Narzędzia do śledzenia umiejętności i kompetencji są cennym źródłem informacji dla wielu organizacji i specjalistów HR. Odpowiednio dobrane oraz rozwinięte stanowią podstawę skutecznego biznesu. Są kluczem - od rekrutacji po zarządzanie HR i realizację strategii.
Zarządzanie danymi dotyczącymi umiejętności w firmie.
Istnieje wiele opcji tworzenia matryc umiejętności. Większość organizacji najpierw szuka rozwiązania w arkuszach kalkulacyjnych, takich jak Excel czy Google Sheets. Stanowią one proste i niedrogie rozwiązanie. Ich popularność jest uzasadniona. Są praktycznym i uniwersalnym narzędziem. Oferują elastyczność w sposobie wyświetlania danych i są jednym z najbardziej powszechnych elementów oprogramowania w zapleczu technologicznym firmy, co oznacza, że większość pracowników potrafi z niego korzystać. Jednakże, by właściwie wykorzystać i stworzyć matrycę umiejętności w Excelu, należy wziąć pod uwagę wiele czynników, m.in.: systemów, procesów i technologii w celu identyfikacji właściwych umiejętności i kompetencji.
Arkusz prezentuje duże ilości danych w sposób jasny i zwięzły. Pozwala filtrować, analizować i przetwarzać surowe dane. Przede wszystkim jest on kompatybilny - dane można przeglądać na wielu urządzeniach - komputerach stacjonarnych, notebookach, tabletach czy smartfonach.
Porównanie Matrycy Umiejętności i arkusza kalkulacyjnego.
Chociaż arkusze kalkulacyjne sprawdzają się w wielu firmach, to w przypadku dużych przedsiębiorstw nie radzą sobie z ilością oraz złożonością danych. Przedstawienie wielu poziomów biegłości obszernego zestawu umiejętności w arkuszu kalkulacyjnym w sposób jasny i zwięzły jest niezwykle trudne. Co więcej, szybko staje się to przytłaczająco skomplikowane, gdy zachodzi potrzeba przypisania nie tylko "roli" lub "stanowiska", lecz także aspektów związanych z obsługą maszyn czy rolami pomocniczymi. Wyzwanie stanowi również ilość niezależnych plików, edytowanych przez poszczególnych kierowników działów. Zebranie tych danych w jedną bazę jest praktycznie niemożliwe, co więcej często pliki te zaczynają być edytowane przez przełożonych i tracą pierwotnie wypracowany standard.
Co dla Excela jest wyzwaniem, stanowi jednocześnie szansę dla bardziej zaawansowanego oprogramowania, które zapewnia efektywniejsze wykonanie powyższych czynności. Umożliwia ono łatwe wykrywanie luk kompetencyjnych i możliwości w zakresie rozwijania umiejętności wśród pracowników. W efekcie podejmowanie świadomych decyzji dotyczących planowania rozwoju staje się prostsze. Jakie są zatem kluczowe różnice w działaniu arkuszy kalkulacyjnych i zaawansowanego oprogramowania, dedykowanego matrycom ?
- Skala działania. Excel sprawdza się w raportowaniu na małych, średnich i dużych zbiorach danych, ale przy tak szerokim i złożonym spektrum, jakie stanowią kompetencje i umiejętności, posiadanie specjalnego oprogramowania zapewnia automatyczne śledzenie i raportowanie na poziomie pracownika, zespołu i organizacji w dowolnej skali.
- Szybkość. Tworzenie i aktualizowanie matrycy w arkuszu może okazać się praco i czasochłonne. Arkusze nie zostały stworzone specjalnie do zadań związanych z mapowaniem umiejętności, dlatego wymagają więcej pracy.
- Bezpieczeństwo danych. W arkuszach opcje poziomów dostępu są ograniczone. O ile ułatwia to edycję dokumentu, o tyle w przypadku mapowania umiejętności i wrażliwych informacji dot. pracowników niezbędne jest zachowanie bezpieczeństwa. Matryca umożliwia dostęp do odczytu i zapisu danych dla różnych pracowników w organizacji w oparciu o przyznane im uprawnienia.
- Zaawansowane możliwości działania. Excel może gromadzić wiele danych, ale zestawianie danych z wielu różnych źródeł oraz ich praktyczne przekształcenie może sprawiać trudności. Natomiast dane zawarte w matrycy można bez problemu połączyć z systemami HR, systemami zarządzania i szkoleniowymi.
Alternatywa dla arkusza kalkulacyjnego.
