Co łączy mapowanie procesów z ciągłym doskonaleniem i jakie korzyści ofertuje ten związek?

„Okazuje się, że szukanie dziury w całym może prowadzić do doskonałości.”

Jerzy Pilch, Miasto utrapienia

Przy rosnącej presji rynkowej, aby osiągnąć pożądane wyniki, trzeba wyprzedzać konkurencję i pozostać zwinnym. Wykorzystując metody ciągłego doskonalenia, takie jak mapowanie procesów organizacja może zdobyć przewagę nad rywalami, ucząc się jednocześnie, jak maksymalnie wykorzystać zasoby i wprowadzać trwałe usprawnienia.

Proces ciągłego doskonalenia to nic innego jak ciągły cykl PDCA, który rozpoczyna się od oceny aktualnej sytuacji firmy i porównania jej z oczekiwanym stanem docelowym.

Po zidentyfikowaniu rozbieżności można podjąć kroki w celu zlikwidowania luki. Opracowujemy mapę zmiany (Plan), wdrażamy Działania (Do), Kontrolujemy (Check) rezultaty i wprowadzamy do organizacji (Act) mechanizmy, które najlepiej się sprawdzają. Może to oznaczać wprowadzenie zmian w procesach, procedurach lub polityce firmy. Plan ten może też obejmować zmiany w strukturze organizacji, sposobie jej działania lub sposobie komunikowania się z pracownikami i klientami. Ważne jest, aby dostosować go do specyficznych potrzeb organizacji. Celem jest ciągłe doskonalenie, w taki sposób, aby firma mogła osiągnąć założone cele biznesowe realizując jednocześnie zobowiązania wobec klientów.

Mapowanie procesów biznesowych to narzędzie, które pozwala organizacjom ocenić stan ich działalności poprzez analizę stanu obecnego procesów. Tworząc wizualną reprezentację procesów biznesowych, organizacja może zidentyfikować nieefektywności i obszary wymagające poprawy. Mapa może również pomóc w określeniu, gdzie różne części organizacji oddziałują na siebie i gdzie mogą występować wąskie gardła.

Proces ciągłego doskonalenia z wykorzystaniem mapowania opiera się na 4 elementach. Po pierwsze pozwala ocenić czy nasze procesy są stabilne. Inaczej mówiąc czy są powtarzalne i generują stałą, powtarzalną wartość wyjściową. Jeśli proces jest stabilny (zredukowaliśmy straty, rozprężyliśmy wąskie gardła usprawniając przepływ) to wypracowane, działające praktyki ubieramy w standardy. Jest to etap drugi. Kolejny trzeci etap to zarządzanie wizualne procesem, tak abyśmy mieli informację płynąca wprost z procesu „czy wygrywamy, czy przegrywamy”, która ułatwi nam szybką reakcję w momencie pojawienia się problemu z przepływem i jego rozwiązanie poprzez eliminację przyczyny źródłowej. Czwarty element to kolejne doskonalenie – szukamy jeszcze lepszego sposobu na funkcjonowanie procesu. Jak to zrobić? Obserwując go i ponownie analizując.  Ten model pracy również opiera się na PDCA. Zmiany, które się nie sprawdzają można zmodyfikować lub całkowicie usunąć, a te, które się sprawdzają, można standaryzować, aby wprowadzić na stałe do procesu. Takie podejście zapewnia, że organizacje stale się doskonalą, a problemy są identyfikowane i rozwiązywane, zanim staną się zbyt duże. Dzięki regularnemu mapowaniu naszych procesów możemy monitorować ich efektywność i wydajność.

Proces ciągłego doskonalenia ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu każdej organizacji. Poprzez regularną ocenę sytuacji organizacji i porównanie tego wyniku z celami biznesowymi, organizacje mogą ustalić priorytety obszarów do poprawy i wdrożyć zmiany. Mapowanie procesów biznesowych jest jednym z kluczowych narzędzi w ciągłym doskonaleniu organizacji - poprzez analizę procesów możemy określić mocne i słabe strony oraz wprowadzić ukierunkowane zmiany w celu jej poprawy.

Do głównych korzyści z mapowania możemy zaliczyć:

