Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp

29 września 2020

NR 18 (Październik 2020)

Akademia Wewnętrznego Trenera
Jak dbać o transfer wiedzy, korzystając z potencjału pracowników? Na przykładzie dobrych praktyk Arjo

36

W każdej firmie funkcjonują takie wyrażenia i skróty, których znaczenie potrafią wyjaśnić wyłącznie jej pracownicy. Dlatego, chcąc bliżej poznać język Arjo, warto m.in. wiedzieć, że na obszarze PPT powstają łóżka medyczne, IPC to dział odpowiedzialny za produkcję mankietów wykorzystywanych do profilaktyki zakrzepicy, a liftami nazywamy urządzenia do podnoszenia pacjentów. Wewnętrzna nomenklatura nie służy oczywiście wyłącznie opisywaniu rzeczywistości produkcyjnej. Choć mogłabym mnożyć podobne przykłady z obszaru administracji, dzisiaj skupię się na jednym z nich. W tym roku w Arjo szczególnie ważnym skrótowcem stała się AWT, czyli Akademia Wewnętrznego Trenera. 

Idea zdobywania wiedzy i dzielenia się nią była nam bliska od zawsze. Stanowi ona m.in. podstawę relacji stażystów i młodszych specjalistów z ich bardziej doświadczonymi kolegami, pomaga spojrzeć na to samo zagadnienie z wielu perspektyw, a interdyscyplinarnym zespołom pozwala osiągnąć wspólne sukcesy. Arjo składa się z siedmiu głównych działów: inżynierii i produkcji, zakupów, jakości, personalnego, finansowego, rozwoju produktu oraz zarządzania łańcuchem dostaw. Choć poznanie tego podziału i obowiązków w poszczególnych strukturach jest kluczowe dla zrozumienia działania firmy, to gdy mówimy o dążeniu do wspólnego celu i osiąganiu satysfakcjonujących rezultatów – liczy się przede wszystkim, jak szybko transferujemy wiedzę z jednego obszaru do drugiego.

POLECAMY

Arjo jest firmą o skandynawskiej kulturze, co przekłada się na partnerski model współpracy. 

To znacznie ułatwia wcielanie w życie idei dzielenia się wiedzą. Mamy świadomość, że w firmie zatrudniającej ponad 200 osób w administracji (a około 450 na produkcji) zgromadziliśmy ogrom wiedzy specjalistycznej oraz produkcyjnego know-how. Zależało nam jednak na stworzeniu projektu, który byłby czymś więcej niż przestrzenią do wzbogacenia się w ekspercką wiedzę z obszaru, w którym pracujemy na co dzień. Zdecydowanie tym, czego potrzebowaliśmy równie mocno, były szkolenia z umiejętności miękkich. 

Odpowiedzią na te oczekiwania jest Akademia Wewnętrznego Trenera, której trzema głównymi celami są:

  • dzielenie się specjalistyczną wiedzą,
  • budowanie większej świadomości produktowej,
  • rozwój umiejętności miękkich.

Od początku wiedzieliśmy, że pierwsza edycja projektu będzie miała formę próbnego egzemplarza. Myśląc po inżyniersku, wierzyliśmy, że jeżeli uda nam się zbudować działający prototyp, będziemy mogli przystąpić do budowy finalnego projektu. 

Rekrutacji trenerów nie było 

Zdecydowaliśmy, że Akademia będzie otwarta dla wszystkich pracowników, którzy chcieliby spróbować swoich sił na sali szkoleniowej. W rolę trenerów nie wcielili się wyłącznie eksperci czy starsi specjaliści o długoletnim stażu zawodowym. Zależało nam, żeby dać szansę wszystkim, niezależnie od ich umiejscowienia w strukturze, doświadczenia w Arjo czy umiejętności prezentacji. Oficjalnej rekrutacji nie było, a zgłaszać mógł się każdy, kto miał pomysł na szkolenie. 

Co motywowało naszych pracowników do wzięcia udziału w projekcie?

