Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp

6 grudnia 2021

NR 25 (Listopad 2021)

Gdzie dziś powinno być biuro? Case study Tpay

0 576

Biuro, czyli siedziba firmy – to całkiem niedawno obowiązująca definicja miejsca pracy. W czasie pandemii przestrzenią, w której pracownicy realizowali zadania, stał się dom. Jak jest dzisiaj? Teraz biuro powinno być tam, gdzie pracownik. Na to wskazują badania i takie podejście reprezentuje Tpay.

Jak LinkedIn długi i szeroki, od wybuchu pandemii nie ma dnia, by ktoś nie dodał ankiety na temat modelu pracy w stylu: „Lepsze biuro, home office czy może hybryda?”. I wcale nie trzeba być HR-owcem czy największym np. hejterem biurowców, by trafić na takiego posta. 
Sposób, w jaki pracujemy, od czasu pojawienia się koronawirusa, nie tylko się zmienił – on cały czas ewoluuje. Początkowo pracownicy i pracodawcy opisywali trudności związane z długim przebywaniem w domu, dzieleniem często kilkudziesięciu metrów kwadratowych między biegające kilkuletnie dzieci, próbujące się uczyć nastolatki i współmałżonka, który akurat w tej samej chwili potrzebował ciszy, by odbyć calla. W nadgodzinach pracowało wówczas 45% badanych, a ponad 50% miało poczucie, że pracuje więcej niż przed pandemią (badanie Akademii Leona Koźmińskiego i Uniwersytetu SWPS, grudzień 2020–luty 2021).
Następnie pojawiła się fala publikacji wychwalających pracodawców, którzy szybko i zgrabnie zapewnili swoim ludziom godny home office – elastyczne godziny, sfinansowanie wygodnego krzesła itp. Można było wręcz odnieść wrażenie, że pandemia ujawniła jedną z naszych największych potrzeb – jeżeli stanowisko na to pozwala, chcemy popracować w domu, w dresie. Czy cały czas? Niekoniecznie. Kolejne badania opinii jasno wskazały na hybrydę, która w końcu stała się w pełni możliwa, bo złagodzone obostrzenia otworzyły drzwi do wielu biur. 
Aktualnie pracodawcy mają wybór. Jedni całkowicie powrócili do „starych nawyków” i chcą, by wszyscy pracownicy byli obecni w biurze (badanie Manpower z lipca 2021 r. pokazało, że aż 88% pracowników wróci do wykonywania zadań w siedzibie firmy). Drudzy skorzystali z okazji i, np. z powodu oszczędności, nie wrócili do wspólnej przestrzeni. Jeszcze inni postawili na dowolność, całkowicie oddając pracownikom decyzję, gdzie danego dnia będą pracować. 
 

POLECAMY

Zdj. 1. Widok na północną część Poznania z biura Tpay – 17. piętro Andersia Tower.
Źródło: Opracowanie własne

 

Zdj. 2. Po lewej: co-working, po prawej przestrzeń kuchenna, w oddali przejście do sekcji „pracy cichej”.
Źródło: Opracowanie własne


Ci ostatni – elastyczni praco- lub zleceniodawcy częściowo wpisują się w rosnący trend albo raczej system pracy zwany gig ekonomią. Wyróżnia go elastyczna forma zatrudniania i sposobu wykonywania pracy. Kowalska lub Kowalski pracują wówczas dla kilku firm, przy kilku projektach i na kilka sposób lub w jeden – ulubiony. Taką pełną dowolność, jak przewidują eksperci, w 2025 r. wybierze już co piąty pracownik.

Za, a nawet przeciw?

Otwarte podejście do formy zatrudnienia i miejsca wykonywania pracy zdaje się najlepiej spełniać aktualne oczekiwania pracowników i pracodawców. Oprócz gig ekonomii pojawiło się również pojęcie work-life blendingu, czyli takiego dopasowywania kawałków życia, by w danym momencie uzyskiwać najlepsze efekty. Amerykański coach Joshua Zerkel porównuje to do klocków – zamiast patrzeć na górę klocków i zamartwiać się, jak sobie z nią poradzić, lepiej wybierać z tej sterty tylko te elementy, które są aktualnie potrzebne. 

