty, gdyż zgłoszenie przyjmie nieznajoma osoba
- brak oceny i personalnych konotacji pomiędzy sygnalistą, a przyjmującym zgłoszenie - obiektywizm oceny sytuacji
- uniknięcie nakładania na pracowników dodatkowej odpowiedzialności i obowiązków
- uniknięcie kosztów związanych ze szkoleniami, dodatkowym czasem pracy, czy zatrudnieniem kolejnego pracownika
Wewnętrzni operatorzy zgłoszeń sygnalistów mogą natomiast sprawdzić się w dużych organizacjach, w których osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń - często pracownicy działu compliance - posiadają pełną niezależność i de facto funkcjonują w sposób podobny do operatora zewnętrznego.
Nowe przepisy dotkną także mniejszych pracodawców
Należy pamiętać, że nowe przepisy o ochronie sygnalistów obejmą więcej aspektów niż wewnętrzne kanały komunikacji. W szczególności, każdy pracodawca będzie na ich podstawie zobowiązany do zapewnienia sygnalistom ochrony przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi, niezależnie od tego, czy sygnalista przekazał zgłoszenie kanałem wewnętrznym, zewnętrznym, czy też dokonał dozwolonego publicznego ujawnienia nieprawidłowości. Każdy pracodawca powinien więc przygotować się na nowe przepisy - niezależnie od tego, czy zdecyduje się na wcześniejsze wprowadzenie wewnętrznych kanałów komunikacji.
