Choć o zmianach w Kodeksie pracy było głośno już od miesięcy, to eksperci uważają, że należy je określić raczej jako ewolucję. - Od dłuższego czasu obserwujemy zmianę podejścia do pracy w biurze. czy choćby do zachowania równowagi między życiem prywatnym i zawodowym, zwłaszcza wśród pracowników z generacji Z, czyli urodzonych po 1995 roku. Praca zdalna pojawiła się w większości przedsiębiorstw na szerszą skalę już na początku pandemii w 2020 roku i została z nami do dzisiaj. Z kolei nowe rodzaje urlopów, również wprowadzane przez nowelizację, to podążanie za trendem dbania o tzw. work-life-balance. Żadna ze zmian nie jest więc rewolucją na miarę choćby zeszłorocznego Polskiego Ładu i modyfikacji sposobu naliczania wynagrodzeń – zauważa Katarzyna Bibrzycka-Curzydło, konsultantka systemów ERP ds. kadrowo-płacowych w Comarch.
REKLAMA
Uregulowanie pracy zdalnej
Od 3 lat w odniesieniu do pracy zdalnej, która stała się codziennością dla wielu pracowników i firm, obowiązywały prawa tymczasowe, zgodnie z którymi pracodawca mógł polecić pracownikowi wykonywanie przez określony czas pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Teraz udało się zdefiniować pracę zdalną jako pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Można zatem powiedzieć, że praca zdalna może obowiązywać zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i w formie popularnej w wielu firmach pracy hybrydowej (np. 2 dni z biura, 3 dni zdalnie) lub w formie okazjonalnej. Z tej ostatniej pracownik będzie mógł skorzystać w wymiarze 24 dni w skali roku i tu pracodawca nie będzie miał obowiązku zwracania mu kosztów związanych z energią elektryczną czy Internetem.
Ta ostatnia kwestia wzbudza prawdopodobnie najwięcej zainteresowania. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca ma obowiązek częściowego zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika korzystającego z home office w formie stałej lub częściowej (hybrydowej), jednak ustawodawca nie wprowadził tu konkretnego wzoru pomocnego w wyliczeniu wartości takiego zwrotu.
Ważną kwestią, która może zastanawiać wielu pracowników, to czy pracodawca może odmówić pracownikowi możliwości pracy na home office? W świetle przepisów pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną od: pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko/dzieci poniżej 4. roku życia oraz pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny czy inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Trzeba jednak wiedzieć, że są dwie sytuacje, gdy pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku.
Po pierwsze, gdy zdalne wykonywanie obowiązków nie jest możliwe w ramach danej organizacji pracy. Po drugie, gdy nie pozwala na to rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
Zarządzanie pracą zdalną warto zlecić rozwiązaniom IT, które nie tylko zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami, ale pozwalają automatyzować niektóre czynności, tak, by nie angażować nadmiernie zarówno pracowników działów kadrowych jak i pracowników całej organizacji. System Comarch ERP Optima jest wyposażony m.in. w nową, standardową strefę czasu pracy „Czas pracy wykonywanej zdalnie okazjonalnie”, czy w narzędzie kontroli pracy zdalnej oparte na parametrze konfiguracji, który domyślnie ma wartość ustawioną przez ustawodawcę. W systemie dostępny jest również wydruk wniosku o wykonywanie okazjonalnie pracy zdalnej. Dzięki takim ułatwieniom obsługa nowych obowiązków jest szybka i intuicyjna. Również w zakresie wypłaty ekwiwalentu i ryczałtu za pracę zdalną udostępniono dodatki kwotowe, nieopodatkowane i nieoskładkowane wpływające na kwotę wypłaty pracowników. Dodatki te Użytkownik powinien dostosować do własnych potrzeb w zakresie ich definicji – kwoty oraz ewentualnego opodatkowania/oskładkowania.
Nowe rodzaje urlopów
Praca zdalna to jednak nie jedyne, co się zmieniło w Kodeksie pracy. Które zmiany wpłyną na obsługę systemów kadrowo-płacowych? - Kolejne zmiany dotyczą urlopów pracowniczych – zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej w wymiarze 2 dni lub 16 godzin, urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni, zmiany dotyczące urlopów związanych z rodzicielstwem, tj. urlop rodzicielski w wymiarze 9 tygodni dla drugiego rodzica, czy np. przerwy w pracy, gdy jej dobowy wymiar przekracza 9 godzin – tłumaczy Katarzyna Bibrzycka-Curzydło. Nowe rodzaje nieobecności zostały już udostępnione w systemie Comarch ERP Optima w formie automatycznej aktualizacji.
Kontrola trzeźwości pracowników
Warto też wspomnieć o możliwości przeprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników. W jakiej sytuacji pracodawca będzie mógł skorzystać z nowego zapisu? - Nietrzeźwość pracownika można sprawdzić w razie uzasadnionego podejrzenia, że stawił się do pracy pod wpływem alkoholu, pił alkohol w trakcie pracy lub jest pod wpływem substancji psychoaktywnych (narkotyków) – w ostatnim przypadku kontrolę przeprowadza policja. Pracodawca może również przeprowadzić samodzielną, prewencyjną kontrolę trzeźwości, nawet gdy pracownik nie wykazuje oznak bycia pod wpływem alkoholu czy narkotyków – taki rodzaj kontroli jest zależny od ustaleń wewnątrzzakładowych – wyjaśnia ekspertka Comarch.
Obsługa procesów kadrowo-płacowych w systemach Comarch ERP
Nowelizacja Kodeksu pracy to duże wyzwanie dla pracodawców. Dlatego tym istotniejsze jest, by firmy korzystały z oprogramowania, które wesprze je w obsłudze nowych obowiązków. Zalety wykorzystania rozwiązań kadrowo-płacowych, takich jak te oferowane w systemie Comarch ERP Optima szybko dostrzegą zarówno specjaliści, jaki pracownicy całej organizacji.
Jeden spójny moduł w systemie Comarch ERP Optima, który jest zintegrowany z aplikacjami Comarch HRM (co poszerza funkcjonalności w zakresie samoobsługi pracowniczej), Comarch TNA (elektroniczną ewidencją czasu pracy; ale także zapewnia możliwość współpracy z zewnętrznymi RCP), Comarch DMS (narzędzie do automatyzacji i digitalizacji procesów biznesowych) oraz aplikacją Comarch PPK wyróżnia to rozwiązanie na rynku.
Dowiedz się więcej o programach kadrowych: https://www.comarch.pl/erp/kadry-i-place/ i testuj za darmo!