Jaka jest najlepsza alternatywa dla arkusza kalkulacyjnego? Systemy HR, pozwalające na zarządzanie danymi występują w wielu formach. Posiadają również więcej funkcji i możliwości niż Excel. Jeśli szukasz rozwiązania dedykowanego do budowania biblioteki umiejętności, mapowania danych, oceny pracowników, a następnie raportowania przy pomocy jednego narzędzia - system do zarządzania kompetencjami i umiejętnościami będzie doskonałym wyborem.
Dlaczego warto zainwestować w zaawansowane oprogramowanie w miejsce tradycyjnych arkuszy?
- Przechowywanie danych – ułatwienie stanowi dostęp do edytowalnej wersji matrycy nie tylko lokalnie, ale i zdalnie. Warto rozważyć przechowywanie aktualnego statusu umiejętności i kompetencji Twojej organizacji w chmurze.
- Odporność na błędy - wymóg poprawności formuł i brak pewnych funkcji sprawiają, że arkusze kalkulacyjne są podatne na działanie tzw. czynnika ludzkiego. Tworzenie matryc w Excelu wymaga wielu zakładek i formuł - co jest procesem wysoce podatnym na błędy.
- Łatwość obsługi - oprogramowanie powinno być przyjazne dla użytkownika i łatwo dostępne w całej organizacji tak, by móc skupić się na samej jego zawartości.
- Monitorowanie postępu - korzystając z oprogramowania masz możliwość monitorowania aktualnie posiadanych umiejętności, kompetencji i kwalifikacji oraz wygenerowania raportu.
- Zabezpieczenie dostępu - arkusze kalkulacyjne nie oferują opcji autoryzacji użytkowników.
W przypadku oprogramowania konieczne jest określenie rodzaju dostępu, roli czy akcji. Rozbudowana opcja uprawnień użytkowników jest dużą zaletą. - Planowanie rozwoju - ważną rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw odgrywają spersonalizowane plany rozwoju zawodowego (PDP). Zaprojektowanie i prowadzenie takiego planu wymaga przygotowania zwięzłego przeglądu umiejętności i kompetencji każdego pracownika. Wadą Excela jest trudność w wygenerowaniu obrazu umiejętności dla całego zespołu. Uniemożliwia to identyfikację braków w umiejętnościach.
Zalety oprogramowania vs arkusz kalkulacyjny
Matryca Umiejętności przynosi korzyści nie tylko pracodawcom, ale i pracownikom. W prosty sposób wizualizuje poziom kompetencji każdej osoby w zakresie określonych umiejętności. Pomaga również firmom efektywnie wykorzystywać istniejące umiejętności poprzez redystrybucję talentów oraz planować przyszłą rekrutację. Zespoły są lepiej przygotowane do projektów, ponieważ są świadome dostępnych umiejętności. Zapewniają pracownikom lepszy wgląd w role, jakie pełnią w organizacji. Ponadto, otrzymują wyraźną informację dotyczącą oczekiwań i przygotowanych dla nich planów rozwojowych oraz możliwości rozwoju zawodowego.
Dzięki oprogramowaniu można efektywnie interpretować i wykorzystywać dane. Co więcej, informacje mogą być dostępne i aktualizowane szybko, łatwo i bezpośrednio w czasie rzeczywistym z poziomu hali produkcyjnej, ponieważ dane matryc można przechowywać zarówno na serwerze lokalnym, jak i w chmurze .
Matryce stanowią również środek do oceny skuteczności programów szkoleniowych. Można je stosować na poziomie zespołu lub działu. Pozwala to na tworzenie indywidualnych rozwiązań
w odpowiedzi na szeroki zakres wyzwań organizacyjnych.
Dlaczego warto zdecydować się na wdrożenie Matrycy?
Mimo, że arkusze Excel są użytecznym i niezwykle wszechstronnym narzędziem, nie są przeznaczone do tworzenia zaawansowanych matryc umiejętności. SkillBox to przykład rozwiązania, które pomoże lepiej zobrazować, zrozumieć i wykorzystać wiedzę o kapitale ludzkim. To niezawodne narzędzie, które umożliwia skalowanie danych w efektywny i przejrzysty sposób.
Nie podlega dyskusji wartość, jaką stanowi dla przedsiębiorstwa matryca umiejętności. Pytaniem pozostaje kwestia zaawansowania samego rozwiązania. By wyjść naprzeciw potrzebom i oczekiwaniom przedsiębiorstw np. produkcyjnych, SkillBox oferuje bezpłatną wersję DEMO Matrycy oraz bezpłatny arkusz Excel z Matrycą Kompetencji. Ułatwi to przedsiębiorcom podjęcie decyzji o wyborze optymalnego rozwiązania: pozostaniu przy arkuszu kalkulacyjnym lub wdrożeniu bardziej zaawansowanego oprogramowania w zależności od indywidualnych potrzeb.
Z kodem HRBP202201 możesz wypróbować SkillBox za darmo przez 30 dni.