Anna Osiecka, inżynier jakości projektu w dziale R&D mówi: „Uważam, że dzielenie się swoją wiedzą z innymi to ogromna zaleta i super sprawa. Można się sprawdzić w niecodziennej roli i mieć małą odskocznię od «zwykłych» zadań”. Z kolei Kuba Jokś, na co dzień inżynier produktu w dziale łóżek medycznych, zaznacza: „Szkolenia produktowe prowadziłem już wcześniej – dla swojego zespołu. Z każdym nowym szkoleniem produktowym otrzymywałem coraz więcej powiadomień, że ktoś komuś przesłał zaproszenie dalej. Był to dla mnie taki sygnał, że inni też są chyba zainteresowani, jak «to» naprawdę działa. Z początku pojawiali się pracownicy typowo związani z moim obszarem produktowym, następnie liczba osób niezwiązanych z produktem stale rosła, więc w głowie pojawiła się myśl wyjścia do szerszej grupy pracowników administracyjnych”.  

Nam zależało przede wszystkim na tym, żeby dać naszym trenerom wewnętrznym jak najwięcej przestrzeni do działania – od proponowania tematów, poprzez sugerowanie formuły aż po realizację spotkania według swojego pomysłu. Mieliśmy świadomość, że takie podejście niesie za sobą ryzyko i byliśmy na nie gotowi. Kiedy w lutym po raz pierwszy informowaliśmy o zapisach na spotkania w ramach Akademii Wewnętrznego Trenera, na liście widniało 22 propozycji szkoleniowych. Wtedy jeszcze nie wiedzieliśmy, że ta liczba ulegnie zmianie. 

Portfolio szkoleniowe

Gdybym miała wskazać na największą zaletę Akademii Wewnętrznego Trenera, odpowiedziałabym, że są nią szkolenia szyte na miarę. Ponieważ projekt działa w myśl zasady: od pracowników dla pracowników, oznacza to, że wszyscy zgromadzeni na sali uczestnicy funkcjonują w świecie tych samych procedur, znają procesy obecne w fabryce, opisują rzeczywistość tym samym językiem i borykają się z wyzwaniami, które niekiedy działają niczym system naczyń połączonych. Równie ważnym, ale jednak ubocznym efektem szkoleń wewnętrznych jest integracja. W spotkaniach biorą udział osoby z różnych działów, czasami niewspółpracujące ze sobą na co dzień. Pozwala to im lepiej się poznać i zrozumieć specyfikę wykonywanej przez nich pracy. Krótko mówiąc – nawiązać relację. 

Jak już wspominałam, Akademia powstała po to, żebyśmy mogli w Arjo dzielić się specjalistyczną wiedzą, budować większą świadomość produktową oraz rozwijać umiejętności miękkie. W oparciu o te cele powstała oferta szkoleniowa. 

Zatem, do szkoleń realizujących cel dzielenia się specjalistyczną wiedzą należy zaliczyć m.in.: „SPC – statystyczna kontrola procesu”, „Zrozumieć kompatybilność elektromagnetyczną”, „Tworzywa sztuczne”, „Medyczne urządzenia i systemy elektryczne. Wymagania ogólne na bazie edycji 3.1 Normy Generalnej IEC 60601-1”, „Szkolenie z Excela”, „Microsoft Power BI – wprowadzenie”. 

Z kolei szkolenia budujące świadomość produktową to: „Szkolenie produktowe – Beds”, „Szkolenie produktowe – Patient handling”, „Szkolenie produktowe – Flushers disinfectors”, „Szkolenie produktowe – Hygiene”, a także „Jak sprzęty Arjo pomagają personelowi i pacjentom” powstałe w porozumieniu z naszym warszawskim oddziałem sprzedaży i serwisu. 

Ostatnią grupą szkoleń są spotkania, których celem jest rozwój umiejętności miękkich. Znajdziemy wśród nich: „Kulturę feedbacku”, „Uważaj, bo Cię usłyszą – warsztat efektywnej komunikacji”, „Design Thinking”, „Emocje w pracy i radzenie sobie ze stresem”, „Jak pracować w grupie projektowej” czy „Model biznesowy TY”. 

Akademia Wewnętrznego Trenera to zdecydowanie żywy organizm, który ewoluuje z kwartału na kwartał. Wraz z jego rozwojem otrzymywaliśmy od naszych pracowników pomysły na nowe szkolenia, które chcieliby przeprowadzić. Tym sposobem nasza oferta wzbogaciła się ostatnio o spotkanie „Rysunek techniczny dla początkujących” oraz awareness „Tips&tricks w MS Teams”, który jest odpowiedzą na odejście w Arjo od Skype’a. To pokazuje, że Akademia stała się narzędziem, za pomocą którego możemy reagować na zmiany w firmie. 