1. Zrozumienie stanu obecnego firmy - Przedsiębiorstwo to zbiór procesów. Mapowanie pozwala zrozumieć ich wzajemne powiązania i zależności oraz uchwycić ich realny stan. Bez upiększeń. Tak jak jest? Dlaczego? Ponieważ mapując obligowany jesteś przejść przez badany proces w czasie jego funkcjonowania. A to jest emocjonująca i czasem bardzo zaskakująca podróż.
2. Poprawa skuteczności procesu — jedną z głównych zalet mapowania procesów biznesowych jest to, że może pomóc zidentyfikować obszary, w których obecne procesy można ulepszyć lub usprawnić. Wizualizacja procesów za pomocą mapowania może być w stanie zidentyfikować wąskie gardła lub niepotrzebne kroki, które można wyeliminować, aby zaoszczędzić czas i zasoby.
3. Standaryzacja procesów — Standaryzacja procesów pomaga zapewnić, że wszyscy zaangażowani w proces rozumieją jego „język” i wykonują te same kroki podczas wytwarzania produktu lub usługi. Mapowanie procesów biznesowych zapewnia sposób na standaryzację procesów w różnych działach, dzięki czemu wszyscy tak samo rozumieją swoją rolę i odpowiedzialność w procesie, oraz wykonują zadania według określonego standardu, jeśli chodzi o wytwarzanie towarów lub świadczenie usług dla klientów. Mapowanie pozwala zrozumieć jakie kompetencje powinni mieć pracownicy wykonujący określone zadania i weryfikuje ich stan obecny.
4. Identyfikacja problemów — kolejną zaletą mapowania procesów biznesowych jest to, że może pomóc w szybkiej i skutecznej identyfikacji problemów w organizacji. Tworząc mapy bieżących procesów, możesz wykryć wszelkie potencjalne problemy z aktualnym przebiegiem działań, co pozwala rozwiązać te problemy, zanim staną się poważnymi problemami.
5. Usprawnienie komunikacji — brak komunikacji między działami lub osobami w organizacji może prowadzić do popełniania błędów i opóźnień w dostarczaniu produktów/usług na czas. Jednak dzięki mapowaniu procesów biznesowych komunikację można znacznie poprawić, dostarczając wszystkim zaangażowanym dokładny obraz tego, jak wszystko powinno działać, aby dokładnie wiedzieli, co należy zrobić na każdym etapie, aby wszystko działało płynnie.
6. Redukcja kosztów — Kolejną ważną korzyścią wynikającą z mapowania procesów biznesowych jest to, że może ono pomóc obniżyć koszty związane z wytwarzaniem towarów lub usług poprzez eliminację marnotrawstwa z nieefektywnych procesów lub identyfikowanie możliwości oszczędności kosztów w ramach istniejących procesów. Może to pomóc organizacjom zaoszczędzić pieniądze bez poświęcania jakości lub poziomu zadowolenia klientów, co ostatecznie poprawi rentowność w czasie!
    

Moje doświadczenia pokazują, że mapowanie procesów doskonale sprawdza się w następujących sytuacjach.

1. Proces generuje dużo błędów i pomyłek, a dotychczasowe działania doskonalące nie przyniosły oczekiwanych rezultatów.
2. Analiza stanu obecnego organizacji np. podczas transformacji Lean.
3. Mapowanie procesu stanowi pierwszy etap każdej automatyzacji i informatyzacji. Firma planuje wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych. Dobrze opisane procesy przyspieszają proces drożenia i redukują jego koszty.
4. Szacowanie złożoności procesu np. przed transferem procesu do innej lokalizacji.
5. Opisanie procesów niezrozumiałych, wiedza jest rozmyta wśród pracowników, brakuje standaryzacji.
6. Projektowanie nowych rozwiązań. Np. opracowanie jednolitego procesu wdrażania nowych produktów pozwala skrócić ich wdrożenia nawet o 40%

Podsumowując: Mapowanie procesów biznesowych jest nieocenionym narzędziem do poprawy wydajności, jakości, standaryzacji procesów, identyfikacji niesprawności w firmie zanim staną się one poważnymi problemami, usprawnienia komunikacji między działami i obniżenia ogólnych kosztów związanych z działalnością organizacji – a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu klientom doskonałej jakości produktów i usług! Dzięki prawidłowemu wykorzystaniu tego potężnego narzędzia firmy mogą zwiększyć swoje zyski, jednocześnie zapewniając wysoki poziom zadowolenia klientów – dzięki czemu mapowanie procesów biznesowych jest jednym z najważniejszych dostępnych obecnie narzędzi!

Mapowanie procesów biznesowych jest narzędziem, które może skutecznie pomóc w podjęciu pierwszych kroków w kierunku trwałego wzrostu.

Jeśli poszukujesz więcej wartościowej wiedzy na temat mapowania procesów zarówno w produkcji, usługach jaki HR zachęcam do lektury mojej książki pt.: „Mapowanie procesów biznesowych. Produkcja Usługi HR”. Książka ta jest owocem moich 19-letnich doświadczeń w dziedzinie Lean i ciągłego doskonalenia procesów w firmach produkcyjnych i usługowych.

Ta książka przedstawia nie tylko fundamenty tego narzędzia, ale przeprowadzi Cię krok po kroku przez cały proces mapowania. Od pierwszych koncepcji, poprzez praktyczne techniki, aż po zaawansowane strategie optymalizacji. Zdobądź praktyczną wiedzę, która przekształci Twój sposób prowadzenia biznesu.

Co znajdziesz w środku?

• Praktyczne wskazówki, które krok po kroku przeprowadzą Cię przez proces mapowania.
• 3 case study z kodami QR, które przeniosą Cię do video omawiających mapowanie procesów produkcyjnych, usługowych i HR.
• Narzędzia, które są łatwe do adaptacji w każdej firmie.
• Omówienie 11 kroków mapowania, od decyzji do doskonalenia.

Książka ta jest nie tylko zbiorem praktycznych wskazówek i informacji, ale również inspiracją do zmiany i poprawy działania Twojej firmy.

Zapraszam do zamówienia swojego egzemplarza już dziś na stronie:

https://primlean.pl/mapowanie-procesow-biznesowych-ksiazka/

Pozwól sobie na tę wyjątkową podróż do świata procesów biznesowych.

Gwarantuję, że to jedna z najlepszych inwestycji, jaką możesz zrobić w swoją karierę!

Trzymam kciuki za udane mapowania procesów
Pozdrawiam
Przemysław Rychlewski