Dlaczego chcemy (lub powinniśmy) blendować, a nawet stawiać na gig ekonomię? 

Zdrowie psychiczne. Obie strony w związku z pandemią zaczęły częściej zwracać uwagę na swoje samopoczucie. O swoich pracowników, jak podaje badanie Manpower Group w lipcu 2021 r., 
martwił się prawie co czwarty pracodawca. Natomiast prawie połowa pracowników, badanych przez Candidate Pulse w trzecim kwartale 2021 r., dostrzegała u siebie zaburzoną harmonię work-life balance. Badani pracownicy zgłaszali także wyższy poziom stresu lub niepokoju (22%), utratę bądź przyrost wagi (20%), pogorszenie jakości snu (19%). 
Wydajność. Zbyt długa praca z domu wpłynęła na jakość wykonywanych zadań. W badaniu Manpower Group co piątego przedsiębiorcę martwiła jakość współpracy w zespołach zdalnych, spadek produktywności (18%), innowacyjności (2%) i kultury organizacyjnej (2%). Nie bez powodu dość szybko w internecie w miejsce „pandemii koronawirusa” zaczęło się pojawiać hasło „pandemia stresu”.
Pokolenia. Pracownicy mają różne warunki do pracy w domu, podobnie często bardzo różniące się od siebie oczekiwania wobec pracodawcy. Jeśli więc w zespole pracują specjaliści reprezentujący różne generacje, trzeba poszukać drogi, która pomaga spełniać oczekiwania większości z nich.
Świadomość. Ponad połowa respondentów Manpower Group uważa, że firmy powinny być bardziej elastyczne, tj. dawać możliwość wybrania najefektywniejszego systemu wykonywania zadań. Również ponad połowa pracowników badanych przez Ernst & Young zadeklarowała, że gotowa jest na zmianę pracy, jeśli obecny pracodawca nie pozostawi im możliwości wyboru tego, gdzie i kiedy będą pracować. Wygląda więc na to, że wielu pracowników wie, czego chce i co im służy – większości z nich pandemia umożliwiła przetestowanie kilku wariantów. 
Pracodawcom równie świadomym, co pracownikom, pozostaje więc oddać im głos, by dowiedzieć się, jakie dokładnie mają potrzeby, a następnie zebrać je w całość i zaadresować tak, by znalazły swoje odzwierciedlenie w codziennej pracy. Tak właśnie zrobił operator płatności Tpay.
 

Pokolenie X (urodzone przed 1983 r.): 

  • 20% gotowe jest cały czas pracować z domu,
  • 27% wybiera dwa dni poza biurem,
  • 17% oczekuje trzech dni pracy w biurze.

Millenialsi (urodzeni w latach 1984–1994):

  • 39% jest gotowych zrezygnować z biura lub zaglądać do niego tylko sporadycznie,
  • 22% najchętniej pracowałoby zdalnie przez dwa dni w tygodniu, a resztę w biurze,
  • 17% wybiera trzy dni pracy z domu, a jeden lub cztery odpowiednio 6% i 5%. 

Pokolenie Z (urodzone po 1995 r.):

  • 27% chętnie zostaje w domu przez cały tydzień pracy,
  • 27% wybiera dwa dni pracy zdalnej,
  • 21% zrezygnowałaby z biura na trzy dni w tygodniu.