Covidowe realia 

Na pewno znacie to uczucie, kiedy zamykacie ważny dla Was etap projektu. Macie ustalony harmonogram działania, sukcesywnie spływają zaakceptowane w kalendarzu zaproszenia, a Waszym zadaniem jest już wyłącznie przysłowiowe dopinanie wszystkiego na ostatni guzik. W przypadku naszej Akademii było podobnie… przez niecały miesiąc. Jak wiele innych firm na świecie, my także musieliśmy przeorganizować nasz styl pracy i na nowo odnaleźć się w covidowej rzeczywistości. Czuliśmy, że jest to lekcja, a właściwie przyśpieszony i intensywny kurs z agilowego reagowania na pojawiające się zmiany. Choć praca w trybie zdalnym nie była dla nas nowością, przeniesienie wszystkich aktywności w wirtualny świat, bez możliwości spotkania się, stanowiło dla nas na początku wyzwanie. 

Szkolenia, które oferujemy w ramach Akademii, w dużym stopniu angażują uczestników. W programach niektórych spotkań była przewidziana praca ze sprzętem, który produkujemy, dlatego ważna była możliwość dotknięcia poszczególnych komponentów i zapoznania się z nimi. Inne z kolei były szkoleniami manualnymi, odbywającymi się w pracowni działu R&D. Dlatego na początku marca zapadła decyzja o przełożeniu wszystkich spotkań na późniejszy termin, uzależniony od rozwoju pandemii. Pod koniec kwietnia, mimo wciąż trwającej możliwości pracy zdalnej, w firmie zaczęło pojawiać się coraz więcej pracowników. Sytuacja normalizowała się, a my nauczyliśmy się funkcjonować w nowych warunkach. Dlatego na początku maja odbyło się pierwsze szkolenie z uwzględnieniem zalecanych środków ochrony indywidualnej i grupowej. Stoły, które służyły jako stanowiska do pracy indywidualnej, zostały od siebie oddzielone o 2 metry, tak samo jak krzesła w kręgu dyskusyjnym. Przed wejściem umieściliśmy dozownik z płynem dezynfekującym, każdemu pracownikowi zapewniliśmy indywidualne materiały szkoleniowe oraz zminimalizowaliśmy ilość interakcji między uczestnikami. Niestety, nie wszystkie spotkania mogły się odbyć w takiej formule. Na późniejszy termin zdecydowaliśmy się przełożyć m.in. „Design Thinking”, którego ideą było grupowe prototypowanie nowych rozwiązań w warsztacie działu R&D. Wiedzieliśmy, że podczas tego spotkania niemożliwe będzie zachowanie bezpiecznych odległości, a każdorazowa dezynfekcja sprzętu wpłynęłaby znacząco na dynamikę procesu. 

Zdj. 1. Szkolenie w nowych realiach
Źródło: Materiały wewnętrzne Arjo

Choć nie jesteśmy w stanie dzisiaj stwierdzić, co przyniesie pandemiczna jesień, to wiem, że test z szybkiego reagowania na zmiany zdaliśmy na ocenę bardzo dobrą. Zdecydowanie szkolenia z tej tematyki już nie potrzebujemy. 

Rozwój w myśl design thinking

Kiedy tworzyliśmy Akademię Wewnętrznego Trenera, wiedzieliśmy, co, po co i dla kogo tworzymy. Odpowiedź na pytanie „jak?” znaleźliśmy wraz z naszymi trenerami wewnętrznymi. W procesie design thinkingu kluczowym etapem jest testowanie wymyślonego produktu lub usługi, kiedy wsłuchując się w opinię publiki, zbiera się informacje służące rozwijaniu i ulepszeniu pomysłu. W naszym przypadku taką kartą do feedbacku była krótka ankieta uzupełniana przez uczestników zaraz po spotkaniu. Zawierała ona punkty takie, jak: ocena sposobu przekazania wiedzy, jak sposób wykorzystania zdobytej wiedzy w pracy oraz mocne i słabe strony szkolenia.

Myślę, że ten moment spotkań w ramach Akademii był naprawdę istotny, ponieważ trener, który poświęcił swój czas na podzielenie się wiedzą z innymi, otrzymywał od nich informacje zwrotne pozwalające mu doskonalić się w tej roli. Jak zauważa Kinga Pluta, inżynier produktu: „Na szkoleniach istnieje coś takiego jak «wzajemność oddziaływań» – Ty uczysz się ode mnie, ja uczę się od Ciebie”. 

To doskonały przykł...

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy