Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp

11 czerwca 2019

Automatyzacja procesów w HR - jak zmniejszyć koszty i zwiększyć efektywność.

348

Automatyzacja w HR zaczyna wchodzić na zupełnie nowy poziom. O szczegóły zapytaliśmy pomysłodawcę innowacyjnego systemu dla HR - HRappka.pl, Pawła Niedziółkę, który od ponad 10 lat z sukcesami zarządza zespołami tworzącymi pionierskie rozwiązania technologiczne

Zmieniający się w Polsce rynek pracy, spadająca stopa bezrobocia oraz wzrost zatrudniania cudzoziemców sprawiły, że rynek HR dynamicznie ewoluował na przestrzeni ostatnich lat​. ​Wraz ze wzrostem ilości nowych miejsc pracy, wzrośnie również i​lość dokumentów przetwarzanych przez przedsiębiorstwa, takich jak CV, umowy, kwestionariusze czy dokumenty legalizujące pracę i pobyt cudzoziemców w Polsce. Stawia to przed działami HR oraz agencjami pracy coraz to nowe wyzwania, którym należy sprostać, aby firma działała zgodnie z prawem.
W obliczu potrzeby przetwarzania stosów dokumentacji, firmy wdrażają rozwiązania informatyczne, mające na celu zebranie i selektywne udostępnianie informacji. Działy rekrutacji chętnie sięgają po systemy klasy ATS (ang. Applicant Tracking System), umożliwiające zarządzanie procesami rekrutacji oraz dokumentacją im towarzyszącą. Działy handlowe na co dzień planują i monitorują swoje działania za pośrednictwem systemów CRM (ang. Customer Relationship Management). Działy kadr i płac opierają swoje działania na systemach kadrowo-płacowych, wspierających w procesie zatrudnienia pracownika, naliczania wynagrodzeń oraz obsłudze księgowej.
Oprogramowanie bezdyskusyjnie usprawnia pracę, ale korzystając z wielu rozwiązań informatycznych w ramach jednej organizacji, firma naraża się na ryzyko powstawania luk w trakcie wymiany informacji.

Luki informacyjne a efektywność zespołu

Według ekspertów, luki informacyjne wymagają zaplanowania czynności, mających na celu pozyskiwanie danych, które w szybki sposób uzupełnią istniejące braki. W związku z tym lepiej im zapobiegać, niż później angażować dodatkowe zasoby w nadprogramowe czynności, pozwalające na wykrycie i wypełnienie zdiagnozowanej luki. ​Przykładów miejsc występowania luk może być wiele, niedociągnięcia w informowaniu mogą pojawić się na każdym etapie procesów przedsiębiorstwa. Przykładem może być chociażby ręczne wprowadzanie tych samych danych najpierw do systemu ATS, a następnie przenoszenie ich do systemu kadrowo-płacowego podczas zatrudniania kandydata do pracy - może to generować pomyłki, których ręczna weryfikacja zabiera czas, powoduje spadek efektywności całego przedsiębiorstwa i nie daje pełnego obrazu pracownika. W trakcie tak prostej czynności bardzo łatwo o popełnienie błędu – z doświadczeń firm z branży HR wynika, że najczęściej błędy pojawiają się w trakcie uzupełniania danych osobowych kandydata lub pracownika, ​m.in. przy wpisywaniu zagranicznych imion, nazwisk czy adresów. Z pomocą przychodzą rozwiązania IT, które są wyposażone w mechanizm OCR (ang. Optical Character Recognition), umożliwiający uzupełnienie danych kandydata poprzez zeskanowanie ​np. jego paszportu i odczytanie danych podatnych na błąd. Innym przykładem powodującym lukę informacyjną może być niedokładne przekazanie informacji o wakacie w pionie organizacyjnym lub zwiększeniu zapotrzebowania od kontrahenta (w firmie outsourcingowej), które również generuje straty. Im większa organizacja, tym większym wyzwaniem staje się obieg dokumentacji pracowniczej pomiędzy działami. Wdrożenie systemu IT w organizacji to korzyść nie tylko dla firmy, ale i dla kandydatów uczestniczących w procesach rekrutacyjnych przedsiębiorstwa. Dzięki sprawnemu modułowi ATS, kandydat będzie na bieżąco informowany o procesie przebiegu rekrutacji. Po zakończeniu rekrutacji, przed firmą stają nowe wyzwania. Jeżeli dział rekrutacji nie zadba o właściwe przekazanie dokumentacji kandydata niezbędnej do rozpoczęcia procesu zatrudnienia, ponownie generuje to opóźnienia, a co za tym idzie - straty. ​Ryzyko pojawienia się luk informacyjnych zwiększa się w każdej sytuacji, w której informacja musi być przekazana między działami firmy. Wdrożenie​ odpowiedniego narzędzia, które usprawni procesy zarówno wewnątrz działów, jak i przekazywania informacji na zewnątrz, wydaje się nieodzownym elementem budowania strategii firmy.

Rozwiązanie? Wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego w dziale HR. “Receptą na usprawnienie przepływu pracy i eliminację luk informacyjnych jest

wdrożenie dopasowanego systemu” - mówi Paweł Niedziółka, twórca systemu HRappka. W myśl tej idei powstało rozwiązanie, łączące wszystkie główne procesy przedsiębiorstwa w jednym miejscu. HRappka umożliwia użytkownikom systemu realizację ich codziennych zadań w sposób prosty i funkcjonalny, a osobom zarządzającym daje pełny obraz z działań ich zespołów.
Wzrost rynku pracy w Polsce sprawił, że wzrosło zapotrzebowanie na narzędzia HR a jak twierdzi Paweł Niedziółka, zintegrowane podejście do procesów w działach HR jest spore i stale rośnie: “Zgłasza się do nas coraz więcej firm, które mają problem z czasochłonnymi formalnościami dotyczącymi rekrutacji i zatrudnienia. Mimo, że posiadają już sy...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy