Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp

11 czerwca 2019

Automatyzacja procesów w HR - jak zmniejszyć koszty i zwiększyć efektywność.

0 148

Automatyzacja w HR zaczyna wchodzić na zupełnie nowy poziom. O szczegóły zapytaliśmy pomysłodawcę innowacyjnego systemu dla HR - HRappka.pl, Pawła Niedziółkę, który od ponad 10 lat z sukcesami zarządza zespołami tworzącymi pionierskie rozwiązania technologiczne

Zmieniający się w Polsce rynek pracy, spadająca stopa bezrobocia oraz wzrost zatrudniania cudzoziemców sprawiły, że rynek HR dynamicznie ewoluował na przestrzeni ostatnich lat​. ​Wraz ze wzrostem ilości nowych miejsc pracy, wzrośnie również i​lość dokumentów przetwarzanych przez przedsiębiorstwa, takich jak CV, umowy, kwestionariusze czy dokumenty legalizujące pracę i pobyt cudzoziemców w Polsce. Stawia to przed działami HR oraz agencjami pracy coraz to nowe wyzwania, którym należy sprostać, aby firma działała zgodnie z prawem.
W obliczu potrzeby przetwarzania stosów dokumentacji, firmy wdrażają rozwiązania informatyczne, mające na celu zebranie i selektywne udostępnianie informacji. Działy rekrutacji chętnie sięgają po systemy klasy ATS (ang. Applicant Tracking System), umożliwiające zarządzanie procesami rekrutacji oraz dokumentacją im towarzyszącą. Działy handlowe na co dzień planują i monitorują swoje działania za pośrednictwem systemów CRM (ang. Customer Relationship Management). Działy kadr i płac opierają swoje działania na systemach kadrowo-płacowych, wspierających w procesie zatrudnienia pracownika, naliczania wynagrodzeń oraz obsłudze księgowej.
Oprogramowanie bezdyskusyjnie usprawnia pracę, ale korzystając z wielu rozwiązań informatycznych w ramach jednej organizacji, firma naraża się na ryzyko powstawania luk w trakcie wymiany informacji.

Luki informacyjne a efektywność zespołu

Według ekspertów, luki informacyjne wymagają zaplanowania czynności, mających na celu pozyskiwanie danych, które w szybki sposób uzupełnią istniejące braki. W związku z tym lepiej im zapobiegać, niż później angażować dodatkowe zasoby w nadprogramowe czynności, pozwalające na wykrycie i wypełnienie zdiagnozowanej luki. ​Przykładów miejsc występowania luk może być wiele, niedociągnięcia w informowaniu mogą pojawić się na każdym etapie procesów przedsiębiorstwa. Przykładem może być chociażby ręczne wprowadzanie tych samych danych najpierw do systemu ATS, a następnie przenoszenie ich do systemu kadrowo-płacowego podczas zatrudniania kandydata do pracy - może to generować pomyłki, których ręczna weryfikacja zabiera czas, powoduje spadek efektywności całego przedsiębiorstwa i nie daje pełnego obrazu pracownika. W trakcie tak prostej czynności bardzo łatwo o popełnienie błędu – z doświadczeń firm z branży HR wynika, że najczęściej błędy pojawiają się w trakcie uzupełniania danych osobowych kandydata lub pracownika, ​m.in. przy wpisywaniu zagranicznych imion, nazwisk czy adresów. Z pomocą przychodzą rozwiązania IT, które są wyposażone w mechanizm OCR (ang. Optical Character Recognition), umożliwiający uzupełnienie danych kandydata poprzez zeskanowanie ​np. jego paszportu i odczytanie danych podatnych na błąd. Innym przykładem powodującym lukę informacyjną może być niedokładne przekazanie informacji o wakacie w pionie organizacyjnym lub zwiększeniu zapotrzebowania od kontrahenta (w firmie outsourcingowej), które również generuje straty. Im większa organizacja, tym większym wyzwaniem staje się obieg dokumentacji pracowniczej pomiędzy działami. Wdrożenie systemu IT w organizacji to korzyść nie tylko dla firmy, ale i dla kandydatów uczestniczących w procesach rekrutacyjnych przedsiębiorstwa. Dzięki sprawnemu modułowi ATS, kandydat będzie na bieżąco informowany o procesie przebiegu rekrutacji. Po zakończeniu rekrutacji, przed firmą stają nowe wyzwania. Jeżeli dział rekrutacji nie zadba o właściwe przekazanie dokumentacji kandydata niezbędnej do rozpoczęcia procesu zatrudnienia, ponownie generuje to opóźnienia, a co za tym idzie - straty. ​Ryzyko pojawienia się luk informacyjnych zwiększa się w każdej sytuacji, w której informacja musi być przekazana między działami firmy. Wdrożenie​ odpowiedniego narzędzia, które usprawni procesy zarówno wewnątrz działów, jak i przekazywania informacji na zewnątrz, wydaje się nieodzownym elementem budowania strategii firmy.