Tpay daje przestrzeń

W kwietniu 2021 r. Tpay, którego właścicielem jest Krajowy Integrator Płatności SA, po 10 latach stacjonowania na kilku piętrach jednej z poznańskich kamienic, przeprowadził się na 17. piętro prawie najwyższego budynku w Poznaniu – Andersia Tower. 
To była duża zmiana dla firmy, mimo że przeprowadzka planowana była jeszcze przed wybuchem pandemii. Ale od początku: przed marcem 2020 r. około 50-osobowemu wówczas zespołowi Tpay zaczynało brakować przestrzeni – grupy pracowników miały swoje stałe biurka na różnych piętrach, więc podłogi dzieliły je dosłownie i w przenośni. Zdarzało się, że np. specjalistka z działu marketingu tygodniami nie widywała eksperta z administracji. Przyszła pandemia, która zespół Tpay, podobnie jak wiele firm w Polsce, w większości zatrzymała na home office. Był to dla marki początek bardzo intensywnego czasu, ponieważ znajduje się w samym centrum branży e-commerce, która w tym czasie zaczynała odnotowywać ogromne wzrosty. Operator płatności online musiał więc szybko odnaleźć się w nowej rzeczywistość – sprostać nowym wyzwaniom kształtowanym przez pandemię, zarówno wewnątrz firmy, jak i poza nią.
W trakcie szczytu pandemii i rozwoju e-commerce stale powiększający się zespół Tpay (dziś to blisko 100 osób na pokładzie) przystąpił do planowania nowej przestrzeni i przeprowadzki. Efekt to nowe biuro, które wyznacza trendy i pokazuje, jak można dawać pracownikom przestrzeń, jednocześnie zapewniając im komfort i spełniając indywidualne potrzeby. Jak dokładnie to osiągnięto?
Specjaliści Tpay, pracujący na różnych stanowiskach w działach o zróżnicowanych potrzebach, poprzez ankietę przekazali swoje oczekiwania i rekomendacje co do wystroju oraz funkcjonalności biura. Wyniki ankiety po pierwsze pokazały, że gdy tylko będzie można, spora część pracowników z Poznania chce wrócić do biura, a po drugie – mają co do jego wyposażania bardzo konkretne oczekiwania.
 

Zdj. 3. Duży stół projektowy w sekcji wydzielonej przez roślinność. Miejsce spotkań, dyskusji i wypracowywania nowych pomysłów.
Źródło: Opracowanie własne


Z widokiem na przyszłość

Biuro Tpay mieści się na 17. piętrze budynku stojącego w centrum miasta, oddalonego zaledwie 10 minut drogi pokonywanej spacerem od dworca PKP. Pierwsze, co uderza po wejściu do środka, to zapierający dech widok na panoramę Poznania. 
Powierzchnia siedziby została podzielona na kilka stref. Miejsce dla siebie znajdują tu zarówno specjaliści pracujący z poufnymi dokumentami, jak i eksperci prowadzący rozmowy handlowe czy kreatywne zespoły potrzebujące dużego stołu, flamastrów i mobilnej tablicy. Nie ma tu jednak ścian! Biuro zaprojektowano zgodnie z koncepcją Activity Based Working (ABW), co oznacza przestrzeń dopasowującą się do pracowników i gości Tpay, m.in. większość mebli jest mobilnych.
 


– Najbardziej lubię siedzieć przy oknie w strefie cichej, gdzie jest mniej „rozpraszaczy”, ale wciąż mogę integrować się z zespołem, nadrabiając bezpośredni kontakt z innymi. Gdy potrzebuję natchnienia lub skupienia nad odpowiedzią, zawieszam wzrok gdzieś na dalekiej panoramie Poznania i po chwili słowa same wpadają – opowiada Dariusz Ogrodnik, Senior Key Merchant Relations Specialist w Tpay.