Rozwiązanie? Wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego w dziale HR. “Receptą na usprawnienie przepływu pracy i eliminację luk informacyjnych jest

wdrożenie dopasowanego systemu” - mówi Paweł Niedziółka, twórca systemu HRappka. W myśl tej idei powstało rozwiązanie, łączące wszystkie główne procesy przedsiębiorstwa w jednym miejscu. HRappka umożliwia użytkownikom systemu realizację ich codziennych zadań w sposób prosty i funkcjonalny, a osobom zarządzającym daje pełny obraz z działań ich zespołów.
Wzrost rynku pracy w Polsce sprawił, że wzrosło zapotrzebowanie na narzędzia HR a jak twierdzi Paweł Niedziółka, zintegrowane podejście do procesów w działach HR jest spore i stale rośnie: “Zgłasza się do nas coraz więcej firm, które mają problem z czasochłonnymi formalnościami dotyczącymi rekrutacji i zatrudnienia. Mimo, że posiadają już systemy informatyczne, automatyzujące poszczególne procesy to ​nadal poszukują alternatywnych rozwiązań, które w jednym miejscu połączą kluczowe dla nich funkcjonalności” - podkreśla.
Podczas wybierania odpowiedniego systemu informatycznego dla działu HR warto zwrócić uwagę na indywidualne potrzeby firmy - nie tylko automatyzację rekrutacji, ale również procesy zatrudnienia m.in. wystawianie umów, legalizację zatrudnienia cudzoziemców, delegowanie pracowników, e-dokumentację, rozliczenia, generowanie faktur, eksporty płatności. Pomaga to uniknąć błędów oraz znacznie usprawnia proces zarówno rekrutacji, jak i kompleksową obsługę osób zatrudnionych.
Dariusz Jabłoński, jako jedna z osób odpowiedzialnych za wdrażanie systemu HRappka w działach HR opowiada, że kluczowym czynnikiem jest możliwość dopasowania systemu nie tylko do potrzeb, ale również do obecnego przepływu pracy w firmie: “Każde wdrożenie systemu to spotkanie z ludźmi. Z ich stylem pracy, przyzwyczajeniami, doświadczeniami, dlatego dobre wdrożenie to takie, które pozwala użytkownikowi odnaleźć się w nowym systemie, a dobry system to taki, który nie ogranicza użytkownika, ale daje mu nowe możliwości, które przyczynią się do poprawy efektywności jego pracy, czyli HRappka”.

Przyszłość działów HR

Kompleksowe podejście do procesów w firmie oraz wykorzystanie w tym celu sztucznej inteligencji jest bliską przyszłością, z którą będą musiały się zmierzyć wszystkie działy, nie tylko HR. Na stronie ​//willrobotstakemyjob.com​, która zawiera algorytm estymujący przejęcie konkretnych zawodów przez roboty pokazuje, że istnieje aż 90% szans, że praca asystentów ds. zasobów ludzkich zostanie przejęta przez roboty, które potrafią generować dokumenty w kilka sekund. Nie dotyczy to jednak osób na wyższych stanowiskach, m.in managerów HR, którzy zawsze będą potrzebni, aby koordynować pracę zarówno ludzi, jak i robotów. Jak opowiada Paweł Niedziółka “Przejęcie wielu zadań przez roboty nie powinno nas już zadziwiać. Sztuczna inteligencja zastosowana w systemie HRappka w procesie rekrutacji pozwoliła na automatyczne tworzenie uzupełnionych profili kandydatów na podstawie CV, a w procesie legalizacji zatrudnienia - na tworzenie profilu kandydata oraz automatyczne wygenerowanie oświadczenia, czy zezwolenia na pracę na podstawie skanu paszportu. Jest to znaczne usprawnienie, ponieważ czas legalizacji zatrudnienia cudzoziemca od otrzymania skanu wizy do wystawienia potrzebnych oświadczeń został zredukowany z ok. godziny pracy, do zaledwie paru minut i kilku kliknięć. Dzięki temu efektywność pracowników znacznie wzrosła,a co za tym idzie, wzrosła efektywność działów legalizacji. Cały zespół HRappki pracuje nad tym, aby nasze rozwiązania były innowacyjne i wymagały jak najmniejszej ingerencji człowieka w procesy HR - dążymy do tego, aby człowiek jedynie sprawdzał ich poprawność oraz dokonywał wyborów na podstawie propozycji naszego algorytmu.”

Weź udział w rewolucji!

Dla czytelników HR Business Partner przygotowaliśmy specjalny kod zniżkowy, który uprawnia do korzystania z systemu HRappka przez 3 miesiące bez opłat - przy rejestracji na www.hrappka.pl należy wpisać kod HRBP.
Jeżeli myślisz nad automatyzacją działu HR w Twojej firmie lub zastanawiasz się, czy Twoja firma tego potrzebuje - napisz do nas maila na kontakt@hrappka.pl -wspólnie opracujemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!
Co więcej, 31 maja można nas spotkać na Kongresie Nowoczesnego HR w Warszawie, na który serdecznie zapraszamy.

 

Literatura:

  1. Gryciak K.,2019, “Rynek HRM – podsumowanie roku 2018, wyzwania na 2019”, online: ​//hrstandard.pl/2019/02/21/rynek-hrm/​[dostęp: 15.05.2019]
  2. E. Dymarek, B. Skołud, 2011, “Wpływ selekcji informacji na lukę informacyjną w projekcie”, online: //www.woiz.polsl.pl/znwoiz/z59/E.%20Dymarek,%20B.%20Sko%B3ud.pdf​[dostęp: 15.05.2019]

Przypisy