Pracownicy Tpay nie mają stałych biurek – rezerwują stanowiska pracy poprzez aplikację Zonifero (podobnie dzieje się w przypadku salek do spotkań). Dzięki temu jednego dnia mogą siedzieć w strefie cichej, a następnego np. w coworkingowej. Dotychczasowe posiadanie własnego „kącika” zastąpiły szafki zamykane na klucz. Reszta wyposażenia biura również została bardzo świadomie dobrana – fotele obrotowe dopasowują się automatycznie do wagi użytkownika, a biurka z elektryczną regulacją wysokości umożliwiają komfortową pracę osobom o różnym wzroście.
Teraz w Tpay każdy może pracować w sposób kształtowany przez charakter wykonywanej przez siebie pracy, ale nie oznacza to przebywania w zamkniętym pokoju, co przy prawie 100-osobowym zespole zwykle powoduje, że pracownicy nigdy się nie widują albo wręcz nie znają. 
Co równie ważne, aktualny układ stref w biurze nie jest ostateczną wersją przestrzeni. Firma co pewien czas przeprowadza ponowną ankietę wśród pracowników, by w razie potrzeby wprowadzić zmiany odpowiadające aktualnym potrzebom zespołu. I drobne usprawnienia niebawem zostaną wprowadzone, zgodnie z wolą zespołów.

Przykład idzie z góry

Projektując biuro, Tpay wziął także pod uwagę fakt, że może za jego pomocą zwracać uwagę pracowników na kwestię ochrony środowiska. Między innymi ułatwia dojazd do pracy alternatywnymi środkami lokomocji, a firma Kinnarps, odpowiedzialna za projekt biura, postawiła w doborze wyposażenia na zrównoważony rozwój. Przykładowo, w biurze wykorzystano ścianki działowe opracowane zgodnie z rygorystycznymi wytycznymi, m.in. dotyczącymi ekologii, ponownego wykorzystywania i ergonomii. 
 


– Całkiem niedawno mówiło się, że praca w modelu całkowicie zdalnym lub mieszanym jest dość daleką wizją przyszłości. Dla nas, za sprawą odważnej decyzji CEO Pawła Działaka, przyszłość stała się teraźniejszością. Wybraliśmy najlepsze z możliwych rozwiązań, czyli zapytaliśmy zespół o to, jak chce pracować, i na podstawie jego opinii zdecydowaliśmy się przyjąć hybrydowy model pracy w najbardziej elastycznym wydaniu. Również w kwestii form współpracy nasi pracownicy mają wybór. Wszystko to możliwe jest dzięki zaufaniu, które budujemy od lat na linii pracownik – przełożony. To ono głównie wspiera profesjonalizm naszych specjalistów i ich poczucie współodpowiedzialności za rozwój firmy – mówi Katarzyna Szulc, Talent Acquisition Specialist w Tpay. 


„Biuro jest tam, gdzie Ty”

Otwartość Tpay na potrzeby zespołu wyraża się nie tylko w wyglądzie i funkcjonalności biura, także w modelu pracy i formie zatrudnienia. Jeśli pracownik przyjeżdża do biura, może wybrać miejsce, gdzie danego dnia będzie mu się pracowało najbardziej komfortowo. Ale może w ogóle nie przyjeżdżać do Andersii i pracować z domu, czyli wziąć tzw. home office. Część zespołu Tpay na stałe pracuje zdalnie, m.in. z powodu mieszkania w innych miejscowościach.
„Biuro jest tam, gdzie Ty” to hasło, jakie pojawiło się w Tpay niedługo po otwarciu biura. Obecne jest na kubkach, wielu pracownikom towarzyszy na co dzień, znajdując się także na naklejkach przylepionych do laptopów. Dla liderów i specjalistów HR to symbol jednego z największych dziś wyzwań – analizy dotyczącej tego, jak elastycznie odpowiadać na zmieniające się trendy i niezależne od nas czynniki, np. pandemię.Jedno w dzisiejszym świecie jest pewne – zmiana. Raz podjęta decyzja, dotycząca organizacji modelu pracy w danej firmie, nie oznacza wykucia zasad w kamieniu. Analiza, jak elastycznie odpowiadać na zmienne trendy i zaskoczenia, wywoływane przez globalne niezależne od nas czynniki, jakimi są pandemie, to jedno z najważniejszych wyzwań, stojących dziś przed liderami i zespołami HR.

Przypisy